Rewizja i Procedury Certyfikacji i Akredytacji poprawiony styczeń 2008 Polski System Certyfikacji Leśnictwa PEFC dokument nr 1 luty 2005 REWIZJA I PROCEDURY CERTYFIKACJI I AKREDYTACJI (ZASADY OGÓLNE) Rada PEFC Polska Warszawa, 18.02.2005
Spis treści: 1. Wstęp 3 2. Zakres dokumentu 3 3. Jednostki certyfikujące 3 3.1. Kompetencje jednostek certyfikujących 3 3.2 Auditorzy 4 4. Procedury certyfikacyjne 4 5. Akredytacja 5 6. Uznanie jednostki certyfikacyjnej przez Radę PEFC Polska 6 2
1. Wstęp Rada PEFC uznaje, że certyfikacja gospodarki leśnej i łańcucha dostaw zależy od międzynarodowych standardów i procedur certyfikacji, zdefiniowanych w dokumentach Międzynarodowej Organizacji Standaryzacji (ISO), European cooperation for Accreditation (EA) lub International Accreditation Forum (IAF). W niniejszym dokumencie określono procedury certyfikacji i akredytacji dla potrzeb certyfikacji lasów i łańcucha dostaw, przyjęte i uznane za wiarygodne i odpowiednie przez Radę PEFC. Rada PEFC nie ma prawa określać wymagań dotyczących auditów i podejmowania decyzji w procesie certyfikacji i akredytacji. Jednakże ma wpływ na wydawanie licencji na używanie znaku handlowego PEFC w stosunku do określonych typów certyfikacji. 2. Zakres dokumentu W niniejszym dokumencie, opracowanym na podstawie dokumentów przyjętych przez Walne Zgromadzenia Rady PEFC w dniu 22.11.2002r. i zweryfikowanych przez Walne Zgromadzenie Rady PEFC w dniu 31.10.2003r., określono główne właściwości, zadania i wymagania certyfikacji gospodarki leśnej i łańcucha dostaw. 3. Jednostki certyfikujące 3.1. Kompetencje jednostek certyfikujących Certyfikacja PEFC musi być prowadzana przez niezależne, bezstronne instytucje, niezaangażowane w ustalanie standardów certyfikacji, jako ciała zarządzające lub zarządzające lasami. Uznane przez Radę PEFC jednostki certyfikujące powinny spełniać warunki zgodnie z normami: a) ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) w przypadku certyfikacji systemów jakości; b) ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) w przypadku certyfikacji wyrobów ( wyrób w szerokim rozumieniu również jako produkcja i usługi; c) innymi wymaganiami stawianymi przez Polskie Centrum Akredytacji. Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację gospodarki leśnej na podstawie dokumentu 4 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą spełnić wymagania określone w ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację łańcucha dostaw na podstawie dokumentu 5 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą spełnić wymagania określone w ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) Jednostki przeprowadzające certyfikację leśnictwa powinny posiadać właściwe kompetencje dotyczące oceny prowadzenia gospodarki leśnej, jej uwarunkowań ekonomicznych, socjalnych i środowiskowych oraz znajomość kryteriów certyfikacji lasów. Jednostki certyfikujące łańcuch dostaw powinny posiadać właściwe kompetencje dotyczące oceny procesu zaopatrzenia w drewno, jego przetwarzania, przepływu materiałów na różnych etapach produkcji i handlu. 3
Jednostki certyfikujące muszą charakteryzować się dobrą znajomością - w zależności od dziedziny działania (certyfikacja gospodarki leśnej, certyfikacja łańcucha dostaw) - krajowego systemu certyfikacji PEFC. Zgodność jednostek certyfikujących z wyżej wymienionymi wymaganiami musi być sprawdzona przy akredytacji, stosownie do zapisów w punkcie 5. 3.2. Auditorzy Jednostki certyfikujące są odpowiedzialne za zatrudnienie właściwych auditorów, posiadających odpowiednią wiedzę techniczną dotyczącą procesu certyfikacji i zagadnień związanych (odpowiednio do rodzaju przeprowadzanej certyfikacji) z gospodarką leśną lub łańcuchem dostaw. Auditorzy powinni spełniać ogólne warunki przewidziane w normie PN-EN ISO 19011: Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i / lub zarządzania środowiskowego, oraz opisane w dokumencie nr 2 (Szczegółowe Zasady Prowadzania Auditów Gospodarki Leśnej i Weryfikacji Łańcucha Dostaw w Polskim Systemie Certyfikacji Leśnictwa) Jednostki certyfikujące mogą spełniać warunki techniczne określone dla auditorów przez obecność ekspertów technicznych w grupach dokonujących auditów gospodarki leśnej lub łańcucha dostaw. Wypełnienie wyżej wymienionych warunków będzie sprawdzane podczas procesu akredytacji opisanego w punkcie 5. 4. Procedury certyfikacyjne Jednostki certyfikujące muszą mieć ustalone wewnętrzne procedury dotyczące certyfikacji gospodarki leśnej, zgodne z Polskim Systemem Certyfikacji Leśnictwa PEFC oraz dla certyfikacji łańcucha dostaw zgodne z Dokumentem Normatywnym: Łańcuch Dostaw Produktów Leśnych Wymagania, przyjętym przez Walne Zgromadzenie Rady PEFC w dniu 29.10.2004r i późniejszymi zmianami. Stosowane procedury certyfikacyjne muszą być zgodne (odpowiednio do zakresu prowadzonych prac) z wymaganiami ujętymi w następujących dokumentach: a) ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) - w przypadku certyfikacji systemów jakości; b) ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) - w przypadku certyfikacji wyrobów ( wyrób szeroko rozumiany również jako proces i usługi); Stosowane przez jednostki przeprowadzające certyfikację gospodarki leśnej na podstawie dokumentu 4 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC procedury certyfikacyjne, muszą spełnić wymagania określone w ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) Stosowane przez jednostki przeprowadzające certyfikację łańcucha dostaw na podstawie dokumentu 5 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC procedury certyfikacyjne, muszą spełnić wymagania określone w ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) Stosowane procedury audytów muszą spełniać, bądź być kompatybilne z wymaganiami normy ISO 19011 Dodatkowo, jednostki certyfikujące zobowiązane są do: 4
a) informowania Rady PEFC Polska o wszystkich wydawanych certyfikatach w zakresie gospodarki leśnej i łańcucha dostaw oraz o zmianach dotyczących ważności i zakresu tych certyfikatów; W przypadku gdy certyfikacja łańcucha dostaw ma charakter wielozakładowy, jednostka certyfikacyjna musi dostarczyć Radzie PEFC Polska listę wszystkich zakładów wchodzących w skład certyfikowanego podmiotu. W przypadku gdy certyfikacja łańcucha dostaw ma charakter wielozakładowy, obejmując zakłady w więcej niż jednym kraju, właściwym organem PEFC jest Rada PEFC kraju na terenie którego zarejestrowana jest główna siedziba certyfikowanego podmiotu. Informacje o zakładach zlokalizowanych poza krajem zarejestrowania centrali muszą być dostarczone przez jednostkę certyfikacyjną również do rady PEFC kraju na którego terenie znajduję się zakłady centrali. b) kontrolowania używania logo PEFC, jeżeli przyznane zostało prawo stosowania logo PEFC. Maksymalny okres trwania auditu, zarówno dla certyfikacji gospodarki leśnej jak i dla certyfikacji łańcucha dostaw, wynosi rok. Maksymalny okres ważności certyfikatu wynosi pięć lat. Dowody na potwierdzenie zgodności z wymaganiami certyfikacji gospodarki leśnej powinny (jeśli to możliwe) zawierać odpowiednie informacje również ze źródeł zewnętrznych (agencje rządowe, organizacje społeczne, samorządy etc.). Napisane przez jednostkę certyfikacyjną podsumowanie raportu z certyfikacji, z podsumowaniem wyników zgodności prowadzonej gospodarki leśnej z wymaganiami standardu certyfikacji otrzymane podczas audytu, musi być przez nią udostępnione opinii publicznej. Dodatkowe, szczególne wymagania dotyczące procedur certyfikacyjnych, poza wyżej wymienionymi, zostały ujęte w dokumencie nr 2 (Szczegółowe Zasady Prowadzania Auditów Gospodarki Leśnej i Weryfikacji Łańcucha Dostaw w Polskim Systemie Certyfikacji Leśnictwa). Zgodność procedur certyfikacyjnych z powyższymi wymaganiami musi być sprawdzona podczas procesu akredytacji, zgodnie z postanowieniami zawartymi w punkcie 5. 5. Akredytacja Jednostki certyfikujące, prowadzące certyfikację gospodarki leśnej lub łańcucha dostaw, w celu zapewnienia wiarygodności certyfikacji powinny być akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji. Informacja o akredytacji, zawierająca numer akredytacji i nazwę instytucji akredytującej, powinna znajdować się na każdym wydanym certyfikacie. Jednostka akredytująca powinna działać w ramach European co-operation for accreditation (EA) i / lub International Accreditation Forum (IAF) oraz spełniać wymagania przedstawione w normie ISO/IEC 17011 (E) i innych dokumentach uznawanych przez tą organizację. 5
Jednostki certyfikujące powinny prowadzić certyfikację gospodarki leśnej i łańcucha dostaw jako certyfikację akredytowaną. Istnieją dwie procedury uznawane przez Radę PEFC: a) Jednostki prowadzące certyfikację gospodarki leśnej i / lub łańcucha dostaw muszą posiadać akredytację Polskiego Centrum Akredytacji. b) Jednostki prowadzące certyfikację gospodarki leśnej i / lub łańcucha dostaw jako część certyfikacji QMS (Systemu Zarządzania Jakością według normy PN-EN ISO 9001), EMS (Systemy zarządzania środowiskowego według normy PN-EN ISO 14001), muszą być akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji w zakresie certyfikacji QMS, EMS w tym określonym obszarze. Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację gospodarki leśnej na podstawie dokumentu 4 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą być akredytowane w oparciu o normę ISO Guide 62 (PN-EN 45 012) Jednostki certyfikacyjne przeprowadzające certyfikację łańcucha dostaw na podstawie dokumentu 5 Polskiego systemu certyfikacji leśnictwa PEFC, muszą być akredytowane w oparciu o normę ISO Guide 65 (PN-EN 45 011) Niedostosowanie do wymogów akredytacji powoduje uznanie certyfikacji za niezgodną z wymaganiami Rady PEFC; taka certyfikacja nie będzie rozpatrywana jako certyfikacja dla celów PEFC. W wyjątkowych przypadkach Walne Zgromadzenie Rady PEFC, na pisemną prośbę Rady PEFC Polska, może wyrazić zgodę na czasowe odstępstwo od powyższych wymagań. Pismo w tej sprawie musi zawierać powód, dla którego zostaje przedłożona prośba oraz wyjaśnienie jak zostanie zachowana wiarygodność procesu certyfikacji z uwzględnieniem wymiernych, bieżących działań zmierzających do zapewnienia wiarygodności. 6 Uznanie jednostki certyfikacyjnej przez Radę PEFC Polska Jednostka certyfikująca działająca na polu certyfikacji gospodarki leśnej i/lub certyfikacji łańcucha dostaw w ramach Polskiego Systemu Certyfikacji Leśnictwa PEFC musi być uznana przez Radę PEFC Polska Prośba o uznanie musi zawierać dokumenty potwierdzające spełnianie kryteriów kwalifikacyjnych dla jednostek certyfikujących opisanych w rozdziale 12 dokumentu nr 2 Polskiego Systemu Certyfikacji Leśnictwa PEFC oraz ponadto musi zobowiązać się do: a) Informowania Rady PEFC Polska o wszystkich zmianach w jednostce certyfikującej związanych z kryteriami kwalifikacyjnymi (status prawny, procedury audytu, etc.) b) Informowania Rady PEFC Polska o podmiotach ubiegających się o certyfikację i proponowanych przez jednostkę certyfikacyjną warunkach zapłaty za przeprowadzenie procedur certyfikacyjnych. c) Informowania Rady PEFC Polska o przystąpieniu do prac certyfikacyjnych oraz wydaniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu. 6
d) Informowania Rady PEFC Polska o podmiotach certyfikowanych (nazwa, typ certyfikatu, aktualna powierzchnia lasów objęta certyfikatem, wielkość produkcji certyfikowanej) Rada PEFC Polska nie może używać tych warunków w celu dyskryminowania jednostek certyfikujących lub tworzenia przeszkód do działania na rynku usług certyfikacyjnych. 7