Katowice, dnia 13 sierpnia 2008r. INSTRUKCJA DLA INSPEKTORÓW DS. REJESTRACJI Wskazane dokumenty w kaŝdym punkcie uwzględniają pełnomocnictwo udzielone przez upowaŝnione osoby. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe będzie ono wymagane tylko w sytuacji, gdy w imieniu podmiotu działać będzie inna osoba lub podmiot niŝ wynikałoby to z np. odpisu aktualnego KRS. Osoba, która jest umocowana do działania w imieniu podmiotu, i wynika to np. właśnie z odpisu KRS nie będzie, co oczywiste potrzebować dodatkowego pełnomocnictwa. JeŜeli dany podmiot podlega wpisowi od Krajowego Rejestru Sądowego, wszystkie potrzebne informacje dotyczące sposobu reprezentacji znajda się w odpisie aktualnym KRS. Sprawa jest natomiast bardziej skomplikowana, gdy określony podmiot takiemu wpisowi nie podlega. Wtedy konieczne będzie okazanie innych dokumentów, np. umów uchwał odpowiednich organów. 1) SPÓŁKA CYWILNA Potrzebne dokumenty: umowa spółki, ewentualnie uchwała wspólników określająca wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki, pełnomocnictwo udzielone przez wspólnika uprawnionego do reprezentacji. Do reprezentacji spółki cywilnej uprawniony i zobowiązany jest kaŝdy wspólnik, chyba Ŝe co innego wynikałoby z umowy lub uchwały wspólników. Umowa zatem pozwoli zweryfikować po pierwsze, kto jest wspólnikiem danej spółki, i po drugie, jacy ewentualnie wspólnicy są uprawnienie do jej reprezentacji. Wątpliwość powstaje w sytuacji, gdyby to uchwała wspólników, a nie umowa w jakiś sposób ograniczała prawo reprezentacji wspólnika. MoŜna oczywiście zaŝądać takowej uchwały, ale nie będziemy mieć moŝliwości ustalenia czy taka uchwała w ogóle istnieje. NaleŜy zatem przyjąć, Ŝe osoba występująca w imieniu spółki cywilnej będzie naleŝycie umocowana, jeŝeli posiadać będzie pełnomocnictwo udzielone jej przez któregokolwiek ze wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki. 2) SPÓŁKA JAWNA Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS (w dziale II wskazany jest sposób reprezentacji spółki przez wspólników, a takŝe ewentualna prokura i jej rodzaj), pełnomocnictwo udzielone przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki. KaŜdy wspólnik spółki jawnej ma prawo reprezentować spółkę. Umowa spółki moŝe jednakŝe przewidywać, Ŝe niektórzy wspólnicy pozbawieni są prawa jej reprezentowania albo teŝ, Ŝe niektórzy wspólnicy są uprawnieni do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Oprócz wspólników spółkę moŝe takŝe reprezentować prokurent powołany jednomyślną uchwałą wspólników uprawnionych do prowadzenia spraw spółki. Osoba, która działa w imieniu spółki musi zatem okazać pełnomocnictwo udzielone przez wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki albo pełnomocnictwo udzielone jej przez prokurenta (jeŝeli prokura jest samoistna, w przypadku prokury łącznej konieczne jest okazanie pełnomocnictwa podpisanego przez wszystkich prokurentów, jeŝeli z kolei prokura została udzielona kilku osobom, ale nie łącznie kaŝda z nich moŝe działać samodzielnie). Tak czy inaczej, pracownik spółki musi mieć pełnomocnictwo udzielone przez osoby wskazane w dziale II rejestru przedsiębiorców, zgodnie z określonym tam sposobem reprezentowania spółki. 1
W przypadku gdy spółka znajduje się w likwidacji, reprezentują ją likwidatorzy. Osoby likwidatorów oraz sposób w jaki mogą oni reprezentować spółkę opisany będzie w dziale VI aktualnego odpisu KRS. W okresie likwidacji pełnomocnictwa nie moŝe udzielić prokurent, którego umocowanie wygasa z chwilą otwarcia likwidacji. 3) SPÓŁKA PARTNERSKA Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki. Informacje potrzebne do ustalenia kto moŝe upowaŝnić daną osobę do wystąpienia w imieniu spółki znajdziemy w dziale II bądź VI (w przypadku likwidacji) odpisu. Oprócz wspólników, prokurentów lub likwidatorów moŝe to takŝe być członek zarządu. W sytuacji gdy pełnomocnictwa udziela właśnie członek zarządu, w dziale II określony będzie sposób w jaki moŝe on reprezentować spółkę. W okresie likwidacji pełnomocnictwa nie moŝe udzielić prokurent, którego umocowanie wygasa z chwilą otwarcia likwidacji. 4) SPÓŁKA KOMANDYTOWA Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki. Spółkę reprezentować mogą komplementariusze, a sposób ich reprezentacji ustalić naleŝy zgodnie z działem II odpisu. Komandytariusz moŝe reprezentować spółkę tylko jako pełnomocnik, a więc potrzebować będzie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych. Pełnomocnictwo takie udzielone moŝe zostać przez wspólników wskazanych w dziale II oraz w sposób równieŝ tam wskazany, a takŝe przez prokurenta (tu takŝe konieczne będzie dokonanie ustalenia w jaki sposób prokurent moŝe reprezentować spółkę na podstawie działu II). Poza tymi osobami, w przypadku likwidacji spółki, pełnomocnictwa moŝe udzielić takŝe likwidator lub likwidatorzy wskazani w dziale VI odpisu. W okresie likwidacji pełnomocnictwa nie moŝe udzielić prokurent, którego umocowanie wygasa z chwilą otwarcia likwidacji. 5) SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki. Spółkę reprezentować mogą komplementariusze, a sposób ich reprezentacji ustalić naleŝy zgodnie z działem II odpisu. Akcjonariusz moŝe reprezentować spółkę tylko jako pełnomocnik, a więc potrzebować będzie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych. Pełnomocnictwo takie udzielone moŝe zostać przez wspólników wskazanych w dziale II oraz w sposób równieŝ tam wskazany, a takŝe przez prokurenta (tu takŝe konieczne będzie dokonanie ustalenia w jaki sposób prokurent moŝe reprezentować spółkę na podstawie działu II). Poza tymi osobami, w przypadku likwidacji spółki, pełnomocnictwa moŝe udzielić takŝe likwidator lub likwidatorzy wskazani w dziale VI odpisu. W okresie likwidacji pełnomocnictwa nie moŝe udzielić prokurent, którego umocowanie wygasa z chwilą otwarcia likwidacji. 2
6) SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ a) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji Potrzebne dokumenty: umowa spółki, pełnomocnictwo udzielone przez zarząd lub pełnomocnictwo udzielone przez pełnomocnika spółki powołanego jednomyślną uchwałą wszystkich wspólników (jeŝeli działająca w imieniu spółki osoba legitymuje się pełnomocnictwem otrzymanym właśnie od pełnomocnika spółki, powinna załączyć pełnomocnictwo, które jego mocodawca otrzymał mocą jednomyślnej uchwały wspólników). Spółkę z o.o. w organizacji reprezentuje zarząd (którego członkowie wskazani powinni być w umowie) albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Osoba, która działa w związku z tym w imieniu spółki z o.o. w organizacji powinna posiadać pełnomocnictwo udzielone przez zarząd lub pełnomocnika, który ustanowiony został uchwałą wszystkich wspólników. JeŜeli dana osoba działa na podstawie upowaŝnienia zarządu, jej pełnomocnictwo powinno być podpisane przez jedynego członka zarządu (gdy zarząd jest jednoosobowy) lub przez dwóch członków zarządu (gdy zarząd jest wieloosobowy). W przypadku spółki z o.o. w organizacji pełnomocnictwa nie moŝe udzielić prokurent, który ustanowiony moŝe zostać dopiero po wpisaniu spółki do rejestru. b) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez zarząd, prokurenta (prokurentów) lub członka zarządu działającego razem z prokurentem. Spółkę z o.o. reprezentuje zarząd. Osoby wchodzące w skład zarządu oraz sposób reprezentacji spółki przez zarząd (np. czy reprezentacja jest jednoosobowa, łączna czy teŝ razem z prokurentem) wskazany będzie w dziale II odpisu KRS. W tym samym dziale odpisu znajdziemy informację na temat ewentualnej prokury, osoby prokurenta oraz sposobu jego działania. c) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez likwidatora (likwidatorów). W okresie likwidacji spółkę reprezentują likwidator lub likwidatorzy, których osoby oraz sposób reprezentowania spółki opisany będzie w dziale VI odpisu. W okresie likwidacji nie działa prokurent. 7) SPÓŁKA AKCYJNA a) spółka akcyjna w organizacji 3
Potrzebne dokumenty: statut spółki, pełnomocnictwo udzielone przez zarząd (jeŝeli został juŝ powołany) lub pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez wszystkich załoŝycieli albo pełnomocnictwo udzielone przez pełnomocnika spółki powołanego jednomyślną uchwałą wszystkich załoŝycieli (jeŝeli działająca w imieniu spółki osoba legitymuje się pełnomocnictwem otrzymanym właśnie od pełnomocnika spółki, powinna załączyć pełnomocnictwo, które jego mocodawca otrzymał mocą jednomyślnej uchwały załoŝycieli). Spółkę akcyjną w organizacji do czasu powołania zarządu reprezentują wszyscy załoŝyciele działający łącznie lub teŝ pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą załoŝycieli, dlatego zawsze konieczne będzie okazanie statutu, który pozwoli określić załoŝycieli spółki, a tym samym czy dane osoby mogły udzielić pełnomocnictwa lub teŝ czy pełnomocnik spółki jest naleŝycie umocowany. Po powołaniu zarządu, wobec dalszego braku ujawnienia spółki w rejestrze przedsiębiorców, w dalszym ciągu konieczne będzie okazanie statutu spółki, z którego wynikać będzie skład osobowy zarządu oraz sposób reprezentacji spółki przez zarząd. Wobec braku statutowej regulacji dotyczącej sposobu reprezentacji, członkowie zarządu działać będą jednoosobowo (przy zarządzie jednoosobowym) lub dwóch członków zarządu łącznie (przy zarządzie wieloosobowym). W przypadku spółki akcyjnej w organizacji pełnomocnictwa nie moŝe udzielić prokurent, który ustanowiony moŝe zostać dopiero po wpisaniu spółki do rejestru. b) spółka akcyjna Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez zarząd, prokurenta (prokurentów) lub członka zarządu działającego razem z prokurentem. Spółkę akcyjną reprezentuje zarząd. Osoby wchodzące w skład zarządu oraz sposób reprezentacji spółki przez zarząd (np. czy reprezentacja jest jednoosobowa, łączna czy teŝ razem z prokurentem) wskazany będzie w dziale II odpisu KRS. W tym samym dziale odpisu znajdziemy informację na temat ewentualnej prokury, osoby prokurenta oraz sposobu jego działania. c) spółka akcyjna w likwidacji Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez likwidatora (likwidatorów). W okresie likwidacji spółkę reprezentują likwidator lub likwidatorzy, których osoby oraz sposób reprezentowania spółki opisany będzie w dziale VI odpisu. W okresie likwidacji nie działa prokurent. 8) PRZEDSIĘBIORSTWO PAŃSTWOWE Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez upowaŝnioną osobę. Przedsiębiorstwo państwowe reprezentuje jego Dyrektor, a w sytuacjach szczególnych tymczasowy Kierownik. Zastępcy dyrektora oraz pełnomocnicy działają tylko w granicach umocowania. Pełnomocników ustanawia i odwołuje Dyrektor przedsiębiorstwa w formie pisemnej pod rygorem niewaŝności. Reprezentacja przedsiębiorstwa i zarządzanie nim moŝe 4
takŝe zostać powierzone przez organ załoŝycielski przedsiębiorstwa osobie fizycznej lub prawnej w drodze umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, której zawarcie powoduje odwołanie Dyrektora. W przypadku wszczęcia postępowania naprawczego przedsiębiorstwo reprezentuje z kolei zarządca komisaryczny. Pełnomocnictwa do zawarcia umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych w imieniu przedsiębiorstwa mogą zatem udzielić: - dyrektor przedsiębiorstwa - tymczasowy kierownik przedsiębiorstwa - zastępca dyrektora lub pełnomocnik upowaŝniony przez dyrektora, jeŝeli wynika to treści pełnomocnictwa - zarządca przedsiębiorstwa na podstawie umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem - zarządca komisaryczny. Informacji o osobach uprawnionych do reprezentacji przedsiębiorstwa naleŝy szukać w działach II i VI odpisu z KRS. 9) SPÓŁDZIELNIA Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez upowaŝnioną osobę. Spółdzielnię reprezentuje zarząd. Co do zasady spółdzielnię reprezentują dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu z pełnomocnikiem. W przypadku zarządu jednoosobowego oświadczenia woli za spółdzielnie składa jedyny członek zarządu lub dwóch pełnomocników. Pełnomocnictwa udzielane są przez zarząd jednemu z jego członków lub innym osobom. Statut moŝe takŝe uzaleŝnić przyznanie pełnomocnictwa przez zarząd od uprzedniej zgody rady nadzorczej. Informacji dotyczących sposobu reprezentacji spółdzielni, jego ograniczeń oraz ewentualnych pełnomocników szukać naleŝy w dziale II odpisu KRS. Spółdzielnię w likwidacji reprezentują likwidator lub likwidatorzy. Dział VI odpisu wskaŝe kto jest likwidatorem oraz w jaki sposób moŝe on reprezentować spółdzielnię. 10) WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA Potrzebne dokumenty: umowa o ustanowieniu odrębnej własności, uchwała właścicieli o powołaniu zarządcy, uchwała właścicieli o powołaniu zarządu wspólnoty określająca jej skład osobowy wystarczający moŝe być jeden z tych dokumentów, w zaleŝności od tego kto jest umocowany do reprezentowania wspólnoty. Z takiej umowy lub uchwały musi jednakŝe jednoznacznie wynikać umocowanie. Niektóre wspólnoty posiadają takŝe statut, który moŝe zawierać wymagane informacje, w szczególności określać sposób reprezentacji wspólnoty. W takiej sytuacji oprócz statutu naleŝałoby okazać uchwałę powołującą zarząd, ze wskazaniem jego składu. Osoba zawierająca umowę o świadczenie usług certyfikacyjnych jako członek wspólnoty powinna posiadać pełnomocnictwo udzielone przez któryś ze wskazanych niŝej podmiotów. Członkowie wspólnoty mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali lub w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Do reprezentacji wspólnoty uprawniony będzie wtedy dany podmiot, natomiast w przypadku osoby prawnej pamiętać naleŝy, Ŝe w jej imieniu występuje z kolei jej organ zarządzający, 5
zatem konieczne będzie okazanie odpowiedniego umocowania (np. odpisu aktualnego KRS określającego sposób reprezentacji danej osoby prawnej). JeŜeli lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest mniej niŝ siedem, a nie ustanowiono zarządcy we wskazany wyŝej sposób, do zarządu nieruchomością wspólną stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego o współwłasności, co oznacza, Ŝe do czynności zwykłego zarządu (a zawarcie umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych naleŝy uznać za taką czynność) wymagana jest zgoda większości właścicieli. JeŜeli wspólnota liczy więcej niŝ siedem lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych i nie określono sposobu zarządzania nieruchomością wspólną w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, wspólnotę reprezentuje zarząd powoływany uchwałą właścicieli. MoŜe być jednoosobowy lub kilkuosobowy. W tym drugim przypadku oświadczenia woli w imieniu wspólnoty składają co najmniej dwaj jego członkowie. JeŜeli natomiast zarząd nie został powołany lub pomimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, kaŝdy właściciel moŝe Ŝądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, który określi zakres jego uprawnień. W imieniu wspólnoty mogą zatem wystawiać pełnomocnictwa następujące podmioty: - zarządca powołany w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lub w uchwale właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza - większość właścicieli (gdy nie ma ani zarządcy ani zarządu) - zarząd - zarządca ustanowiony przez sąd. 11) STOWARZYSZENIE Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez zarząd lub kuratora zastępującego zarząd. W imieniu stowarzyszenia działa zarząd w sposób określony w statucie stowarzyszenia. JeŜeli stowarzyszenie nie posiada zarządu, do czasu jego powołania stowarzyszenie moŝe reprezentować kurator ustanowiony przez sąd. 12) FUNDACJA Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez upowaŝnione osoby. Fundację reprezentuje zarząd powołany w statucie przez fundatora lub przez wskazaną przez niego osobę, który określa takŝe sposób działania zarządu.. Fundację moŝe równieŝ reprezentować zarządca przymusowy wyznaczony przez sąd, gdyby zarząd działał w sposób niezgodny z prawem. W przypadku likwidacji, umocowany do reprezentacji fundacji będzie likwidator. Wszystkie informacje dotyczące osób uprawnionych do reprezentacji oraz sposobu tej reprezentacji znajdują się w odpisie KRS. 13) ZWIĄZEK ZAWODOWY Potrzebne dokumenty: odpis aktualny KRS, pełnomocnictwo udzielone przez upowaŝnione osoby 6
Związek zawodowy reprezentowany jest przez zarząd, który działa w sposób określony w statucie. Sposób reprezentacji opisany będzie w odpisie KRS. 7