Lublin, dnia 21 marca 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie usług eksperckich i doradczych w obszarze prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020. I. Dane Zamawiającego. Województwo Lubelskie z siedzibą w Lublinie, ul. Artura Grottgera 4, 20 029 Lublin II. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług eksperckich i doradczych w obszarze prowadzonych i planowanych przez DZ RPO działań informacyjnych i promocyjnych związanych z Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020. Osoba świadcząca usługi eksperckie musi wykazać się wiedzą i umiejętnościami w zakresie: a) redagowania tekstów (między innymi do biuletynów, ulotek, broszur, folderów, tekstów na strony internetowe, materiałów prasowych); b) opracowywania haseł, sloganów reklamowych produktów i usług; c) realizacji kampanii Social Media; d) realizacji i monitorowania kampanii Content Marketingowych; e)prowadzenia usług doradczych i szkoleniowych w obszarze działań promocyjnych/marketingowych/informacyjnych. Wykonawca zobowiązany jest do podjęcia obowiązków po podpisaniu umowy. Przez cały okres jej obowiązywania powinien prowadzić bieżącą analizę sytuacji związanej z planowanymi i prowadzonymi działaniami informacyjnymi i promocyjnymi przez Zamawiającego. Wszelkie rekomendacje/uwagi/zalecenia zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu w formie pisemnej na wskazany adres e-mail. Kontakt Zamawiającego z Wykonawcą będzie odbywał się: 1. Osobiście, co najmniej raz w miesiącu w zakresie 16 roboczogodzin. Spotkania będą miały na celu prowadzenie konsultacji, opiniowania prowadzonych działań, wsparcia w przygotowywaniu np. informacji prasowych, rekomendowania działań, weryfikacji wykorzystywanych narzędzi, analizy wyników działań informacyjnych i promocyjnych takich jak np. reklama w Internecie, a także będą to spotkania edukacyjne/szkoleniowe w zakresie możliwości prowadzenia działań Zamawiającego, content marketingu, copywritingu, nowoczesnego marketingu, tworzenia reklam www, prowadzenia kampanii itp.; Zamawiający zakłada liczbę konsultacji osobistych na 160 roboczogodzin w okresie trwania Umowy. 2. Drogą telefoniczną - Konsultacje telefoniczne Zamawiającego z Wykonawcą w okresie trwania umowy będą prowadzone we wszystkie dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach pracy Usługa zostanie dofinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie 7.30-15.30 w pełnym zakresie uwzględnionym w OPZ i drogą mailową - Konsultacje mailowe Zamawiającego z Wykonawcą w okresie trwania umowy będą we wszystkie dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie 7.30-15.30 w pełnym zakresie uwzględnionym w OPZ. Zamawiający zakłada liczbę roboczogodzin do konsultacji, o których mowa w pkt. 2 na 300 godzin w okresie trwania Umowy. 3. Zamawiający zakłada możliwość zlecenia Wykonawcy dodatkowych usług eksperckich (ponad minimum określone w pkt. 1 i 2 jedynie w przypadku zaistnienia potrzeby w zakresie nie większym niż 100 roboczogodzin konsultacji, o których mowa w pkt.2 oraz 80 roboczogodzin, o których mowa w pkt.1. Wykonawca w okresie trwania umowy zobowiązany jest do przekazywania wiedzy w sposób umożliwiający Zamawiającemu prowadzenie samodzielnych działań informacyjnych i promocyjnych po ustaniu umowy na usługi eksperckie. Szczegółowe obowiązki Wykonawcy: a) działanie lojalnie wobec Zamawiającego połączone z dbałością, efektywnością oraz starannością wykonywanych prac; b) zapoznanie się ze stanem faktycznym prowadzonych i planowanych przez Zamawiającego działań w 2016 i 2017; c) przygotowywanie we współpracy i po akceptacji Zamawiającego treści na stronę internetową www.rpo.lubelskie.pl, artykułów/informacji prasowych, ogłoszeń prasowych, treści do biuletynu informacyjnego Puls Regionu, reklam na portalach społecznościowych, haseł/sloganów reklamowych; d) przygotowywanie we współpracy i po akceptacji Zamawiającego dokumentów przetargowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych przez Zamawiającego, w szczególności zamówień, w których Zamawiający planuje wykorzystywać różnego rodzaju narzędzia informacyjne i promocyjne (OOH, ambient, reklamy radiowe i telewizyjne, różne formy reklam w Internecie), a także zamówień związanych z tworzeniem i redagowaniem ulotek, broszur, biuletynów informacyjnych Pulsu Regionu, materiałów drukowanych itp.; e) udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie doradztwa i konsultacji, a na wniosek Zamawiającego udział w komisji przetargowej w charakterze członka komisji. Sprawdzanie ofert złożonych w postepowaniu pod kątem celowości, efektywności i mierzalności proponowanych działań/narzędzi/wskaźników. Dokumenty przetargowe konsultowane będą z Ekspertem na indywidualnych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego oraz za pomocą korespondencji e-mailowej; f) prowadzenie we współpracy z Zamawiającym nadzoru nad Wykonawcami realizującymi działania informacyjne i promocyjne. Nadzór polegał będzie między innymi na weryfikacji działań, konsultowaniu osiąganych wskaźników, sprawdzaniu raportów z prowadzonych działań, ustalaniu rekomendacji, uwag, przygotowywaniu wytycznych i propozycji zmian działań, po to by uzyskiwać możliwie najwyższą skuteczność prowadzonych działań; 2
g) bezpośrednie wsparcie merytoryczne i doradztwo w procesie przygotowywania, wdrażania i realizacji działań informacyjnych i promocyjnych Zamawiającego, pomoc w wykreowaniu marki Funduszy Europejskich w nowej perspektywie finansowej, eliminowanie ewentualnych błędów; h) wsparcie merytoryczne i praktyczne w zakresie tworzenia przez Zamawiającego blogów, prowadzenia kont w mediach społecznościowych, pisania artykułów, broszur informacyjnych itp. i) prowadzenie bieżącej analizy sytuacji związanej z prowadzonymi/planowanymi działaniami we współpracy z pracownikami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie; j) doradztwo w zakresie poprawności prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych; k) wsparcie merytoryczne i praktyczne w zakresie prowadzonych i planowanych przez Zamawiającego działań informacyjnych i promocyjnych; l) przygotowanie rekomendacji dla Zamawiającego odnośnie działań, które należałoby podjąć w celu zapewnienia jak najwyższej efektywności działań; Dodatkowe obowiązki Wykonawcy: a) przeprowadzenie 2 szkoleń specjalistycznych (ponad spotkania, o których mowa w pkt.1 dla pracowników Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego (maksymalnie 10 osób) w zakresie: - e-marketing (planowanie kampanii internetowych, Google Adwords, remarketing, media społecznościowe, mailing, reklama natywna); - copywriting, content marketing. Każde ze szkoleń powinno trwać minimum 16 godzin szkoleniowych (16 x45 min) i kończyć się uzyskaniem certyfikatu dla każdego z uczestników. Podstawowe dokumenty, z jakimi Wykonawca zobowiązany jest się zapoznać na etapie realizacji Umowy: Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2014 2020. Strategia Komunikacji Polityki Spójności na lata 2014-2020; Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów Polityki Spójności 2014-2020; Key Visual Regionalnego Programu Operacyjnego; Strategia Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020. Kod CPV: 73000000-2 usługi badawcze i eksperymentalno rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze. III. Opis warunków udziału w postepowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy przedłożą wypełniony oraz podpisany przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy Formularz ofertowy wraz z załącznikami 3
do formularza, który stanowi załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych, wszystkie części muszą być wypełnione) oraz Wykonawcy, którzy prześlą wypełniony oraz podpisany przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym Formularz ofertowy wraz z załącznikami. 2. Oferta powinna zawierać następujące dane: nazwę/imię i nazwisko zainteresowanego podmiotu, jego siedzibę i adres, wskazane jest również podanie adresu e-mail zainteresowanego podmiotu, a także numeru telefonu i faksu. 3. Oferta powinna zostać sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim lub w formie elektronicznej (uwzględniającej kwalifikowany podpis elektroniczny), w języku polskim. 4. Oferta musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu składającego ofertę i ostemplowana pieczęcią firmową. 5. Formularz ofertowy musi być dostarczony do siedziby Zamawiającego tj. Departamentu Zarządzania RPO, ul. Stefczyka 3b, 20-151 Lublin, II piętro/pokój 2.2. lub przesłany na adres e-mail: magdalena.lis@lubelskie.pl. IV. Kryteria oceny ofert: Oferty będą oceniane pod względem spełnienia wymagań opisanych w pkt V, ceny usługi wraz z dodatkowymi kryteriami. V. Informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty: Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria i ich wagi: a) Cena brutto waga 40 % ( 40 pkt.) b) Wiedza i doświadczenie Wykonawcy - waga 12 % (12 pkt.) c) Atrakcyjność portfolio waga 25% (25 pkt.) d) Treść i projekt ulotki informacyjnej 23 % (23 pkt.) Zamawiający będzie oceniał oferty przyznając im punkty z zastosowaniem następujących zasad i wzorów: a) Kryterium cena (40 %/40 pkt.): Liczba punktów = Cena brutto oferty najniższej Cena brutto badanej oferty x 40 pkt. b) Kryterium wiedza i doświadczenie Wykonawcy (12%/12 pkt.): Doświadczenie z zakresu prowadzenia kampanii Social Media (maksymalnie 6 pkt.). Wykonawca wykaże się spełnieniem warunku posiadania wiedzy i doświadczenia z zakresu prowadzenia kampanii Social Media, jeżeli w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie przeprowadził nie mniej niż 3 kampanie Social Media trwające nie krócej niż 6 miesięcy. Zamawiający przyzna 2 punkty za przeprowadzenie każdej kampanii Social Media. 4
Doświadczenie z zakresu tworzenia artykułów do biuletynów/folderów (maksymalnie 6 pkt.). Wykonawca wykaże się spełnieniem warunku posiadania wiedzy i doświadczenia z zakresu tworzenia artykułów do biuletynów/folderów, jeżeli w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie stworzył nie mniej niż 6 tekstów artykułów do biuletynów/folderów. Minimalna ilość znaków dla jednego artykułu/folderu 5 000. Zamawiający przyzna po 1. biuletynu/folderu. (jednym) punkcie za stworzenie każdego artykułu do UWAGA: należy załączyć dowody, poświadczające czy ww. usługi zostały wykonane należycie (w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę). W przypadku wykazania przez Wykonawcę dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi ponad minimum określone w kryterium otrzyma on maksymalnie 12 pkt. c) Atrakcyjność portfolio (25%/25 pkt.): W ramach tego kryterium Zamawiający oceniał będzie kreatywność, estetykę i jakość wykonanych usług takich jak: foldery promocyjne, reklamy prasowe, kampanie w social media, kampanie internetowe, plakaty, biuletyny reklamowe itp. W ramach oferty Wykonawca zobowiązany jest złożyć 5 zrealizowanych projektów (przedstawiając treści i kreacje graficzne). Ocenie podlegać będzie oryginalność i pomysłowość kreacji/haseł/kampanii reklamowych. Zamawiający zwróci uwagę na ilość użytych elementów, co również ma wpływ na czytelność przekazu. 0-1 projekt o niskim walorze atrakcyjności 2 projekt o dostatecznym walorze atrakcyjności 3 projekt o przeciętnym walorze atrakcyjności 4 projekt o ponadprzeciętnym walorze atrakcyjności 5 projekt o wybitnym walorze atrakcyjności. Uwaga: w przypadku złożenia przez wykonawcę więcej niż pięciu realizacji ocenie podlegać będzie pierwsze pięć projektów złożonych w ofercie. W przypadku złożenia przez Wykonawcę mniej niż 5 projektów ocenie podlegać będą te dostępne w ofercie, natomiast za każdy brakujący projekt Wykonawca otrzyma 0 pkt. Każdy dołączony do oferty projekt będzie oceniany oddzielnie, w związku, z czym Wykonawca może otrzymać maksymalnie 5 pkt. w ramach jednego zrealizowanego projektu. Łącznie Wykonawca może przedstawić 5 realizacji za co może uzyskać maksymalnie 25 pkt. d) Treść i projekt ulotki informacyjnej (23%/23 pkt.): W ramach tego kryterium ocenie podlegać będzie oryginalność i pomysłowość kreacji oraz treści. Treści wkomponowane w przekaz graficzny powinny być łatwe w odbiorze i czytelne dla przeciętnego odbiorcy. Zamawiający oceni również prawidłowe wykorzystanie linii graficznej. Zwróci uwagę na to czy przekaz jest entuzjastyczny i pogodny. Zamawiający oceniał będzie przystępność i zrozumienie przygotowanej treści. Treść ulotki informacyjnej Wykonawca zobowiązany jest dostosować do jednego z działań Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020. Zamawiający poniżej określa opis działania w ramach, którego powinna powstać treść ulotki. 5
Celem ulotki jest zachęcenie potencjalnych Beneficjentów do aplikowania o środki w ramach działania. Wykonawca projektując ulotkę zobowiązany jest również do przygotowania grafiki zgodnie z Kluczem Graficznym Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego znajdującego się na stronie internetowej Zamawiającego: http://rpo.lubelskie.pl/strona-385- zasady_promocji_i_oznakowania_projektow.html Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty projektu ulotki w formie wydruku dobrej jakości. 0-4 propozycja niedostateczna, w sposób niedostateczny spełnia wymagania kryterium 5-8 propozycja dostateczna, w sposób dostateczny spełnia wymagania kryterium 9-13 propozycja dobra, w sposób dobry spełnia wymagania kryterium 14-18 propozycja bardzo dobra, w sposób bardzo dobry spełnia wymagania kryterium 19-23 propozycja wybitna, w sposób wybitny spełnia wymagania kryterium. Opis działania w ramach, którego powinna powstać treść ulotki: Działanie 1.3 Infrastruktura badawczo-rozwojowa w przedsiębiorstwach. Celem szczegółowym działania jest zwiększenie udziału sektora przedsiębiorstw w ogólnej wartości nakładów na infrastrukturę badawczo-rozwojową w regionie. Wsparcie udzielone w ramach działania będzie koncentrować się na pobudzeniu sektora prywatnych przedsiębiorstw do świadczenia usług badawczo-rozwojowych na rzecz innych podmiotów. Uzasadnieniem dla realizacji interwencji jest potrzeba zwiększenia prorynkowej aktywności badawczej przedsiębiorstw. Interwencje w ramach Działania mają za zadanie realizację celów zaprojektowanych w Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Lubelskiego do roku 2020. Wsparciem objęte zostaną przedsięwzięcia realizowane na terenie województwa lubelskiego i polegające na stworzeniu lub rozwoju istniejącego zaplecza badawczo-rozwojowego, w szczególności: - zakup środków trwałych: aparatury i urządzeń laboratoryjnych oraz wartości niematerialnych i prawnych, na bazie, których planowane jest prowadzenie działalności B+R. Typ Beneficjenta: Przedsiębiorstwa (dopuszcza się możliwość współpracy przedsiębiorstw z innymi przedsiębiorstwami (zgodnie z art. 33 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020), organizacjami pozarządowymi (prowadzącymi działalność w zakresie zbieżnym z projektem), jednostkami naukowymi, szkołami wyższymi. W przypadku projektów obejmujących wyłącznie inwestycje, dla których nie jest możliwe określenie lokalizacji projektu Beneficjenci pomocy zobowiązani są do posiadania siedziby, zakładu lub oddziału na terenie województwa lubelskiego najpóźniej w dniu wypłaty pomocy, oraz utrzymania go przynajmniej w okresie trwałości projektu). Grupa docelowa/ ostateczni odbiorcy wsparcia: Przedsiębiorstwa z sektora MŚP. Minimalny wkład własny beneficjenta, jako % wydatków kwalifikowalnych Mikroprzedsiębiorstwa i małe przedsiębiorstwa: 30% Średnie przedsiębiorstwa: 40% Duże przedsiębiorstwa: 50% Projekty generujące dochód: wkład własny powiększony zgodnie z zastosowaną stawką ryczałtową. Minimalna wartość projektu wynosi: 100 000,00 PLN Maksymalna wartość projektu wynosi: 10 000 000,00 PLN. Minimalna kwota wsparcia: 50 000,00 PLN Maksymalna kwota wsparcia: 3 000 000,00 PLN. 6
Uwaga: Wykonawca projektując ulotkę zobowiązany jest do dostosowania treści do powyższego działania oraz wykorzystania w projekcie graficznym Klucza Graficznego RPO WL, w sytuacji braku któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów Wykonawca otrzyma 0 pkt. VI. Miejsce i termin składania ofert. Oferty należy składać: a) w wersji papierowej w sekretariacie Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, ul. Stefczyka 3b, 20-151 Lublin, II piętro, pokój 2.2 w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca winien umieścić ofertę w nieprzezroczystej i zabezpieczonej kopercie. Koperta powinna być zaadresowana następująco: Departament Zarządzania RPO Ul. Stefczyka 3b 20-151 Lublin oraz powinna być oznakowana następującym tekstem: Oferta w postepowaniu w trybie zapytania ofertowego na świadczenie usług eksperckich i doradczych w obszarze prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych RPO WL. Dostarczyć do pokoju 2.2./ II piętro SEKRETARIAT DZ RPO. Termin składania ofert w wersji papierowej: do dnia 29 marca 2016 roku do godziny 15.29.59. b) w wersji elektronicznej podpisane podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym na adres: magdalena.lis@lubelskie.pl. Mail powinien być zaadresowany następująco: Oferta w postępowaniu na świadczenie usług eksperckich i doradczych. Dokumenty przekazane drogą elektroniczną muszą zostać zapisane w formacie uniemożliwiającym ich edycję tj. np. PDF. Termin składania ofert drogą elektroniczną: do dnia 29 marca 2016 roku do godziny 23.59.59. Za termin złożenia oferty przyjęty będzie dzień i godzina jej otrzymania przez Województwo Lubelskie, tj. data wpływu do sekretariatu Departamentu Zarządzania RPO oraz data dostarczenia wiadomości e- mail. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę. VII. Osoby wyznaczone do kontaktów: Magdalena Lis, e-mail: magdalena.lis@lubelskie.pl Godziny pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie: poniedziałek piątek, godz. 7.30 15.30. VIII. Pozostałe informacje. 1. Złożenie oferty nie zobowiązuje Zamawiającego do zawarcia Umowy. Umowa nie może zostać zawarta w sposób darczynny. 2. Brak odpowiedzi Zamawiającego nie może być traktowany, jako przyjęcie oferty. 3. Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane. 4. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia zapytania ofertowego na każdym etapie prowadzonego postępowania i nie wybrania żadnej z ofert bez podania przyczyny. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. 7
5. Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, dlatego nie jest możliwe stosowanie środków odwoławczych określonych w tej ustawie. 8