MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ ul. Grabowo 2 81-265 Gdynia Znak sprawy: MOPS.DZP.322.2.64/2018 ZAPYTANIE OFERTOWE Niniejsze zapytanie ofertowe realizowane jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotówkach równowartości 30 000 euro w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdyni, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 37/2017 Dyrektora MOPS w Gdyni z dnia 16.10.2017 r. Zamawiający: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, Jednostka Budżetowa Gminy Miasta Gdynia ul. Grabowo 2, 81-265 Gdynia, tel./fax: (58) 782 01 20, strona internetowa: www.mopsgdynia.pl adres e-mail: sekretariat@mopsgdynia.pl; NIP: 586-12-12-048, REGON: 002830332 Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na poniżej opisany przedmiot zamówienia: Rozdział 1. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi elektronicznego zabezpieczenia pracowników socjalnych w sytuacjach zagrożenia podczas wykonywania czynności służbowych. 2. Zakres usługi: 1) wyposażenie 52 pracowników socjalnych w przenośne bezprzewodowe urządzenia dające możliwość dokładnego zlokalizowania ich miejsca przebywania, wyposażone w przycisk alarmowy (zwane dalej urządzeniami); Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia liczby pracowników do maksymalnie 55 osób w okresie czerwiec grudzień 2018 r.; 2) przyjęcie powiadomienia alarmowego w momencie wciśnięcia przycisku alarmowego, natychmiastowa identyfikacja lokalizacji osoby zgłaszającej alarm i prowadzenie akcji pomocowej obejmującej w szczególności: a) kontakt z osobą zgłaszającą alarm, o ile to możliwe, w celu diagnozy przyczyny użycia przycisku alarmowego (potwierdzenie lub odwołanie alarmu); UWAGA: pracownicy socjalni są przez Zamawiającego wyposażeni w telefony komórkowe; b) zapewnienie niezwłocznej, adekwatnej do sytuacji i skutecznej interwencji, w tym wezwanie w razie konieczności odpowiednich służb (pogotowie,
policja, straż), udzielenie im niezbędnych informacji, a następnie monitorowanie przebiegu interwencji do przybycia wezwanych służb; 3) podanie dokładnej, aktualnej lokalizacji każdego urządzenia na wezwanie Zamawiającego, 4) odtworzenie historii zdarzeń alarmowych i miejsc przebywania osoby korzystającej z urządzenia, 5) zapewnienie stałego kontaktu telefonicznego z Wykonawcą w godzinach świadczenia usługi. 3. Urządzenie musi być proste w obsłudze i mieścić się w dłoni pracownika dając mu łatwość dostępu, jednocześnie musi umożliwiać precyzyjne ustalenie miejsca przebywania osoby z niego korzystającej, również w sytuacji, gdy osoba znajduje się w pomieszczeniach zamkniętych. Zamawiający wyklucza urządzenie w postaci telefonu komórkowego. 4. Wybrany Wykonawca przeprowadzi szkolenie wskazanych pracowników Zamawiającego w zakresie funkcjonowania usługi, w szczególności z zasad obsługi urządzeń. Miejsce szkolenia zapewnia Zamawiający. 5. Usługa będzie świadczona od poniedziałku do niedzieli w godzinach od 7.00 do 22.00 dla 52 pracowników socjalnych zatrudnionych przez Zamawiającego. Rozpoczęcie świadczenia usługi nastąpi nie później niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od zawarcia umowy, nie później jednak niż jeden dzień po przeszkoleniu przez Wykonawcę wszystkich pracowników wskazanych przez Zamawiającego. 6. Płatności za realizację usługi będą odbywały się na podstawie faktur miesięcznych. Wykonawca wraz z fakturą przedkładać będzie Zamawiającemu raport z wykonywania usługi. 7. Raport musi zawierać zestawienie wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w ramach wykonywanej usługi z miesiąca kalendarzowego, w tym dokładną datę, godzinę i rodzaj zdarzenia oraz zestawienia czynności podjętych przez Wykonawcę w ramach poszczególnych zdarzeń. 8. Cena brutto oferty musi obejmować całkowity koszt realizacji usługi dla 52 osób w okresie 7 (siedmiu) pełnych miesięcy. Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie ceny brutto miesięcznego abonamentu za jedną osobę, która winna obejmować w szczególności: 1) miesięczny koszt abonamentu za 1 osobę korzystającą z usługi, 2) miesięczny koszt dzierżawy 1 urządzenia, 3) ewentualne koszty aktywacji usługi / podłączenia urządzenia do systemu, 4) inne koszty związane z prawidłową i terminową realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszt jednorazowego przeszkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie funkcjonowania usługi, w szczególności z zasad obsługi urządzenia. 9. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty szczegółowy opis zakresu i sposobu organizacji usługi obejmujący co najmniej: 1) w tym tryb postępowania ww. przypadku użycia przycisku alarmowego i procedurę akcji pomocowej, 2) opis funkcji zdalnego nasłuchu zgłoszenia alarmowego wraz z rejestracją cyfrową (jeśli dotyczy), 3) wykaz urządzeń (nazwa, producent, model), które zostaną zapewnione przez Wykonawcę do świadczenia przedmiotowej usługi,
4) informacje o wymiarze szkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie funkcjonowania usługi Wzór szczegółowego opisu usługi stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. 10. W przypadku gdy oferta będzie zawierać tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003r. Nr 153, poz. 1503 z zm.)wykonawca wraz z ofertą winien złożyć oświadczenie, które informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania. Rozdział 2. Termin i miejsce realizacji zamówienia Okres realizacji usługi: od dnia 16.05.2018 r. lub dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2018r. z uwzględnieniem zapisów Rozdziału 1 ust. 5 zapytania. Rozdział 3. Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w niniejszym postępowaniu, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: 1) Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składnia ofert wykonał co najmniej dwie usługi polegające na elektronicznym zabezpieczeniu pracowników socjalnych lub kuratorów lub prokuratorów wykonujących czynności służbowe w sytuacjach zagrożenia, z których każda była świadczona jednocześnie dla co najmniej 5 osób nieprzerwalnie przez co najmniej 30 dni. 2. W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku Wykonawca wraz z formularzem ofertowym przedłoży Wykaz usług, zawierający co najmniej usługi, o których mowa pkt. 1. wraz z dokumentami określającymi czy te dostawy zostały wykonane należycie (np. referencje). Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 3. Oferty niespełniające ww. warunku będą podlegały odrzuceniu. 4. Zamawiający poprawi w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie; 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; 3) inne omyłki, polegające na niezgodności oferty z treścią Zapytania ofertowego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Rozdział 4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej 1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród ofert nie podlegających odrzuceniu, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: 1) kryterium nr 1: cena jednostkowa brutto waga 70%, 2) kryterium nr 2: funkcje techniczne waga 30 %. 2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagę. Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalna ilość punktów jaką po uwzględnieniu wagi kryteriów może osiągnąć oferta wynosi 100 pkt. 3. Każda z ofert będzie oceniania według powyższych kryteriów zgodnie z poniższym wzorem:
P = Pc + Pt gdzie: P łączna ilość punktów Pc ilość punktów w kryterium cena jednostkowa brutto Pt ilość punktów w kryterium funkcje techniczne 4. Kryterium nr 1: cena jednostkowa brutto - waga kryterium 70% - maksymalna ilość punktów = 70 pkt. Opis sposobu oceny oferty: Pc = najniższa cena jednostkowa brutto ------------------------------------------------- x 70 pkt. cena jednostkowa brutto oferty badanej Pc ilość punktów w kryterium cena jednostkowa brutto obliczona dla danej oferty W kryterium cena jednostkowa brutto ocenie podlegać będzie cena jednostkowa brutto miesięcznego abonamentu za jedną osobę, przy założeniu realizacji usługi przez wskazany w Rozdziale nr 2 termin dla 52 osób. 5. Kryterium nr 2: funkcje techniczne waga kryterium 30% - maksymalna ilość punktów = 30 pkt. W kryterium funkcje techniczne ocenie podlegać będzie zapewnienia w ramach usługi funkcji zdalnego nasłuchu zgłoszenia alarmowego wraz z rejestracją cyfrową. Wykonawca otrzyma punktację w następujący sposób: a) w ramach usługi Wykonawca nie zapewnia zdalnego nasłuchu zgłoszenia alarmowego wraz z rejestracją cyfrową 0 punktów, b) w ramach usługi Wykonawca zapewnia zdalny nasłuch zgłoszenia alarmowego wraz z rejestracją cyfrową 30 punktów. 5. Zamawiający zaprosi dwóch Wykonawców, którzy otrzymają największą ilość punktów w ww. kryteriach oceny ofert do testu zaoferowanej usługi. Test zaoferowanej usługi będzie polegał na faktycznym zaprezentowaniu jego działania, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego tj. próbne nawiązanie połączenia z operatorem i ustalenie dokładnej lokalizacji urządzenia. Zamawiający ustali z wybranymi Wykonawcami szczegółową datę i godzinę przeprowadzenia testu. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może zrezygnować z przeprowadzenia testu zaoferowanej usługi w szczególności, gdy usługa zostanie zaoferowana przez Wykonawcę realizującego już usługę obejmującą przedmiot zamówienia na rzecz Zamawiającego. W sytuacji rezygnacji przez Zamawiającego z przeprowadzania testu zaoferowanego urządzenia Zamawiający przyjmuje, że usługa została pozytywnie zaprezentowana.
6. Zamawiający udzieli zamówienia jednemu z Wykonawców, o których mowa w ust. 4, który poprawnie zaprezentuje funkcjonowanie zaproponowanej usługi podczas testu, o którym mowa w ust. 4. 7. Jeżeli obydwu Wykonawców zaprezentuje pozytywnie zaoferowaną usługę, Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który złożył ofertę z niższą ceną brutto za realizację przedmiotowego zamówienia. 8. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi, że obydwie oferty zostały złożone z taką samą ceną, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 9. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 10. O wynikach przeprowadzonego zapytania ofertowego (nazwa i adres Wykonawców, oferowane ceny brutto, ilość punktów otrzymanych w kryterium funkcje techniczne ) MOPS Gdynia poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty, a informacje o wyborze oferty najkorzystniejszej zamieści na stronie internetowej. 11. MOPS Gdynia zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania, w szczególności, gdy ceny zaproponowane przez wykonawców będą wyższe od kwoty, jaka została przeznaczona na sfinansowanie niniejszego zamówienia. Rozdział 5. Termin, miejsce i sposób składania ofert przez wykonawców, termin otwarcia ofert 1. Ofertę ( Formularz oferty - załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, Wykaz usług załącznik nr 2 do niniejszego zapytania) należy przesłać do dnia 07.05.2018r, do godz. 11:00, na adres e-mail: dzp@mopsgdynia.pl lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, ul. Grabowo 2, 81-265 Gdynia w Sekretariacie. 2. Oferty składane na adres e-mail należy w tytule oznaczyć: Oferta na elektroniczne zabezpieczenie pracowników socjalnych. Oferty składane w siedzibie Zamawiającego należy umieścić w zamkniętej kopercie oznaczonej: Oferta na elektroniczne zabezpieczenie pracowników socjalnych, Nie otwierać do dnia 07.05.2018r do godz. 11:00. 3. Oferty złożone po terminie, o którym mowa w ust. 1 nie będą rozpatrywane. 4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. 5. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wszystkie dokumenty wymagane w treści niniejszego zapytania. 6. Po upływie terminu składania ofert, o którym mowa w ust 1, Zamawiający zweryfikuje treść złożonych ofert i dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, według kryteriów określonych w Rozdziale 4 niniejszego zapytania. Rozdział 6. Inne istotne informacje dotyczące postępowania 1. MOPS Gdynia zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania, w szczególności, gdy cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższać kwotę, jaką została przeznaczona na sfinansowanie niniejszego zamówienia.
2. Oferta musi być podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz, zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy wynikającymi z przepisów prawa, z danych ujawnionych we właściwym rejestrze albo przez osobę/y osiadającą/e stosowne pełnomocnictwo. 3. Oferty niespełniające powyższego wymogu zostaną odrzucone. 4. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty winno być dołączone do oferty. UWAGA: Zamawiający przed zawarciem umowy z wybranym Wykonawcą, wymaga przedłożenia pełnomocnictwa w oryginale lub kserokopii poświadczonej notarialnie, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty. 5. Jeżeli Wykonawca nie złoży wraz z ofertą dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw wymaganych w treści niniejszego zapytania lub złoży dokumenty, oświadczenia lub pełnomocnictwa nieaktualne lub zawierające błędy, Zamawiający wezwie Wykonawcę w terminie przez siebie wskazanym do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia tych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw. 6. Jeżeli zaoferowana cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny. 7. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy. Rozdział 7. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami ze wskazaniem osoby upoważnionej do kontaktowania się w sprawie zapytania Osoba do kontaktu: Patrycja Pranszke tel. (0-58) 625-93-69; +48 504 873 202 e-mail: dzp@mopsgdynia.pl. Rozdział 8. Załączniki do zapytania ofertowego 1. Formularz oferty 2. Szczegółowy opis usługi 3. Wykaz usług