ZARZĄDZENIE Nr 66/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 czerwca 2014 roku

ZARZĄDZENIE Nr 66/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 czerwca 2014 roku w sprawie realizacji prac i usług w projektach krajowych, europejskich i strukturalnych na podstawie umów cywilnoprawnych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą PZP oraz ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2010 r. Nr 96, poz. 615, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą ZFN, zarządza się co następuje: 1 1. W realizacji projektów badawczych i edukacyjnych finansowanych ze środków krajowych, europejskich i strukturalnych stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o zasadach finansowania nauki. 2. Niniejsze Zarządzenie dotyczy udzielania zamówień publicznych wyłącznie w zakresie usług realizowanych w ramach ww. projektów, objętych działaniem Centrum Zarządzania Projektami Politechniki Śląskiej. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Zarządzeniu (m.in. do zamówień publicznych będących dostawą lub robotą budowlaną, finansowanymi z ww. projektów) ma zastosowanie aktualnie obowiązujące Zarządzenie Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie obowiązku jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 2 1. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o: a) wartości należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością; b) kwotach w euro należy przez to rozumieć kwotę wyrażoną w złotych będącą równowartością kwoty w euro, przeliczoną zgodnie ustawą PZP. 2. Kierownik projektu dokonuje szacowania wartości zamówienia na podstawie rozeznania rynku, co należy udokumentować, a stosowne dokumenty przechowywać. Ustalając wartość zamówienia kierownik projektu powinien uwzględnić wszystkie elementy cenotwórcze, w tym również składki ZUS, podatki. 3. W celu określenia właściwej procedury do realizacji zamówienia, kierownik projektu zobowiązany jest do bilansowania (możliwych do zaplanowania) usług w całym okresie trwania projektu tj. łączenia usług podobnych (tożsamość: przedmiotowa, podmiotowa, czasowa) i sumowania ich wartości. Obowiązujący średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych określony jest w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. 4. Kierownik projektu nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP, dzielić na części lub zaniżać wartości każdej z czynności wymienionej w 3 ust. 5 i 6 (usługi niemające naukowego charakteru w tym zamówienia z dziedziny nauki). 5. Kierownik projektu uwzględnia procedurę wyboru wykonawcy wynikającą z bilansowania zamówień publicznych w ramach Uczelni, dokonanego przez Dział Zamówień Publicznych

i Zaopatrzenia (Dział OZ), zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej, w zakresie stosowania ustawy PZP oraz zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie zasad planowania zamówień publicznych na Politechnice Śląskiej. 3 1. W terminie do jednego miesiąca po podpisaniu umowy o finansowanie projektów, o których mowa w 1 Zarządzenia, kierownik projektu sporządza oświadczenie (Załącznik Nr 1 do Zarządzenia), w którym określa zgodnie z 3 ust.4 naukowy charakter pracy, przewidywanej do wykonania przez każdego wykonawcę (osobę fizyczną lub instytucję), biorącego udział w projekcie na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło, zamówienie, zlecenie) jak również określa, zgodnie z 3 ust.5 i 6 niemające naukowego charakteru czynności, przewidywane do wykonania w projekcie na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło, zamówienie, zlecenie). 2. Oświadczenie, o którym mowa w 3 ust.1, kierownik projektu przekazuje do Dyrektora Centrum Zarządzania Projektami, zwanego dalej Dyrektorem CZP. Oświadczenie, przechowywane jest w Centrum Zarządzania Projektami. Kopie oświadczenia otrzymują: kierownik projektu i Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ), z zastrzeżeniem 3 ust.3. 3. Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych po 1 listopada 2012r. oświadczenie, o którym mowa w 3 ust.1 Zarządzenia jest sporządzane w programie e-czp zgodnie z procedurami P.5.4. Po akceptacji oświadczenia przez Dyrektora CZP, kierownik projektu zobowiązany jest wydrukować je z programu e-czp i po podpisaniu oraz opieczętowaniu przechowywać w dokumentacji projektu. CZP oraz dział OZ dysponują wersją elektroniczną w programie e-czp. 4. Charakter naukowy mają prace wykonywane w projekcie (Załącznik Nr 1 do Zarządzenia tabela pierwsza oświadczenia) obejmujące następujące czynności: a) prace koncepcyjne w zakresie badań, b) koordynacja prac badawczych w projekcie, c) prace badawcze, d) prace analityczne, e) prace doświadczalne, f) prace syntetyczne, g) prace teoretyczne. 5. Nie mają naukowego charakteru prace wykonywane w projekcie stanowiące tzw. zamówienia z dziedziny nauki (Załącznik Nr 1 do Zarządzenia tabela druga oświadczenia) obejmujące następujące czynności: a) prace pomocnicze laboratoryjne, techniczne związane merytorycznie z realizacją projektu, b) usługi informatyczne związane merytorycznie z realizacją projektu, c) inne usługi specyficzne dla danego projektu bezpośrednio związane z merytoryczną realizacją projektu. Przez zamówienie z dziedziny nauki należy rozumieć usługi/czynności służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju.

6. Nie mają charakteru naukowego prace wykonywane w projekcie i nie stanowią tzw. zamówienia z dziedziny nauki (Załącznik Nr 1 do Zarządzenia tabela trzecia oświadczenia) następujące czynności: a) prace administracyjne, b) prace pomocnicze (inne niż w 3 ust.5 pkt. a), c) usługi doradcze, d) usługi informatyczne (inne niż w 3 ust.5 pkt. b, np. opracowanie, utworzenie, administrowanie stroną internetową projektu), e) usługi edukacyjne (m.in. udział w konferencjach), f) obsługa finansowa projektu, g) zarządzanie projektem, h) opracowanie studium wykonalności, i) usługi cateringu, j) usługi transportowe, k) tłumaczenie tekstu, l) usługi poligraficzne m) hotelarskie, n) inne. 4 Prace/usługi mające naukowy charakter 1. Dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności nie stosuje się przepisów ustawy Pzp (art. 4 pkt. 3 lit. e ustawy Pzp). 2. Przykłady ww. usług (tzw. usługi mające naukowy charakter) do których ma zastosowanie przedmiotowe wyłączenie wymienione zostały w 3 ust. 4. 5 Prace/usługi niemające naukowego charakteru i stanowiące zamówienia z dziedziny nauki o wartości przekraczającej 30.000 euro i mniejszej niż 207.000 euro 1. Dla zamówień z dziedziny nauki, tj. zamówień, których przedmiotem są usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, a ich wartość jest mniejsza od kwoty 207.000 euro, nie stosuje się przepisów ustawy Pzp (art. 4 pkt. 8a ustawy Pzp). 2. Przykłady ww. usług (tzw. zamówienia z dziedziny nauki), do których ma zastosowanie przedmiotowe wyłączenie wymienione zostały w 3 ust. 5. 3. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za merytoryczne, rzetelne uzasadnienie faktycznego, ścisłego i bezpośredniego powiązania ww. czynności z pracami, o których mowa w ust. 1 i tym samym zakwalifikowania ich do grupy zamówień z dziedziny nauki. Ww. uzasadnienie stanowi podstawę wyłączenia ww. usług ze stosowania ustawy Pzp. 4. Dla zamówień z dziedziny nauki stosuje się zasady analogiczne jak opisane w 6, dotyczące przeprowadzenia rozeznania cenowego rynku oraz sporządzenia Protokołu z rozeznania cenowego. 5. Kierownik projektu udzielając zamówienia z dziedziny nauki, o którym mowa w ust. 1, o wartości większej od 30.000 euro i mniejszej od wartości 207.000 euro, zgodnie z art. 30a-d ustawy ZFN:

a) sporządza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu, które następnie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Politechniki Śląskiej (BIP) zamieszcza Dział OZ, b) udziela zamówienia w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogące mieć wpływ na jego udzielenie, c) nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być ujawnione, d) sporządza niezwłocznie informację o udzieleniu zamówienia z dziedziny nauki, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia, którą następnie na stronie BIP Politechniki Śląskiej zamieszcza Dział OZ 6. Kierownik projektu zachowuje wydruki (zrzuty ekranu ze strony BIP) w dokumentacji projektowej. 6 Zamówienia z dziedziny nauki o wartości nie przekraczającej 30.000 euro oraz pozostałe usługi niemające naukowego charakteru o wartości nie przekraczającej 30.000 euro 1. Dla każdej z czynności wymienionej w 3 ust. 5 i 6 (usługi niemające naukowego charakteru, w tym zamówienia z dziedziny nauki), jeśli łączna jej wartość zbilansowana zgodnie z 2 ust.5 oraz w projekcie nie przekracza kwoty 30.000 euro, stosuje się rozeznanie cenowe i sporządza Protokół, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 2. Kierownik projektu lub inna upoważniona osoba przygotowuje i przeprowadza bezstronne, obiektywne i staranne rozeznanie cenowe rynku. a) rozeznanie obejmuje, co do zasady, co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia. W zależności od specyfiki przedmiotu w uzasadnionych przypadkach, zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego lub dwóch wykonawców. Jako podstawę wyboru najkorzystniejszej oferty Kierownik projektu może przyjąć jedno kryterium jakim jest cena lub, obok ceny, uwzględnić inne dodatkowe kryteria, uzależnione od specyfiki przedmiotu zamówienia i/lub sposobu jego realizacji, b) oferty cenowe, zawierające wszystkie koszty realizacji zamówienia (zawierające oprócz ceny także inne niezbędne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i/lub sposobu jego realizacji) mogą być zbierane w formie pisemnej, faksowej, mailowej, przedstawionej na stronach internetowych, lub pozyskane w inny, dostępny powszechnie sposób; oferty cenowe przechowuje kierownik projektu, c) rozeznanie cenowe dokumentowane jest w formie Protokołu z rozeznania cenowego (Załącznik nr 2 do Zarządzenia). Jeżeli zamówienie może być wykonane tylko przez jednego lub dwóch wykonawców należy to uzasadnić bezpośrednio w protokole; gdy rozeznanie cenowe obejmuje co najmniej trzech wykonawców należy wypełnić cały Protokół, a w punkcie IV wystarczy zaznaczyć odpowiednie miejsce (kwadrat); jeżeli nie jest możliwe dokonanie rozeznania cenowego wśród co najmniej trzech wykonawców lub w przypadku zamówień, gdy stosowanie kryterium cenowego przy wyborze wykonawcy jest niecelowe, oprócz zaznaczenia właściwego miejsca

(kwadratu) należy to uzasadnić w ww. Protokole w punkcie IV i wypełnić punkty I, II (wypełniając tylko dane Oferenta 1) i III, d) rozeznanie cenowe może być prowadzone z wykorzystaniem przykładowych druków: Zaproszenie do składania ofert (Załącznik nr 3 do Zarządzenia); Oferta (Załącznik nr 4 do Zarządzenia). 3. Protokół z rozeznania cenowego, o którym mowa w 6 ust.1 oraz w 6 ust. 2c), kierownik projektu przekazuje do CZP, gdzie jest przechowywany, a kopię otrzymują: kierownik projektu i Dział OZ (z zastrzeżeniem 6 ust.4). 4. Protokół, o którym mowa w 6 ust.1 oraz w 6 ust.2c), dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych po 1 listopada 2012r. jest sporządzany w programie e-czp zgodnie z procedurą P.5.5. Po akceptacji protokołu z rozeznania cenowego przez Dyrektora CZP, kierownik projektu zobowiązany jest wydrukować go z programu e-czp i po podpisaniu oraz opieczętowaniu przechowywać w dokumentacji projektu. CZP oraz Dział OZ dysponują wersją elektroniczną w programie e-czp. 7 Zamówienia z dziedziny nauki o wartości równej lub większej niż 207.000 euro oraz pozostałe usługi niemające naukowego charakteru o wartości przekraczającej 30.000 euro Dla każdej z czynności wymienionej w 3 ust.5 (usługi niemające naukowego charakteru i stanowiące tzw. zamówienia z dziedziny nauki ), jeśli łączna jej wartość zbilansowana zgodnie z 2 ust.5 oraz w projekcie jest równa lub przekracza kwotę 207.000 euro oraz dla każdej z czynności wymienionej w 3 ust.6 (usługa niemająca naukowego charakteru inna niż zamówienia z dziedziny nauki ), jeśli łączna jej wartość zbilansowana zgodnie z 2 ust.5 oraz w projekcie przekracza kwotę 30.000 euro, stosuje się przepisy określone w Zarządzeniu Rektora w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy Pzp. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z ustawą Pzp przeprowadza Dział OZ. Procedury o udzielenie zamówienia publicznego, do których bezwzględnie mają zastosowanie przepisy ustawy PZP, muszą być dokumentowane w sposób w niej określony. 8 1. W przypadku współfinansowania usług ze środków, którymi Uczelnia dysponuje na podstawie odrębnych umów, należy dodatkowo uwzględniać i stosować zasady wydatkowania środków wymagane daną umową lub zawarte w dokumentach, do których odsyła umowa (np. wytyczne konkursu, programu, instytucji finansującej, pośredniczącej). 2. Do wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie usług/czynności, kierownik projektu ma obowiązek stosować następujące zasady: a) środki publiczne powinny być wydatkowane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) wydatkowanie środków publicznych powinno być najkorzystniejsze i racjonalne, umożliwiające terminową realizację zadań, c) wydatki (przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) powinny być dokonywane z zachowaniem zasady jawności i uczciwej konkurencji oraz należytej staranności dla wyboru najkorzystniejszej oferty, d) wydatki publiczne powinny być dokonywane zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

3. Do wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia na prace i usługi w projektach niezależnie od ich wartości należy stosować zasady jawności i uczciwej konkurencji. Czynności, związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność, obiektywizm oraz które: a) nie ubiegają się o udzielenie zamówienia, b) nie pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, c) nie pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. 9 Kierownik projektu przed zawarciem umowy cywilnoprawnej z wykonawcą: osobą fizyczną lub osobą prawną biorącą udział w projekcie sporządza odpowiedni wniosek do Działu OZ w systemie ZAM, odrębnie dla każdej z czynności określonych w 3 ust. 4, 5 i 6, a następnie składa go wraz z listą kontrolną do umowy w CZP. 10 Nadzór nad realizacją niniejszego Zarządzenia powierza się Dyrektorowi CZP. 11 Traci moc Zarządzenie Rektora Politechniki Śląskiej nr 35/13/14 z dnia 28 lutego 2013 roku w sprawie realizacji prac w projektach krajowych, europejskich i strukturalnych na podstawie umów cywilnoprawnych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. 12 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Otrzymują: R,RO,RW,RD,RA,AK wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni

... (pieczęć jednostki organizacyjnej) Zał. Nr 1 do Zarządzenia Nr 66/13/14 OŚWIADCZENIE KIEROWNIKA PROJEKTU dotyczące charakteru czynności/usług, będących przedmiotem umów cywilnoprawnych, realizowanych w ramach projektu o symbolu., pt.:........ Czas trwania projektu: od. do... 1. Jako kierownik projektu oświadczam, że niżej wymienione osoby będą realizować w projekcie czynności o charakterze naukowym, o których mowa w 3 ust.4 Zarządzenia Rektora Nr 66/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku: Lp. Tytuł, stopień naukowy, imię, nazwisko lub nazwa wykonawcy Miejsce zatrudnienia/ stanowisko 1 Wykonywane czynności Dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności nie stosuje się przepisów ustawy PZP (art. 4 pkt. 3 lit. e ustawy PZP). 1 W przypadku studentów podać uczelnię, wydział i kierunek studiów. W przypadku wykonawcy instytucjonalnego podać adres.

2. Jako kierownik projektu oświadczam, że w projekcie będą realizowane następujące czynności/usługi niemające charakteru naukowego - tzw. zamówienie z dziedziny nauki - służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, a ich zbilansowana wartość (szacunkowa) jest mniejsza niż 207.000 euro, o których mowa w 3 ust.5 oraz 5 Zarządzenia Rektora Nr 66/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku): Lp. Wykonywane czynności/usługi Wartość planowanych środków finansowych przeznaczonych na czynność/usługę w całym okresie realizacji projektu W stosunku do ww. czynności, która ze względu na wartość jest wyłączona z obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP, przed zawarciem umowy cywilnoprawnej zostanie: a) przeprowadzone rozeznanie cenowe (z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości), b) sporządzony protokół z tego rozeznania, c) zamieszczone poprzez Dział OZ na stronie BIP Politechniki Śląskiej ogłoszenie o udzielanym zamówieniu, a po zawarciu umowy stosowna informacja o udzieleniu lub nieudzieleniu zamówienia, przy czym, dla zamówień o zbilansowanej wartości (szacunkowej) mniejszej niż równowartość kwoty 207.000 euro stosuje się obowiązkowo pkt a) i b), a dla zamówień o zbilansowanej wartości (szacunkowej) przekraczającej równowartość kwoty 30.000 euro obowiązkowo także pkt c). W stosunku do każdej z ww. czynności, której wartość jest równa lub przekracza równowartość kwoty 207.000 euro stosuje się przepisy ustawy PZP. 3. Jako kierownik projektu oświadczam, że w projekcie będą realizowane następujące czynności/usługi niemające charakteru naukowego i nie stanowiące zamówienia z dziedziny nauki, o których mowa w 3 ust.6 Zarządzenia Rektora Nr 66/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku: Lp. Wykonywane czynności/usługi Wartość planowanych środków finansowych przeznaczonych na czynność/usługę w całym okresie realizacji projektu

W stosunku do każdej z ww. czynności, która ze względu na zbilansowaną wartość (szacunkową) jest wyłączona z obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP, przed zawarciem umowy cywilnoprawnej zostanie przeprowadzone rozeznanie cenowe (z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości) i sporządzony protokół z tego rozeznania. W stosunku do każdej z ww. czynności, której zbilansowana wartość (szacunkowa) przekracza równowartość kwoty 30.000 euro stosuje się przepisy ustawy PZP.... imię, nazwisko i podpis kierownika projektu/osoby upoważnionej data, miejsce ZWERYFIKOWANO CHARAKTER CZYNNOŚCI.. dyrektor CZP

... (pieczęć jednostki organizacyjnej) Zał. Nr 2 do Zarządzenia Nr 66/13/14 PROTOKÓŁ Z ROZEZNANIA CENOWEGO DLA WYKONANIA W RAMACH PROJEKTU CZYNNOŚCI/USŁUGI NIEMAJĄCEJ CHARAKTERU NAUKOWEGO I. Projekt o symbolu....., pt.:... Wykonywane czynności/usługi w projekcie (wymienione w oświadczeniu z dnia tabela nr pozycja nr..):....... W dniu kierownik projektu/osoba upoważniona dokonał/a rozeznania cenowego. II. Rozeznanie cenowe przeprowadzono na podstawie ofert: Oferent 1: a. Imię i nazwisko/nazwa oferenta:...... b. Adres:...... c. Całkowita wartość wykonania czynności/usługi: zł (pełne brutto; w tym VAT..% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS-u*). Oferent 2: a. Imię i nazwisko/nazwa oferenta:...... b. Adres:...... c. Całkowita wartość wykonania czynności/usługi: zł (pełne brutto; w tym VAT..% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS-u*). Oferent 3: a. Imię i nazwisko/nazwa oferenta:...... b. Adres:...... c. Całkowita wartość wykonania czynności/usługi: zł (pełne brutto; w tym VAT..% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS-u*).

III. Na podstawie dokonanego rozeznania cenowego proponuję wybrać ofertę/zlecić wykonanie czynności/usługi Oferentowi:.. Adres:... Cena oferowana przez Oferenta: zł. (słownie: zł.). Ww. oferta (należy wybrać jedną z poniższych opcji i uzupełnić jeżeli zachodzi stosowna okoliczność): przedstawia najniższą cenę z oferowanych W przypadku gdy, w wyniku przeprowadzonego rozeznania uzyskano oferty od co najmniej trzech wykonawców wystarczy zaznaczyć powyższy kwadrat, a gdy zostały złożone mniej niż trzy oferty, należy wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy, opisać przebieg dokonanego rozeznania cenowego (np. poprzez podanie informacji o miejscu zamieszczenia ogłoszenia i/lub ilości wysłanych indywidualnych zaproszeń, listy zaproszonych Oferentów, ilości złożonych, prawidłowych ofert podlegających ocenie )..., uzyskała najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów ustalonych wg zasad określonych w zaproszeniu do składania ofert/ogłoszeniu o zamówieniu Wyjaśnienie jak wyżej..., została złożona przez wykonawcę, który jako jedyny jest zdolny zrealizować zamówienie Należy podać merytoryczne oparte na obiektywnych przesłankach uzasadnienie udzielenia zamówienia wskazanemu wykonawcy w przypadku gdy zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę (np. z przyczyn technicznych). Powyższy przypadek obejmuje również sytuacje, gdy przeprowadzenie rozeznania cenowego jest niecelowe (np. zatwierdzone przez Radę Wydziału postępowanie o nadanie tytułu profesora, postępowanie habilitacyjne; udział w konferencji organizowanej przez inne podmioty; publikacja artykułu w czasopiśmie naukowym):.... Oferty przechowuje kierownik projektu.... imię, nazwisko i podpis kierownika projektu/osoby upoważnionej data ZWERYFIKOWANO PROTOKÓŁ.. dyrektor CZP * niepotrzebne skreślić

Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 66/13/14, dnia.. 201 r.... (pieczęć jednostki Zamawiającej) ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT w postępowaniu prowadzonym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości dotyczącym zamówienia o wartości nie przekraczającej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, (art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm.) * w postępowaniu prowadzonym z zachowaniem zasad równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości dotyczącym zamówienia z dziedziny nauki o wartości przekraczającej w złotych równowartość kwoty 30 000 euro i mniejszej niż równowartość 207 000 euro (art. 4 pkt. 8a ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm. oraz art. 1 pkt 2 ustawy o zasadach finansowania nauki) *.. (nazwa usługi/czynności) w projekcie dofinansowanym ze środków:. w ramach programu. nr projektu w Politechnice Śląskiej: I. Informacje ogólne. 1. Nazwa i adres Zamawiającego: Politechnika Śląska ul. Akademicka 2A, 44-100 Gliwice 2. Dane jednostki zamawiającej: nazwa: adres (kod pocztowy, miasto):.. ulica, nr:. tel.:.., fax:., II. Osoba uprawniona do kontaktów Osobą uprawnioną do kontaktowania się ze strony Zamawiającego w kwestiach merytorycznych i proceduralnych jest: imię i nazwisko:.., tel..., e-mail: @polsl.pl. III. Przedmiot zamówienia. 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:.. 2. Opis sposobu świadczenia (realizacji) usługi Wykonawca (Oferent, który złożył wybraną ofertę) zobowiązany jest do: a).... b)... 3. Termin wykonania zamówienia: do od.. 4. Gwarancja jakości (minimalna): do. miesięcy od dnia odbioru przedmiotu zamówienia potwierdzonego protokołem odbioru końcowego. 5. W razie wystąpienia usterki lub awarii po zakończeniu realizacji zamówienia w ramach udzielonej gwarancji jakości należy przystąpić do jej usunięcia w ciągu dni od momentu zgłoszenia i dokonać jej usunięcia w ciągu kolejnych dni. 1

6. Zamawiający niezwłocznie po podpisaniu umowy przekaże Wykonawcy materiały niezbędne do realizacji zamówienia tj.: a).., b).. 7. Oferent przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego. IV. Opis warunków udziału w postępowaniu. A. Wymagania stawiane Oferentom ubiegającym się o zamówienie w zakresie: 1) doświadczenia w organizowaniu i realizowaniu usług podobnych - zrealizowanie min.... usług dotyczących 2). 3) dysponowania osobami zdolnymi zrealizować zamówienie, które będą odpowiedzialne m. in. za prawidłową realizację zamówienia i kontrolę jakości jego wykonania - min... osoby o następujących kwalifikacjach: a). b). c). 4) dysponowania sprzętem:.... 5) sytuacji ekonomicznej i finansowej posiadanie przez Oferenta*: a) środków finansowych lub zdolności kredytowej pozwalającej na realizację zamówienia lub b) obowiązującego na dzień, w którym upływa termin składania ofert, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. B. Potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu - dołączenie do oferty następujących dokumentów: 1) wykaz głównych usług potwierdzających wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane, Lp. Termin realizacji szkolenia Podmiot, na rzecz którego szkolenie było realizowane (nazwa i adres) Liczba godzin szkolenio wych Temat szkolenia Łączna liczba godzin szkoleniowych 2) dowody potwierdzające należyte wykonanie usług. Ww. dowodami mogą być kserokopie: referencji, protokołów odbioru, faktur wraz z potwierdzeniami ich zapłaty lub poświadczenia lub oświadczenie oferenta (jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze oferent nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, 3) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności. 4) kserokopia informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Oferent nie może przedstawić ww. dokumentu, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdzi spełnienie opisanego warunku. 5) kserokopia polisy potwierdzającej, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Oferent nie może przedstawić ww. dokumentu, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdzi spełnienie opisanego warunku. 2

V Kryteria wyboru oferty: 1. Ocenie podlegają wyłącznie oferty, które spełniają minimalne wymagania w zakresie oferowanej usługi. 2. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi na podstawie poniższych kryteriów, którym odpowiada określona liczba punktów. Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyników do dwóch miejsc po przecinku. 3. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę, która przedstawia najniższą cenę /najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia*. 4. Zastosowane będą następujące kryteria oceny ofert: a) Kryterium: cena całkowita za realizację usługi; Waga -..% Maksymalna liczba punktów do uzyskania - Sposób dokonywania oceny wg wzoru: C= [{C n : C b } x 100 ] x waga C n cena oferty najniższej C b - cena oferty badanej b) Kryterium: ; Waga -..% Maksymalna liczba punktów do uzyskania -. Sposób dokonania oceny 5. Maksymalna łączna liczba punktów do uzyskania wynosi 100. VI. Lista dokumentów niezbędnych do złożenia oferty cenowej: 1. Podpisany i wypełniony formularz oferty cenowej OFERTA stanowiący załącznik do niniejszego zaproszenia ofertowego. 2. Dokumenty, opisane w pkt. IVB, potwierdzające spełnienie wymagań Zamawiającego, opisane w pkt. IVA. VII. Miejsce i termin składania ofert: 1. Pisemną ofertę (wraz z wymaganymi załącznikami) należy złożyć: a. osobiście:, b. przesłać pocztą lub kurierem na adres: j/w. c. przesłać na adres poczty elektronicznej: @polsl.pl 2. Zamawiający dopuszcza/nie dopuszcza* możliwości składania ofert częściowych. Ofertę można złożyć na.. zadań. 3. Termin składania ofert: od r. do dnia.. r. do godz. 4. Otwarcie ofert....r. o godzinie 5. Oferty niekompletne lub otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. IX. Informacje dodatkowe 1. Z Wykonawca zostanie/nie zostanie zawarta umowa pisemna. Istotne warunki umowy zostały przedstawione w załączniku do niniejszego zaproszenia*. 2. Warunki płatności: a) przelew bankowy maksymalnie do 30 dni od dnia otrzymania poprawnie wystawionej faktury VAT/rachunku. b) podstawą do wystawienia rachunku/faktury jest podpisany przez obydwie strony protokół, bez uwag i zastrzeżeń Zamawiającego. 3. W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania przepisy ustawy PZP, z tego względu oferentom biorącym w nim udział nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane ww. ustawą. 3

OFERTA Zał. nr 4 do Zarządzenia Nr 66/13/14 w postępowaniu prowadzonym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości dotyczącym zamówienia o wartości nie przekraczającej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, (art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm.) * w postępowaniu prowadzonym z zachowaniem zasad równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości dotyczącym zamówienia z dziedziny nauki o wartości przekraczającej w złotych równowartość kwoty 30 000 euro i mniejszej niż równowartość 207 000 euro (art. 4 pkt. 8a ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych z późn. zm. oraz art. 1 pkt 2 ustawy o zasadach finansowania nauki) *.. (nazwa usługi/czynności) w projekcie dofinansowanym ze środków:. w ramach programu. nr projektu w Politechnice Śląskiej: 1. Dane Oferenta: a) Pełna nazwa (nazwa firmy, a w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą także imię i nazwisko) / imię i nazwisko (osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej):... b) Adres Oferenta (kod pocztowy, miasto, ulica):.. c) Telefon kontaktowy /fax:... d) Adres e-mail:... e) Adres korespondencyjny Oferenta (jeżeli jest inny niż powyżej):...... f) NIP (dotyczy osoby prawnej oraz osoby fizycznej prowadzącej działalność):... g) REGON (dotyczy osoby prawnej oraz osoby fizycznej prowadzącej działalność):... h) KRS (dotyczy osoby prawnej):.... i) Pesel (dotyczy osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej):.. 2. Po zapoznaniu się z zaproszeniem do składania ofert my niżej podpisani zobowiązujemy się do realizacji całości przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i wymaganiami określonymi w zaproszeniu: ogółem za cenę... PLN słownie złotych: /100 Oświadczamy, że ww. całkowita cena dotyczy kompleksowej realizacji zamówienia i uwzględnia wszystkie składniki cenotwórcze, w tym wszelkie podatki, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, itp.tj. : - VAT w obowiązującej stawce...% - ZUS odprowadzony przez Uczelnię - bez ZUS-u. 3. Oświadczamy, że: a) zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, b) posiadamy kwalifikacje niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia, c) dysponujemy potencjałem organizacyjnym, technicznym i merytorycznym niezbędnym do należytego wykonania zamówienia, d) dysponujemy osobami zdolnymi zrealizować zamówienie, e) w przypadku wyboru naszej oferty, uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez cały okres trwania umowy,

f) zawarte w zaproszeniu istotne postanowienia umowy zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 4. Jeżeli nasza oferta zostanie przyjęta, podejmujemy się realizować przedmiot zamówienia: od.. do... 5. Zastrzegamy sobie następujące informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:... (brak wypełnienia ww. punktu oznacza, że Oferent nie zastrzega żadnych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa) 6. Osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia i wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: imię, nazwisko:... nr tel./fax.:... adres e-mail:. 7. Przedmiot zamówienia zamierzamy wykonywać przy pomocy podwykonawców, którym zostanie zlecona następująca część zamówienia (zakres / rodzaj zamówienia):... (w przypadku korzystania z podwykonawców należy wypełnić powyżej) 8. Oświadczamy, że *: - nie należymy do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), - należymy do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.) i wraz z niniejszą ofertą składamy listę podmiotów należących do tej grupy. 9. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu wyboru oferty (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 o Ochronie Danych Osobowych Dz. Ust. Nr 133 poz.883). Ponadto upoważniam Politechnikę Śląską do udostępnienia niniejszej oferty i danych osobowych organom kontrolującym w ramach realizacji projektu, którego dotyczy przesłana oferta. 10. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi jej integralną część są: a)... b)... c)......, dnia... 2014r.... (pieczęć i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta / podpis oferenta) * ) Niepotrzebne skreślić

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA dla Zamawiającego (osoby przygotowującej załącznik przed ogłoszeniem/wysłaniem zaproszenia) 1. W nagłówku formularza należy wybrać jeden z dwóch rodzaj zamówienia tj. zamówienia do 30.000euro (art. 4 pkt 8 ustawy PZP) lub zamówienie z dziedziny nauki o wartości od 30.000euro do 207.000euro (art. 4 pkt 8a ustawy PZP). Zapis dotyczący drugiego rodzaju należy usunąć. 2. W pozycji 4: w przypadku gdy termin jest wykonawcy narzucony z góry, należy go na sztywno wpisać (taki sam jaki był zadeklarowany w zaproszeniu), np. od dnia zawarcia umowy do 3 tygodni lub od 01.07.2014 do 31.11.2015r. - w przypadku gdy termin stanowi kryterium oceny ofert i określony był w zaproszeniu jako max. ilość dni lub tygodni lub miesięcy od dnia zawarcia umowy lub konkretnej daty, wówczas należy umożliwić Oferentowi zadeklarowanie czasu realizacji zgodnego z jego możliwościami np. w zaproszeniu wymagano max do 5 tygodni od dnia zawarcia umowy wówczas w Ofercie należy wpisać do.. tygodni od dnia zawarcia umowy. 3. Określając termin usuwania usterek w dniach należy doprecyzowanie rodzaj np. kalendarzowe czy robocze. 4. Jeżeli wymagany jest np. wykaz usług najlepiej stosowny formularz (wzorowany na tabelce z zaproszenia) dołączyć do zaproszenia ułatwiając oferentom podanie niezbędnych informacji do oceny oferty. Analogicznie można przygotować i dołączyć formularz stanowiący wykaz osób wraz z informacjami potwierdzającymi ich kompetencje i doświadczenie. 5. Niniejsza instrukcja wypełniania przeznaczona jest wyłącznie dla zamawiającego a nie dla oferenta, z tego względu nie należy jej dołączać do formularza oferty.