INSTRUKCJA Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Lubań Lubań, lipiec 2012 rok
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr... a Miasta Lubań z dnia. CZĘŚĆ I Ogólna Rozdział I Podstawy prawne Instrukcja niniejsza daje możliwość prawidłowego zarządzania i kierowania Urzędem Miasta Lubań poprzez zapewnienie pełnych informacji o realizacji zadań finansowo rzeczowych wynikających z planu finansowego. Wdrożenie przyjętych w niej zasad winno sprzyjać sprawnemu funkcjonowaniu jednostki przez łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji. Informacji tych dostarcza ewidencja prowadzona wg zasad określonych w odpowiednich aktach normatywnych. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych. Instrukcja Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie Miasta Lubań zwana dalej Instrukcją, określa tryb i zasady gospodarki własnej Urzędu. w zakresie rejestrowania, przechowywania i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Objaśnienia: Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 1 Urzędzie - oznacza to Urząd Miasta Lubań, Kierowniku Urzędu - oznacza to a Miasta Lubań, u - oznacza to a Miasta Lubań, Sekretarzu - oznacza to Sekretarza Miasta Lubań, Kierownikach komórek organizacyjnych - oznacza to ów wydziałów, Kierowników referatów, samodzielne stanowiska w Urzędzie Miasta Lubań, Instrukcji - oznacza Instrukcję Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Lubań. 2 1. Przepisy niniejszej instrukcji mają zastosowanie do osób, podmiotów i sytuacji wyraźnie wskazanych w Instrukcji. Jednostki podległe Urzędowi zobowiązane są do opracowania i stosowania własnych instrukcji w tym zakresie, uwzględniając specyfikę działalności. 2. Pracownicy Urzędu, z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią Instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. 3. Wykaz osób i wzory podpisów wykorzystywanych podczas stosowania Instrukcji stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. 2
CZĘŚĆ II Szczegółowa Rozdział II Dowody księgowe dane ogólne 3 1. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. 2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. 3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowo-gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych. 4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań. Cechy dowodu księgowego 4 1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować: a) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie), b) trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu), c) rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący), d) kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości), e) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można udokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne), f) chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych), g) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego), h) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg jednostkowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym), i) poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą Instrukcją), j) poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar), k) poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki), l) podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, według tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy). 3
2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. 3. W jednostce stosuje się jednolite wzory druków i formularzy jedynie te, które są wymienione w Instrukcji. Pozostałe druki i formularze muszą zawierać dane zgodne ze schematami oraz odpowiadać wymogom stawianym przepisami prawa np. faktura VAT, faktura korygująca. Funkcje dowodu księgowego 5 Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje: 1) funkcja dokumentu prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa, dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów, 2) funkcja dowodowa opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego, 3) funkcja księgowa jest podstawą do księgowania, 4) funkcja kontrolna pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych. Ewidencja księgowa 6 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. 2. Dowody dzieli się na trzy grupy: a) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz Urzędu. 3. Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze zestawienia dowodów księgowych służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące noty księgowe służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych sprostowania zapisów lub storn, 3) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody pro forma ), 4) rozliczeniowe polecenie księgowania ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.), 5) stanowiące podstawę do przekazania środków pieniężnych, i tak: a) przekazanie środków pieniężnych dla jednostek organizacyjnych miasta na podstawie wydruku z programu Home Banking, b) uregulowanie przelewu składek i podatków, zwroty nienależnie wpłaconych środków finansowych, itp. na druku polecenie księgowania wystawionego przez pracownika Wydziału Finansowego odpowiedzialnego za swoje stanowisko pracy dowód musi znajdować się pod wyciągiem bankowym. 4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT). 5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych, dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia 4
ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. Rozdział III Dowody księgowe dane szczegółowe 7 1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien: 1) być sporządzony wg ustalonego w Urzędzie wzoru, zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu; 2) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości; 3) mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem; 4) być wypełnione rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje; 5) zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach (opis danych sprecyzowano w dalszej części Instrukcji); 6) zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne); 7) posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych w Urzędzie zasad numerowania dowodów księgowych; 8) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych, musi być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; 9) pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania; 10) w przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem; 11) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr; 12) sporządzenie faktury VAT i rachunków oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i wykonawczymi rozporządzeniami Ministra Finansów wydanymi do tej ustawy; 13) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane; 14) błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT koryguje się przez wystawienie noty korygującej. 2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, Kierownik Urzędu wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu. 3. W razie ujawnienia błędów przy użyciu komputera dozwolone są korekty dokonywane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi. 5
Treść dowodu księgowego 8 1. Każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu, tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy; 3) opis operacji oraz jej wartość jeżeli to możliwe określona także w jednostkach naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana liczba tych jednostek, a na fakturach VAT wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, a w przypadku zapłaty zaliczkowej również datę otrzymania zaliczki; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach VAT, rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko i podpis osoby wystawiającej dokument; 6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont); 7) numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer powinien identyfikować konkretny dowód); 8) dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba, że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przyjęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. 3. Dowody księgowe muszą być: 1) rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują; 2) kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w ust.1; 3) wolne od błędów rachunkowych. 4. Dowody księgowe automatycznie generowane przez systemy finansowo-księgowe zawierające następujące oznaczenia: 1) nazwę Urzędu, 2) nazwisko pracownika, który dokonał księgowania, 3) datę księgowania, nie wymagają podpisywania przez osobę zatwierdzającą. 5. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się stosowanie odpisu dowodu księgowego. Odpis dowodu księgowego sporządza się na formularzu właściwym dla danego dowodu. Odpis (kserokopia) powinien być opatrzony adnotacją Odpis oraz uwierzytelniony przez zamieszczenie uwagi za zgodność z oryginałem podpisanej w odcisku pieczątki imiennej przez osobę stwierdzającą zgodność oraz datą sporządzenia. 6
Rodzaje dowodów księgowych 9 1. Dowody bankowe: 1) Czeki. Czeki gotówkowe winny być wystawione przez pracownika Wydziału Finansowego w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w księdze druków ścisłego zarachowania. 2) Wyciągi z rachunków bankowych ( bieżącego i pomocniczych). Obsługę kasową Urzędu prowadzi bank. Wykonywanie operacji na rachunku bankowym Urzędu odbywa się za pośrednictwem elektronicznego systemu zdalnej obsługi bankowej. Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych winny być sprawdzone przez pracownika Wydziału Finansowego z załączonymi do nich dokumentami źródłowymi. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy pisemnie je uzgodnić z oddziałem banku finansującego. 2. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń: 1) lista płac pracowników oryginał, 2) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego oryginał, 3) lista wynagrodzeń na czas choroby oryginał, 4) lista wypłat dodatkowych wynagrodzeń osobowych oryginał, 5) rachunek za wykonana prace zleconą oryginał, 6) zlecenie wypłaty zaliczkowej oryginał. 3. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego: 1) przyjęcie środka trwałego w używanie oryginał (symbol OT ), 2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego oryginał (symbol MT ), 3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego oryginał (symbol PT ), 4) aktualizacja wyceny środka trwałego oryginał (symbol AT ), 5) likwidacja środka trwałego oryginał (symbol LT ), 6) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu oryginał, 7) obcy środek trwały w użytkowaniu oryginał, 8) wydzierżawienie środka trwałego kopia, 9) oddanie w administrowanie środka trwałego oryginał (symbol PT ), 10) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego oryginał, 11) protokół szkód środka trwałego oryginał, 12) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego oryginał, 13) likwidacja pozostałego środka trwałego oryginał (symbol LW ), 14) zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego oryginał. 4. Dowody księgowe rozliczeniowe: 1) nota księgowa zewnętrzna kopia, 2) nota księgowa wewnętrzna oryginał, 3) polecenie księgowania oryginał, 4) nota memoriałowa oryginał, 5) zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń oryginał, 6) zestawienie przeksięgowań miesięcznych oryginał, 7) zestawienie przeksięgowań rocznych oryginał. Dokumenty wyżej wymienione sporządza inansowy na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych. 5. Druki ścisłego zarachowania: 1) czeki gotówkowe, 2) arkusze spisu z natury, 3) druki opłaty targowej, 4) druki opłaty pozatargowej, 5) zezwolenia na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób taksówką osobową (licencja), 6) zezwolenie na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym, 7) zezwolenie na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym, 8) druki opłaty parkingowej. 7
Ewidencja prowadzona jest przez upoważnionych pracowników: 1) dotycząca druków ścisłego zarachowania pkt 1 Wydziału Finansowego, 2) dotyczące pkt 2-8 Wydziału Organizacyjno Prawnego. Inwentaryzację druków ścisłego zarachowania należy przeprowadzać na koniec każdego roku. Rozdział IV Obieg dokumentów dokumentowanie operacji księgowych Zasady obiegu dowodów księgowych 10 1. W sprawdzaniu dowodów bierze udział szereg właściwych stanowisk pracy, wskutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do Urzędu, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. 2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: 1) zasada terminowości - przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne komórki organizacyjne, 2) zasada systematyczności wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek, 3) zasada częstotliwości przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności, 4) zasada odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych osób, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompletne do ich sprawdzenia, 5) zasada samokontroli obiegu poszczególni pracownicy kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. 3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej jednostek oświatowych, Wydział IS sprawdza sprawozdania jednostkowe pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, w tym pod względem ciągłości bilansowej, zgodności z planem finansowym, zaangażowaniem środków publicznych. Sprawozdania te winny być zgodne z aktualnym rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości. Na tą okoliczność Wydziału IS lub osoba przez niego upoważniona musi bezwzględnie stwierdzić zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach poprzez złożenie na nich podpisu. Sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym jednostkowe sprawozdania oświaty przekazywane są do Wydziału F do 15-tego każdego miesiąca, tj. w terminach umożliwiających ich zaksięgowanie i sporządzenie zbiorczych sprawozdań. 4. Obowiązujący w Urzędzie Miasta Lubań Terminarz obiegu dokumentów księgowych, stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji. 5. Przekazywanie dowodów księgowych między poszczególnymi stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi odbywa się za pośrednictwem pracowników Urzędu. Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń 11 1. Podstawowym dokumentem stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń jest lista płac, a podstawowymi źródłami do sporządzenia listy płac są: 1) akt powołania lub wyboru, 2) umowa o pracę, 3) zmiana umowy o pracę, 4) rozwiązanie umowy o pracę (świadectwo pracy), 5) wnioski premiowe i dodatków specjalnych, pisma określające wysokość nagród, 8
6) zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych (tygodniowy podział godzin podpisany przez bezpośredniego przełożonego) lub potwierdzenie przez Kierownika Urzędu zestawienie przepracowanych godzin nadliczbowych, 7) rachunek za wykonaną pracę na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej, o dzieło itp., 8) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia, np. zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy itp. 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1-6 i pkt 8 wystawia Wydział Organizacyjno-Prawny (kadry) na podstawie decyzji Kierownika Urzędu. 3. Na prace doraźną nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Umowę o pracę zleconą sporządza Wydział zlecający pracę w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem: 1) oryginał - dla wykonawcy, 2) kopia dla Wydziału Finansowego, 3) kopia dla komórki zlecającej pracę, 4) kopia dla Wydziału OR. 4. Umowę o pracę zleconą parafuje radca prawny, następnie podpisuje (składa kontrasygnatę) i zatwierdza Kierownik Urzędu. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie, a przede wszystkim nie mogą pokrywać się z zakresami czynności pracowników. 5. Listy płac sporządza inansowy w dwóch egzemplarzach na podstawie sporządzonych przez odpowiednich za ten odcinek pracowników Urzędu i sprawdzonych dowodów źródłowych. Listy płac powinny co najmniej zawierać następujące dane: 1) okres, za jaki zostało obliczone wynagrodzenie, 2) nazwisko i imię pracownika, 3) sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac, 4) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, 5) sumę zasiłku rodzinnego, 6) sumę ewentualnych dodatków (np. premii uznaniowej i dodatków specjalnych) przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny, premii regulaminowej), 7) sumę wynagrodzenia netto, 8) pokwitowanie odbioru lub zapis nr rachunku osobistego pracownika lub nr czeku, który pracownik otrzyma. 6. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: 1) należności egzekucyjne na podstawie tytułów egzekucyjnych, 2) należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych, 3) pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń, 4) pobranych, a nie rozliczonych zaliczek, 5) innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika, 6) kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę. 7. Listy płac powinny być podpisane przez: 1) osobę sporządzającą pracownika Wydziału Finansowego, 2) osobę sprawdzającą - a Wydziału Organizacyjno-Prawnego lub osobę przez niego upoważnioną (pod względem merytorycznym), 3) a i a lub ich pełnomocników. 8. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 7 pracownik Wydziału Finansowego sporządza zestawienie wynagrodzeń wg poszczególnych rozliczeń i dokonuje przelewów na osobiste konta bankowe pracowników, którzy mają założone rachunki oszczędnościowo - rozliczeniowe, a osobie nie posiadającej konta osobistego wystawiany jest czek gotówkowy. 9. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta jednostkowe winno nastąpić w terminie do dnia 26 dnia każdego miesiąca, nie później jednak niż na trzy dni robocze przed zakończeniem miesiąca. 10. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania i przekazywania zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS. 11. Rodzaj dokumentu, miejsce tworzenia, rodzaj kontroli i terminy przekazywania do właściwych komórek organizacyjnych (stanowisk pracy) określa załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek 12 9
1. W Urzędzie występują zaliczki gotówkowe: 1) stałe zatwierdzane są przez Kierownika Urzędu dla pracowników zatrudnionych na stałe, rozliczane nie później niż do 27 grudnia danego roku kalendarzowego. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów. 2) jednorazowe wypłacane pracownikom zatrudnionym w Urzędzie i rozliczane według wskazanej daty rozliczenia na druku. 3) na delegacje służbowe na wniosek pracownika Kierownik Urzędu lub osoba upoważniona przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży- zaliczka rozliczana jest w ciągu 14 dni po zakończeniu podróży. Druk Polecenia wyjazdu służbowego wypełniony przez pracownika Wydziału Organizacyjno- Prawnego przekazywany jest do sekretariatu, a stamtąd, po określeniu środka komunikacji i podpisaniu delegacji przez Kierownika Urzędu, Zastępcę lub Sekretarza, wydawany jest osobie delegowanej. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym lub służbowym może wydać Kierownik Urzędu lub na podstawie upoważnienia inna osoba. W przypadku pobierania zaliczki na delegacje, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek blankietu Polecenie wyjazdu służbowego, na którym uzyskuje akceptację Kierownika Urzędu i a lub ich pełnomocników. Na podstawie tego odcinka otrzymuje czek do realizacji w banku lub przelew na rachunek osobisty (zgodnie z dyspozycją pracownika określoną na odcinku blankietu). 2. Zaliczki stałe i jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego i merytorycznie podpisanego oraz zaakceptowanego przez Kierownika Urzędu, a lub ich pełnomocników wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminach określonych w ust. 1. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwolenia Kierownika Urzędu pracownikom zatrudnionym w Urzędzie może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzenia w wysokości do jednokrotnego wynagrodzenia za pracę pomniejszona o zaliczkę na poczet podatku dochodowego należnego od tego wynagrodzenia oraz o potrącenia składek, na które pracownik wyraził zgodę (np. PZU itp.). Pobrana na poczet wynagrodzenia zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższego wynagrodzenia. 4. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki. Dowody dokumentujące wyjazdy służbowe krajowe 13 1. Dokument polecenie wyjazdu służbowego wystawia się w celu: 1) udokumentowania wyjazdu służbowego, 2) rozliczenia kosztów podróży. 2. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik Wydziału OR, którego wzór określa załącznik nr 4, wypełniając: 1) nr polecenia wyjazdu służbowego i jego datę, 2) imię i nazwisko oraz stanowisko delegowanego pracownika, 3) cel, miejsce i okres trwania podróży służbowej, 4) środek lokomocji. 3. Wystawione polecenie wyjazdu służbowego przekazuje się do a celem złożenia podpisu i zlecenia wyjazdu służbowego. 4. Zlecenie wyjazdu służbowego podpisuje lub jego Zastępca lub Sekretarz (Zastępca a lub Sekretarz dla a i Przewodniczący Rady Miasta dla radnych). 5. Po powrocie z wyjazdu służbowego delegowany pracownik wypełnia rozliczenie wyjazdu służbowego, zgodnie z przebiegiem podróży. Rozliczenie merytorycznie zatwierdza Wydziału OR lub osoba upoważniona, pod względem formalno-rachunkowym sprawdza pracownik Wydziału Finansowego, do wypłaty zatwierdza i lub ich pełnomocnicy. 6. Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego winno nastąpić nie później niż w ciągu 14 dni po zakończeniu podróży. 7. W przypadku pobrania zaliczki delegowany pracownik wypełnia wniosek o zaliczkę, który znajduje się na druku polecenia wyjazdu służbowego. 10
Przekroczenie tego terminu może spowodować ukaraniem pracownika karą porządkową. 8. Zaliczka powinna być rozliczona w terminie wskazanym we wniosku i nie może przekraczać 14 dni od dnia pobrania zaliczki, z zastrzeżeniem ust. 9. 9. W przypadku, gdy podróż służbowa trwa dłużej niż 12 dni, rozliczenie zaliczki powinno nastąpić nie później niż w drugim dniu roboczym następującym po dniu zakończenia podróży służbowej. 10. Delegowany pracownik winien posiadać potwierdzenie pobytu służbowego w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. W przypadku braku potwierdzenia delegowany składa oświadczenie o treści: Oświadczam pobyt w terminie i miejscu.. oraz składa swój czytelny podpis. 11. Delegowany pracownik sporządza zestawienie kosztów podróży służbowej celem dołączenia do druku realizacji wydatków zgodnie ze sposobem postępowania z realizacją wydatków: 1) oceny prawidłowości merytorycznej i jej legalności, 2) pod względem kompletności oraz formalno-rachunkowej, 3) rzetelności i prawidłowości, 4) złożenia podpisów zatwierdzających osób. 12. Delegowany pracownik do rozliczenia kosztów dołącza dokumenty (rachunki/faktury) potwierdzające wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Oznacza to, że do rozliczenia kosztów podróży trzeba dołączyć bilety dokumentujące koszty przejazdów kolejowych, autobusowych czy lotniczych. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 13. Delegowany pracownik może również dołączyć do zestawienia kosztów podróży służbowej bilety parkingowe, na których odwrocie musi być pełna nazwa Urzędu wraz z zatwierdzeniem przez a lub Zastępcę a. 14. Na wniosek pracownika lub osoba przez niego upoważniona może wyrazić zgodę na wyjazd samochodem prywatnym. Zgoda ta wyrażana jest na zgłoszeniu/zleceniu, które jest dokumentem do wyjazdu służbowego. Rozliczenie następuje zgodnie ze stawkami określonymi w odrębnym Zarządzeniu a. 15. Do druku polecenia wyjazdu służbowego samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy dołączona musi być ewidencja przebiegu pojazdu, której wzór określa załącznik Nr 5 i stanowi podstawę rozliczenia podróży służbowej. 16. Polecenie wyjazdu służbowego, w tym wyjazdy anulowane podlegają wpisowi do rejestru poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych. 17. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 16 stanowi załącznik nr 6. Dowody dokumentujące wyjazdy służbowe poza granicami kraju 14 1. W poleceniach wyjazdu służbowego poza granicami kraju na wzorze jak do wyjazdu krajowego - określa się: 1) państwo i miejsce w tym państwie do którego deleguje się pracownika, 2) termin wyjazdu i przyjazdu, 3) cel wyjazdu, 4) środek transportu, 5) określenie środków jakie zapewnia strona zagraniczna, 2. Na podstawie powyższych danych naliczona jest zaliczka w walucie danego państwa na niezbędne koszty podróży i pobytu. Na wniosek delegowanej osoby zaliczka naliczana jest w PLN (pracownik może też zrezygnować z pobrania zaliczki). W przypadku pobrania zaliczki należy postępować tak jak przy dowodach dokumentujących zaliczki. 3. W ciągu dwóch dni roboczych następujących po dniu zakończenia podróży służbowej zagranicznej osoba delegowana przedkłada rozliczenie kosztów podróży i rozliczenie pobranej zaliczki, jako załącznik do druku realizacji wydatku. Wzór druku oraz obieg dokumentów następuje tak jak w przypadku delegacji służbowych krajowych. Oświadczenie o używaniu pojazdu nie będącego własnością Urzędu Miasta Lubań w celach służbowych do jazd lokalnych. 15 1. Na wniosek pracownika, wyraża/nie wyraża zgodę na używanie pojazdu, potwierdzając złożeniem podpisu i określeniem okresu na jaki ryczałt będzie przyznany i liczby kilometrów. 11
2. Podstawą zwrotu kosztów jest umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy em, a pracownikiem. 3. Miesięczny ryczałt wypłaca się po zakończeniu miesiąca na podstawie złożonego przez pracownika oświadczeniu. Oświadczenie pracownik składa nie później niż do dnia 5-go po zakończeniu miesiąca. 4. Ryczałt nie przysługuje za okres: 1) choroby, 2) urlopu, 3) podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin, 4) w którym pracownik nie dysponował pojazdem, 5) innej nieobecności w pracy. 5. Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień, za który ryczałt nie przysługuje. Wobec powyższego każde oświadczenie winno być sprawdzone pod względem merytorycznym i potwierdzone przez pracownika Wydziału OR (kadry). Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami wykonywanych w trybie i na zasadach ustawy Prawo zamówień publicznych 16 1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są: 1) zamówienia, umowy, porozumienia, itp. kopia, 2) faktura VAT oryginał, 3) faktura korygująca - oryginał, 4) rachunek oryginał, 5) nota korygująca oryginał, 6) protokół reklamacyjny kopia, 7) pro forma dowodu zakupu kopia (stosowana w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych), 8) wezwanie do zapłaty, Procedury zlecania zamówienia realizowane w Urzędzie precyzują odpowiednie (odrębne) Zarządzenia a. 2. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której sporządzany jest protokół. Zakupy dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje Kierownik Urzędu i kontrasygnuje lub ich pełnomocnicy. 3. Umowę na piśmie wraz zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz informacją o miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej przedkłada się do podpisu owi Miasta. Umowę kontrasygnuje lub osoba przez niego upoważniona. Odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować. 4. Umowy sporządzane są w przynajmniej czterech egzemplarzach, z których oryginał dostarczany jest do Wydziału Finansowego wraz z załącznikami i dokumentami wymienionymi w umowie najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu przez strony. Jedna kopia przechowywana jest na stanowisku realizującym zamówienie w określonym trybie wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, trzecią kopię otrzymuje dostawca (wykonawca). 5. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument OT przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego, pozostawiając w Wydziale jedną kopię dokumentu OT. Drugą kopię otrzymuje osoba, której powierzono środek trwały, natomiast oryginał dokumentu OT przekazuje się do Wydziału Finansowego. 6. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do środków trwałych w budowie (inwestycji), do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowofinansowy zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu). Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących środków trwałych w budowie (inwestycji) są: 1) faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość 12
robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na fakturze pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycje z harmonogramu, 2) faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku, 3) dowód lub dowody OT przyjęcie środka trwałego, 4) dowód lub dowody PT przekazania/przejęcia środka trwałego. 7. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych i rozliczenia inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku oraz dowody OT sporządza pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z pracownikiem Wydziału Finansowego i przekazuje: 1) oryginał i pierwszą kopię Wydziałowi Finansowemu, najpóźniej w terminie 14 dni od daty sporządzenia, 2) drugą kopię pracownikowi odpowiedzialnemu za przyjęty i wyremontowany obiekt, 3) trzecią kopię pracownikowi prowadzącemu dane zadanie inwestycyjne. 6. Dowody OT stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokółem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych. 1) W dowodzie OT należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dotyczącej danego środka trwałego, np. długość drogi, rodzaj nawierzchni, materiał z jakiego została wybudowana, kubaturę, przeznaczenie w przypadku budynku lub budowli należy wpisać parametry techniczne, rok produkcji, itp. w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej). 2) Rozliczenie inwestycji polega na sporządzeniu zestawienia wszystkich faktur (data wystawienia, nr faktury, wartość, określenie grupy rodzajowej środka trwałego, treść faktury, data zapłaty i przekazania do Wydziału Finansowego), odpowiadających im dowodów OT, wyliczeniu całkowitych nakładów i odniesienie ich do planu. Oryginał zestawienia podpisany przez osobę wykonującą, kierownika komórki organizacyjnej, a i Kierownika Urzędu przekazywany jest do Wydziału Finansowego, kopia pozostaje w dokumentacji wydziału merytorycznego. 7. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych udokumentowanie ich stanowi polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika Wydziału Finansowego na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych. 8. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. jest faktura lub rachunek z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotację o miejscu przechowywania oraz celu, dla jakiego została sporządzona. Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług 17 1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży są: 1) faktura VAT kopia, 2) faktura korygująca kopia, 3) nota korygująca kopia, 4) akt notarialny. 2. Dokumenty sprzedaży wystawiane są na udokumentowanie: 1) sprzedaż mienia inansowy na wniosek pracownika merytorycznego, prowadzącego na bieżąco sprawy gospodarki nieruchomościami. Wniosek winien być przekazany do Wydziału Finansowego najpóźniej w dniu następnym od daty sporządzenia, celem wystawienia faktury/rachunku. Faktura/rachunek sporządzana jest w trzech egzemplarzach: a) oryginał dla kupującego, b) pierwsza kopia pozostaje w Wydziale Finansowym, 13
c) druga kopia dla pracownika prowadzącego sprawy gospodarki nieruchomościami. 2) zwrot kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzanych przez pracowników, pracowników jednostek obcych korzystających z sieci telefonicznej Urzędu i przez osoby/jednostki pobierające energię z liczników Urzędu przez inansowy na wniosek pracownika merytorycznego prowadzącego bieżąco sprawę. Wniosek o wystawienie faktury/rachunku winien być przekazany do Wydziału Finansowego w terminie trzech dni od otrzymania faktury od operatora telekomunikacji i zakładu energetycznego. Faktura/rachunek sporządzana jest w trzech egzemplarzach: a) oryginał dla korzystającego, b) pierwsza kopia pozostaje w Wydziale Finansowym, c) druga kopia dla pracownika prowadzącego sprawy merytoryczne. 3. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód właściwy dokument korygujący (faktura korygująca lub rachunek korygujący) w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki i przekazuje: 1) oryginał kupującemu, 2) pierwszą kopię Wydziałowi Finansowemu, niezwłocznie po sporządzeniu, 3) drugą kopię pozostawia w swoich aktach, 4. Zakupy materiałów i sprzętu obrotowego obciążające koszty jednostki dokonywane są przez pracownika merytorycznego w oparciu o zamówienie podpisane przez a i a lub ich pełnomocników. 5. Materiały biurowe, środki czystości i inne kupowane są na bieżąco w miarę potrzeb przez pracownika merytorycznego Wydziału OR. Zakupione materiały wydawane są po zakupie pracownikom za pokwitowaniem odbioru. Dokumentowanie wykonania usługi 18 1. Zlecenia wykonania usług przygotowują pracownicy Urzędu, każdy w zakresie spraw prowadzonych na swoim stanowisku, a zatwierdzają i Kierownik Urzędu lub ich pełnomocnicy. Zadania polegające na wykonaniu jednorazowych czynności nie wymagają umowy, realizowane są na podstawie zlecenia sporządzonego na drukach. Zlecenie podpisuje Kierownik Urzędu i lub ich pełnomocnicy. Oryginał zlecenia przekazywany jest do zleceniobiorcy, jedna kopia przekazywana jest do Wydziału Finansowego, druga kopia pozostaje w wydziale zlecającym wykonanie zadania. 2. W przypadku ujawnienia wad w wykonaniu usługi po dokonaniu zapłaty, pracownik, który zlecał usługę sporządza protokół reklamacyjny w trzech egzemplarzach, z których oryginał, do czasu załatwienia reklamacji, zatrzymuje na stanowisku, a po załatwieniu reklamacji przekazuje do Wydziału Finansowego wraz z zatwierdzoną przez Kierownika Urzędu decyzją o sposobie jej załatwienia. Dowody dotyczące transportu 19 1. W Urzędzie obowiązuje następująca dokumentacja prowadzona dla rozliczenia samochodów służbowych: 1) karta drogowa dokument wystawiają i rozliczają w okresach miesięcznych: pracownik Wydziału Organizacyjno-Prawnego wystawia kartę w jednym egzemplarzu i przekazuje kierowcy pojazdu. Wydaną kartę ewidencjonuje się w rejestrze prowadzonym przez daną komórkę organizacyjną. Po wykorzystaniu karty, przed wydaniem nowej karty drogowej, otrzymujący kartę dokonuje jej rozliczenia i zwrotu rozliczającemu; 2) miesięczne rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych (paliwa) prowadzi pracownik merytoryczny w Wydziale OR. Decyzje w sprawie przepałów i oszczędności podejmuje. Oryginał decyzji przekazany jest do Wydziału F. Pierwsza kopia przechowywana jest w aktach prowadzącego, drugą otrzymuje osoba odpowiedzialna za samochód. 3) protokół szkody w transporcie oryginał. Sporządza osoba każdorazowo wyznaczona przez Kierownika Urzędu. a) oryginał protokołu wraz z decyzją Kierownika Urzędu o sposobie rozliczenia szkody przekazywane są do Wydziału Finansowego, 14
b) pierwsza kopia przechowywana jest łącznie z kartami drogowymi i miesięcznym zestawieniem, c) drugą kopię otrzymuje osoba bezpośrednio uczestnicząca w powstaniu szkody. 2. Według wyżej ustalonych zasad należy rozliczać zużycie paliwa zakupionego do samochodów i sprzętu. Ewidencje kart drogowych i rozliczenia miesięcznie na zasadach określonych w ust. 1 prowadzi wyznaczony pracownik (wyznaczenie w formie pisemnej). Stosowana winna być miesięczna karta drogowa pojazdu. 3. Faktury VAT/rachunki na zakup paliwa winny być opisane z podaniem numeru rejestracyjnego samochodu i karty drogowej, w której fakturę/rachunek ujęto. Dokumentowanie ruchu majątku trwałego 20 1. Dowody księgowe majątku trwałego: a) przyjęcie środka trwałego w używanie oryginał (symbol OT ), b) protokół zdawczo odbiorczy środka trwałego oryginał (symbol PT ), c) aktualizacja wyceny środka trwałego oryginał (symbol AT ), d) przekwalifikowanie środka trwałego w używaniu na środek trwały oryginał, e) likwidacja środka trwałego oryginał symbol LT ), f) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu oryginał, g) obcy środek trwały w użytkowaniu oryginał, h) wydzierżawienie środka trwałego kopia, i) oddanie w administrowanie środka trwałego oryginał (symbol PT ), j) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego oryginał, k) protokół szkodowy środka trwałego oryginał, l) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego oryginał, m) przyjęcie środka trwałego w używanie oryginał symbol OW ), n) likwidacja środka trwałego w używaniu oryginał (symbol LW ), o) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego w używaniu oryginał 2.Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Rozdział V Kontrola dowodów księgowych 21 1. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem powinny być poddane kontroli przez osoby upoważnione do kontroli merytorycznej (Załącznik Nr 1 pkt II i IV) oraz przez osoby upoważnione do kontroli formalno rachunkowej (Załącznik Nr 1 pkt III). 2. Dowody winny być sprawdzone pod względem: 1) merytorycznym Kontrola merytoryczna dowodów księgowych należy do zakresu czynności kierowników komórek organizacyjnych Urzędu i polega na ustaleniu, czy wydatek: a) mieści się w granicach ustalonych planem, b) znajduje uzasadnienie gospodarcze w chwili realizacji, c) jest zgodny z obowiązującymi cennikami, taryfami, stawkami wynagrodzeń, warunkami umowy itp. 2) formalno rachunkowym Kontrola formalno rachunkowa dowodów wykonywana jest w Wydziale Finansowym i polega na zbadaniu, czy wystawione dowody księgowe: a) są sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) zawierają prawidłowe wyliczenia, c) zostały prawidłowo zakwalifikowane na właściwe konta. 15
3. Dokonywanie czynności, o których mowa w ust. 2, powinno być potwierdzone zamieszczeniem na oryginale dowodu księgowego, stanowiącego podstawę rozliczenia, odpowiednich klauzul wraz z podpisami osób upoważnionych (Załącznik Nr 1) i ich pieczątkami imiennymi. Kierownik komórki organizacyjnej w razie swojej nieobecności wskazuje na piśmie osobę odpowiedzialną merytorycznie do dokonywania czynności omówionych wyżej. Fakt ten potwierdza wzorem podpisu osoby odpowiedzialnej i załącza go do załącznika Nr 1 niniejszego zarządzenia. Jeżeli wymagane klauzule nie są zamieszczone na dowodzie w formie nadruku, zamieszcza się je w formie odcisku stempla zawierającego wymagane treści. 4. Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, zapewniając jednocześnie możliwie najszybszą i najkrótszą drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do Urzędu, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania, zgodnie z Terminarzem obiegu dokumentów księgowych, stanowiącym Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji. 5. Nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. 6. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości formalno rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w 7 ust. 1 pkt 9 i 11 niniejszej Instrukcji. Dekretacja dokumentów księgowych 22 1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji. 2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. 3. Dekretacja obejmuje następujące etapy: a) segregacja dokumentów, b) sprawdzenie prawidłowości dokumentów, c) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania). 4. Segregacja dokumentów polega na: 1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do Wydziału Finansowego tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią), 2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych działalności Urzędu (dochody, wydatki, fundusze, inwestycje, itp.), 3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, tydzień). 5. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy one są podpisane na dowód skontrolowania przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za dany odcinek działalności Urzędu. W przypadku stwierdzenia braku opisu i podpisu merytorycznego, należy dowód zwrócić do właściwej komórki merytorycznej w celu uzupełnienia. 6. Właściwa dekretacja polega na: 1) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zewidencjonowane, 2) umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany, 3) do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej i klasyfikacji wydatków strukturalnych dany dokument należy zaliczyć, 4) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych (na kontach), 5) określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia (dotyczy dowodów własnych) lub data otrzymania (dotyczy dowodów obcych), 6) podpisaniu przez osobę dekretującą - odpowiednio na każdym stanowisku pracy w Wydziale Finansowym w zakresie dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. 7. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią. 16
Rozdział VI Ewidencja faktur VAT / Faktury i rachunki 23 1. Udokumentowaniu operacji sprzedaży w Urzędzie służą: a) Faktury VAT, b) Faktury korygujące VAT opatrzone klauzulą KOREKTA (wystawiane zawsze przez sprzedającego), c) w szczególnie uzasadnionych przypadkach (zaginięcia faktury VAT lub jej niezawinionego zniszczenia) dla udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się duplikat faktury VAT. Duplikat każdorazowo sporządza wystawca umieszczając na fakturze oznaczenie DUPLIKAT 2. Faktury należy wystawiać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. 3. Nabywca towaru i usług, który otrzymał fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące : a) sprzedawcy towaru lub usługi, b) nabywcy towaru lub usługi, c) oznaczenia towaru lub usługi, może wystawić notę korygującą. 4. Nota korygująca przesyłana jest wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią. 5. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej zgadza się z treścią noty korygującej potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej i odsyła jej kopię (oryginał dla wystawcy). 6. Nota korygująca powinna być opatrzona napisem NOTA KORYGUJĄCA. 7. Zobowiązuje się osoby upoważnione do wystawiania faktur VAT do bezwzględnego przestrzegania zasady przy dokonywaniu sprzedaży towarów i usług w przypadku, gdy faktura VAT dotyczy sprzedaży opodatkowanej stawką, obniżoną lub jest zwolniona od podatku, powinna w swej treści bezwzględnie zawierać symbol odpowiedniej klasyfikacji wyrobu lub usługi. 8. Zobowiązuje się osoby upoważnione do wystawiania faktur VAT do sporządzania: a) rejestrów sprzedaży, b) deklaracji VAT 7, c) przelewów należnego urzędowi skarbowemu podatku VAT, wynikającego z deklaracji VAT 7. 9. Stosując w Urzędzie rejestr sprzedaży, sporządza się go za okresy miesięczne. W poszczególnych miesiącach ujmuje się w kolejnych rejestrach sprzedaży w sposób chronologiczny, według kolejnej numeracji, wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury VAT i faktury korygujące. 10. W kolejnych latach zakłada się nowe rejestry sprzedaży. 11. Dane wynikające z rejestrów sprzedaży i rejestrów zakupu wykazuje się w deklaracji VAT 7, sporządzonej co miesiąc i składanej do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego za okresy miesięczne w terminie 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W tym samym terminie na konto urzędu skarbowego odprowadza się należny budżetowi państwa podatek VAT. Dane, wykazane w deklaracji VAT, winny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 12. W celu prawidłowego i terminowego wystawiania faktur VAT ze sprzedaży towarów i usług, sporządzania rejestrów sprzedaży, deklaracji rozliczeniowych, przelewów należnych budżetowi państwa podatków, faktur i not korygujących, ustala się następujący obieg dokumentów: a) wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usług winny być składane w BOI Urzędu, b) na dowód wpływu dokumentów, o których mowa wyżej, pracownik BOI na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu i wpisuje je do odpowiedniego rejestru, 17
c) faktury gotówkowe, będące dowodem przy rozliczaniu zaliczek lub jednorazowych zakupów, należy zarejestrować w BOI najpóźniej w następnym dniu po dokonaniu lub rozliczeniu zaliczki. d) Po dokonaniu wstępnej dekretacji dokumentów przekazywane one są do odpowiedniej komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za treść faktury, która dokonuje kontroli dokumentu i dalej do Wydziału Finansowego, e) w tym samym dniu, a najpóźniej dnia następnego przekazuje na poszczególne stanowiska pracy Wydziału Finansowego do zewidencjonowania i sprawdzenia ich zgodności pod względem rachunkowym, zadekretowaniu i zaksięgowaniu. 13. Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do: a) sprawdzenia faktur i ich zgodności ze stanem faktycznym, b) dokonania opisu faktury zawierającego istotne dla sprawy informacje, m.in. nazwę zadania odpowiadającą stosownemu zapisowi w planie finansowym, rodzaj prac/ usługi, miejsce wykonania, numer i datę zawarcia umowy, klasyfikacją budżetową itp., cechy dotyczące określonego rodzaju wydatku, istotne dla właściwej identyfikacji operacji gospodarczej. c) Zatwierdzenia jedynie oryginałów faktur i faktur korygujących dotyczących wydatków do zapłaty poprzez umieszczenie na odwrocie faktury pieczęci lub zapisu odręcznego o treściach wymienionych w dalszej części Instrukcji (Rozdział VII). d) tak zatwierdzone faktury, rachunki, pracownicy merytoryczni przekazują do Wydziału Finansowego za potwierdzeniem odbioru. Niedotrzymanie terminów określonych w Terminarzu obiegu dokumentów księgowych (Załącznik Nr 2 do Instrukcji) może spowodować zastosowanie sankcji przewidzianych przepisami kodeksu pracy wobec pracownika winnego niedotrzymania ww. terminów, e) faktury zawierające błędy należy odesłać do wystawcy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru; o fakcie odesłania faktury należy powiadomić inansowy poprzez przekazanie do pracownika Wydziału Finansowego kopii pisma o zwrocie faktury i umieszczenie w rejestrze faktur daty odesłania faktury, f) pracownicy Wydziału Finansowego, odpowiedzialni za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich urządzeniach księgowych zobowiązani są do ich ujęcia w zbiorach w porządku chronologicznym tak, aby spełniały wymogi określone w art. 24 ustawy o rachunkowości. 14. Wszystkie dokumenty, będące podstawą wystawienia faktury VAT, faktury korygującej, noty korygującej, następnie rejestru sprzedaży, a w konsekwencji deklaracji VAT 7, winny być przekazane do Wydziału Finansowego najpóźniej następnego dnia od zaistnienia faktu sprzedaży towaru lub usługi. 15. Do głównych dokumentów będących podstawą do wystawienia faktury VAT w Urzędzie należą: a) Umowy kupna-sprzedaży, b) Umowy najmu i dzierżawy, c) Przypisy opłat czynszu dzierżawnego, d) Dowody wewnętrzne, e) Akty notarialne. 16. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu do terminowego przekazywania do Wydziału Finansowego dokumentów stanowiących podstawę do wystawienia faktur VAT. 17. Wobec pracowników niewywiązujących się z zapisu Instrukcji mogą zostać zastosowane sankcje karne wynikające z kodeksu pracy. Rozdział VII Procedura kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych pod względem ich legalności, gospodarności, celowości. 24 1. Z-ca a, Sekretarz Miasta, Miasta, Z-ca a, Kierownicy komórek organizacyjnych, kierownik USC, pracownicy merytoryczni w poszczególnych komórkach organizacyjnych, zobowiązani są do wydatkowania środków publicznych zgodnie z ustalonymi procedurami i określonymi zasadami. 2. Każdy wydatek realizowany przez Urząd Miasta podlega sprawdzeniu pod względem legalności, celowości i gospodarności. 3. Przez kontrolę wydatku pod względem: 18
1) legalności należy rozumieć kontrolę dokumentu, polegającą na badaniu operacji lub działań gospodarczych rodzących zobowiązania finansowe w aspekcie ich zgodności z obowiązującymi kierunkami działalności oraz obowiązującymi przepisami, a w szczególności dokumentami dotyczącymi wykonania budżetu, instrukcjami, zarządzeniami, uchwałami, zleceniami i ustalonymi warunkami umów, 2) celowości należy przez to rozumieć kontrolę dokumentu polegającą na stwierdzeniu czy dana operacja zdarzenie gospodarcze i powodujące powstanie zobowiązania finansowego jest operacją celową zgodnie z podejmowanymi decyzjami, w granicach kwot określonych w budżecie miasta i w planach finansowych, 3) gospodarności należy rozumieć kontrolę polegającą na analizie i ocenie wszelkich dostępnych dokumentów, w celu określenia czy została zachowana należyta staranność w zakresie wydatkowania środków gwarantująca wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny przy wyborze najkorzystniejszej oferty (wykorzystanie zasobów jednostki pozwalające na minimalizację kosztów finansowych, a maksymalizację efektów gospodarczych). 4. Procedura kontroli dokonywania wydatków pod względem celowości, gospodarności i legalności obejmuje system funkcjonowania: 1) wstępna kontrola wydatkowania środków polega na dokładnym sprawdzeniu właściwych dowodów. Wszelkie operacje powinny być udokumentowane prawidłowymi, rzetelnym, kompletnymi i bez błędów rachunkowych dowodami źródłowymi w sposób kompletny. Pracownik odpowiedzialny za zadanie zobowiązany jest do umieszczenia na tych dokumentach adnotacji Wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym, 2) kontrolę bieżącą wydatków dokonywanych ze źródeł publicznych pod względem zgodności z planem finansowym, ustala się poprzez zamieszczenie klauzuli na dowodzie księgowym stanowiącym podstawę dokonania wydatku przez stanowiska pracy o treści Wydatek podlega ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym jednostki budżetowej Urzędu Miasta Lubań Dział. Rozdział.. kwota. oraz według wydatków strukturalnych Wydatek strukturalny obszar. kod.. kwota. 3) w przypadku ustalenia przez stanowisko kontrolujące, że dany wydatek nie mieści się w planie finansowym jednostki, osoba ta powiadamia a, który na tę okoliczność spisuje notatkę służbową jednocześnie powiadamiając a o zaistniałym fakcie. 5. Zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki: 1) Wstępna ocena celowości wydatków polega na: a) sprawdzeniu, że wydatek (operacja gospodarcza, finansowa) został uznany przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłowy pod względem celowości, gospodarności i legalności, b) sprawdzeniu, czy umowy rodzące skutki finansowe zostały parafowane przez Radcę Prawnego, c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie wykonywanych wydatków. 2) przeprowadzając kontrolę wstępną, bieżącą i następną ma prawo żądać od pracowników Urzędu udzielenia w formie ustnej i pisemnej niezbędnych wyjaśnień i informacji, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń uzasadniających dokonaną wstępną kontrolę wydatku pod względem legalności, gospodarności i celowości. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wyznacza termin na ich usunięcie. 3) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach prowadzonej przez a kontroli i wstępnej oceny celowości wydatków, zobowiązany jest zawiadomić o tym fakcie w formie ustnej lub pisemnej - a. 4) Zawiadomienie, o którym mowa w pkt 3 w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa, podlega zaopiniowaniu przez radcę prawnego na wniosek a. 25 1. Ocena celowości wydatków obejmuje: 19
1) Dokumentowanie operacji i zdarzeń gospodarczych. Prawidłowości ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych zależy w dużym stopniu od jakości dokumentów dostarczonych do Wydziału Finansowego. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien zawierać elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej. Dowód księgowy spełnia swoje funkcje, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli: a) posiada swoją nazwę ewentualnie symbol, b) stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, c) jest sprawdzony pod względem: merytorycznym (celowości i gospodarności operacji), formalnym (zgodności z przepisami prawa), rachunkowym (nie zawiera błędów rachunkowych). 2) Kwalifikowanie i numerowanie dokumentów. Kwalifikowanie dokumentów księgowych dekretacja polega na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych zgodnie z zasadami ustalonymi w zakładowym planie kont. Czynności te wykonują pracownicy Wydziału Finansowego zgodnie z zakresami czynności. 3) Kontrolowanie dokumentów księgowych. 2. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich w zakresie: legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlających w tych dokumentach. 3. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i z punktu widzenia gospodarczego zgodna z obowiązującymi przepisami. Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za dokonanie operacji gospodarczej. 4. Kontrola formalno rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera: 1) określenie wystawcy, np. odcisk pieczęci, 2) wskazanie podmiotów dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, 3) właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i ilość, 4) własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie. 5. Kontrola formalno rachunkowa dokonywana jest przez pracownika Wydziału Finansowego. Dokonanie kontroli musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Dokumenty sprawdzone podpisuje i zatwierdza do realizacji lub jego pełnomocnik. Dokumenty stają się w tym momencie dowodami księgowymi i są podstawą ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych. 6. Kontrola, sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów (dowodów księgowych) następuje na poniższych pieczątkach odciskanych na odwrotnej stronie dokumentu (dowodu księgowego) w dowolnym polu dokumentu lub (w razie braku pieczęci) opisu, jak niżej : 1) Wydatek podlega ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym jednostki budżetowej Urzędu Miasta Lubań Dział Rozdział Kwota Razem Data i podpis 20