INSTRUKCJA WPROWADZANIA ZMIAN W PROJEKTACH ZAKWALIFIKOWANYCH DO FINANSOWANIA w konkursach OPUS 3, PRELUDIUM 3, SONATA 3, SONATA BIS 1, HARMONIA 3, MAESTRO 3 (nabory wniosków zamknięte w czerwcu 2012 r. i wrześniu 2012 r.) Poniżej przedstawione zasady wprowadzania zmian w realizowanych projektach badawczych w ramach konkursów NCN stanowią materiał pomocniczy dla podmiotów realizujących projekty, zawierający informacje o przyjętej przez Centrum polityce i doprecyzowujący zapisy umów w tym zakresie. Kierownik projektu jest zobowiązany realizować projekt zgodnie z zapisami umowy, harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, z kosztorysem stanowiącym załącznik nr 2 do umowy oraz zgodnie z opisami projektu zawartymi we wniosku o jego finansowanie. Kierownik projektu, mając na uwadze przyjęty cel i założenia badawcze, może dokonywać zmian warunków realizacji projektu w następującej formie: aneksu do umowy, za zgodą kierownika jednostki. 1. ANEKS DO UMOWY 1.1. Zmiana kierownika projektu UWAGA! Zmiana kierownika projektu może nastąpić wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, niemożliwych do przewidzenia na etapie zawierania umowy. Wniosek o dokonanie zmiany kierownika projektu, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem wnioskowanej zmiany, składany jest do NCN przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki. Do wniosku należy dołączyć: propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN: www.ncn.gov.pl); ankietę dorobku naukowego kandydata na kierownika projektu, sporządzoną według schematu wskazanego we wzorze wniosku o finansowanie projektu badawczego; podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata na kierownika projektu (wzór zgody dostępny w sekcji Informacje dla realizujących projekty na stronie internetowej Centrum, oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji). 1.2. Zmiana osoby wymienionej w imiennym wykazie osób biorących udział w realizacji projektu 1
W odniesieniu do konkursów OPUS 3, PRELUDIUM 3, HARMONIA 3: zmiana warunków realizacji projektu obejmująca zmianę każdej z osób wymienionych w imiennym wykazie osób biorących udział w realizacji projektu (o którym mowa w par. 3 ust. 1 umowy), dla których było wymagane sporządzenie ankiety dorobku naukowego. Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składany jest do NCN przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki. Do wniosku należy dołączyć: propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN); ankietę dorobku naukowego kandydata sporządzoną według schematu wskazanego we wzorze wniosku o finansowanie projektu badawczego; podpisaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata (wzór zgody dostępny w sekcji Informacje dla realizujących projekty na stronie internetowej NCN, oraz jako Załącznik B do niniejszej instrukcji). 1.3. Zmiana jednostki realizującej Wniosek o dokonanie zmiany miejsca realizacji projektu wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składa kierownik projektu. Do wniosku należy dołączyć: pozytywną opinię kierownika jednostki realizującej; pozytywną opinię kierownika jednostki przejmującej realizację projektu; propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN) zawierającego informacje o: wysokości środków finansowych dotychczas otrzymanych przez jednostkę realizującą, wysokości środków niewykorzystanych przez jednostkę realizującą, do przekazania jednostce przejmującej realizację projektu, sposobie zagospodarowania aparatury (ze wskazaniem jednostki na stan której przechodzi), zestawieniu poniesionych kosztów (wzór dostępny w sekcji Informacje dla realizujących projekty ) opatrzonym podpisem głównego księgowego jednostki realizującej, kosztorysie projektu. Opinie kierowników jednostek (realizującej i przejmującej realizacje projektu) mogą być wyrażone bezpośrednio na wniosku w formie adnotacji wyrażającej pozytywną ocenę wprowadzanej zmiany lub mogą zostać dołączone oddzielnie. 1.4. Zmiana terminu zakończenia realizacji projektu UWAGA! W przypadku przedłużenia czasu realizacji projektu w konkursach: SONATA 3, SONATA-BIS 1, MAESTRO 3, ze względu na etapowość realizacji projektów w ww. konkursach, przed dokonaniem zmian prosimy o kontakt z opiekunem projektu wskazanym w systemie OSF. Wniosek o dokonanie zmiany zawierający szczegółowe uzasadnienie składa kierownik jednostki z kierownikiem projektu. Do wniosku należy dołączyć: propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN); 2
nowy harmonogram realizacji projektu, jeśli czas realizacji poszczególnych zadań badawczych ulega zmianie. Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu można nadsyłać najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu realizacji. Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów realizacji projektów wskazano w Załączniku A do niniejszej instrukcji. 1.5. Zmiana załączników do umowy Zmiana umowy wywołująca skutki finansowe w danym roku budżetowym może być dokonana nie później niż do dnia 15 listopada roku, którego zmiana dotyczy. 1.5.1. Zmiana kosztorysu projektu zwiększenie środków finansowych w określonej pozycji kosztorysu o więcej niż 15 % Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składa kierownik jednostki wraz z kierownikiem projektu. Do wniosku należy dołączyć: propozycję aneksu (wzory formularzy dostępne na stronie internetowej NCN) wraz z nowym kosztorysem. UWAGA: Wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu. Należy pamiętać, że zmiana nie wymaga aneksu, w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia wysokości środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu, jeżeli: pozycja, z której następuje przesunięcie, jak i pozycja do której następuje przesunięcie ulega zmianie o nie więcej niż 15%; o ile zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji. Jeżeli zmniejszenie lub zwiększenie w danej pozycji kosztorysu następuje więcej niż jeden raz, przy ustalaniu, czy planowana zmiana wymaga sporządzania aneksu, do wartości planowanego przesunięcia należy doliczyć wartość przesunięć dokonanych wcześniej. Granica 15%, jest liczona w stosunku do pierwotnej wartości danej pozycji wskazanej w kolumnie Razem kosztorysu projektu. 1.5.2. Zmiana harmonogramu projektu, w tym modyfikacja nazw zadań badawczych wnikająca ze zmian o charakterze merytorycznym Wniosek o dokonanie zmiany wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, składa kierownik jednostki wraz z kierownikiem projektu. Do wniosku należy dołączyć: 3
propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN) wraz z nowym harmonogramem; nowy kosztorys - w sytuacji, gdy zmiana zadań badawczych i/lub czasu ich realizacji wpływa na wzrost poszczególnych pozycji kosztorysu o więcej niż 15%, bądź na wysokość wydatkowanych środków w kolejnych latach realizacji projektu. 1.6. Zmiana planowanej do zakupienia/wytworzenia aparatury naukowobadawczej Nie dotyczy konkursu HARMONIA 3. Należy pamiętać, że: w konkursie PRELUDIUM 3 ze środków projektu możliwy jest zakup lub wytworzenie aparatury naukowo- badawczej, której koszt całkowity nie przekracza 30% wysokości środków projektu. w konkursie OPUS 3, SONATA 3, SONATA BIS 1, MAESTRO 3 ze środków projektu możliwy jest zakup lub wytworzenie aparatury, przy czym koszt zakupu pojedynczego aparatu naukowo-badawczego nie może przekraczać wartości odpowiednio 500 tys. zł w dziale Nauk Ścisłych i Technicznych(ST) i w dziale Nauk o Życiu (NZ) oraz 150 tys. zł w dziale Nauk Humanistycznych, Społecznych i o Sztuce (HS). Wniosek o dokonanie zmiany zawartej w wykazie planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, o którym mowa w par. 3 ust. 1 umowy, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, składany jest przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki. Do wniosku należy dołączyć: propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN); nowy kosztorys - w sytuacji, gdy zmiana wpływa na wzrost poszczególnych kategorii kosztów o więcej niż 15%, bądź na wysokość wydatkowanych środków w kolejnych latach realizacji projektu (patrz pkt.1.5.1. niniejszej instrukcji). UWAGA! Zmiany planowanej do zakupienia aparatury naukowo-badawczej mogą wpływać na zmianę wysokości kosztów pośrednich w projekcie (wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zwiększeniu w trakcie realizacji projektu). Uzasadnienie powinno m.in. zawierać informacje dotyczące tego, czy aparaturę z której się rezygnuje, planuje się zastąpić innym aparatem; dlaczego proponowana aparatura nie była planowana w pierwotnym wniosku, itp. Każda zmiana w zakresie kupowanej/wytwarzanej aparatury musi ściśle wiązać się z zakresem zadań badawczych zaplanowanych w projekcie. Zasadność zakupu nowych urządzeń zostanie zweryfikowana i będzie uzależniać podpisanie aneksu. W przypadku stwierdzenia, że środki finansowe przekazane na realizację projektu wykorzystano nieprawidłowo, jednostka zostanie wezwana do ich zwrotu wraz z odsetkami. 4
1.7. Zmiana warunków realizacji projektu określona w opisach projektu badawczego, (o których mowa w par. 3 ust.1 umowy), powodująca zmianę zakresu merytorycznego projektu Wniosek o dokonanie zmiany umowy, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem składany jest przez kierownika projektu oraz kierownika jednostki. Do wniosku należy dołączyć: propozycję aneksu (wzór formularza dostępny na stronie internetowej NCN). 2. ZGODA KIEROWNIKA JEDNOSTKI Każdorazowo w przypadku dokonywania poniższych zmian, zgodnie z zapisami umowy Jednostka jest zobowiązana do poinformowania Centrum o ich zaistnieniu przez zawarcie stosownych informacji w najbliższym raporcie rocznym oraz raporcie końcowym; Centrum zachęca też do przekazywania informacji o dokonywanych zmianach niezwłocznie po ich wprowadzeniu, w formie kopii zaakceptowanego wniosku kierownika projektu do kierownika jednostki, co usprawni sprawowanie opieki nad projektem. 2.1 Zwiększenie lub zmniejszenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach kosztorysu, jeżeli zarówno pozycja, z której następuje przesunięcie, jak i pozycja, do której następuje przesunięcie ulega zmianie o nie więcej niż 15%, i o ile zmianie nie ulega wysokość środków finansowych, przyznanych na cały okres realizacji projektu oraz w kolejnych latach jego realizacji. UWAGA! W trakcie realizacji projektu wysokość kosztów pośrednich nie może ulec zmianie. Jeżeli zmniejszenie lub zwiększenie w danej pozycji kosztorysu następuje więcej niż jeden raz przy ustalaniu czy planowana zmiana wymaga sporządzania aneksu, do wartości planowanego przesunięcia należy doliczyć wartość przesunięć dokonanych wcześniej. Granica 15% jest liczona w stosunku do pierwotnej wartości danej pozycji wskazanej w kolumnie Razem kosztorysu projektu. 2.2 Zwiększenie lub zmniejszenie środków finansowych w poszczególnych pozycjach harmonogramu, o ile zmianie nie ulega wysokość środków finansowych przyznanych na cały okres realizacji projektu. 2.3 Zmiana planowanego czasu trwania zadań badawczych, wskazanych w harmonogramie, o ile nie ulega zmianie czas realizacji projektu. 2.4 Zmiana dotycząca planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej (nie dotyczy konkursu HARMONIA 3) zawartej w wykazie planowanej do zakupienia lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej, jeżeli polega ona na: 5
zakupie dodatkowej, nieplanowanej we wniosku o finansowanie projektu aparatury naukowo-badawczej, o ile koszt nie przekracza 15 % pierwotnej kwoty wskazanej w pozycji koszty aparatury (Razem) lub rezygnacji z części aparatury naukowo-badawczej przewidzianej we wniosku o finansowanie projektu, o ile koszt aparatury, z której następuje rezygnacja, nie przekracza 15 % pierwotnej kwoty wskazanej w pozycji koszty aparatury (Razem) lub zakupie aparatury naukowo-badawczej wskazanej we wniosku o finansowanie projektu za kwotę inną niż wskazana we wniosku, jeżeli różnica w cenie wynika z przyczyn niezależnych od Jednostki i nie powoduje wzrostu wydatków na aparaturę o więcej niż 15 % pierwotnej kwoty wskazanej w pozycji koszty aparatury (Razem). 2.5 Nieznaczna zmiana warunków realizacji projektu (tj. niepowodująca zmiany zakresu merytorycznego projektu), określona w opisach projektu, o których mowa w paragrafie 3 ust.1 umowy. UWAGA! Jeżeli którakolwiek z wyżej wskazanych zmian powoduje jednocześnie zmiany wskazane w punkcie 1, do jej wprowadzenia wymagane jest sporządzenie aneksu. 3. INNE ZMIANY 3.1. Zmiana numeru rachunku bankowego jednostki realizującej W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego Jednostki, na który przekazywane są środki finansowe w ramach projektu, należy przesłać pisemną informację o tym zdarzeniu z podpisem kierownika jednostki. 3.2. Zmiana zagranicznej instytucji partnerskiej (konkurs HARMONIA 3) Zmiana instytucji partnerskiej w projektach w ramach konkursu HARMONIA 3 nie będzie akceptowana przez Centrum. 3.3. Zmiana adresu jednostki Kierownik projektu oraz Jednostka zobowiązani są do powiadamiania Centrum o zmianie swojego adresu w formie pisemnej w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu. W przypadku braku powiadomienia, o którym mowa powyżej, wszelką korespondencję wysłaną na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie doręczoną. 4. UWAGI KOŃCOWE 6
Wniosek o zaakceptowanie zmian warunków realizacji projektu należy składać nie później niż 3 miesiące przed dniem zakończenia realizacji projektu (za wyjątkiem wypadków losowych) oraz w terminie 14 dni od dnia zaistnienia przyczyn powodujących potrzebę zmian. Odstępstwo od tej zasady wymaga dodatkowych wyjaśnień wskazujących uzasadnione i niezależne od jednostki przyczyny, dla których dochowanie terminu nie było możliwe. Wnioski o możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu można nadsyłać najpóźniej miesiąc przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu realizacji, o ile nie są one spowodowane nadzwyczajnymi okolicznościami, które wystąpiły po upływie tego terminu. Propozycje wzorów aneksów zmieniających zapisy umowy w konkretnym obszarze, umieszczone zostały na stronach internetowych NCN w sekcji Informacje dla realizujących projekty. W przypadku, gdy wnioskowane zmiany dotyczą więcej niż jednej kwestii, grantobiorca w oparciu o zamieszczone wzory powinien opracować treść aneksu odzwierciedlającą wszystkie planowane modyfikacje. Załącznik A - Szczegółowe zasady dotyczące możliwości zmiany terminów zakończenia projektów finansowanych w konkursach NCN konkurs Opus 3 Harmonia 3 Preludium 3 Sonata 3 Sonata Bis 1 Maestro 3 A czas trwania zgodnie z warunkami konkursu urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop ojcowski, urlop wychowawczy 12-36 m-cy nie w ięcej niż 36 m-cy upraw nienia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12 m-cy (w e w niosku należy podać dokładne daty przebyw ania na urlopie) 12-36 m-cy 36-60 m-cy 36-60 m-cy 36-60 m-cy B C niezdolność do pracy potwierdzona zwolnieniem lekarskim spowodowana chorobą: trwającą w sposób nieprzerwany przez okres dłuższy niż 3 m-ce (w tym zw olnienia lekarskie w trakcie ciąży / z tyt. choroby dziecka), lub trw ająca łącznie dłużej niż 6 m-cy w danym roku realizacji projektu (liczona od momentu rozpoczęcia projektu) wystąpienie uzasadnionego przypadku spowodowanego okolicznościami niemożliw ymi do przew idzenia na etapie zaw ierania umow y (inne niż w skazane w pkt A i B), w tym w ypadki losow e - np.: pow ażne usterki aparatury, długotrwałe procedury przetargowe, opóźnienia ze strony podwykonawców, kontrahentów i partnerów; działanie siły w yższej - w arunki pogodow e, klęski żyw iołow e, itp.; znaczące zmiany merytoryczne w ynikające z odkrycia now ych ścieżek badaw czych w trakcie realizacji projektu upraw nienia do przedłużenia projektu o okres rów ny niezdolności do pracy i nie dłuższy niż 12 m-cy (w ymagane zaśw iadczenie lekarskie określające okres niezdolności do pracy) upraw nienia do przedłużenia projektu o okres nie dłuższy niż 12 m-cy po przedstaw ieniu uzasadnienia opatrzonego podpisem kierow nika projektu i kierow nika jednostki * W przypadku przedłużania terminu zakończenia realizacji projektu - ze w zględu na etapow ość realizacji przed dokonaniem zmian prosimy o kontakt z opiekunem projektu. Maksymalny czas przedłużenia (kombinacja czynników A+B, B+C, A+B+C) nie w ięcej niż 100% pierw otnego czasu realizacji i zarazem nie w ięcej niż 24 m-ce. UWAGA! W przypadku w strzymania finansow ania projektu - okres na jaki realizacja została w strzymana w licza się do maksymalnego czasu o jaki dopuszczalne jest przedłużenie projektu. * - przy przedłużeniu czasu realizacji w konkursie Preludium 3 dodatkow o w ymagany podpis opiekuna naukow ego 7
Załącznik B Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Kierownika/Wykonawcy podejmującego współpracę w ramach projektu badawczego finansowanego w konkursach NCN, będącego w trakcie realizacji Oświadczenie Kierownika Projektu/Wykonawcy 1 Zapoznałam/-em się z wnioskiem o finansowanie oraz umową o realizację i finansowanie projektu badawczego pt.:.. o nr rejestracyjnym. Wyrażam zgodę na zamieszczenie moich danych osobowych, przekazanych Narodowemu Centrum Nauki w związku z udziałem w realizacji w/w projektu, w zbiorze danych Narodowego Centrum Nauki oraz na przetwarzanie tych danych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). miejscowość i data: podpis osoby, składającej oświadczenie: 1 Niewłaściwe skreślić 8