WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 29 kwietnia 2015 r. WK-P.431.1.3.2014 Pan Józef Jan Rozkosz Wójt Gminy Bielsk Urząd Gminy Bielsk Plac Wolności 3a 09-230 Bielsk WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1, oraz art. 258 1 pkt 5 kpa 2 kontrolerzy Hanna Makówka starszy inspektor oraz Mariola Wajszczak inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli w Delegaturze w Płocku Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadzili kontrolę problemową w Urzędzie Gminy w Bielsku, z siedzibą przy Placu Wolności 3a. Kontrolą objęto realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących działalności Urzędu Stanu Cywilnego oraz przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2013 r. do 23 kwietnia 2014 r. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia 17 grudnia 2014 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. I. W zakresie działalności Urzędu Stanu Cywilnego W okresie objętym kontrolą zarejestrowano 96 aktów stanu cywilnego 3, przyjęto 623 wnioski o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego, wydano 15 decyzji 4 na podstawie ustawy 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.). 2 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267, z późn. zm.). 3 Sporządzono 2 aktów urodzenia, 43 akty małżeństwa oraz 51 aktów zgonu. 4 Wydano 15 decyzji, w tym: 7 decyzji w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, 4 decyzje dotyczące uzupełnienia aktu stanu cywilnego, 1 decyzję o sporządzeniu aktu małżeństwa na podstawie art. 70 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz 3 decyzje dotyczące wpisania aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego.
Prawo o aktach stanu cywilnego 5 oraz dwie decyzje na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska 6. Ponadto na mocy art. 79 pkt 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego wydano 2 zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku oraz 3 zaświadczenia określone w art. 71 ust. 1 powyższej ustawy. Badaniu poddano 49 aktów stanu cywilnego 7, 31 wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego, 2 zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach, 3 zaświadczenia umożliwiające zawarcie związku małżeńskiego za granicą oraz wszystkie decyzje administracyjne wydane w okresie objętym kontrolą. Akty stanu cywilnego sporządzone zostały zgodnie z właściwością miejscową, określoną w art. 10-15 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Akty sporządzano pismem ręcznym, bezpośrednio w księgach stanu cywilnego, oznaczano kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, z zastosowaniem zasady, że numerację aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku danego roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy numerem nadanym ostatniemu aktowi w danym roku kalendarzowym, z zachowaniem wymogów określonych w 2 i 3 oraz 5-7 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego 8, a także na formularzach zgodnych z wzorami określonymi w załącznikach nr 1, 2 i 3 do powyższego rozporządzenia. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom uprawnionym do ich otrzymania, zgodnie z art. 83 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Za wydanie odpisów pobrano od wnioskodawców opłaty w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej 9. Księgi stanu cywilnego prowadzono w jednym egzemplarzu, oddzielnie dla każdego rodzaju aktów oraz zamykano poprzez wpisanie stosownej adnotacji na następnej stronie księgi po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym, z zachowaniem wymogów określonych w art. 23 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz 11 i 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego. Dla aktów stanu cywilnego prowadzono akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, według kolejności ich sporządzania, oznaczając je numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, zgodnie z wymogami określonymi w 15 ust. 1 ww. rozporządzenia. W aktach zbiorowych znajdowały się dokumenty mające wpływ na treść lub na ważność aktów stanu cywilnego. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzono oddzielne skorowidze 5 Ustawa z dnia z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264, z późn. zm.). 6 Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, z późn. zm.). 7 Badaniu poddano: 2 akty urodzenia, 21 aktów małżeństwa oraz 26 aktów zgonu. 8 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884, z późn. zm.). 9 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz.1282, z późn. zm.). 2
alfabetyczne, wpisując w nich dane określone w 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego. Poddane badaniu decyzje oraz zaświadczenia o zdolności do zawarcia związku małżeńskiego za granicą, określone w art. 71 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, wydane zostały zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową organu. Ponadto ww. zaświadczenia sporządzono na formularzach zgodnych z wzorem stanowiącym załącznik do powyższego rozporządzenia. Opłaty skarbowe za wydane zaświadczenia pobrano w prawidłowej wysokości. Księgi stanu cywilnego, skorowidze alfabetyczne oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego z lat 2013 2014 przechowywane były., stosownie do wymogów 22 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sporządzania aktów stanu cywilnego. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego z lat 1914 2012,.. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego przekazał do właściwego archiwum państwowego księgi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi za lata 1912 i 1913, zgodnie z regulacją określoną w 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, tj. po upływie 100 lat od ich zamknięcia. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Wydanie na podstawie art. 70 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego decyzji 10 dotyczącej zarejestrowania w polskich księgach stanu cywilnego małżeństwa zawartego za granicą pomimo wniesienia przez wnioskodawców w trybie art. 73 ust. 1 ww. ustawy podania o wpisanie umowy małżeńskiej do polskich ksiąg stanu cywilnego. W powyższym przypadku organ orzekając o zarejestrowaniu w polskich księgach stanu cywilnego małżeństwa zawartego za granicą, rozstrzygnął niezgodnie z przedmiotem podania. Mając na względzie, że o charakterze pisma decyduje wyłącznie strona, organy administracji publicznej nie mają kompetencji do samodzielnego precyzowania treści złożonego pisma. Jeżeli zatem charakter podania wniesionego przez stronę budził wątpliwości, organ był zobligowany do ustalenia rzeczywistej woli strony poprzez wezwanie jej do sprecyzowania swojego żądania w trybie art. 64 2 kpa. Dokonując samodzielnie kwalifikacji pisma naruszono art. 7 kpa zgodnie z którym ( ) organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie 10 Dotyczy decyzji oznaczonej USC.5353.2.2013. 3
interes społeczny i słuszny interes obywateli. 2. Nieprzestrzeganie w toku prowadzonych postępowań niektórych przepisów kpa, poprzez: niewskazanie w 4 decyzjach 11 wydanych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego uzasadnienia prawnego; zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w art. 107 1 i 3 kpa, zgodnie z którym decyzja powinna posiadać uzasadnienie prawne, zawierające ( ) wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa ( ) ; wskazanie w decyzjach o zmianie imienia lub nazwiska 12 niepełnej podstawy prawnej, tj. art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska, zamiast art. 4 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy; powyższym organ nie zapewnił stronie wyczerpujacej informacji o podstawie prawnej rozstrzygnięcia. Stwierdzono również, że w decyzji oznaczonej USC.5352.10.2012 dotyczącej uzupełnienia aktu urodzenia wskazano jedną z dwóch stron postępowania. Działaniem takim uchybiono art. 107 1 kpa, zgodnie z którym decyzja powinna zawierać oznaczenie stron. Ponadto, w przypadku dwóch decyzji 13 dotyczących sprostowania błędu pisarskiego w akcie małżeństwa, organ w sentencjach rozstrzygnięć wskazał, że prostuje z urzędu oczywisty błąd pisarski, podczas gdy z akt spraw oraz treści decyzji wynikało, że złożone zostały wnioski zawierające żądanie w powyższym przedmiocie 14. Zgodnie z art. 61 1 kpa postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Z przytoczonej powyżej regulacji wynika, że postępowanie administracyjne może być prowadzone w jednym z dwóch odrębnych trybów, co oznacza, że nie jest dopuszczalne ich łączenie 15. Konsekwencją powyższego było niepobranie opłaty skarbowej za wydanie przedmiotowych decyzji, czym naruszono regulacje art. 6 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o opłacie skarbowej 16. Ponadto we wnioskach, na podstawie których wydano dwie decyzje 17 o zmianie imienia i nazwiska, nie wskazano numeru PESEL osoby, której zmiana dotyczyła. Obowiązek wskazania powyższych informacji we wniosku wynika z art. 11 ust. 1 pkt 1 lit. d ustawy o zmianie imienia i nazwiska, który stanowi, że wniosek o zmianie imienia lub nazwiska zawiera numer PESEL, 11 Dotyczy jednej decyzji w sprawie sporządzenia aktu małżeństwa, oznaczonej USC.5353.2.2013 oraz trzech decyzji o wpisaniu aktu sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego oznaczonych: USC. 5353.3.2012, USC.5353.1.2013 oraz USC.5353.1.2014. 12 Dotyczy decyzji oznaczonych: USC.5355.1.2013, USC.5355.2.2013. 13 Dotyczy decyzji oznaczonych: USC.5352.5.2013, USC.5352.1.2014. 14 Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Bielsku wyjaśnił, że przedmiotowe decyzje wydano z urzędu, ponieważ z akt źródłowych znajdujących się w tutejszym Urzędzie Stanu Cywilnego wynikało, że błąd pisarski został popełniony przez miejscowego kierownika USC. W związku z powyższym nie pobrano opłaty skarbowej za wydane decyzje. 15 Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 13 lutego 2007 r. (IV SA/Wa 2406/06), w którym stwierdzono, że ( ) Stosownie do art. 61 1 i 4 k.p.a. postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu i o wszczęciu postępowania należy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Niedopuszczalnym jest mieszanie wskazanych dwóch trybów postępowania ( ). 16 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 1628, z późn. zm.). 17 Dotyczy decyzji oznaczonych: USC.5355.1.2013, USC.5355.2.2013. 4
przy czym w ww. przypadkach numery PESEL małoletnich wynikały z załączonych do wniosków dokumentów. Kierownik oraz Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Bielsku nie posiadali wyższego wykształcenia prawniczego lub administracyjnego wymaganego dla tych stanowisk, o którym mowa w art. 6a ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z ww. przepisem do zajmowania powyższych stanowisk konieczne jest ukończenie studiów prawniczych lub administracyjnych i uzyskanie tytułu magistra lub ukończenie podyplomowych studiów administracyjnych. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadania w przedmiocie działalności Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie: przestrzegania zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, kompletności elementów aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu, terminowości sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych do aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu, terminowości wydawania decyzji, prawidłowość doręczania decyzji i zaświadczeń oraz przechowywania i zabezpieczania ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych ocenia się pozytywnie, kompletności elementów decyzji wydanych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawy o zmianie imienia i nazwiska, obowiązku pobierania opłaty skarbowej za wydane decyzje ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. II W zakresie rozpatrywania skarg i wniosków W jednostce kontrolowanej prowadzono wspólny rejestr skarg i wniosków kierowanych do Wójta oraz Rady Gminy Bielsk. W okresie objętym kontrolą w powyższym rejestrze odnotowane zostały 3 skargi, zawierające zarzuty sformułowane pod adresem Wójta Gminy 18 oraz Sołtysa 19. Nie odnotowano wpływu wniosków, o których mowa w art. 241 kpa. W okresie kontrolowanym nie wystąpiły przypadki indywidualnych przyjęć przez Wójta Gminy Bielsk obywateli w sprawach skarg lub wniosków, jak również przypadki przekazywania skarg lub wniosków innym organom do załatwienia według właściwości. W kontrolowanej jednostce wyznaczono imiennie pracownika do prowadzenia rejestru skarg i wniosków, jak również wskazano osobę odpowiedzialną za koordynowanie rozpatrywania skarg 18 Skargi zaewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków Urzędu Gminy Bielsk: pod pozycją 1. (data wpływu 11 kwietnia 2013 r.) oraz pod pozycją 2. (data wpływu 14 czerwca 2013 r.). 19 Skarga zaewidencjonowana w ww. rejestrze pod pozycją 3 (data wpływu 14 czerwca 2013 r.). 5
i wniosków, stosownie do wymogu określonego w 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 20. W budynku urzędu znajdowała się informacja wizualna dotycząca przyjęć przez Wójta Gminy Bielsk obywateli w sprawach skarg i wniosków, z której wynikało, że ww. przyjęcia odbywają się w każdy wtorek w godzinach 15.30 17.30. Urząd Gminy w Bielsku czynny był we wtorki do godz. 15.00, zatem godziny przyjęć wyznaczone zostały po godzinach pracy urzędu, zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 253 3 kpa. Badaniu poddano akta dotyczące skargi 21 przekazanej przez Przewodniczącego Rady Gminy Bielsk do rozpoznania Wójtowi Gminy, którą przechowywano w teczce aktowej oznaczonej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej 22. Skarga została rozpoznana zgodnie z właściwością, w terminie określonym w art. 237 1 kpa. W celu zbadania prawidłowości kwalifikacji pism wpływających do Urzędu Gminy w Bielsku, kontrolą objęto wybrane wpisy spośród odnotowanych w dzienniku korespondencyjnym, ustalając, że żadne z przeanalizowanych pism nie nosiło znamion skargi. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowość polegającą na braku wskazania w zawiadomieniu o odmownym załatwieniu skargi pouczenia o treści art. 239 kpa. Zaniechaniem takim naruszono art. 238 1 kpa, zgodnie z którym zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać m.in. pouczenie o treści art. 239 kpa. Jednocześnie stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi przedstawionymi w sprawozdaniu dotyczącym przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków w 2013 r. oraz wynikającymi z prowadzonego rejestru w sprawozdaniu przesłanym do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie wykazano, że w 2013 r. do Wójta Gminy wpłynęła 1 skarga, która rozpatrzona została w sposób pozytywny, podczas gdy ustalenia kontroli wskazują, że skargę uznano za bezzasadną 23. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadania polegającego na przyjmowaniu oraz załatwianiu skarg i wniosków przez Wójta Gminy Bielsk w zakresie: realizacji obowiązku powierzenia zadania przyjmowania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków imiennie wyznaczonemu pracownikowi, zamieszczenia informacji wizualnej 20 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). 21 Skarga z dnia 12 czerwca 2013 r. zawierająca zarzuty dotyczące działania sołtysa sołectwa Kuchary Jeżewo, zaewidencjonowana w rejestrze skarg i wniosków pod pozycją 3. 22 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, ze sprost.). 23 W toku czynności kontrolnych Wójt Gminy dokonał korekty sprawozdania dotyczącego rozpatrywania skarg i wniosków za 2013 r., którą następnie przesłano do Wydziału Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przy piśmie z dnia 6 maja 2014 r., znak OR.SG 1510.1.2014. 6
na temat przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków oraz dostosowania terminów przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków do wymogów art. 253 3 kpa, przestrzegania właściwości organu przy załatwianiu skarg, przekazania zawiadomień o sposobie załatwienia skarg, kwalifikacji treści pism zaewidencjonowanych jako skargi, rejestrowania skarg w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu i terminów ich załatwienia oraz terminowości rozpatrywania skarg ocenia się pozytywnie, kompletności zawiadomień o sposobie załatwienia skarg ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Dokonywania w rejestrze stanu cywilnego czynności materialno technicznych z zakresu rejestracji stanu cywilnego zgodnie z treścią podania, a w przypadkach, gdy wola stron budzi wątpliwości wzywanie stron do sprecyzowania żądania. 2. Pobierania opłaty skarbowej za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego, sporządzonego w wyniku sprostowania dokonanego na wniosek, zgodnie z art. 35 ust. 3 i 8 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 24, w wysokości określonej w części II pkt 1 ppkt 10 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej. 3. Wydawania decyzji dotyczących zmiany imienia i nazwiska po weryfikacji kompletności wniosku, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów określonych w art. 11 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o zmianie imienia i nazwiska 25. 4. Przestrzegania następujących regulacji określonych w kpa, poprzez: wskazywanie w podstawach prawnych decyzji o zmianie imienia lub nazwiska właściwych przepisów prawa materialnego stanowiących podstawę rozstrzygnięcia, wskazywanie w pisemnych zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skargi pouczenia o treści art. 239 kpa, zgodnie z wymogiem określonym w art. 238 1 kpa. Zwracam także uwagę na konieczność weryfikacji poprawności danych ujmowanych w sprawozdaniach dotyczących przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków przed ich przekazaniem Wojewodzie Mazowieckiemu, by uniknąć przypadków, gdy informacje wykazane w sprawozdaniu nie odpowiadają stanowi faktycznemu. Mając na uwadze, że od dnia 1 marca 2015 roku weszła w życie znowelizowana ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego 24 odstępuje się od sformułowania zaleceń pokontrolnych 24 Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741, z późn. zm.). 25 Zgodnie z treścią art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska, obowiązującą od dnia 1 marca 2015 r. 7
dotyczących decyzji administracyjnych wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Ponadto pragnę szczególnie podkreślić, że osoby zatrudnione na stanowisku Kierownika oraz Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego obligatoryjnie muszą posiadać tytuł zawodowy magistra i spełniać wymogi określone w art. 8 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 24. Informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 26 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Wójta do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków pokontrolnych, przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 26 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 8