POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ NR PS-II.431.2.21.2014 Przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy Jesteśmy dla Ciebie w Kościerzynie prowadzonym dla Miasta i Gminy Kościerzyna przez Gdańską Fundację Dobroczynności 1
I. Warunki organizacji kontroli Jednostka kontrolowana; Kontrolę przeprowadzono w Środowiskowym Domu Samopomocy Jesteśmy dla Ciebie w Kościerzynie, który prowadzony jest na zlecenie Miasta i Gminy Kościerzyna przez Gdańską Fundację Dobroczynności. Dyrektor ŚDS: - Beata Spiczak-Brzezińska Jednostka kontrolująca: Kontrolę prowadził Zespół Inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w składzie: - Ewa Szczypior starszy inspektor wojewódzki - kierująca zespołem inspektorów - upoważnienie PS-II.0030.336.2014 z dnia 4 grudnia 2014 r. - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki upoważnienie PS-II.0030.335.2014 z dnia 4 grudnia 2014 r. Termin kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniu 8 grudnia 2014 r. Okres podlegający kontroli: realizacja zadań merytorycznych ŚDS w roku 2013. Podstawy prawne przeprowadzonej kontroli: art.28 ust.1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31 poz. 206 z późn. zm.), art.126 i art.127 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 poz. 182 z późn. zm. ), Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61 poz. 543 z późn. zm. ), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238 poz. 1586). art.1, art. 9 ustawy z dnia 19 sierpnia 1994r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 231, poz. 1375 z późn. zm.) Zakres kontroli problemowej: Ocena merytoryczna działań w zakresie realizacji zadań umożliwiających wsparcie osób z zaburzeniami psychicznymi, służących poprawie jakości życia uczestników, rodzaj i zakres usług świadczonych w Środowiskowym Domu Samopomocy w Kościerzynie (określanego dalej jako ŚDS) oraz realizacja standardów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy. W trakcie czynności kontrolnych analizie poddane zostały następujące zagadnienia: dokumenty formalne, dotyczące funkcjonowania ŚDS (statut, regulamin, program, plan pracy), liczba osób przebywających w ŚDS w 2013 roku, formy działań terapeutycznych i innych usług skierowanych na rzecz uczestników ŚDS, współpraca z rodzinami, instytucjami w środowisku lokalnym w celu integracji społecznej uczestników ŚDS, przygotowanie merytoryczne zatrudnionych pracowników ŚDS, przebieg i efekty oddziaływań terapeutycznych wobec uczestników ŚDS, 2
stan bazy technicznej i wyposażenia budynku ŚDS w odniesieniu do obowiązujących standardów. Osoby udzielające wyjaśnień: Dyrektor ŚDS Pani Beata Spiczak- Brzezińska Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych dokonano wpisu do zeszytu kontroli Środowiskowego Domu Samopomocy oraz poinformowano kierownika o prawie odmowy podpisania protokołu i obowiązku złożenia na piśmie do dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu, wyjaśnień przyczyn tej odmowy oraz umotywowanych zastrzeżeń, dotyczących ustaleń zwartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, o których mowa powyżej, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia stanowiska dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku wobec zastrzeżeń. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół inspektorów i sporządzenia zaleceń pokontrolnych ( 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005r w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61 poz. 543 z późn. zm.). II. Podstawa do ustaleń kontroli: Ustaleń do protokołu dokonano na podstawie: oględzin bazy technicznej, lokalowej i kadrowej ŚDS w Kościerzynie, jako miejsca realizacji zadania (czy gwarantuje niezbędną jakość usług), wyjaśnień udzielonych przez dyrektora ŚDS, wglądu w dokumenty merytoryczne, dotyczące realizowanych zadań ( statut, regulamin, plan i program działalności ŚDS, procedury postępowania w ŚDS, dokumentacja indywidualna i zbiorowa uczestników, dokumenty dotyczące kwalifikacji pracowników). III. Ustalenia kontrolne: Środowiskowy Dom Samopomocy (ŚDS) w Kościerzynie funkcjonuje od 1 sierpnia 1998 roku ( załącznik nr1) i jest placówką wsparcia dziennego typu B dla 30 osób, z możliwością wsparcia osób psychicznie chorych. ŚDS prowadzi Gdańska Fundacja Dobroczynności na zlecenie miasta i gminy Kościerzyna. Zadania swoje realizuje w oparciu o zaktualizowany Statut (załączniki nr 2) oraz Regulamin Organizacyjny ŚDS (załącznik nr 3).Merytorycznymi podstawami działalności ŚDS są: Program działalności dla typu B (załącznik nr 4) oraz Plan pracy na rok 2013 (załącznik nr 5), ustalany corocznie w uzgodnieniu z Wojewodą Pomorskim oraz zatwierdzany przez jednostki zlecające. Dyrektor ŚDS, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zobowiązany jest także do składania Wojewodzie Pomorskiemu rocznego sprawozdania z działalności ŚDS (załącznik nr 6), z którego to obowiązku wywiązuje się terminowo. Budynek ŚDS w Kościerzynie przy ulicy Stolarskiej 8 jest własnością Gdańskiej Fundacji Dobroczynności i w znacznym stopniu został dostosowany do potrzeb osób korzystających ze wsparcia. Usytuowany jest w miejscu umożliwiającym bezpieczne funkcjonowanie jego uczestników teren zamknięty, ogrodzony, wydzielone podwórko. Jest budynkiem trzykondygnacyjnym, wymagającym zamontowania zewnętrznej platformy schodowej, aby wyeliminować bariery architektoniczne i umożliwić dostęp osobom poruszającym się na wózkach do pomieszczeń w najniższej części budynku W chwili obecnej nie posiada ona urządzenia umożliwiającego pokonywanie schodów przez niesprawnych uczestników zajęć. Budynek spełnia konieczne wymogi dotyczące powierzchni użytkowej, przypadającej na jednego uczestnika (na 366 m² powierzchni Domu przebywa 30 podopiecznych, czyli 12,2 m² 3
na osobę) zgodnie z Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Dom czynny jest w godzinach 7.30 15.30. Pomieszczenia użytkowe ŚDS usytuowane są na wszystkich kondygnacjach. W skład tych pomieszczeń wchodzą: sala ogólna umożliwiająca spotkania uczestników i ich rodzin, stanowiąca również salę terapii zajęciowej, pracownia terapii sztuką, tworzenie biżuterii, hafciarstwo, plastyczne zajęcia, sala rehabilitacji ruchowej wyposażona w niezbędny sprzęt rehabilitacyjny, pracownia stolarska, kuchnia pełniąca rolę pracowni gospodarstwa domowegokulinarnej. Na górnej kondygnacji znajduje się pokój do indywidualnego poradnictwa psychologicznego, pełniący również rolę pokoju wyciszeń i pokoju relaksacyjnego, pokój dyrektora, mieszkanie terapeutyczne z dostępem do kuchni i łazienki. Dom wyposażony jest również w niezbędną ilość toalet na każdej kondygnacji z podziałem dla personelu, mężczyzn i kobiet, z wyposażeniem w natrysk i dostosowane do osób niepełnosprawnych. Dom wyposażony jest w niezbędny sprzęt, odpowiedni do realizacji zadań wspierającoaktywizujących: - sprzęt do treningu samoobsługi i zaradności życiowej, w tym pralka automatyczna, żelazko, deska do prasowania, suszarka do włosów i inne sprzęty w zależności od prowadzonej terapii, - sprzęt rehabilitacyjny bieżnia, atlas, orbitrek, rowery rehabilitacyjne, piłki Bobatha, - sprzęt rekreacyjno- sportowy, - sprzęt komputerowy, muzyczny, tv-audio-video. Uczestnicy zajęć ŚDS. Środowiskowy Dom Samopomocy w Kościerzynie jest dziennym ośrodkiem wsparcia, typu B przeznaczonym dla 30 osób dorosłych. W 2013 roku wśród uczestników zajęć ŚDS było: 25 osób z niepełnosprawnością intelektualną i 3 osoby przewlekle psychicznie. Wśród uczestników nie było osób autystycznych. W okresie kontrolnym w ŚDS tylko 2 osoby przebywały z decyzją czasową. Decyzję o odpłatności za pobyt dostało 8 osób. W ciągu 2013 roku średnia frekwencja uczestnictwa w zajęciach wyniosła 70,38%. Mimo prowadzenia w ŚDS działań mających na celu usamodzielnienie i aktywizację życiową w oparciu o indywidualne możliwości uczestników oraz współpracę ze środowiskiem rodzinnym i lokalnym to jedynie 1 osoba podjęła pracę chałupniczą w wyniku udziału w projekcie PCPR Kościerzyna Mój potencjał moją szansą na samodzielne życie. Uczestnicy Środowiskowego Domu Samopomocy w Kościerzynie są głównie mieszkańcami miasta i gminy Kościerzyna. Osoby niepełnosprawne z terenu miasta do placówki docierały we własnym zakresie, zaś z gminy korzystały z transportu zorganizowanego. Prawa i obowiązki podopiecznych tej placówki zawarte zostały w Regulaminie organizacyjnym ŚDS. W dokumencie tym określono zasady uczestnictwa w zajęciach oraz przepisy porządkowe. Mieszkańcy Domu podczas swego pobytu zapoznawani zostają z zapisami regulaminu. Wyciąg z Regulaminu dla uczestników (załącznik nr 7). Dla podniesienia bezpieczeństwa pobytu uczestników w ŚDS oraz usystematyzowania podejmowanych działań w sytuacjach nagłych, konfliktowych i organizacyjnych, opracowano szereg procedur: procedura dotycząca sposobu przyjmowania osób do ŚDS, procedura dotycząca działań w przypadku zdarzeń kryzysowych, postępowania personelu ŚDS z uczestnikami agresywnymi i autoagresywnymi, procedura postępowania w przypadku zagrożenia chorobą zakaźną, w przypadku pożaru w budynku, procedura postępowania 4
w przypadku konieczności pozbawienia uczestnika praw do pobytu w ŚDS Zbiór tych procedur stanowi załącznik nr 8. Kadra Środowiskowego Domu Samopomocy w Kościerzynie. Kadrę ŚDS w Kościerzynie stanowił zespół składający się z dyrektora, który od 14 lat pracuje w tym domu, trzech pedagogów( do IX.2013, potem dwóch), jeden instruktor terapii zajęciowej pedagog z 15 letnim stażem w domu, asystent osoby niepełnosprawnej wszyscy zatrudnieni byli na pełnych etatach. Na 1/2 etatu masażysta z 5 letnim stażem i fizjoterapeuta z 6 letnim stażem oraz na umowę zlecenie psycholog i nauczyciel muzyki. Wszyscy pracownicy stanowią stabilną i zaangażowaną kadrę Domu oraz posiadają niezbędne wykształcenie i kwalifikacje. Ponadto pracownicy w sposób ciągły podwyższają swoją wiedzę i umiejętności w zakresie pracy z osobami niepełnosprawnymi uczestnicząc w szkoleniach organizowanych przez różne instytucje w tym w szkoleniach zlecanych przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Gdańsku w ramach realizacji projektu systemowego finansowanego z środków EFS. W załączeniu pełen pakiet dokumentów poświadczających wykształcenie, kwalifikacje i odbyte szkolenia przez poszczególnych pracowników (załącznik nr 9 ). Stan ilościowy kadry pozwolił zachować wskaźnik zatrudnienia określony w 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie środowiskowych domów samopomocy dla ŚDS typu B 5 uczestników na 1 etat. Zespół Wspierająco Aktywizujący. Zespół wspierająco aktywizujący w Środowiskowym Domu Samopomocy w Kościerzynie. Składa się z wszystkich 6 pracowników merytorycznych. W okresie kontrolnym (2013 rok) zespół wspierająco aktywizujący zbierał się 5 razy, spotkania zostały dokumentowane w formie protokołów. W protokołach tych zawarto informacje o dokonanej półrocznej ocenie postępów uczestników ŚDS, tworzonym lub modyfikowanym planie postępowania wspierająco aktywizującego dla uczestników, decyzji o skreśleniu z listy uczestników. Wsparcie i oferta terapeutyczna kierowane do uczestników ŚDS w 2013 r. Realizację oferty wsparcia, kierowanej do uczestników zajęć w ŚDS w porządkuje Rozkład Zajęć Stałych w ŚDS oraz tygodniowy Plan Pracy rozpisany na poszczególne dni tygodnia i ramy czasowe (załącznik nr 10). Zaplanowane oddziaływania realizowane były w oparciu o rozpoznanie potrzeb, możliwości rozwojowych oraz posiadane umiejętności indywidualne uczestników zajęć, które zostały zawarte w Indywidualnych Planach Postępowania Wspierająco - Aktywizującego. Ustalone cele realizowane były w formie zajęć indywidualnych lub grupowych. Podopieczni, zgodnie ze swoimi możliwościami intelektualnymi, brali udział w treningach z zakresu umiejętności funkcjonowania w codziennym życiu. Realizowano szereg działań w zakresie treningu umiejętności społecznych i interpersonalnych i rozwiązywaniu problemów oraz umiejętności spędzania czasu wolnego. Uczestnicy nabywali i podnosili swoje umiejętności w ramach treningów kulinarnych i prowadzenia gospodarstwa domowego, budżetowego, umiejętności praktycznych, obsługi własnej. Korzystali z terapii sztuką, zajęciowej, prowadzonej w pracowni plastycznej i technicznej, ogrodniczej, kulinarnej, komputerowej, Do użytku uczestników była również profesjonalnie wyposażona sala rehabilitacji ruchowej. Uczestnicy korzystali z masażu z wykorzystaniem elementów terapii czaszkowo-krzyżowej i taktylnej. Wprowadzono nową innowacyjną formę terapii pracy z ciałem techniką Bowena. Zajęcia gimnastyki ogólnousprawniającej oraz specjalistycznej realizowane były kierunkiem 5
rehabilitanta w porozumieniu z lekarzem. Uczestnicy wymagający pomocy w realizacji podstawowych potrzeb życiowych: jedzenia, poruszania, higieny mieli zabezpieczone usługi pielęgnacyjne. Uczestnicy uzyskiwali pomoc w zapewnieniu dostępu do świadczeń medycznych w zakresie POZ jak również specjalistycznych W ramach treningu kulinarnego podopieczni przygotowali śniadania dla wszystkich uczestników, zaś obiad był dostarczany przez Fundację w ramach usługi cateringowej, przygotowywanej w Domu Pomocy Społecznej w Stawiskach. Mieszkańcy Domu brali aktywny udział w wydarzeniach integracyjno sportowokulturalnych w środowisku lokalnym jak również imprezach wyjazdowych. Na uwagę zasługuje udział w licznych turniejach sportowych, konkursie poezji Słowa dobrze, że jesteś III miejsce jednego z uczestników, przeglądach teatralnych I miejsce w Chmielnie i nagroda Wójta Gminy Chmielno za spektakl Sen Remusa. Rozwój takich form aktywności spotykał się z ogromną akceptacją i zaangażowaniem uczestników zajęć ŚDS. Na terenie ŚDS organizowane są również różne imprezy okolicznościowe i świąteczne. Szczegółowy opis realizacji poszczególnych treningów zawiera sprawozdanie merytoryczne za rok 2013 r.(załącznik nr 6). Podejmowane działania zostały, zweryfikowane i pozytywnie potwierdzone podczas kontroli zapisami w Indywidualnych Planach Wspierająco - Aktywizujących oraz dziennikach zajęć. ŚDS w Kościerzynie po zamontowaniu zewnętrznej platformy schodowej będzie spełniał wszystkie standardy usług zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy. Współpraca z podmiotami zewnętrznymi. Pracownicy Środowiskowego Domu Samopomocy systematycznie współpracują z rodzinami i opiekunami podopiecznych - bezpośrednie rozmowy z członkami rodzin podopiecznych, rozmowy telefoniczne na temat aktualnych potrzeb uczestników ŚDS, udział opiekunów w spotkaniach dot. działalności Domu. W celu umożliwienia szerokiej integracji uczestników ze środowiskiem lokalnym podejmuje się współpracę z różnymi podmiotami zewnętrznymi takimi jak: pracownicy socjalni Miejskiego i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Środowiskowymi Domami Samopomocy w Kartuzach, Trzebuniu, Bytowie, Domem Pomocy Społecznej w Cisewie. Współpraca rozwija się z innymi organizacjami: Stowarzyszeniem na Rzecz Rozwoju Gminy Dziemiany, Fundacją Anny Dymnej Mimo wszystko, kościołem parafialnym., oraz z Centrum Kultury i Sportu w Kościerzynie. Dokumentacja indywidualna i zbiorcza. Dokumentacja uczestników ŚDS gromadzona jest w odrębnych segregatorach i teczkach zawierających poszczególne informacje i dane. Dokumenty te przechowywane są w pokoju Dyrektora znajdującym się na pierwszym piętrze budynku, w szafie zamykanej na klucz. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że wywiady środowiskowe dotyczące rodzin podopiecznych ŚDS przechowywane są w Ośrodkach Pomocy Społecznej. Dokumentacja indywidualna uczestników prowadzona w ŚDS zawiera następujące dokumenty: wniosek o przyjęcie do ŚDS, decyzję o skierowaniu do ŚDS i odpłatności, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, informację o lekach zleconych, ocenę stanu psychicznego, profil uczestnika, indywidualny plan postępowania wspierająco aktywizującego, okresową ocenę jego realizacji, wyniki badań psychologicznych, lekarskich, 6
notatki na temat funkcjonowania uczestnika, zgodę na przetwarzanie danych osobowych i wykorzystanie wizerunku. Dokumentację zbiorczą, prowadzoną w ŚDS stanowią; Ewidencja uczestników z danymi wg rozporządzenia, Dzienniki dokumentujące pracę pracowników zespołu, Dokumentacja prac zespołu wspierająco-aktywizującego Listy obecności podopiecznych, Dokumentacja dotycząca szkoleń wewnętrznych, Dokumentacja spotkań z rodzicami i opiekunami uczestników. W załączeniu Wykaz dokumentów ŚDS załącznik nr 11. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że dokumentacja prowadzona jest w sposób czytelny, chronologiczny i celowy. Zapisane informacje są wyczerpujące i stanowią rzetelną podstawę do działań merytorycznych. Wyniki kontroli: W wyniku postępowania kontrolnego, nie stwierdzono nieprawidłowości w funkcjonowaniu i organizacji Środowiskowego Domu Samopomocy Jesteśmy dla Ciebie w Kościerzynie, prowadzonego przez Gdańską Fundację Dobroczynności. Placówka gwarantuje niezbędną jakość usług zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy. W okresie podlegającym kontroli realizowała ona swoje zadania na oczekiwanym poziomie, uzyskując ocenę pozytywną. Ewa Szczypior Dyrektor ŚDS Beata Spiczak-Brzezińska Małgorzata Szady Gdańsk, 30 grudnia 2014 r. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi dołączony zostanie do akt kontroli WPS PUW w Gdańsku. 7