ZAPYTANIE OFERTOWE. Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

Transkrypt

1 MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ ul. Grabowo Gdynia Znak sprawy: MOPS.DZP /2018 ZAPYTANIE OFERTOWE Niniejsze zapytanie ofertowe realizowane jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotówkach równowartości euro w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdyni, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 37/2017 Dyrektora MOPS w Gdyni z dnia r. Zamawiający: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, Jednostka Budżetowa Gminy Miasta Gdynia ul. Grabowo 2, Gdynia, tel./fax: (58) , strona internetowa: adres sekretariat@mopsgdynia.pl; NIP: , REGON: Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na poniżej opisany przedmiot zamówienia: Rozdział 1. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa komputerów, urządzeń drukujących oraz akcesoriów komputerowych do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdyni (dalej MOPS Gdynia). 2. Przedmiot zamówienia został podzielony na cztery części: 1) Część 1 Dostawa komputerów - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do zapytania; 2) Część 2 Dostawa urządzeń drukujących - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do zapytania; 3) Część 3 Dostawa specjalistycznych urządzeń drukujących - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 3 do zapytania; 4) Część 4 Dostawa akcesoriów komputerowych - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 4 do zapytania. 3. Wykonawca może złożyć ofertę na dowolna ilość wyżej wymienionych części zamówienia. 4. W szczegółowych opisach przedmiotu zamówienia dla poszczególnej części określono minimalne wymagania, parametry techniczne, warunki oraz okres trwania gwarancji zamawianego asortymentu, co oznacza, że Wykonawca może zaoferować modele zgodne z wymaganiami minimalnymi lub modele o wyższych parametrach. Wszystkie wymagane funkcjonalności muszą być dostępne w dniu składania oferty. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 5 do zapytania ofertowego, specyfikacji oferowanego przedmiotu dostawy (stosownie do oferowanych części zamówienia) poprzez określenie producenta, modelu wraz z numerem katalogowym (jeżeli taki numer istnienie) każdej oferowanej pozycji asortymentowej, w sposób

2 umożliwiający zidentyfikowanie wymaganych parametrów technicznych przez Zamawiającego w okresie związania ofertą (np. możliwość uzyskania przedmiotowych informacji ze wskazanej przez Wykonawcę strony internetowej). W przypadku braku możliwości potwierdzenia parametrów technicznych oferowanego przez Wykonawcę asortymentu, w sposób opisany w zdaniu poprzednim, Zamawiający wezwie Wykonawcę do przedłożenia stosownych dokumentów potwierdzających te parametry w terminie wskazanym przez Zamawiającego, chyba że Wykonawca dołączy te dokumenty do oferty. Nie wskazanie przez Wykonawcę wyżej wymienionych informacji w stosunku do oferowanych pozycji asortymentowych lub nieposiadanie jakiegokolwiek parametru przez zaoferowany asortyment daje podstawę Zamawiającemu do odrzucenia oferty. 5. Zamawiający wymaga, aby dostarczony asortyment był fabrycznie nowy, wolny od wad fizycznych i prawnych oraz posiadał deklarację CE. 6. Dotyczy tylko Części 1, 2, 3: Do każdego urządzenia musi być dostarczona dokumentacja w wersji elektronicznej lub papierowej w języku polskim (jeżeli producent nie przewidział dokumentacji w języku polskim Zamawiający dopuszcza dokumentację w języku angielskim). 7. Wszystkie urządzenia zasilane energią elektryczna muszą współpracować z siecią energetyczna o parametrach: 230V 10%, 50 Hz. 8. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia we własnym zakresie, na własny koszt i ryzyko oraz dokona jego rozładunku w siedzibie Zamawiającego: Gdynia ul. Grabowo 2. Opakowanie sprzętu musi gwarantować jego bezpieczny transport i składowanie. 9. Zamawiający w załącznikach nr 1, 2, 3, 4 do zapytania ofertowego określił minimalne okresy gwarancji dla poszczególnych pozycji asortymentowych, które liczone będą od daty odbioru przedmiotu zamówienia bez uwag. Zamawiający zastrzega sobie prawo bez utraty praw gwarancyjnych, na rozbudowę sprzętu w zakresie przewidzianym przez producenta. 10. Wymagane warunki serwisu w okresie gwarancji: 1) wszystkie koszty usuwania awarii urządzeń, których przyczyna nie leży po stronie Zamawiającego, ponosi Wykonawca, 2) serwis gwarancyjny powinien być świadczony w miejscu używania sprzętu z możliwością naprawy w serwisie Wykonawcy, jeśli naprawa u Zamawiającego okaże się niemożliwa, 3) przekazanie sprzętu Wykonawcy do naprawy i odbiór przez Zamawiającego sprzętu po naprawie, odbywać się będzie w miejscu instalacji sprzętu oraz na koszt Wykonawcy, 4) przyjmowanie zgłoszeń dotyczących awarii musi odbywać się przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu, awarie będą zgłaszane poczta elektroniczną, telefonicznie lub faksem Wykonawca na żądanie Zamawiającego będzie zobowiązany do potwierdzenia otrzymania zgłoszenia; 5) w przypadku zgłoszenia awarii sprzętu serwis musi podjąć działanie zmierzające do usunięcia awarii w przeciągu 3 dni roboczych, 6) trzykrotna naprawa asortymentu w okresie gwarancyjnym będzie skutkować jego wymianą na koszt Wykonawcy. 11. W przypadku gdy naprawa dysków twardych wymaga konieczności ich wymiany, uszkodzony dysk twardy pozostaje w siedzibie Zamawiającego. 12. Cena oferty winna być obliczana zgodnie z tabelą zawartą w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. 13. Cena oferty musi obejmować kompleksowe wykonanie przedmiotu zamówienia, o którym mowa powyżej. 14. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

3 Rozdział 2. Termin i miejsce realizacji zamówienia 1. Wymagany termin realizacji zamówienia: 10 dni roboczych licząc od dnia zawarcia umowy. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przedmiotu zamówienia do siedziby MOPS Gdynia, ul. Grabowo 2, Gdynia Rozdział 3. Warunki udziału w postępowaniu Zamawiający nie określa warunków udziału w postępowaniu. Rozdział 4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej 1. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą w poszczególnej części zamówienia spośród ofert nie podlegających odrzuceniu, na podstawie jedynego kryterium oceny ofert: cena brutto oferty waga 100%. 2. Oferta z najniższą ceną brutto w poszczególnej części zamówienia dostanie automatycznie 100 pkt., a pozostałe oferty będą oceniane wg. poniższego wzoru: najniższa cena brutto oferty x 100 pkt. cena brutto oferty badanej 2. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty w poszczególnej części zamówienia z uwagi, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 3. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 4. O wynikach przeprowadzonego zapytania ofertowego w poszczególnej części zamówienia (nazwa i adres Wykonawców, oferowane ceny brutto) Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty a informacje o wyborze oferty najkorzystniejszej zamieści na stronie internetowej Rozdział 5. Termin, miejsce i sposób składania ofert przez wykonawców, termin otwarcia ofert 1. Ofertę (załącznik nr 5 do niniejszego zapytania) należy przesłać do dnia r, do godz. 11:00, na adres dzp@mopsgdynia.pl lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, ul. Grabowo 2, Gdynia w Sekretariacie. 2. Oferty składane na adres należy w tytule oznaczyć: Oferta na KOMPUTERY. Oferty składane w siedzibie Zamawiającego należy umieścić w zamkniętej kopercie oznaczonej: Oferta na KOMPUTERY, Nie otwierać do dnia r do godz. 11: Oferty złożone po terminie, o którym mowa w ust. 1 nie będą rozpatrywane. 4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. 5. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wszystkie dokumenty wymagane w treści niniejszego zapytania. 6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 1 dzień przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek

4 o wyjaśnienie treści IWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż 2 dni przed terminem, w którym upływa wyznaczony termin składania ofert. 7. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania wpłynie po upływie terminu, o którym mowa w ust. 6 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 8. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ust Zamawiający jednocześnie przekazuje treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Wykonawcom, którym przekazał niniejsze zapytanie, bez ujawniania źródła zapytania. 10. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść niniejszego zapytania. Dokonaną zmianę treści zapytania Zamawiający udostępnia Wykonawcom, którym przekazał niniejsze zapytanie. 11. Jeżeli w wyniku zmiany treści zapytania będzie niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania i otwarcia ofert oraz przekaże informację Wykonawcom, którym przekazał niniejsze zapytanie. 12. Po upływie terminu składania ofert, o którym mowa w ust 1, Zamawiający zweryfikuje treść złożonych ofert i dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, według kryteriów określonych w Rozdziale 4 niniejszego zapytania. Rozdział 6. Inne istotne informacje dotyczące postępowania 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania w poszczególnej części zamówienia, w szczególności, gdy cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższać kwotę, jaka została przeznaczona na sfinansowanie niniejszego zamówienia. 2. Oferta musi być podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz, zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy wynikającymi z przepisów prawa, z danych ujawnionych we właściwym rejestrze albo przez osobę/y posiadającą/e stosowne pełnomocnictwo. 3. Oferty niespełniające powyższego wymogu zostaną odrzucone. 4. Pełnomocnictwo do podpisywania oferty winno być dołączone do oferty. UWAGA: Zamawiający przed zawarciem umowy z wybranym Wykonawcą, wymaga przedłożenia pełnomocnictwa w oryginale lub kserokopii poświadczonej notarialnie, o ile nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty. 5. Jeżeli Wykonawca nie złoży wraz z ofertą dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw wymaganych w treści niniejszego zapytania lub złoży dokumenty, oświadczenia lub pełnomocnictwa nieaktualne lub zawierające błędy, Zamawiający wezwie Wykonawcę w terminie przez siebie wskazanym do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia tych oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw. 6. Jeżeli zaoferowana cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny. 7. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy. 8. Projekt umowy w sprawie zamówienia publicznego dla Części 1, 2,3 i 4 zamówienia stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zapytania. Umowa zostanie zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności, odrębnie dla każdej części zamówienia. Umowa jest jawna i podlega udostępnieniu na zasadach ogólnych określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.

5 9. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisywania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z innych dokumentów załączonych do oferty (w oryginale lub kserokopii poświadczonej notarialnie). 10. Zamawiający poprawi w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie; 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; 3) inne omyłki, polegające na niezgodności oferty z treścią Zapytania ofertowego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 11. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy jeżeli: 1) jej treść nie odpowiada treści zapytania, 2) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 3) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub jeśli na wezwanie Zamawiającego Wykonawca nie złoży wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny; 4) zawiera błędy w obliczeniu ceny; 5) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 6) nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. 12. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 13. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. Rozdział 7. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami ze wskazaniem osoby upoważnionej do kontaktowania się w sprawie zapytania Osoba do kontaktu: Patrycja Pranszke dzp@mopsgdynia.pl. Rozdział 8. Informacja dotycząca ochrony i przetwarzania danych osobowych Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/4/WE (RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z r.) informuje, iż: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, ul. Grabowo 2, Gdynia. 2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy jest pod numerem tel , od poniedziałku do piątku, w godz Pani /Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu przeprowadzenia i rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz następujące przepisy prawa: 1) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.);

6 2) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.); 3) Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzieleniu zamówienia (Dz. U. poz. 1126), 4) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.). 4. Dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Dokumentacja składana w trakcie postępowania stanowi w całości informację publiczną i może być udostępniania na zasadach określonych w Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Ograniczenie dostępu do Państwa danych o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.). Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty, z którymi MOPS zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnionych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazywania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych. 5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane: 1) przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwotę, o której mowa w art. 4 ust. 8 ustawy PZP - przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, lub 2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota wyrażona w art. 4 ust. 8 ustawy PZP - przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i sporządzonej na ich podstawie Instrukcji Kancelaryjnej obowiązującej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdyni, a po jego zakończeniu zostaną niezwłocznie usunięte. 6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może stanowić niezbędny warunek do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (w zakresie danych identyfikacyjnych firmę przedsiębiorcy). 7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. 8. Posiada Pani/Pan: 1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; 2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

7 3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ; 4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 9. Nie przysługuje Pani/Panu: 1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; 3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Rozdział 9. Załączniki do zapytania ofertowego Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 1 Załącznik nr 2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 2 Załącznik nr 3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 3 Załącznik nr 4 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 4 Załącznik nr 5 Formularz ofertowy Załącznik nr 6 Wynik testu wydajności CPUBenchmark aktualnego na dzień r. Załącznik nr 7 Projekt umowy (dla Części 1, 2, 3, 4)