Zarządzenie Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak z dnia 04 marca 2003 roku w sprawie powołania komisji przetargowej oraz trybu jej pracy. Na podstawie art. 20a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jedn. z 1998r. Dz. U. Nr 119, poz. 773 z późniejszymi zmianami.), zarządzam co następuje: 1 1. Powołuje się w Urzędzie Gminy Frysztak komisję przetargową w następującym składzie : 1) Marcin Pieczka - Z-ca Woja Gminy 2) Tomasz Garncarski - Sekretarz Gminy, 3) Grzegorz Banaś - Skarbnik Gminy 4) Genowefa Tęcza - Inspektor 5) Józef Majewski - Inspektor 6) Andrzej Mocek - Inspektor 7) Józef Krok - Inspektor 8) Mieczysław Wawrzkiewicz - Starszy referent 9) Stanisława Żołyńska - Inspektor 10) Jan Ozga - Inspektor 11) Janusz Bysiewicz - Inspektor 12) Halina Garncarska - Dyrektor ZOEASz. 2. Poszczególne postępowania przetargowe prowadzone będą przez zespoły każdorazowo powoływane przeze mnie na wniosek osób odpowiedzialnych za ich przeprowadzenie. Wzór wniosku o powołanie komisji przetargowej stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 3. W skład zespołów, o których mowa w ust. 2 wchodzi przewodniczący, kierujący pracami komisji, sekretarz prowadzący dokumentację postępowania oraz jeden członek. 4. Tryb pracy komisji określa regulamin, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia. 2 1. Jeżeli w składzie zespołu powołanego do przeprowadzenia postępowania przetargowego zaistnieją okoliczności, o których mowa w 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. Nr 82, poz. 743), członkowie komisji wykonują swoje obowiązki nierzetelnie, albo z innych powodów nie mogą brać udziału w postępowaniu, wówczas zobowiązani są do samowyłączenia się z pracy zespołu. W przeciwnym razie wyłączeni zostaną przez przewodniczącego zespołu lub wójta, jeżeli do samowyłączenia był zobowiązany przewodniczący zespołu. Wzory pism w sprawie wyłączenia stanowią załączniki nr 3 i 4 do niniejszego zarządzenia.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 następuje uzupełnienie składu komisji. Jeżeli brak qworum spowodowany był samowyłączeniem lub wyłączeniem członka komisji, wówczas z wnioskiem o uzupełnienie składu występuje przewodniczący komisji. W przypadku samowyłączenia lub wyłączenia przewodniczącego, nowego przewodniczącego powołuje wójt. Wzór wniosku w sprawie zmian w składzie komisji oraz decyzji o powołaniu nowego przewodniczącego określa załącznik nr 5 do zarządzenia. 3. Wnioski i decyzje, o których mowa w ust. 1 i 2 włącza się do akt postępowania przetargowego. 3 Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych zobowiązuję do opracowania własnych regulaminów działania komisji przetargowych, w oparciu o regulamin, o którym mowa w 1 ust. 4 niniejszego zarządzenia. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak znak sprawy Frysztak, dnia Wójt Gminy Frysztak WNIOSEK o powołanie Zespołu Przetargowego działając na podstawie 1 ust. 2 Zarządzenia Wójta Gminy Frysztak Nr 1/24/2003 z dnia 04 marca 2003 r. w sprawie powołania komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, zwanego dalej zarządzeniem", wnoszę o powołanie Zespołu do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na, w składzie: 1) - przewodniczący Zespołu, 2) - sekretarz Zespołu, 3) - członek Zespołu. INFORMACJE DODA TKOWE Przedmiot zamówienia jest dostawą*, usługą*, robotą budowlaną*, Wartość zamówienia w rozumieniu ustawy wynosi złotych netto, co na dzień stanowi równowartość euro. (leuro= złotych). Wniosek sporządził: DECYZJA Wójta Gminy w sprawie zatwierdzenia* odrzucenia* wniosku o powołanie Zespołu Przetargowego działając na podstawie 1 ust. 2 zarządzenia Wójta Gminy Frysztak Nr 1/24/2003 z dnia 04 marca 2003 r. w sprawie powołania komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, zwanego dalej zarządzeniem", postanawiam: Powołać zespół w składzie: 1) - przewodniczący Zespołu, 2) - sekretarz Zespołu, 3) - członek Zespołu* Odmówić powołania Zespołu w proponowanym składzie. 1) - przewodniczący Zespołu, 2) - sekretarz Zespołu, 3) - członek Zespołu* do przeprowadzenia postępowania, o którym mowa we wniosku. Zespół rozpocznie działalność z dniem, dnia jf niepotrzebne skreślić Podpis Wójta
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak Regulamin pracy Komisji Przetargowej działającej w Urzędzie Gminy 1 Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o: a. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2002r. Nr 72, poz. 664 z późn. zmianami), b. komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową działającą w Urzędzie Gminy, c. zespole - należy przez to rozumieć zespół działający w ramach komisji przetargowej, powołany dla przeprowadzenia konkretnego postępowania przetargowego, d. Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Frysztak, e. Przewodniczącym, sekretarzu i członku komisji - należy przez to rozumieć przewodniczącego, sekretarza i członka komisji, o której mowa w pkt. 2, f. zamawiającym - należy przez to rozumieć Gminę, g. zarządzeniu - należy przez to rozumieć zarządzenie Z a r z ą d z e n i e Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak z dnia 04 marca 2003 roku w sprawie powołania komisji przetargowej i trybu jej pracy. Komisja i zespół rozpoczynają swoją działalność z chwilą ich powołania. 2 3 Komisja i zespół w toku swojej pracy kierują się ustawą, przepisami do niej wykonawczymi i niniejszym regulaminem. 4 Do zadań przewodniczącego zespołu należy: 1) odbieranie oświadczeń członków zespołu o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających im występowanie w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, 2) informowanie wójta o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka komisji, 3) wyznaczanie terminów posiedzeń zespołu,
4) prowadzenie posiedzeń zespołu, 5) rozdział pomiędzy członków zespołu prac podejmowanych w trybie roboczym, w tym w początkowej fazie postępowania przydział określonym członkom zespołu zadań związanych z przygotowaniem dokumentów składających się na specyfikację istotnych warunków zamówienia, 6) nadzór nad prawidłowością prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 7) informowanie wójta o problemach związanych z pracami zespołu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 8) reprezentowanie komisji w wystąpieniach zewnętrznych, 9) po zakończeniu prac komisji przedkładanie wójtowi protokołu postępowania o zamówienie publiczne do zatwierdzenia wraz ze wzorem umowy do podpisania z wybranym oferentem. 5 1. Sekretarza zespołu powołuje jej przewodniczący, spośród członków zespołu. 2. Do zadań sekretarza zespołu należy: 1) prowadzenie w sposób ciągły protokołu postępowania odzwierciedlającego poszczególne etapy posiedzeń zespołu, 2) wypełnianie odpowiednich druków protokołu, 3) prowadzenie dokumentacji postępowania udzielenie zamówienia publicznego, 4) dbałość o sprawną organizację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6 1. Zadania Zespołu obejmują: 1) w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności przygotowanie i przekazanie do akceptacji wójta: a) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem, b) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę, c) propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, któremu ma być udzielone zamówienie, d) ogłoszeń właściwych dla danego typu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, e) projektów innych wymaganych dokumentów, w szczególności wniosków wójta do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą, 2) w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: a) udostępnianie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanych dostawcom lub wykonawcom oraz udzielanie wyjaśnień dotyczących jej treści, b) prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami w sytuacji, gdy ustawa dopuszcza prowadzenie takich negocjacji albo rokowań, c) otwarcie ofert,
d) ocena spełnienia warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wykluczanie oferentów tych warunków nie spełniających lub podlegających wykluczeniu na innej podstawie określonej ustawą, e) odrzucanie ofert spełniających warunki określone w art. 27a ustawy, f) ocena ofert nie podlegających odrzuceniu, g) przygotowywanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnienia postępowania, h) przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest, i) sporządzanie odpowiedniej dokumentacji wg druków ZP wprowadzonych zarządzeniem Prezesa UZP dla zamówień o równowartości powyżej 30.000 euro, j) przedstawianie wójtowi propozycji wyboru tej spośród pozostałych złożonych ważnych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, k) informowanie wójta o przypadkach w których oferent, którego oferta została wybrana przedstawił w ofercie dane nieprawdziwe, uchyla się od podpisania umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Zespół kończy swoją działalność w dniu podpisania umowy, przesyłając do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania wg druku ZP- 150. 3. Zespół prowadzący postępowanie przetargowe ma prawo wykluczyć oferenta, odrzucić ofertę bądź unieważnić przetarg na podstawie art. 19 ust. 1, art. 22 ust. 7, art. 24 ust. 4, art. 27a ust.l oraz art. 27b ust. 1 ustawy. 4. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 27b ust. 1 ustawy, zespół proponuje wójtowi unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Pisemne uzasadnienie takiej propozycji powinno zawierać wskazanie dokładnej podstawy prawnej, omawiać okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania oraz informować o możliwych skutkach wynikających z art. 27b ust. 3 ustawy. 5. W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę, zespół proponuje wybór tej oferty, która zawiera najniższą cenę. 6. W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki, zespół przedkłada wójtowi stanowisko w sprawie możliwości zawarcia umowy z oferentem, z którym były prowadzone rokowania. 7 Tryb pracy zespołu po otwarciu ofert. 1) Przewodniczący zespołu przedstawia zebranym: a) cel spotkania ze wskazaniem przedmiotu zamówienia, trybu jego udzielania oraz miejsca i daty publikacji ogłoszenia o przetargu, b) skład zespołu przetargowego, c) liczbę złożonych ofert ze wskazaniem nazw (firm) i adresów (siedzib) oferentów, których oferty zostały uznane za nieważne z powodu złożenia ich po wyznaczonym terminie, d) oferty, okazując iż nie zostały one uszkodzone oraz że nie noszą śladów wskazujących na próbę naruszenia ich tajemnicy. 2) przewodniczący zespołu zwraca się do oferentów z pytaniem, czy chcą złożyć oświadczenia przed otwarciem ofert. Ewentualne oświadczenia odnotowuje się natychmiast na załączniku wg druku ZP - 42,
3) po otwarciu każdej oferty, przewodniczący zespołu odczyta, a sekretarz odnotowuje na załączniku wg druku ZP - 41 zawarte w ofercie: nazwę i adres oferenta, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, warunki płatności, liczbę kolejno ponumerowanych stron, na których złożona została oferta, 4) po zapoznaniu się z dokumentami składanymi przez oferentów, członkowie zespołu składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy, wg wzoru ZP - 21, 5) procedurę zmian w składzie zespołu określa 2 zarządzenia, 6) przed zamknięciem części jawnej posiedzenia przewodniczący zespołu, zachowując formę pisemną może wezwać upełnomocnionych przedstawicieli oferentów do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 5 ustawy, 7) przewodniczący zespołu może poinformować zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i podania wyników do publicznej wiadomości, 8) przed przystąpieniem do oceny ofert, zespół przygotowuje treść wezwania do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 5 ustawy i po jego podpisaniu przez wójta przesyła je oferentom, 9) zespół wyklucza z udziału w postępowaniu oferentów, w przypadkach określonych w art. 22 ust. 7 ustawy. 8 Do zadań zespołu w trakcie oceny ofert należało będzie: 1) sprawdzenie, czy wszystkie oferty odpowiadają warunkom i zasadom określonym w ustawie i specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 2) określenie, czy ofert nie zawierają oczywistych pomyłek, a w przypadku ich stwierdzenia odnotowuje rodzaj błędu wg druku ZP - 43, 3) powiadamianie oferentów o dokonaniu oczywistych pomyłek, 4) w przypadku uznania przynajmniej jednej z ofert za nieważną z powodu błędów formalnych, wypełnienie załącznika wg druku ZP - 44, 5) w oparciu o dane zawarte w załączniku wg druku ZP - 45, dokonywanie ocen spełniania warunków wymaganych przez oferentów i odnotowywanie wyników na załączniku wg druku ZP - 46 (informacja o spełnieniu warunków wymaganych od oferentów), 6) po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w ppkt. 4 i 5, w przypadku stwierdzenia, iż jakikolwiek z oferentów kwalifikuje się do wykluczenia, przygotowywanie zawiadomień o wykluczeniu z postępowania o zamówienie publiczne zawierające uzasadnienie faktyczne i prawne, które po akceptacji wójta niezwłocznie przesyła wykluczonemu oferentowi, 7) odrzucenie ofert spełniających warunki określone w art. 27a ust. 1 ustawy, 8) pozostawianie bez rozpatrzenia ofert tych oferentów, którzy zostali wykluczeni z postępowania, 9) dokonanie ocen złożonych ofert i wpisanie wyników na druku ZP - 52, 10) sporządzanie zbiorczego zestawienia ocen ofert; w takim przypadku pisemne uzasadnienia indywidualnej oceny ofert zastępuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty, 11) wykorzystując wyniki indywidualnej oceny ofert, zespół sporządza streszczenie i porównanie złożonych ofert na załączniku wg druku ZP - 53, 12) w przypadku odrzucenia wszystkich ofert, zespół zamieszcza uzasadnienie odrzucenia na załączniku wg druku ZP - 54.
9 Czynności zespołu w przypadku wniesienia protestu. 1) W przypadku wniesienia protestu zespół zawiesi postępowanie do czasu jego rozpatrzenia, nie dłużej jednak niż na okres 7 dni, chyba że wystąpią okoliczności określone w art. 85 ust. 1 pkt. 1, 2 lub 3 ustawy, 2) o złożeniu protestu zespół zawiadamia niezwłocznie pozostałych uczestników postępowania, 3) protest na czynności podjęte przez zamawiającego złożony przez dostawców lub wykonawców przewodniczący zespołu przekazuje wraz z jego stanowiskiem do rozpatrzenia wójtowi, 10 1. W przypadku udziału w pracach zespołu biegłych (rzeczoznawców) zespół odnotowuje ich dane na druku ZP - 81. 2. Biegły (rzeczoznawca) składa przewodniczącemu zespołu pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy, wg druku ZP-21. 3. Przepis 2 zarządzenia stosuje się odpowiednio. 11 Na polecenie wójta lub osoby przez niego upoważnionej zespół powtarza unieważnioną przez nich czynność, podjętą z naruszeniem prawa. 12 1. Po podpisaniu przez zespół protokołu postępowania i jego zatwierdzeniu przez wójta, zespół podaje wyniki postępowania do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy oraz niezwłocznie powiadamia na piśmie wszystkich oferentów, którzy złożyli oferty. 2. W zawiadomieniu przesyłanym oferentowi, którego ofertę wybrano, określa się również miejsce i termin zawarcia umowy. 13 1. W postępowaniach, których wartość przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, zespół zobowiązany jest sporządzić dokumentację podstawowych czynności związanych z przeprowadzonym postępowaniem. 2. Dokonując oceny złożonych ofert, zespół stosuje druki ZP przewidziane dla zamówień powyżej 30.000 euro.
Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak znak sprawy Frysztak, dnia Pani* (Pan*) Przewodniczący Zespołu Przetargowego*, Wójt Gminy * WYŁĄCZENIE SIĘ członka Zespołu Przetargowego z udziału w pracach Zespołu Działając na podstawie 2 ust. 1 zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak z dnia 04 marca 2003 r. w sprawie powołania komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, zwanego dalej zarządzeniem ", ja niżej podpisany: imię i nazwisko członka Komisji niniejszym informuję Panią* (Pana*) Przewodniczącego* Wójta* o tym, że postanawiam wyłączyć się z udziału w dalszych pracach Zespołu Przetargowego, powołanego decyzją Wójta Gminy z dnia 200... roku, znak sprawy do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: nazwa postępowania Powodem mojego wyłączenia się z udziału w dalszych pracach Zespołu jest: Jednocześnie oświadczani, że ostatnią czynnością Zespołu Przetargowego, dokonaną z moim udziałem, była czynność: opis przedmiotowej czynności Frysztak dnia -niepotrzebne skreślić 200... roku podpis wyłączającego się członka lub przewodniczącego Zespołu
znak sprawy Załącznik Nr 4 do zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak Frysztak dnia WYŁĄCZENIE Członka Zespołu Przetargowego z dalszego udziału w postępowaniu Działając na podstawie 2 ust. 1 zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak z dnia 04 marca 2003 r. w sprawie powołania komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, zwanego dalej zarządzeniem", ja niżej podpisany: Panią*(Pana*) postanawiam wyłączyć z dalszego udziału w postępowaniu: imię i nazwisko stanowisko służbowe pełniącego funkcję w Zespole Przetargowym, powołanym decyzją Wójta Gminy z dnia 200... roku, znak sprawy do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na: nazwa postępowania Powodem wyłączenia (zgodnie z dokumentacją postępowania) jest: treść pisemnego oświadczenia, o którym mowa wart. 20 ust. 2 ustawy, złożonego przez Panią* (Pana*), samowyłączenie się Pani* (Pana*), treść oświadczeń o zależności lub dominacji, złożonych przez oferentów* inny powód Jednocześnie stwierdzam, że ostatnią czynnością Zespołu Przetargowego, dokonaną z udziałem Pani* (Pana*), była czynność. opis przedmiotowej czynności oraz wskazanie miejsca w protokole postępowania lub dokumentacji podstawowych czynności postępowania, w którym odnotowano fakt wyłączenia członka ze składu Komisji Frysztak, dnia 200... roku. * -niepotrzebne skreślić Przewodniczący Zespołu Przetargowego lub Wójt ** -wyłączenie przewodniczącego jest równoznaczne z jego odwołaniem ze składu Komisji Przetargowej,
Załącznik Nr 5 do zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak Frysztak, dnia znak sprawy Wójt Gminy Frysztak WNIOSEK w sprawie zmian w składzie Zespołu Przetargowego Działając na podstawie 2 ust. 2 zarządzenia Nr 1/24/2003 Wójta Gminy Frysztak z dnia 04 marca 2003 r. w sprawie powołania komisji przetargowej oraz trybu jej pracy zwanego dalej zarządzeniem", zwracam się do Pana Wójta z wnioskiem o: 1. * odwołanie ze składu Zespołu Przetargowego, powołanego decyzją z dnia znak sprawy do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: niżej wymienionych członków: 1) - imię i nazwisko funkcja pełniona w Zespole 2) - 3) - Podstawą wniosku o odwołanie (zgodnie z dokumentacją postępowania ) jest: wyłączenie dokonane przez przewodniczącego Zespołu *, samowyłączenie się członka Zespołu*, treść oświadczenia o zależności i dominacji, złożonych przez oferentów* inny powód 2. *powołanie do składu Zespołu Przetargowego, w miejsce członków, o których mowa w pkt. 1, niżej wymienionych pracowników Urzędu Gminy Frysztak. 3. 1) - imię i nazwisko funkcja w Zespole 2) - 3) - sekretarz Zespołu Przetargowego przewodniczący Zespołu Przetargowego niepotrzebne skreślić