1 S t r o n a REGULAMIN ZARZĄDU STOWARZYSZENIA DOLINA WEŁNY 1 1. Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Dolina Wełny określa organizację wewnętrzną i tryb pracy Zarządu. 2. Zarząd Stowarzyszenia Dolina Wełny zwany dalej Zarządem, jest organem wykonawczym Stowarzyszenia i działa na podstawie ustawy Prawo o Stowarzyszeniach, Statutu Stowarzyszenia, uchwał Walnego Zebrania Członków oraz niniejszego Regulaminu. 3. Stowarzyszenie Dolina Wełny pełni funkcję Lokalnej Grupy Działania w odniesieniu do legislacji dotyczącej mechanizmu RLKS w ramach PROW 2014-2020 (LEADER). Terminy Stowarzyszenie Dolina Wełny i Lokalna Grupa Działania są równoznaczne. 4. Terminy użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają: Stowarzyszenie - Stowarzyszenie Dolina Wełny LGD Lokalna Grupa Działania Walne Zebranie Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia Dolina Wełny Statut Statut Stowarzyszenia Dolina Wełny Zarząd Zarząd Stowarzyszenia Dolina Wełny Prezes Prezes Zarządu Stowarzyszenia Dolina Wełny Wiceprezes Wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Dolina Wełny Skarbnik Skarbnik Stowarzyszenia Dolina Wełny Sekretarz Sekretarz Zarządu Stowarzyszenia Dolina Wełny Członek Członek Zarządu Stowarzyszenia Dolina Wełny LSR strategia rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność Biuro Biuro Stowarzyszenia Dolina Wełny Regulamin Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Dolina Wełny 2 1. Zarząd kieruje całokształtem działalności Stowarzyszenia w okresie pomiędzy posiedzeniami Walnego Zebrania, reprezentuje je na zewnątrz i ponosi odpowiedzialność za swoją pracę przed Walnym Zebraniem. 2. Zarząd, bez względu na aktualny skład osobowy oraz sektory reprezentowane przez osoby zasiadające w Zarządzie, pozostaje w swych decyzjach zawsze bezstronny w stosunku do wszelkich grup interesów, jakie mogą wystąpić na obszarze działania Stowarzyszenia. 3. Wszelkie decyzje nie pozostające zgodnie ze Statutem lub innymi regulacjami prawnymi Stowarzyszenia w gestii Walnego Zebrania lub innych organów Stowarzyszenia odnoszące się do założeń i zapisów LSR, jej załączników lub innych dokumentów (w tym procedur) nie będących załącznikami do LSR, a mających ścisły związek z jej wdrażaniem oraz koniecznością dokonywania zmian w jej zapisach, Zarząd podejmuje jedynie w oparciu o dane pochodzące z wiarygodnych i wolnych od wpływów grup interesów źródeł informacji, w tym o: a) wyniki badań dotyczących analizy obszaru lub/i odnoszących się do wyników wdrażania LSR, b) wyniki monitoringu i ewaluacji obecnie wdrażanej LSR oraz rekomendacje wynikające z tych wyników, c) opinie i wnioski Rady, bazujące na wynikach zakończonych naborów wniosków o dofinansowanie, d) rekomendacje Biura dotyczące zmian w zapisach LSR, e) zmiany uwarunkowań prawnych związanych z wdrażaniem LSR, f) inne wiarygodne źródła danych i informacji, mogące w sposób niezależny od grup interesów być podstawą dokonania zmian w zapisach LSR.
2 S t r o n a 4. Za czynności odnoszące się do założeń i zapisów LSR, o których mowa w pkt. 3, uznaje się decyzje dotyczące: a) rozwijania zdolności podmiotów lokalnych do opracowania i wdrażania operacji, w tym rozwijania ich zdolności zarządzania projektami, b) opracowania niedyskryminującej i przejrzystej procedury wyboru oraz obiektywnych kryteriów wyboru operacji, które pozwalają uniknąć konfliktów interesów, gwarantują, że co najmniej 50% głosów w decyzjach dotyczących wyboru pochodzi od partnerów niebędących instytucjami publicznymi i umożliwiają wybór w drodze procedury pisemnej. c) opracowania i publikowania naborów wniosków lub ciągłej procedury składania projektów, w tym określanie kryteriów wyboru, d) monitorowania wdrażania strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność i operacji będących przedmiotem wsparcia oraz przeprowadzanie szczegółowych działań ewaluacyjnych związanych z tą strategią. 3 1. Zarząd wybierany jest przez Walne Zebranie. 2. W skład Zarządu wchodzą: Prezes, Wiceprezes, Skarbnik, Sekretarz oraz jeden Członek. 3. Kadencja Zarządu trwa 3 lata i kończy się z chwilą wyboru nowego Zarządu przez Walne Zebranie. 4. Mandat członka Zarządu wygasa w razie złożenia pisemnej rezygnacji na ręce Prezesa, utraty członkostwa w Stowarzyszeniu oraz w przypadku odwołania przez Walne Zebranie. 5. Członkowie Zarządu mają obowiązek przyswojenia wiedzy dotyczącej podejścia Leader, regulacji prawnych, statutowych i regulaminowych, dotyczących Lokalnej Grupy Działania oraz aktualizacji i poszerzania tej wiedzy, m.in. na drodze szkoleń, spotkań i wizyt studyjnych. 6. Członkom Zarządu przysługuje zwrot kosztów podróży związanych z wykonywaniem obowiązków Członka Zarządu. 7. Prezes oraz dwaj inni Członkowie (w sumie 3 członków Zarządu) mogą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. 8. Prezesa zatrudnia Wiceprezes Zarządu. Innych członków Zarządu oraz pracowników Biura zatrudnia Prezes. Wiceprezes w stosunku do Prezesa, a Prezes wobec pozostałych zatrudnionych pracowników, są pracodawcami w rozumieniu przepisów prawa pracy. 9. Warunki zatrudnienia pracowników określane są przez Zarząd w formie uchwały. 10. W przypadku konieczności wykonywania na rzecz Stowarzyszenia prac wymagających wyjątkowego zaangażowania czasu i środków ze strony członka Zarządu, jeśli czynności te nie mogą być wykonane przez pracowników lub zatrudnionych członków Zarządu, Zarząd może zdecydować o wynagrodzeniu członka Zarządu. 11. Zarząd może ustanowić pełnomocników do realizacji określonych zadań w granicach swego umocowania statutowego. 4 1. Do reprezentowania Stowarzyszenia na zewnątrz, w sprawach nie wymagających zaciągania zobowiązań majątkowych, uprawniony jest jednoosobowo Prezes. 2. W przypadku nieobecności Prezesa, Stowarzyszenie może reprezentować Wiceprezes, bądź inny Członek Zarządu, upoważniony przez Prezesa. 5 1. Zarząd używa podłużnej pieczątki z nazwą i adresem Stowarzyszenia. 2. Członkowie pełniący funkcje w Zarządzie posługują się pieczątkami imiennymi: a) Prezes Zarządu b) Wiceprezes Zarządu c) Skarbnik
3 S t r o n a 6 Do zadań Zarządu, oprócz zawartych w 31 Statutu, należy: 1. Występowanie z inicjatywą uchwałodawczą oraz opracowywanie projektów uchwał i innych aktów normatywnych w tym regulaminów. 2. Składanie sprawozdań ze swej działalności na Walnym Zebraniu. 3. Zaciąganie zobowiązań majątkowych, za wyjątkiem zbywania i nabywania nieruchomości, które wymaga uprzedniej zgody Walnego Zebrania. 4. Ustalanie wielkości zatrudnienia, zakresu zadań i zasad wynagradzania pracowników Stowarzyszenia. 5. Ustalanie zasad czynności biurowych Zarządu, w szczególności wydawanie instrukcji obiegu dokumentów księgowych i innych dokumentów wynikających z przepisów prawa, albo niezbędnych dla prawidłowego toku prowadzenia spraw Stowarzyszenia. 6. Nadzorowanie monitoringu i ewaluacji wdrażania LSR. 7. Wykonywanie zaleceń pokontrolnych organu przeprowadzającego kontrolę. 8. Powoływanie doraźnych zespołów i grup roboczych oraz określenie ich zadań. 9. Rozpatrywanie sporów pomiędzy członkami, powstałych na tle działalności Stowarzyszenia. 7 Do kompetencji Zarządu w sprawach członkowskich należy: 1. Przyjmowanie Deklaracji członkowskich i podejmowanie decyzji o przyjęciu do Stowarzyszenia członków zwyczajnych na zasadach określonych w Statucie i po spełnieniu wymogów formalnych. 2. Przyjmowanie członków wspierających Stowarzyszenie na wniosek ubiegającej się o to osoby fizycznej lub prawnej na zasadach określonych w Statucie. 3. Przedkładanie na Walnym Zebraniu wniosków o nadanie statusu członkowstwa honorowego. 4. Przyjmowanie oświadczeń członków o wystąpieniu ze Stowarzyszenia. 5. Wykluczanie członków ze Stowarzyszenia za m.in. naruszenie Statutu i działania na szkodę Stowarzyszenia, na zasadach określonych w Statucie. 6. Występowanie do Walnego Zebrania z wnioskami we wszystkich innych sprawach członków i Stowarzyszenia. 8 Do kompetencji Zarządu w sprawach Walnego Zebrania należy: 1. Zwoływanie zwykłych i nadzwyczajnych Walnych Zebrań z własnej inicjatywy, na wniosek Komisji Rewizyjnej lub w innych terminach i sposobach określonych w Statucie. 2. Przygotowywanie organizacyjne Walnego Zebrania. 3. Przygotowywanie niezbędnych materiałów, projektów uchwał, regulaminów, apeli i oświadczeń Walnego Zebrania, a w szczególności w kwestiach: zmian w Statucie Stowarzyszenia, wysokości składek członkowskich, postawienia Stowarzyszenia w stan likwidacji i jego rozwiązania, przeprowadzenia likwidacji oraz przeznaczenia majątku Stowarzyszenia, wyznaczenia likwidatora Stowarzyszenia i określenie jego zadań i kompetencji, ustalenia zadań taktycznych i strategicznych Stowarzyszenia, opracowania regulaminów pracy władz Stowarzyszenia, proponowania kandydatów do władz Stowarzyszenia w wyborach uzupełniających. 4. Udzielanie wszelkich wyjaśnień w zakresie przedstawionego sprawozdania i prowadzonej działalności. 9 Do kompetencji Zarządu w sprawach majątkowych należy: 1. Pozyskiwanie funduszy na działalność statutową Stowarzyszenia. 2. Wykonywanie innych czynności i zadań nie zastrzeżonych Statutem do właściwości innych władz Stowarzyszenia.
4 S t r o n a 10 1. Posiedzenia Zarządu odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż co 3 miesiące. 2. Posiedzenia zwołuje Prezes, Wiceprezes bądź osoba przez nich upoważniona. 3. Posiedzenie Zarządu zwoływane jest także na pisemny wniosek co najmniej 3 członków Zarządu w terminie 14 dni od dnia wpłynięcia wniosku. W takim wypadku na wnioskodawcach spoczywa obowiązek zwołania i przygotowania posiedzenia. 4. Prezes lub inna umocowana osoba zwołuje posiedzenie i przedstawia porządek obrad. Z wnioskiem o dokonanie zmian w porządku obrad może wystąpić każdy członek Zarządu. Decyzja o przyjęciu porządku obrad i jego zmianach zapada zwykłą większością głosów. 5. Zawiadomienie o terminie posiedzenia powinno skutecznie dotrzeć do członka Zarządu nie później niż na dwa dni przed terminem obrad. Zawiadomienia dokonuje się za pomocą poczty elektronicznej lub telefonicznie. 6. Prezesa w razie nieobecności zastępuje upoważniony przez niego Wiceprezes, któremu w tym czasie przysługują wszystkie uprawnienia Prezesa Zarządu. 7. Członkowie Zarządu mają obowiązek aktywnie uczestniczyć w posiedzeniach i innych pracach Zarządu, wykonywać, z należytą starannością, obowiązki wynikające z przepisów prawa Statutu, Regulaminu, uchwał Walnego Zebrania i Zarządu oraz nałożone przez Prezesa. 8. W razie zaistnienia przeszkód uniemożliwiających uczestnictwo członka Zarządu w posiedzeniu lub zadaniu, członek powiadamia jak najszybciej Prezesa, a w razie kolejnej nieobecności zobowiązany jest do jej pisemnego wyjaśnienia i usprawiedliwienia. 9. Prezes dysponuje prawem wnioskowania do Walnego Zebrania o odwołanie członka uchylającego się od pracy w Zarządzie. 10. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział pełnomocnicy Zarządu, członkowie Komisji Rewizyjnej i Rady z głosem doradczym oraz goście i eksperci zaproszeni przez Prezesa. 11 1. Zarząd rozstrzyga sprawy należące do jego kompetencji w drodze uchwał, nadając im formę odrębnych dokumentów. Uchwały o charakterze proceduralnym odnotowuje się jedynie w protokole z posiedzenia. 2. Uchwały Zarządu podejmowane są w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 3/5 uprawnionych członków. Wyniki głosowania odnotowane są w protokole. 3. Na podstawie uchwały pełnego składu, Zarząd może podejmować uchwały w głosowaniu tajnym. 4. W sytuacji równego rozłożenia głosów decyduje głos Prezesa. 5. W przypadkach nie cierpiących zwłoki głosowanie członków Zarządu, może odbyć się w drodze ustalenia telefonicznego bądź za pomocą poczty elektronicznej, z dopełnieniem staranności powiadomienia wszystkich członków Zarządu. Przyjęte w tym trybie uchwały muszą przyjąć formę pisemną dokumentu na najbliższym jego posiedzeniu. 12 1. Z posiedzenia Zarządu sporządza się protokół, który zawiera: a) datę posiedzenia, b) imiona i nazwiska oraz funkcje obecnych członków Zarządu i innych osób uczestniczących w zebraniu, c) przyjęcie porządku obrad, d) zwięzłe streszczenie omawianych spraw i dyskusji, e) liczbę oddanych głosów za poszczególnymi uchwałami, f) numery i tytuły podjętych uchwał, g) złożone do protokołu oświadczenia i wnioski. 2. Załącznik do protokołu stanowi lista obecności z posiedzenia oraz oryginały podjętych uchwał. 3. Protokoły z posiedzeń Zarządu podpisuje Prezes lub Wiceprezes z protokolantem, zaś uchwały Zarządu jednoosobowo Prezes lub Wiceprezes z jednym członkiem Zarządu. 4. Protokoły z posiedzeń i uchwały Zarządu przechowywane są w Biurze, które prowadzi ich rejestr.
5 S t r o n a 13 1. Do zadań Prezesa należy: a) reprezentowanie Stowarzyszenia na zewnątrz, b) kierowanie bieżącymi pracami Zarządu i całego Stowarzyszenia, c) sprawowanie funkcji Dyrektora Biura, d) organizowanie pracy Zarządu, e) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Zarządu, f) rozstrzyganie w razie równości głosów na posiedzeniach Zarządu przy podejmowaniu decyzji, g) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Stowarzyszenia, h) prowadzenie korespondencji w interesie Stowarzyszenia, podpisywanie uchwał Zarządu, pism i dokumentów Stowarzyszenia, i) występowanie z wnioskiem do Samorządu Województwa o ogłoszenie terminu naboru wniosków w ramach przewidzianych konkursów i projektów, j) uczestniczenie w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia, bądź upoważnianie innego członka Zarządu do uczestnictwa w w/w posiedzeniach, k) udzielanie pełnomocnictw i upoważnień innym członkom Zarządu, l) wykonywanie uprawnień pracodawcy w stosunku do pracowników Stowarzyszenia, z wyjątkiem osoby Wiceprezesa. 2. Wiceprezes wykonuje: a) zadania według podziału obowiązków dokonanego przez Prezesa i jego poleceń, b) zadania wynikające ze stosownych przepisów prawnych: ze Statutu, uchwał Walnego Zebrania i Zarządu oraz regulaminów, c) zadania wynikające z uprawnień pracodawcy w stosunku do Prezesa. 3. Skarbnik odpowiada za sprawy finansowe Stowarzyszenia oraz zbieranie składek członkowskich. 4. Sekretarz przygotowuje korespondencję w sprawach wymagających stanowiska Zarządu, protokołuje posiedzenia Zarządu oraz prowadzi dokumentację Zarządu, nadzorując w tym zakresie także pracę Biura. 14 1. W razie konfliktu interesów Stowarzyszenia z interesami poszczególnego członka Zarządu, członek ten powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzygnięciu takiej sprawy i żądać zaznaczenia tego w protokole. 2. W przypadku niezastosowania się członka do wymogu określonego w ust. 1, Zarząd jest obowiązany dla dobra Stowarzyszenia wyłączyć tego członka z udziału w posiedzeniu Zarządu, którego sprawa dotyczy. 3. Wstrzymanie się od głosu Członka Zarządu, o którym mowa w ust. 1 lub/i wyłączenie członka Zarządu z posiedzenia, o którym mowa w ust. 2, ewentualnie wykluczenie z pojedynczego głosowania, w przypadkach określonych w ust. 1 i 2 powinno mieć zawsze miejsce w przypadku stwierdzenia związku członka (lub grupy członków) Zarządu ze zidentyfikowanymi grupami interesu, występującymi na obszarze działania Stowarzyszenia, w odniesieniu do podejmowania decyzji przez Zarząd, związanych z LSR. 4. Sprawy konfliktowe w Zarządzie winno rozpatrzeć Walne Zebranie. 5. W sporach między członkiem Zarządu a Stowarzyszeniem, w imieniu Stowarzyszenia działa pełnomocnik wybrany przez Walne Zebranie. 6. Powyższe odnosi się także do czynności prawnych pomiędzy Stowarzyszeniem a członkiem Zarządu, a także do reprezentowania Stowarzyszenia w sporze z członkiem Zarządu. 15 1. Zarząd do prowadzenia bieżących spraw Stowarzyszenia tworzy Biuro, którym kieruje Prezes, jako Dyrektor Biura. 2. Do kompetencji Zarządu należy zatrudnianie i zwalnianie pracowników Biura oraz osób prowadzących sprawy Stowarzyszenia lub realizujących określone zadania oraz określanie ich obowiązków i odpowiedzialności. 3. Zarząd dokonuje okresowego monitoringu pracy Biura, oceny pracowników, a także w szczególności efektywności świadczonego przez pracowników doradztwa.
6 S t r o n a 4. W zakresie praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy z zatrudnionymi pracownikami Biura mają odpowiednio zastosowanie przepisy kodeksu pracy. 5. Organizację i zasady funkcjonowania Biura określa Regulamin Pracy Biura. 16 1. Zarząd otwiera rachunki bankowe Stowarzyszenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Zarząd upoważnia do dysponowania środkami finansowymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych Prezesa i Skarbnika łącznie. 3. Do zaciągania zobowiązań majątkowych w imieniu Stowarzyszenia uprawnieni są Prezes i Skarbnik łącznie. 17 W przypadkach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie decyduje Zarząd kierując się postanowieniami Statutu bądź innymi przepisami prawa. 18 Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Zarząd Stowarzyszenia.