NAJCZĘŚCIEJ WYSTĘPUJĄCE UCHYBIENIA NA ETAPIE ROZLICZANIA INWESTYCJI Poznań 04.10.2019 r.
Podstawa prawna: - Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020, - Ustawa o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. z 2018 r. poz. 627 ze zm.), - Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 14 lipca 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej na operację typu Gospodarka wodno-ściekowa w ramach poddziałania Wsparcie inwestycji związanych z tworzeniem ulepszaniem lub rozbudową wszystkich rodzajów małej infrastruktury, w tym inwestycji w energię odnawialną i w oszczędzanie energii objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. z 2016 r. poz. 1182).
Wniosek o przyznanie płatności sporządzany jest na formularzu udostępnionym na stronie internetowej www.dprow.umww.pl Wniosek wraz z wymaganymi załącznikami może być złożony: bezpośrednio w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego, albo nadany kurierem lub przesyłką rejestrowaną nadaną w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529) O terminowości złożenia wniosku o płatność decyduje data jego złożenia / wpływu do Urzędu Marszałkowskiego.
Operację należy zrealizować nie więcej niż w dwóch etapach, a wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z zestawieniem rzeczowo-finansowym operacji, w tym poniesienie przez Beneficjenta kosztów kwalifikowalnych operacji oraz złożenie wniosku o płatność końcową, nastąpi nie później niż w terminie 24 miesięcy, a w przypadku operacji realizowanych w dwóch etapach nie później niż w terminie 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy, lecz nie później niż do dnia 30 czerwca 2023 roku.
W przypadku, gdy wniosek zawiera braki, Beneficjentowi przysługuje prawo do dwukrotnego ich usunięcia (uzupełnienia) w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli Beneficjent, pomimo ponownego wezwania do usunięcia braków nie usunął ich w wyznaczonym terminie UM rozpatruje wniosek w zakresie, w jakim został wypełniony oraz na podstawie dołączonych i poprawnie sporządzonych dokumentów. W ramach kontroli administracyjnej wniosku o płatność, Beneficjent może być wzywany w formie pisemnej, do wyjaśnienia faktów istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy lub przedstawienia dowodów na potwierdzenie tych faktów, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.
Błędy przy wypełnianiu wniosku o płatność: Niepoprawnie wypełniony wniosek o płatność, Wniosek złożony na niewłaściwym formularzu, Brak podpisu, Brak załączników. Kopie dokumentów, dołącza się w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez beneficjenta albo pracownika samorządu województwa, albo podmiot, który wydał dokument, albo w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza lub przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego radcą prawnym albo adwokatem.
Błędy w załącznikach do wniosku o płatność: 1.Faktury i dowody zapłaty Przed wykonaniem kopii oryginałów faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, na odwrocie należy zamieścić opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznaniu pomocy, Typ operacji (Gospodarka wodno-ściekowa), Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo finansowym z realizacji operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu zł, Numer odrębnego konta na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia oraz opatrzyć klauzulą lub pieczęcią o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020
Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności dokonanej do dnia złożenia wniosku lub w terminie uzupełnień do WoP tj. dowody płatności bezgotówkowej, Złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub równoważne dokumenty księgowe, muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego, Nie uwzględnienie w oddzielnym systemie rachunkowości zdarzenia powodującego poniesienie kosztów kwalifikowanych (transakcji) spowoduje, że koszty te będą podlegać refundacji w wysokości pomniejszonej o 10%.
2. Interpretacja indywidulana Interpretacja indywidualna wymagana jest w przypadku gdy Beneficjent złożył do wniosku o przyznanie pomocy oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT oraz wykazał go w kosztach kwalifikowalnych. Interpretacja powinna dotyczyć przedmiotowej operacji i jednoznacznie wskazywać czy Beneficjent nie może odzyskać uiszczonego w związku z realizacją operacji podatku od towarów i usług. 3. Umowy z wykonawcami Należy dostarczyć umowy z wykonawcami zawierające specyfikację będącą podstawą wystawienia faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z aneksami. Aneksy należy zawierać zgodnie z zapisami w umowie między beneficjentem a wykonawcą oraz zgodnie z przepisami prawa budowlanego i prawa zamówień publicznych. Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą pzp zmiany są możliwe tylko w przypadku kiedy zamawiający przewidział możliwość ich wystąpienia (w ogłoszeniu o przetargu i SIWZ) oraz określił w umowie z wykonawcą warunki na jakich zostaną wprowadzone.
4. Protokół odbioru robót budowlanych. Dokumenty potwierdzające odbiór/ wykonanie prac budowlanych powinny być sporządzone w taki sposób aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót z uwzględnieniem ich zakresu w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo-finansowego operacji stanowiącego załącznik do umowy, W przypadku robót budowlanych, dla których wynagrodzenie wykonawcy ustalone zostały ryczałtowo, protokoły odbioru powinny być sporządzone w układzie pozycji elementów scalonych z zestawienia rzeczowo-finansowego operacji, Protokoły powinny potwierdzać wykonanie określonych prac w zestawieniu oraz wartości kosztów w odniesieniu do poszczególnych pozycji, W przypadku wykazania robót zamiennych, dodatkowych należy przedłożyć protokoły potwierdzające konieczność wykonania tych robót, W sytuacji uzyskania dodatkowych punktów za realizację operacji w związku z tworzeniem pasywnej infrastruktury szerokopasmowej należy przedłożyć dokumenty potwierdzające jej realizację ( zgłoszenie dotyczące przedmiotowych robót, protokół odbioru potwierdzający zakres rzeczowy, powykonawczą dokumentację geodezyjną z zaznaczeniem kolorystycznym sieci).
5. Zatwierdzony Projekt budowlany Zatwierdzony projekt budowlany dołączany jest do wniosku, w przypadku jeśli Beneficjent nie dołączył go do weryfikacji wraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub jeżeli w sposobie realizacji operacji nastąpiły zmiany. Wówczas należy dołączyć dokumenty potwierdzające konieczność wprowadzenia zmian (protokoły konieczności, zmiany decyzji pozwolenia na budowę, zmiany w projekcie technicznym). 6. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami.
7. Zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy złożone co najmniej 14 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki obowiązek. 7a. Oświadczeniem Beneficjenta, że w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu, albo 7b. Potwierdzeniem właściwego organu, że nie wnosi sprzeciwu w przypadku, gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 14 dni Ww. dokumenty dołączane są do wniosku, jeśli w ramach operacji występują zadania, które zostały zakończone oraz dla których z odrębnych przepisów wynika obowiązek złożenia w/w potwierdzenia. 8. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach.
9. Program funkcjonalno-użytkowy. W przypadku złożenia programu funkcjonalno-użytkowego wraz z wnioskiem o przyznanie pomocy Beneficjent wraz z wnioskiem opłatność jest zobowiązany do złożenia: decyzji pozwolenia na budowę jeżeli na podstawie przepisów prawa budowlanego istnieje obowiązek uzyskania tych pozwoleń. Pozwolenie na budowę musi być decyzją ostateczną najpóźniej w dniu przesłania odpowiedzi na pismo w sprawie usunięcia braków. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwemu organowi, potwierdzone przez ten organ wraz z: oświadczeniem, że w terminie 21 dni od dnia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu lub potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru wykonania robót budowlanych. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach, jeżeli jest wymagana. Na etapie wniosku o płatność decyzja ostateczna o środowiskowych uwarunkowaniach, jest wymagana gdy operacja została zrealizowana w formie zaprojektuj i wybuduj.
10. Oświadczenie Beneficjenta o prowadzeniu oddzielnego systemu rachunkowości albo o korzystaniu z odpowiedniego kodu rachunkowego. Beneficjent zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie o przyznaniu pomocy jest zobowiązany do wyodrębnienia systemu księgowego albo korzystaniu z odpowiedniego kodu rachunkowego. Powyższy wymóg oznacza konieczność prowadzenia odrębnej ewidencji w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych. Wraz z oświadczeniem Beneficjent składa politykę rachunkowości i zakładowy plan kont wraz z dokumentem potwierdzającym wprowadzenie np. zarządzenie wójta / burmistrza oraz wydruki z kont księgowych w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji. W przypadku kosztów ogólnych poniesionych przed podpisaniem umowy o przyznaniu pomocy, koszty powinny zostać przeksięgowane na wyodrębnione konto po podpisaniu umowy.
11. Informacja o numerze rachunku bankowego Beneficjenta lub cesjonariusza prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo kredytową Jeśli Beneficjent zawarł z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę pożyczki na daną operację jest zobowiązany do dołączenia do wniosku: Potwierdzenie otwarcia rachunku pożyczki do obsługi pożyczki z budżetu państwa na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW 2014-2020 oraz umowę zawarcia pożyczki z BGK. 12. Sprawozdanie z realizacji operacji. W sprawozdaniu powinny być odzwierciedlone efekty rzeczowe operacji przedstawione w układzie osiągniętych celów i wskaźników zgodnych z umową o przyznaniu pomocy. Dokumenty złożone wraz z wnioskiem o płatność powinny potwierdzać realizację wskaźników określonych w umowie.
Od dnia podpisania umowy o przyznaniu pomocy Beneficjent zobowiązany jest do informowania i rozpowszechniania informacji o otrzymanej pomocy z EFRROW, zgodnie z przepisami załącznika III do rozporządzenia Komisji (UE) NR 808/2014 z dnia 17 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1305/2013 w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). Beneficjent realizujący operację powinien zastosować się do Księgi Wizualizacji znaku PROW 2014-2020 zamieszczonej na stronie internetowej www.minrol.gov.pl. Zawierającej odpowiednie elementy informujące opinię publiczną o współfinansowaniu danego zadania ze środków EFRROW Na potwierdzenie wywiązania się z obowiązku informowania i rozpowszechniania informacji o pomocy otrzymanej z EFRROW w okresie realizacji operacji, w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia złożenia wniosku o płatność końcową należy dostarczyć np. fotografię zamontowanej tablicy lub bilbordu dużego formatu lub zrzut ekranowy ze strony internetowej Beneficjenta.
Dziękuję za uwagę