Regulamin konkursu na: OPRACOWANIE SYSTEMU IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ (KSIĘGA IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ WRAZ Z WSKAZANYMI SZABLONAMI DOKUMENTÓW), LOGO WARTOŚCI, KEY VISUAL ORAZ PROJEKT GRAFICZNY KSIĘGI MARKI I IDENTYFIKACJI WIZULANEJ PW. 1 Organizator, przedmiot i cel Konkursu 1. Organizatorem Konkursu jest Politechnika Warszawska, Biuro ds. Promocji i Informacji PW oraz Zespół ds. marki PW. 2. Celem konkursu na opracowanie identyfikacji wizualnej PW jest wyłonienie projektów najlepiej komunikujących markę i wartości, którymi kieruje się PW. 3. Przedmiotem konkursu jest opracowanie systemu identyfikacji wizualnej PW wraz z księgą identyfikacji wizualnej i wskazanymi wzorami/szablonami dokumentów, key visualem, logo wartości oraz wybranymi projektami graficznymi materiałów informacyjnych. 4. Konkurs ma charakter zamknięty. 5. Konkurs skierowany jest do osób fizycznych i podmiotów prawnych zajmujących się projektowaniem graficznym, identyfikacją wizualną i brandingiem. 6. Konkurs przeznaczony jest dla osób pełnoletnich. Prace mogą być zgłaszane do Konkursu oraz realizowane indywidualnie lub zespołowo. 7. W Konkursie nie mogą brać udziału pracownicy Organizatora oraz członkowie Komisji Konkursowej. 8. Konkurs składa się z następujących etapów: I etap Zadanie konkursowe, czyli przygotowanie wstępnej propozycji logo wartości PW oraz key visuala wraz z przykładami zastosowania na wybranych przez Wykonawcę materiałach reklamowych (wizualizacje). Dodatkowo przekazanie portfolio Wykonawcy. II etap Wybór Zwycięzcy/Wykonawcy i podpisanie umowy, której przedmiotem jest opracowanie systemu identyfikacji wizualnej PW wraz z księgą identyfikacji wizualnej wraz z wskazanymi szablonami dokumentów, logo wartości, key visualem oraz projektem graficznym Księgi marki i identyfikacji wizualnej PW. 2 Zgłoszenie udziału i rozstrzygnięcie Konkursu 1. Warunkiem udziału w Konkursie jest przesłanie na adres a.olencka@promocja.pw.edu.pl: Propozycji logo wartości PW oraz KV wraz z przykładami zastosowania na wybranych przez Wykonawcę materiałach reklamowych oraz portfolio Wykonawcy. 2. Projekty powinny być przesłane w formie prezentacji PDF. W treści wiadomości należy podać dane kontaktowe (imię i nazwisko, numer telefonu, adres, strona www). 3. Projekty powinny być przygotowane w oparciu o następujące dokumenty, dostarczone przez Organizatora: Księga marki PW
Księga znaku PW 4. Spośród przedstawionych ofert Komisja Konkursowa wybierze jedną, która zostanie wdrożona do realizacji. 5. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty, zastosowane równoważnie to: cena walory estetyczne projektu stopień nawiązania do komunikatów i wartości marki PW. 6. W skład komisji konkursowej wchodzą: przedstawiciele władz Uczelni, członkowie Zespołu ds. Marki PW. 7. Zwycięzca Konkursu zobligowany będzie do opracowania, w terminie do 60 dni od daty podpisania umowy, systemu identyfikacji wizualnej Politechniki Warszawskiej (księga identyfikacji wizualnej, logo wartości, key visual oraz projekt graficzny Księgi marki i identyfikacji wizualnej PW), specyfikacja zamówienia określona w Załączniku nr 1. 8. Własność nagrodzonego projektu konkursowego oraz projektów przygotowanych w ramach podpisanej umowy oraz prawa autorskie majątkowe na polach eksploatacji wymienionych w zał. nr 2 do Regulaminu do projektu konkursowego i projektów przygotowanych w ramach podpisanej umowy, przechodzą na Organizatora z chwilą wypłacenia nagrody, o której mowa w 4 Regulaminu. Niezależnie ze Zwycięzcą Konkursu/Wykonawcą podpisana zostanie umowa regulująca przeniesienie praw autorskich na Politechnikę Warszawską (Załącznik nr 2). 9. Wszyscy uczestnicy Konkursu zostaną poinformowani o wynikach Konkursu, tj. o wyborze Zwycięzcy. Informacja o wyborze Zwycięzcy zostanie podana do wiadomości publicznej na stronie internetowej Biura ds. Promocji i Informacji PW www.promocja.pw.edu.pl 3 Terminy 1. Nadsyłanie projektów konkursowych do 15 stycznia 2016, do godziny 23:59. 2. Rozstrzygnięcie konkursu do 30 stycznia 2016. 3. Podpisanie umowy z Wykonawcą do 5 lutego 2016. 4. Realizacja zamówienia - w terminie do 60 dni od podpisania umowy. 4 Nagroda 1. Organizator przewiduje nagrodę dla Zwycięzcy w wysokości 45 000 zł brutto, słownie: czterdzieści pięć tysięcy złotych brutto (w tym honorarium za przekazanie praw autorskich do przygotowanych w ramach podpisanej umowy projektów). 2. Kwota nagrody podlega opodatkowaniu na ogólnych zasadach. 3. Organizator nie zwraca kosztów udziału w konkursie. 5 Postanowienia końcowe 1. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji zwycięskiego projektu logo wartości i KV, z poszanowaniem pierwotnej formy, przy współpracy z autorem.
2. Organizator nie odpowiada za jakąkolwiek szkodę majątkową lub niemajątkową, w tym uszczerbek, stratę, naruszenie integralności cielesnej lub straty moralne, poniesione przez Uczestnika w wyniku jego udziału w Konkursie. 3. Uczestnik ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność w przypadku, kiedy jego zgłoszenie udziału w Konkursie będzie naruszało prawa osób trzecich, postanowienia Regulaminu lub obowiązujące przepisy prawa. 4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mające wpływ na prawidłowość zgłoszeń: błędy, pominięcia, kradzież, zniszczenie, zamianę, nieupoważniony dostęp do zgłoszeń, utratę zgłoszeń lub ich opóźnienie w doręczeniu Organizatorowi spowodowane przez działanie czynników pozostających poza wpływem Organizatora. 5. Organizator udostępnia w/w informacje do wiadomości uczestników za pośrednictwem Internetu, na stronie www.promocja.pw.edu.pl 6. Wszelkie informacje o konkursie udzielane są za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. 7. Zwycięzca konkursu ma prawo do wykorzystywania informacji o zwycięstwie w celach promocyjnych. 8. Organizator zastrzega sobie prawo do możliwości bezpłatnej publikacji i prezentacji projektów zgłaszanych na konkurs i wykorzystywania ich w celach promocyjnych oraz prawo do przetwarzania i wykorzystywania danych uczestników konkursu w celach promocyjnych. 9. Przystąpienie do Konkursu oznacza akceptację warunków niniejszego Regulaminu Konkursu. 10. We wszelkich sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają decyzje Komisji Konkursowej oraz odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie danych osobowych. 11. Wszelkie spory dotyczące Konkursu, wynikłe pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami, będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora. 12. Przystępując do Konkursu, Uczestnik Konkursu wyraża zgodę na przetwarzanie przez Organizatora Konkursu danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 13. Kontakt w sprawie konkursu: Biuro ds. Promocji i Informacji PW, Anna Olencka, a.olencka@promocja.pw.edu.pl, (22) 234 5733.
Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia OPRACOWANIE SYSTEMU IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ (KSIĘGA IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ WRAZ Z WSKAZANYMI SZABLONAMI DOKUMENTÓW), LOGO WARTOŚCI, KEY VISUAL ORAZ PROJEKT GRAFICZNY KSIĘGI MARKI I IDENTYFIKACJI WIZULANEJ PW. KSIĘGA IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ WRAZ Z WSKAZANYMI SZABLONAMI DOKUMENTÓW 1. Wykonawca przygotuje Księgę identyfikacji wizualnej PW wraz z wytycznymi, dotyczącymi przygotowania materiałów promocyjno-informacyjnych ogólnouczelnianych i wydziałowych oraz konkretnymi propozycjami ich realizacji, tj. wizualizacje, projekty graficzne wzorów wybranych dokumentów. 2. Księga identyfikacji wizualnej powinna być przygotowana w oparciu o następujące dokumenty, materiały, dostarczone przez Organizatora: Księga marki PW Księga znaku PW Wytyczne dotyczące kolorów wydziałowych PW Nieusystematyzowane logotypy wydziałowe PW Wytyczne i wskazówki Organizatora. 3. Księga znaku PW zostanie włączona do Księgi identyfikacji wizualnej, jako jej integralna część. 4. Wykonawca po konsultacjach z Organizatorem ustali stopień uszczegółowienia parametrów oraz innych wytycznych zawartych w Księdze identyfikacji wizualnej PW. 5. Księga identyfikacji wizualnej zostanie przygotowana w formie prezentacji PDF, z wykorzystaniem propozycji graficznych i wytycznych wskazanych przez Wykonawcę. 6. W Księdze identyfikacji wizualnej PW, w wersji minimalnej zaproponowanej przez Organizatora powinny znaleźć się: Logo PW implementacja przygotowanej już Księgi znaku PW oraz uzupełnienie jej przez Wykonawcę o wizualizacje zastosowań logo na materiałach promocyjno-informacyjnych: broszury, katalogi, ulotki, newslettery; reklama prasowa, elektroniczne banery reklamowe, plakaty reklamowe; banery, roll-upy; strony internetowe, social media; materiały video, animacje; gadżety (długopisy, koszulki, usb itp.) Kolorystyka wybór i wskazanie koloru ogólnouczelnianego (Pantone, CMYK, RGB) oraz kolorów uzupełniających. Typografia Materiały reklamowe, komercyjne sugerowany font Florin Sans. Fonty uzupełniające, zastępcze zaproponowane przez Wykonawcę fonty bezpłatne, ogólnodostępne. Fonty wykorzystywane w dokumentach wewnętrznych - zaproponowane przez Wykonawcę fonty bezpłatne, ogólnodostępne. Font do wykorzystania na stronach internetowych.
Wzory dokumentów i materiałów drukowanych i elektronicznych w dwóch wersjach językowych, polskiej i angielskiej przygotowanie wizualizacji oraz gotowych szablonów do pobrania i wykorzystania przez pracowników uczelni: papier firmowy, koperty C4, C5, DL; wizytówki; teczka firmowa; raporty wewnątrzuczelniane; stopka e-mail; prezentacja PPT i inne; zaproszenia. Fotografie opracowanie wytycznych dotyczących wykorzystania zdjęć uczelnianych. Przygotowanie analogicznych wytycznych do wykorzystania w materiałach wydziałowych Uczelni (19 wydziałów oraz 1 kolegium) z wykorzystaniem dokumentów i materiałów takich jak: Wytyczne dotyczące kolorów wydziałowych PW Nieusystematyzowane logotypy wydziałowe PW Konstrukcje layoutów ogólnouczelnianych i wydziałowych, zwizualizowane na przykładzie katalogu, ulotki, plakatu reklamowego, roll-upu, baneru itp.: Elementy systemu Formaty poziome, formaty pionowe Przykłady układu elementów dla formatów pionowych Przykłady układu elementów dla formatów poziomych Wersja z hasłem i bez hasła Okładki, dane teleadresowe Kolorystyka materiałów ogólnych Kolorystyka materiałów wydziałowych Wydziałowy layout podstawowy Pole z logo PW i wydziału 7. Opracowana przez Wykonawcę Księga identyfikacji wizualnej stanowić będzie integralną cześć Księgi marki PW, dlatego powinna być z nią spójna zarówno pod względem merytorycznym, jak i graficznym. LOGO WARTOŚCI, KEY VISUAL 1. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania logo wartości i key visuala, w oparciu o wskazówki Organizatora oraz Księgę marki PW oraz Księgę znaku PW (praca konkursowa). 2. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji zwycięskiego projektu logo wartości i KV, z poszanowaniem pierwotnej formy, przy współpracy z autorem. 3. Na podstawie wybranego logo wartości i key visuala Wykonawca przygotuje wizualizację ich wykorzystania na wybranych materiałach promocyjno-informacyjnych (wizualizacje mogą pojawić się w Księdze identyfikacji wizualnej PW).
PROJEKT GRAFICZNY KSIĘGI MARKI I IDENTYFIKACJI WIZULANEJ PW 1. W oparciu o wypracowane wytyczne do identyfikacji wizualnej PW, Wykonawca przygotuje projekt graficzny Księgi marki i identyfikacji wizualnej PW. 2. Materiały merytoryczne - treść, logotypy, zostaną przekazane przez Organizatora. 3. Wykonawca zadba o edycję przekazanych przez Organizatora tekstów dbałość o typografię. 4. Wymagana jest dbałość o dokładne, bezbłędne wprowadzanie przekazanych przez Organizatora tekstów. 5. Wykonawca przekaże Organizatorowi pliki produkcyjne materiałów promocyjnoinformacyjnych wstępnie pliki PDF bądź inne zgodnie z wytycznymi do druku. 6. Wykonawca w wyniku konsultacji z Organizatorem zaproponuje: format, rozwiązania graficzne i wizualne, rodzaje materiałów (np. papier) i ewentualnych zdobień drukarskich, które wykorzystane zostaną w procesie produkcyjnym Księgi. 7. Wykonawca przygotuje również wersję skróconą Księgi marki i identyfikacji wizualnej PW w formie prezentacji PDF do zamieszczenia na nośnikach elektronicznych. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Od Wykonawcy wymaga się przygotowania spójnej koncepcji projektów graficznych materiałów promocyjno-informacyjnych, zgodnie z wytycznymi uzyskanymi od Organizatora. 2. Odbiorcy przygotowywanych materiałów: kandydaci na studia, partnerzy naukowi i biznesowi. Konieczne jest zróżnicowanie i dostosowanie materiałów do wskazanego odbiorcy, przy zachowaniu ogólnej spójności. 3. Wykonawca zadba o gruntowny research mający na celu przygotowanie koncepcji projektów odpowiadających wymaganiom Organizatora. 4. Podczas prac nad poszczególnymi materiałami graficznymi Organizator może wprowadzać nieograniczoną liczbę korekt, w zamkniętym umową terminie realizacji zamówienia. 5. Wykonawca przekaże Organizatorowi projekty graficzne, przygotowanych materiałów promocyjno-infromacyjnych, w formie plików otwartych, przygotowanych w programach pakietu Adobe CS6: Illustrator, InDesign, Photoshop. 6. Wykonawca przekaże Organizatorowi całkowite prawa autorskie do przygotowanych projektów graficznych na wszystkie możliwe nośniki, na czas nieograniczony.
Załącznik nr 2 Prawa autorskie 1. Wykonawca oświadcza, że będzie posiadał wszelkie autorskie prawa majątkowe do każdego z projektów, który powstał w związku i w wyniku wykonania niniejszej Umowy, zarówno wykonanych bezpośrednio przez Wykonawcę jak i przez osoby lub podmioty działające na jego zlecenie. 2. Wykonawca zobowiązuje się do należytego wykazania wszystkich praw autorskich będących przedmiotem przeniesienia na rzecz Organizatora poprzez przedstawienie, z chwilą podpisania protokołu odbioru dokumentów potwierdzających nabycie przez Wykonawcę tych praw do części materiałów opracowanych przez podwykonawców, lub też poprzez złożenie oświadczenia w formie pisemnej, że dana część projektów materiałów promocyjnoinformacyjnych jest jego samodzielnym dziełem i że posiada do niej wyłączne i samodzielne oraz wszelkie prawa autorskie. 3. Z dniem przekazania przedmiotu umowy Wykonawca przenosi na czas nieokreślony na Organizatora autorskie prawa majątkowe do opracowań, będących przedmiotem niniejszej Umowy na następujących polach eksploatacji: a. utrwalania i zwielokrotniania wytwarzania dowolną techniką dodatkowych egzemplarzy, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową w tym m.in. CD-romy, DVD, taśmy magnetyczne, nośniki magnetooptyczne, poprzez druk oraz urządzenia elektroniczne (w tym tzw. papier elektroniczny), b. wprowadzania do obrotu w dowolnej formie prawnej, c. rozpowszechniania - publiczne odtwarzanie, wystawianie, wyświetlanie, udostępnianie i rozpowszechnianie na każdym nośniku informacji, w tym sieci internetowej, intranetowej oraz w sieciach o podanym charakterze lub celu, wykorzystywanie w promocji i reklamie, publiczne udostępnianie w taki sposób, żeby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym. d. w zakresie modyfikacji związanych z uaktualnianiem/unowocześnianiem treści merytorycznych (tekst, zdjęcia), e. i na wszelkich innych, przyszłych polach eksploatacji. 4. Wykonawca udzieli także na rzecz Organizatora upoważnienia do wykonywania i rozporządzania modyfikacjami projektu graficznego powstałego w wyniku niniejszej umowy (prawa zależne), jak również uprawnia Organizatora do udzielania osobom trzecim upoważnień do wykonywania tak określonych praw zależnych. 5. W przypadku, gdy eksploatacja projektu graficznego, o którym mowa w ust. 1 w zakresie określonym powyżej, spowoduje naruszenie praw własności intelektualnej osób trzecich lub wszczęty zostanie w tym zakresie spór, Wykonawca na wniosek Organizatora, weźmie bezpośredni udział w sporze z osobą trzecią w zakresie naruszenia przysługujących jej praw autorskich, o ile spór taki oparty będzie na zarzucie osoby trzeciej, że korzystanie z wykonanego projektu przez Organizatora w jakikolwiek sposób narusza prawa takiej osoby trzeciej. Wykonawca zwróci Organizatorowi koszty wydatków koniecznych do prowadzenia sprawy. 6. W ramach przejętych praw majątkowych Organizator będzie mógł bez zgody Wykonawcy i bez dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Wykonawcy oraz bez żadnych ograniczeń czasowych i ilościowych: a. użytkować projekty na własny użytek, dla potrzeb ustawowych, w tym w szczególności przekazywać opracowania lub ich dowolną część, także ich kopie innym Wykonawcom jako podstawę lub materiał wyjściowy do wykonania innych
opracowań projektowych, wykonawcom biorącym udział w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, jako część specyfikacji istotnych warunków zamówienia. b. wprowadzać projekty lub ich części do pamięci komputera na dowolnej liczbie stanowisk komputerowych, c. zwielokrotniać projekty lub ich części dowolną techniką. 7. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do poszczególnych projektów nastąpi z datą przekazania wszystkich nośników, na których składniki poszczególnych projektów zostały utrwalone i podpisaniu Protokołu odbioru i przekazania. 8. Wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do projektów Wykonawca przenosi na Organizatora własność wszystkich nośników, na których projekty zostały utrwalone. 9. Wykonawca oświadcza, iż projekty stanowiące przedmiot Umowy nie będą naruszały żadnych praw osób trzecich. W przypadku zgłoszenia jakichkolwiek roszczeń do Organizatora z tytułu naruszenia praw osób trzecich, Wykonawca zobowiązuje się do ich pełnego zaspokojenia. 10. Wykonawca, wraz z powyższym przeniesieniem autorskich praw majątkowych, zezwala Organizatorowi na wykonywanie zależnych praw autorskich, oraz upoważnia Organizatora do zlecania osobom trzecim wykonywania tych zależnych praw autorskich. 11. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, oraz zezwolenie na wykonywanie zależnych praw autorskich, o których mowa, w niniejszym paragrafie, następuje w ramach Wynagrodzenia łącznie z VAT, określonego w 6 ust. 1 - Wykonawcy nie przysługuje odrębne wynagrodzenie za korzystanie z dokumentacji na każdym odrębnym polu eksploatacji, oraz za zależne prawa autorskie. 12. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania autorskich praw osobistych ze szkodą dla interesów Organizatora lub w sposób utrudniający realizację zamówienia objętego niniejszą umową.