U G ŻUKOWO PROCEDURA Z 30.03.2012 Strona 1 z 7 Opracował : Sprawdził: Zatwierdził: Imię i nazwisko stanowisko Data Podpis Aneta Grota Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Brygida Markowska Sekretarz Jerzy Żurawicz Burmistrz SPIS TREŚCI 1 CEL... 2 2 PRZEDMIOT... 2 3 ZAKRES... 2 4 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA... 3 5 DEFINICJE I OZNACZENIA... 4 5.1 Definicje.... 4 5.2 Oznaczenia... 4 6 OPIS PROCESU... 4 6.1 Postępowanie z dokumentami... 4 6.1.1 Przygotowanie wprowadzenia do użytku dokumentów systemu zarządzania jakością... 4 6.1.2 Rozpowszechnienie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością... 4 6.1.3 Przechowywanie i udostępnianie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością.. 4 6.1.4 Ochrona treści... 4 6.1.5 Inicjowanie zmian do dokumentów systemu zarządzania jakością... 4 6.1.6 Przygotowanie nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością... 5 6.1.7 Wycofywanie nieaktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością... 5 6.2 Postępowanie z zapisami... 5 6.2.1 Uwagi ogólne... 5 6.2.2 Identyfikacja i identyfikowalność zapisów... 5 6.2.3 Oznaczanie formularzy systemowych... 6 6.2.4 Ewidencja zapisów... 6 6.2.5 Przechowywanie i zabezpieczanie zapisów... 6 7 ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I OCENA JEGO SKUTECZNOŚCI... 6 8 DOKUMENTY... 6 8.1 Dokumenty wejścia... 6 8.2 Dokumenty tworzone... 6 8.3 Dokumenty wyjścia... 7 8.4 Dokumenty powiązane... 7 9 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW... 7 10 ZAŁĄCZNIKI... 7 10.1 Wzory formularzy... 7 10.2 Załączniki... 7 11 KARTA ZMIAN... 7 Procedura jest własnością UG Żukowo. Przeznaczona jest do użytku wewnętrznego. Kopiowanie i rozpowszechnianie tylko za zgodą Pełnomocnika Zarządu ds. ISO.
Strona 2 z7 1 CEL Celem procesu opisanego w procedurze jest zapewnienie, że stosowane w Urzędzie Gminy Żukowo: - dokumenty systemu zarządzania jakością, określające sposób postępowania są: zidentyfikowane, zatwierdzane przed ich wprowadzeniem do stosowania, okresowo przeglądane i w miarę potrzeby aktualizowane a następnie ponownie zatwierdzane przed wprowadzeniem do stosowania. Wszystkie obowiązujące dokumenty są aktualne oraz właściwie przechowywane i udostępniane użytkownikom. - zapisy w systemie zarządzania jakością, dostarczające dowodów zgodności z wymaganiami, skuteczności i efektywności funkcjonowania systemu zarządzania są: czytelne, jednoznacznie zidentyfikowane, kompletne, przypisane do właściwych zbiorów, przechowywane przez odpowiedni okres czasu, w sposób zapewniający szybki dostęp osobom upoważnionym, a także ochronę przed zaginięciem lub zniszczeniem. 2 PRZEDMIOT Przedmiotem procedury jest proces: - nadzorowania dokumentów Systemu Zarządzania Jakością obejmujący ich: tworzenie, rozpowszechnianie, przechowywanie, wprowadzanie zmian i wycofywanie dokumentów nieaktualnych. W przypadku dokumentów zewnętrznych jest to identyfikowanie i wprowadzanie do stosowania, a także nadzór nad ich aktualnością. - postępowania z zapisami podczas ich identyfikowania (oznaczania), przechowywania, zachowywania przez określony czas oraz dysponowania nimi. 3 ZAKRES Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych (stanowiskach pracy) UG Żukowo. Procedura spełnia wymagania PN-EN ISO 9001:2009 rozdział 4.2.3 i 4.2.4.
Strona 3 z7 4 ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA Stanowisko/ funkcja Sekretarz Odpowiedzialność nadzór nad wdrożeniem i realizacją procedury Uprawnienia Pełnomocnik Burmistrza ds. SZJ Kierownik Komórki Organizacyjn ej/właściciel Procesu Pracownicy Komórki Organizacyjn ej realizujący proces - wdrożenie i realizację procedury, -przechowywanie oryginałów dokumentów Systemu Zarządzania Jakością, -wprowadzenie (rozpowszechnienie) nowego dokumentu Systemu Zarządzania Jakością lub nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością, -wprowadzenie zatwierdzonych zmian do oryginałów i egzemplarzy użytkowych, - zapewnienie dostępności wyłącznie aktualnych wersji dokumentów Systemu Zarządzania Jakością, - za utrzymanie i aktualizację zbioru dokumentów SZJ na stronie internetowej http://zukowo.pl - tworzenie kopii zapasowych całego zbioru dokumentów SZJ, -zabezpieczenia kopii dokumentów SZJ. -za weryfikacje wprowadzanych formularzy w odniesieniu do już istniejących, jednolitość szaty graficznej i spójność oznaczeń - za utrzymywanie zbioru zatwierdzonych formularzy zapisów oraz do jego aktualizowania zgodnie z FPPZ_1_04 KARTA ZMIAN do dokumentów. - utrzymywanie wykazu/informacji o zawartości zbioru aktualnych obowiązujących dokumentów prawnych wewnętrznych i zewnętrznych, stosowanych i obowiązujących dla prowadzonego procesu - zapewnienie dostępności dokumentacji we wszystkich miejscach, gdzie są wykonywane czynności istotne dla efektywnego działania systemu zarządzania jakością. Informatyk - nadzór nad stroną Intranetową od strony technicznej, - zapewnienie pracownikom dostępu do Intranetu podejmowania decyzji niezbędnych do wdrożenia i realizacji procedury - wprowadzenia (rozpowszechnienie) nowego dokumentu systemu zarządzania jakością lub nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością; - przechowywanie oryginałów dokumentów Systemu Zarządzania Jakością; - wprowadzenie zatwierdzonych zmian do oryginałów i egzemplarzy użytkowych; - zapewnienie dostępności wyłącznie aktualnych wersji dokumentów systemu zarządzania jakością, - wprowadzania zmian do zbioru dokumentów SZJ w Intranecie. - ustalania wykazu dokumentów odniesienia stosowanych i obowiązujących dla prowadzonego procesu - zgłaszania do PJ projektów zmian do dokumentacji. zgłaszania KO/WP projektów zmian w dokumentach podejmowania decyzji umożliwiających skuteczny nadzór nad stroną Intranetową od strony technicznej,
Strona 4 z7 5 DEFINICJE I OZNACZENIA 5.1 Definicje. Dokumentacja SZJ zbiór dokumentów prawnych wewnętrznych, ustanowionych i obowiązujących w UG Żukowo, jako odniesienie w systemie zarządzania jakością. Są to : Księga Jakości, Procedury Systemowe i Formularze, wymagane przez PN-EN ISO 9001:2009, a także dokumenty inne, przywołane w Księdze Jakości. 5.2 Oznaczenia W procedurze mają zastosowanie następujące skróty: KKO/WP - Kierownik Komórki Organizacyjnej/ Właściciel Procesu PJ - Pełnomocnik Burmistrza ds. SZJ SZJ - System Zarządzania Jakością. 6 OPIS PROCESU 6.1 Postępowanie z dokumentami 6.1.1 Przygotowanie wprowadzenia do użytku dokumentów systemu zarządzania jakością Po uzyskaniu zatwierdzenia nowego dokumentu SZJ, lub nowego jego wydania, Pełnomocnik Burmistrza ds. SZJ wykonuje następujące czynności: a) Wpisuje dokument do E-REJESTRU DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ F_01; b) Archiwizuje oryginał dokumentu; c) Przekazuje wersję elektroniczną do Informatyka, celem zamieszczenia na stronie internetowej http://zukowo.pl. 6.1.2 Rozpowszechnienie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością Po umieszczeniu nowych/zaktualizowanych dokumentów na stronie internetowej http://zukowo.pl. PJ przekazuje komunikat zawiadamiający mailem do wszystkich pracowników urzędu. 6.1.3 Przechowywanie i udostępnianie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością Wszystkie aktualnie obowiązujące dokumenty SZJ są udostępniane na stronie internetowej http://zukowo.pl. Oryginały dokumentów Systemu Zarządzania Jakością przechowuje PJ, w szafie zamykanej na klucz w oznakowanych segregatorach. 6.1.4 Ochrona treści Wszystkie dokumenty Systemu Zarządzania Jakością są rejestrowane i nadzorowane, stanowią własność UG ŻUKOWO. Dokumentacja SZJ jest przeznaczona do użytku wewnętrznego w UG ŻUKOWO oprócz sytuacji opisanych w pkt. 6.1.2.g. Wszystkie dokumenty udostępniane na stronie internetowej http://zukowo.pl są zabezpieczone przed wprowadzaniem zmian. Wyjątek stanowią formularze, które udostępnione są z możliwością ich elektronicznego wypełnienia i wydruku. 6.1.5 Inicjowanie zmian do dokumentów systemu zarządzania jakością Zmiany w dokumentach rozpatruje PJ w przypadku: - zaleceń z przeglądu systemu zarządzania jakością wykonywanego przez kierownictwo; - raportów z auditów; - realizacji działań korygujących/zapobiegawczych - wniosków i zaleceń kierowników KO/LP;
Strona 5 z7 - wniosków pracowniczych. Decyzję o wprowadzeniu zmiany podejmuje PJ na podstawie wniosków i propozycji wpływających, od KKO na druku F_02 NOTATKA ZE SPOTKANIA. Wnioski i propozycje są przedstawiane przez poszczególnych KKO, dotyczą one zmian istniejących procedur w związku z modyfikacjami strukturalno-organizacyjnymi w poszczególnych KO jak i całego Urzędu. Wprowadzanie zmiany następuje poprzez zastąpienie dotychczasowego dokumentu nowym jego wydaniem. 6.1.6 Przygotowanie nowego wydania dokumentu systemu zarządzania jakością Zmiany dokumentowane są na formularzu KARTA ZMIAN F_04. PJ wycofuje dokument nieaktualny zgodnie z pkt. 6.7, a nowe wydanie rozpowszechnia zgodnie z pkt. 6.2. KARTY ZMIAN podpinane są przez SJ do aktualnych wydań i przechowywane razem z nimi. Zmiany do dokumentów SZJ są przeglądane i zatwierdzane przez te same osoby, które przeglądały i zatwierdzały dokument podlegający zmianie. 6.1.7 Wycofywanie nieaktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością W przypadku unieważnienia dokumentu lub zastąpienia go przez nowe wydanie PJ wycofuje ze zbioru nieaktualny dokument. Na oryginale dokumentu wpisuje (lub stawia stempel) DOKUMENT NIEAKTUALNY/ KARTA ZMIAN NR... z dnia.... Nieaktualny oryginał jest przechowywany przez PJ, który uaktualnia E-REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WP/KKO rejestruje dokumenty, które zostały wycofane w WYKAZIE NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO F_01 W przypadku, gdy wycofany dokument został zastąpiony jego nowym wydaniem PJ rozpowszechnia nowe wydanie zgodnie z pkt. 6.1.2. 6.2 Postępowanie z zapisami 6.2.1 Uwagi ogólne W celu prawidłowego załatwienia sprawy Klient zobowiązany jest dostarczyć do Urzędu właściwe dokumenty. Dostarczane dokumenty są objęte nadzorem poprzez ich właściwe zarejestrowanie, oznakowanie, przechowywanie oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem lub zaginięciem. Dokumenty Klienta są rejestrowane w Biurze Obsługi Klienta w rejestrach prowadzonych przez osoby przyjmujące zgodnie z - elektronicznym obiegiem dokumentów, korespondencji wpływającej do Urzędu, w systemie DocFlow. Dostęp do dostarczanych przez Klientów, dokumentów i danych objętych Ustawą o ochronie danych osobowych, mają tylko upoważnieni pracownicy. Opis zasad rejestracji, oznakowania, przydzielania oraz przechowywania dokumentów otrzymanych od Klientów oraz postępowanie z nimi określają stosowne przepisy prawa i obowiązujące procedury wewnętrzne. W przypadku niekompletnej dokumentacji dostarczonej przez Klienta oraz w przypadku zgubienia bądź zniszczenia, sporządzany jest odpowiedni zapis oraz zawiadamia się o tym fakcie Klienta. 6.2.2 Identyfikacja i identyfikowalność zapisów Identyfikacja zapisów ma na celu zapewnienie, że załatwiane sprawy są jednoznacznie oznakowane. Zasady identyfikowania są ustalone w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, co umożliwia identyfikowalność każdej sprawy. Urząd podejmuje działania mające na celu identyfikację i identyfikowalność wszystkich właściwych elementów załatwianych spraw. Działania te umożliwiają prześledzenie historii sprawy oraz łatwe dotarcie do właściwego dokumentu. Podstawą dla zachowania identyfikacji i identyfikowalności dokumentów oraz załatwianych spraw na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej Urzędu są Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Instrukcja Kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Żukowie, a Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowi klasyfikację akt powstających w toku
Strona 6 z7 działalności Urzędu oraz zawiera ich klasyfikację archiwalną. Wykaz ten porządkuje zagadnienia związane z oznaczeniem, rejestracją oraz przechowywaniem akt. Identyfikacja dokumentów w Urzędzie jest zapewniona przez dekretowanie pism zgodnie z nazewnictwem komórek organizacyjnych, zawartym w Regulaminie Organizacyjnym Gminy. Umożliwia to właściwe rozdzielanie pism kierowanych do podległych komórek. Informacje potrzebne do identyfikacji dokumentów zawarte są w rejestrach pism wchodzących i wychodzących i w innych rejestrach wymaganych przepisami prawa, prowadzonych w formie papierowej oraz w spisach spraw założonych w teczkach przedmiotowych zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. 6.2.3 Oznaczanie formularzy systemowych Formularze zapisów związanych z procedurami systemowo opisującymi procesy, są oznaczane w sposób następujący, jednoznacznie wskazujący na powiązania z odpowiednimi dokumentami odniesienia: FPPZ_1-01 F formularz PPZ _1 - związany z Procedurą Procesu Zarządzania nr 1, pierwszy dotyczący tej procedury, Formularze mają nagłówki, zawierające nazwę UG ŻUKOWO, nazwę formularza odpowiednią do treści, oznaczenie formularza nr strony/liczbę stron W stopce - nr i datę wydania 6.2.4 Ewidencja zapisów W każdej komórce organizacyjnej są stosowane i utrzymywane zbiory formularzy zapisów oraz same zapisy, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Organów Gminy. Zapisy prowadzone są w formie papierowej oraz elektronicznej. 6.2.5 Przechowywanie i zabezpieczanie zapisów Zapisy powstające jako dokumentowanie działań są przechowywane w komórkach organizacyjnych, których te działania dotyczą; w zbiorach regulowanych Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. 7 ANALIZA PRZEBIEGU PROCESU I OCENA JEGO SKUTECZNOŚCI PJ przygotowując przegląd systemu zarządzania. Kierownictwo analizuje wszystkie zapisy dokumentujące realizację procedury, w tym również RAPORTY Z AUDITÓW. Na tej podstawie, w razie potrzeby inicjuje wprowadzenie działań korygujących do procedury, postępując zgodnie z PPZ-4- DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE. Podejmuje wówczas działania od czynności 6.5. 8 DOKUMENTY 8.1 Dokumenty wejścia 1. DS - DOKUMENTY ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ zatwierdzone, 2. FPPZ-4_01 - KARTA REALIZACJI DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH I/LUB ZAPOBIEGAWCZYCH, 8.2 Dokumenty tworzone F_01 REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, F_02 - NOTATKA ZE SPOTKANIA F_03 - WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO, FPPZ_1_04 KARTA ZMIAN,
Strona 7 z7 8.3 Dokumenty wyjścia F _04 KARTA ZMIAN, F_01 - REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, Zbiór. ORYGINAŁY DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 8.4 Dokumenty powiązane 1. PPZ-2 - AUDIT WEWNĘTRZNY 2. PPZ-3 - POSTĘPOWANIE Z WYROBEM NIEZGODNYM 3. PPZ-4 - DZIAŁANIA KORYGUJĄCE I ZAPOBIEGAWCZE. 4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Organów Gminy. 5. Regulamin Organizacyjny Gminy. 9 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW Wszystkie tworzone w niniejszej procedurze dokumenty i zapisy przechowywane są wg tabeli: Symbol i nazwa dokumentu/zapisu Okres Lp. przechowywania 1 2 F_01 REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, F_03 WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO 3 F _04 KARTA ZMIAN 3 lata po ostatnim zapisie 3 lata po ostatnim zapisie 3 lata po ostatnim zapisie 4 ORYGINAŁ DOKUMENTU wycofany 10 lat SJ Przechowując y PJ SJ/KKO PJ po tym okresie przegląda zapisy i je niszczy lub podejmuje decyzję o dalszym przechowywaniu. PJ 10 ZAŁĄCZNIKI 10.1 Wzory formularzy F_01 REJESTR DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ FCH4.2_2_03 WYKAZ NADZOROWANYCH DOKUMENTÓW SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W KO F_04 KARTA ZMIAN F_02 - NOTATKA ZE SPOTKANIA 10.2 Załączniki Brak 11 KARTA ZMIAN Karta zmian jest prowadzona w jednym egzemplarzu przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.