Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 2/15 z dnia 9.02.2015 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W ZAKRESIE USŁUG SZKOLENIOWYCH NA RZECZ OSÓB BEZROBOTNYCH I POSZUKUJACYCH PRACY W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY DLA MIASTA TORUNIA 1 1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych na usługi szkoleniowe na rzecz osób bezrobotnych i poszukujących pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy dla Miasta Torunia. 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: a) Ustawie oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013, poz.907 z późn.zm.), b) Komisji Przetargowej oznacza to stałą komisję przetargową do wyboru najkorzystniejszych ofert szkoleniowych w zamówieniach, których wartość nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 Ustawy, a jest wyższa od kwoty określonej w art.4 ust.8 Ustawy. c) SIWZ oznacza to specyfikację istotnych warunków zamówienia. d) Dyrektorze PUP oznacza to Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy dla Miasta Torunia. e) Regulaminie oznacza to niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych w zakresie usług szkoleniowych na rzecz osób bezrobotnych i poszukujących pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy dla Miasta Torunia. 2 1. Kryteria wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzenia szkolenia ustala się w taki sposób, aby zapewnić najwyższą jakość szkolenia przy najbardziej konkurencyjnej cenie. 2. Przy dokonywaniu wyboru instytucji szkoleniowych, którym zostanie zlecone lub powierzone przeprowadzenie szkoleń, uwzględnia się co najmniej pięć spośród poniższych kryteriów: 1) dostosowanie programu szkolenia odpowiednio do zapotrzebowania na kwalifikacje identyfikowanego na rynku pracy; 2) jakość oferowanego programu szkolenia, w tym wykorzystywanie standardów kwalifikacji zawodowych i modułowych programów szkoleń zawodowych, dostępnych w bazach danych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 7 lit. e Ustawy; 3) doświadczenie instytucji szkoleniowej w realizacji szkoleń z obszaru zlecanego lub powierzanego szkolenia; 4) certyfikaty jakości usług posiadane przez instytucję szkoleniową; 5) dostosowanie kwalifikacji i doświadczenia kadry dydaktycznej do zakresu szkolenia; 6) dostosowanie wyposażenia dydaktycznego i pomieszczeń do potrzeb szkolenia z uwzględnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków realizacji szkolenia; 7) rodzaj dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia i uzyskanie kwalifikacji; 8) koszty szkolenia; 9) sposób organizacji zajęć praktycznych określonych w programie szkolenia; 10) prowadzenie analiz skuteczności i efektywności przeprowadzanych szkoleń. 1
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH KTÓRYCH WARTOŚĆ PRZEKRACZA WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY OKREŚLONEJ W ART. 4 PKT 8 USTAWY 3 1. Podstawowym trybem udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony. 2. W przypadku szkoleń z zakresu usług niepriorytetowych, których wartość nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 Ustawy istnieje możliwość przeprowadzenia postępowania na podstawie procedury określonej w art. 5a Ustawy, której przebieg powinien odpowiadać ogólnym regułom Ustawy rządzącym postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem specyfiki postępowania określonej w art.5a ust.2-4 Ustawy oraz własnych reguł wprowadzonych do niego przez zamawiającego. 3. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową, której wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w art.4 ust.8 Ustawy przygotowuje specjalista ds. rozwoju zawodowego wg wzoru określonego w Załączniku Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4 1. Specjalista ds. rozwoju zawodowego przygotowuje postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: 1) opisuje przedmiot zamówienia publicznego zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, 2) ustala szacunkową wartość zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, 3) opracowuje SIWZ oraz ogłoszenie o zamówieniu i przedkłada Dyrektorowi PUP do zatwierdzenia, 4) publikuje ogłoszenie na portalu UZP, na stronie internetowej urzędu i na tablicy ogłoszeń urzędu, 5) wydaje na bieżąco SIWZ oraz udziela wykonawcom informacji dot. postępowania. 2. Do zadań Komisji Przetargowej należy przeprowadzenie postępowania, a w szczególności: 1) dokonanie otwarcia ofert, 2) badanie ofert, 3) dokonanie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, 4) przedłożenie propozycji wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne; 5) przekazanie zawiadomienia wykonawcy, o wykluczeniu go z postępowania o udzielenie zamówienia; 6) przedłożenie propozycji odrzucenia oferty lub ofert z postępowania o udzielenie zamówienia zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne; 7) przedłożenie wniosku o unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia oraz sporządzenie projektu zawiadomienia o unieważnieniu postępowania, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne; 8) przedłożenie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej oraz sporządzenie projektu zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej, zawierającego nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę. 2
5 Do obowiązków przewodniczącego Komisji Przetargowej należy w szczególności: 1) zwoływanie posiedzeń komisji; 2) podział prac podejmowanych w trybie roboczym i wydawanie poleceń członkom komisji przetargowej; 3) odebranie pisemnych oświadczeń od członków komisji przetargowej oraz innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy; 4) nadzorowanie prawidłowego sporządzania pisemnego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia; 5) informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 6) przedkładanie wszelkich projektów dokumentów i informacji sporządzanych przez członków komisji przetargowej, w szczególności zawiadomień, wniosków, informacji, oświadczeń, jak również kserokopii dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego; 7) potwierdzanie za zgodność z oryginałem protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia oraz załączników, w przypadkach określonych w ustawie; 8) ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; 9) badanie i ocena ofert złożonych w postępowaniu; 10) uczestnictwo w przygotowaniu propozycji dotyczących wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty najkorzystniejszej, a także w przygotowaniu wniosku o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. 6 1. Sekretarz Komisji Przetargowej sporządza dokumenty, pisma i zawiadomienia związane z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, w tym sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Do obowiązków sekretarza komisji przetargowej należy ponadto: 1) ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; 2) badanie i ofert złożonych w postępowaniu; 3) uczestnictwo w przygotowaniu propozycji dotyczących wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty najkorzystniejszej, a także w przygotowaniu wniosku o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia; 4) złożenie pisemnego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy; 5) załączenie pisemnych oświadczeń złożonych przez członków komisji przetargowej oraz innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy; 6) udostępnianie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami zainteresowanym osobom; 7) ograniczenie innym osobom dostępu do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia w przypadkach określonych w ustawach; 8) sporządzanie kserokopii protokołu postępowania o udzielenie zamówienia oraz załączników, w przypadkach określonych w ustawie; 9) sporządzanie wszelkich projektów dokumentów i informacji w uzgodnieniu i po zatwierdzeniu przez pozostałych członków komisji przetargowej w szczególności zawiadomień, wniosków, informacji, oświadczeń; 10) wykonywanie innych czynności na polecenie przewodniczącego komisji. 7 Do obowiązków każdego członka Komisji Przetargowej należy w szczególności: 3
1) ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; 2) badanie i ofert złożonych w postępowaniu; 3) uczestnictwo w przygotowaniu propozycji, o których mowa w 10 ust. 1 dotyczących wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty najkorzystniejszej, a także w przygotowaniu wniosku o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia; 4) złożenie pisemnego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy; 5) uczestnictwo we wszystkich czynnościach dokonywanych przez członków komisji przetargowej; 6) wykonywanie innych czynności na polecenie przewodniczącego komisji. 8 Komisja Przetargowa przedstawia Dyrektorowi PUP propozycję: 1) wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, a w przypadku zastosowania kryteriów opisanych wzorami zbiorcze zestawienie oceny ofert wraz z pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty; 2) wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia; 3) rozstrzygnięcia wniesionego protestu na czynności podjęte przez zamawiającego. 9 1. Posiedzenia Komisji Przetargowej odbywają się z udziałem co najmniej 3 członków komisji w obecności przewodniczącego komisji przetargowej lub sekretarza komisji przetargowej. 2. Pod nieobecność przewodniczącego Komisji Przetargowej jego obowiązki sprawuje sekretarz komisji przetargowej. 3. Jeżeli członek Komisji Przetargowej wyraża sprzeciw wobec czynności podjętych przez pozostałych członków komisji przetargowej pod jego nieobecność jest zobowiązany do pisemnego uzasadnienia swojego sprzeciwu i przedłożenia propozycji sposoby wykonania czynności lub jej zaniechania. 4. Członkowie Komisji Przetargowej mogą wykonywać powierzone im czynności także poza posiedzeniami. 10 1. Wyniki prac Komisji Przetargowej przedkładane są Dyrektorowi PUP w formie propozycji. 2. W przypadkach spornych propozycje komisji przetargowej przedkładane Dyrektorowi PUP są głosowane. 3. Dyrektorowi PUP przedkładana jest propozycja Komisji Przetargowej, która uzyskała największą liczbę głosów. 4. Każdemu członkowi komisji przetargowej przysługuje jeden równoważny głos. 5. W przypadku równości oddanych głosów decyduje głos przewodniczącego komisji przetargowej. 6. Sprzeciw członków komisji przetargowej jest odnotowany na piśmie. Sprzeciw wymaga uzasadnienia. 4
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY OKREŚLONEJ W ART.4 PKT 8 USTAWY 11 1. Udzielanie zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8 Ustawy odbywa się w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także zgodnie z art.44 ust.3 ustawy o finansach publicznych. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art.4 pkt 8 Ustawy odbywa się na zasadach jawności, konkurencyjności i równego traktowania wykonawców. 3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada specjalista ds. rozwoju zawodowego, który ma obowiązek: a) opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości, b) oszacowania wartości zamówienia z należytą starannością zgodnie z przepisami art.32-34 Ustawy. 4. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się w szczególności poprzez analizę i badanie rynku. Należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania Ustawy. 5. Zamawiający ustala kryteria wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzenia szkolenia w taki sposób, aby zapewnić najwyższą jakość szkolenia przy najbardziej konkurencyjnej cenie przy uwzględnieniu zasad określonych w 2 pkt 2 niniejszego Regulaminu. 6. Z uwagi na specyfikę szkoleń indywidualnych (pilna potrzeba ich realizacji oraz zasada kierowania bezrobotnych do instytucji szkoleniowych uruchamiających otwarte kursy), przy wyborze wykonawcy bierze się pod uwagę również: dostępność miejsca szkolenia dla osoby wnioskującej o przeszkolenie, termin realizacji najbliższego kursu, położenie instytucji szkoleniowej z punktu widzenia dogodnego dojazdu uczestnika na szkolenie. 12 1. W celu wyboru instytucji szkoleniowej specjalista ds. rozwoju zawodowego przeprowadza postępowanie w jednej z następujących form: a) ogłoszenia na stronie internetowej urzędu - zaproszenia do składania wstępnych ofert szkoleniowych z podaniem kryteriów oceny, b) zaproszenia (pisemnie, faksem lub e-mailem) do złożenia wstępnych ofert szkoleniowych co najmniej 3 wykonawców (chyba że wykonanie zamówienia oferuje mniejsza liczba wykonawców), świadczących usługi szkoleniowe w pożądanym zakresie z podaniem kryteriów oceny, c) zaproszenia do negocjacji co najmniej 3 wykonawców (chyba że wykonanie zamówienia oferuje mniejsza liczba wykonawców) i wyboru najkorzystniejszej oferty po przeprowadzeniu negocjacji ze wszystkimi zaproszonymi wykonawcami, d) zaproszenia do negocjacji jednego wykonawcy w sytuacjach, w których w ocenie Dyrektora PUP - w celu zachowania racjonalnego wykonania zamówienia należy negocjować tylko z jednym wykonawcą, 5
e) rozeznania i analizy rynku (nawet tzw. rozpoznania telefonicznego, mailowego), gdzie ocenie zostaną poddane aktualne, kierowane do ogółu: oferty, cenniki internetowe, ulotki, ogłoszenia, a następnie uzgadniania warunków umowy z wytypowaną firmę szkoleniową w przypadku, gdy zaistnieje jedna z następujących okoliczności: 1) występuje konieczność realizacji szkolenia w sytuacji uzasadnionej i wyjątkowej (np. krótki termin realizacji szkolenia, indywidualizacja szkolenia, szkolenie autorskie), 2) usługę może wykonać tylko jeden wykonawca; 3) w wyniku procedury określonej w pkt 1a-c nie udało się wyłonić wykonawcy, 4) wartość zamówienia nie przekracza kwoty 5.000 zł. 2. W procedurze określonej w pkt 1 a-c ocenie podlegają tylko wstępne oferty kompletne i spełniające wymagania formalne określone w zaproszeniu. 3. Złożenie oferty przez jednego wykonawcę jest wystarczające do wyboru organizatora szkolenia. 4. Jeżeli kilka ofert uzyska identyczną ocenę punktową przy wyborze Wykonawcy bierze się pod uwagę dotychczasową współpracę z organizatorem szkolenia, opinię uczestników dotychczasowych szkoleń. 5. W przypadkach określonych w ust. 1 lit. a c oceny otrzymanych propozycji dokonuje zespół składający się z co najmniej 2 specjalistów ds. rozwoju zawodowego. 6. W trakcie oceny można zwracać się do instytucji szkoleniowych o dodatkowe wyjaśnienia, niezbędne przy ocenie, a także zwizytować placówkę w celu zweryfikowania zgłoszonej bazy szkoleniowej i wyposażenia. 7. Wybrany wykonawca może być zaproszony do dodatkowych rokowań w celu uszczegółowienia warunków umowy. 8. W przypadku konieczności zawarcia nowej umowy na szkolenie o podobnej tematyce w okresie 3 miesięcy od wyboru organizatora szkolenia istnieje możliwość wykorzystania złożonych wcześniej ofert. Wymagane jest w tej sytuacji uzgodnienie z potencjalnym wykonawcą terminu szkolenia. 9. Dokumentację zamówienia stanowi: a) w przypadku szkoleń grupowych Wniosek o udzielenie zamówienia - załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu oraz protokół zawierający ocenę ofert wraz z propozycją wyboru najkorzystniejszej oferty, b) w przypadku szkoleń indywidualnych Dokumentacja zamówienia na szkolenie indywidualne - załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 10. Specjalista ds. rozwoju zawodowego prowadzi dokumentację oraz rejestr zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art.4 pk.8 Ustawy. 6