Wskazówki pomocne przy wypełnianiu Załącznika nr 1 i 2 ww. Zarządzenia r

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 66/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 czerwca 2014 roku w sprawie realizacji prac i usług w projektach krajowych, europejskich i strukturalnych na podstawie umów cywilnoprawnych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (z późn. zm. tj. Zarządzeniami 52/14/15, 13/15/16) Wskazówki pomocne przy wypełnianiu Załącznika nr 1 i 2 ww. Zarządzenia r 1

2 Informacje ogólne 1) Akty prawne, do których odnosi się Zarządzenie: a) ustawa z dnia 29 stycznia 2004r Prawo zamówień publicznych (ustawa PZP), b) ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym, c) ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 roku o zasadach finansowania nauki (ustawa o ZFN). 2) Zarządzenie dotyczy wyłącznie prac i usług w projektach: a) krajowych, b) europejskich, c) strukturalnych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych w ramach ww. projektów objętych działaniem Centrum Zarzadzania Projektami. 3) Czynności wymienione w oświadczeniu kierownika projektu muszą być zgodne z zasadami konkursu, wnioskiem o finansowanie projektu oraz zawartą umową (umowami) o finansowanie projektu. Dodatkowo należy uwzględniać i stosować zasady wydatkowania środków zawarte w dokumentach, do których odsyła umowa (np. wytyczne konkursu, programu, instytucji finansującej, pośredniczącej). 4) Kierownik Projektu zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (Załącznik Nr 1 do Zarządzenia), w którym określa wszystkie usługi wykonywane w projekcie na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło, zamówienie, zapotrzebowanie, zlecenie), w tym: usługi o charakterze naukowym przewidywane do wykonania w projekcie przez konkretnego wykonawcę (dane osobowe lub nazwy podmiotu instytucjonalnego), jak również określa czynności/usługi nie mające charakteru naukowego, w tym zamówienia z dziedziny nauki, przewidywane do wykonania w projekcie (z podaniem kwoty środków finansowych planowanych na ich realizację w całym okresie jego realizacji). 5) Termin składania oświadczenia do jednego miesiąca po podpisaniu umowy o finansowanie projektu. 2

3 cd. Informacji ogólnych 6) Do wszystkich postepowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie usług/czynności, kierownik projektu ma obowiązek stosować następujące zasady: a) środki publiczne powinny być wydatkowane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; b) wydatkowanie środków publicznych powinno być najkorzystniejsze i racjonalne, umożliwiające terminową realizację zadań; c) wydatki publiczne czyli zamówienia publiczne powinny być dokonywane: z zachowaniem zasady jawności i uczciwej konkurencji oraz należytej staranności dla wyboru najkorzystniejszej oferty; zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków: dostawy, usługi, roboty budowlane (przygotowanie, szacowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, właściwe dla wartości progi i tryby procedur zgodne z ustawą PZP lub przy wyłączeniu jej przepisów). 7) Kierownik projektu dokonuje szacowania wartości zamówienia na podstawie rozeznania rynku, co należy udokumentować a stosowne dokumenty przechowywać. Ustalając wartość zamówienia kierownik projektu powinien uwzględnić wszystkie elementy cenotwórcze, w tym również składki ZUS, podatki, a w przypadku wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą - nie uwzględniać wartości podatku VAT. 8) W celu określenia właściwej procedury do realizacji zamówienia, kierownik projektu zobowiązany jest do bilansowania (możliwych do zaplanowania) usług w całym okresie trwania projektu tj. łączenia usług podobnych (tożsamość: przedmiotowa, podmiotowa, czasowa) i sumowania ich wartości. 9) Kierownik projektu nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP, dzielić na części lub zaniżać wartości żadnej z czynności nie mającej naukowego charakteru, w tym zamówienia z dziedziny nauki. 10)Kierownik projektu uwzględnia procedurę wyboru wykonawcy wynikającą z bilansowania zamówień publicznych w ramach Uczelni, dokonanego przez Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (Dział OZ) zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy PZP (Zarządzenie nr 65/13/14 z późn. zm. tj. 51/14/15 i 13/15/16) oraz zgodnie z aktualnie obowiązującym Zarządzeniem Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie zasad planowania zamówień publicznych w Politechnice Śląskiej (Zarządzenie nr 76/13/14). 3

4 cd. Informacji ogólnych 11) Czynności, związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania wykonują osoby zapewniające bezstronność, obiektywizm oraz które: a) nie ubiegają się o udzielenie zamówienia; b) nie pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; c) nie pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. 12) W celu prawidłowego wydatkowania środków publicznych, w ramach zamówień dotyczących prac o charakterze naukowym, zamówień z dziedziny nauki, usług nie mających naukowego charakteru o wartości poniżej euro, dysponent środków publicznych, dokonując czynności związanych z wyborem wykonawcy (rozeznanie cenowe, wniosek o zawarcie umowy o dzieło/zlecenie, zapotrzebowanie, zamówienie, umowa), zobowiązany jest wykluczyć konflikt interesów, o którym mowa w pkt ) Konflikt interesów występuje, jeżeli dysponent środków finansowych: a) pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym), b) jest członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia lub pozostaje z nimi w stosunku, o którym mowa w pkt. c), c) pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym z wykonawcą, że może to budzić 4 uzasadnione wątpliwości co do bezstronności jego bezstronności.

5 cd. Informacji ogólnych 14) Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych przed 1 listopada 2012r. Kierownik projektu przekazuje oświadczenie w formie pisemnej do Dyrektora Centrum Zarządzania Projektami. Oświadczenie, przechowywane jest w Centrum Zarządzania Projektami. Kopie oświadczenia otrzymują: kierownik projektu i Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ). 15) Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych po 1 listopada 2012r. oświadczenie kierownika projektu jest sporządzane w programie e-czp zgodnie z procedurami P.5.4. Po akceptacji oświadczenia przez Dyrektora CZP, kierownik projektu zobowiązany jest wydrukować je z programu e-czp i po podpisaniu oryginału (opieczętowaniu) przechowywać w dokumentacji projektu, CZP oraz OZ dysponują wersją elektroniczną w programie e-czp. 5

6 Usługi mające naukowy charakter 1. Przy kwalifikacji usługi do badań naukowych, prac rozwojowych, należy posiłkować się definicjami zawartymi w art. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010r o zasadach finansowania nauki. 2. Dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności nie stosuje się przepisów ustawy PZP (art. 4 pkt. 3 lit. e ustawy PZP). 3. Przykłady ww. usług (tzw. usługi mające naukowy charakter Załącznik nr 1 do Zarządzenia tabela 1 oświadczenia) do których ma zastosowanie przedmiotowe wyłączenie obejmują następujące czynności: a) prace koncepcyjne w zakresie badań, b) koordynacja prac badawczych w projekcie, c) prace badawcze, d) prace analityczne, e) prace doświadczalne, f) prace syntetyczne, g) prace teoretyczne. 6

7 Zamówienia z dziedziny nauki 1) Dla zamówień z dziedziny nauki, tj. zamówień, których przedmiotem są usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, a ich wartość jest mniejsza od kwoty euro, nie stosuje się przepisów ustawy PZP (art. 4 pkt. 8a ustawy PZP). 2) Nie mają naukowego charakteru prace wykonywane w projekcie i stanowią tzw. zamówienia z dziedziny nauki (Załącznik Nr 1 do Zarządzenia tabela druga oświadczenia) obejmujące następujące czynności: a) prace pomocnicze laboratoryjne, techniczne związane merytorycznie z realizacją projektu, b) usługi informatyczne związane merytorycznie z realizacją projektu, c) inne usługi specyficzne dla danego projektu bezpośrednio związane z merytoryczną realizacją projektu. 3) Kierownik projektu jest odpowiedzialny za merytoryczne, rzetelne uzasadnienie faktycznego, ścisłego i bezpośredniego powiązania ww. czynności z pracami badawczymi, eksperymentalnymi, naukowymi i tym samym zakwalifikowania ich do grupy zamówień z dziedziny nauki. Ww. uzasadnienie stanowi podstawę wyłączenia ww. usług ze stosowania ustawy PZP. 4) Dla zamówień z dziedziny nauki stosuje się zasady analogiczne jak dla innych usług nie mających naukowego charakteru i dotyczące przeprowadzenia rozeznania cenowego rynku oraz sporządzenia Protokołu z rozeznania cenowego. 7

8 cd. zamówień z dziedziny nauki 5) Kierownik projektu udzielając zamówienia z dziedziny nauki, o którym mowa w ust. 1, o wartości większej od euro i mniejszej od wartości euro, zgodnie z art. 30a-d ustawy ZFN: a) sporządza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu, które następnie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Politechniki Śląskiej (BIP) zamieszcza Dział OZ, b) udziela zamówienia w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogące mieć wpływ na jego udzielenie, c) nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed zawarciem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być ujawnione, d) sporządza niezwłocznie informację o udzieleniu zamówienia z dziedziny nauki, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia, którą następnie na stronie BIP Politechniki Śląskiej zamieszcza Dział OZ 6) Kierownik projektu zachowuje wydruki (zrzuty ekranu ze strony BIP) w dokumentacji projektowej. 8

9 Pozostałe usługi nie mające naukowego charakteru Nie mają charakteru naukowego prace wykonywane w projekcie i nie stanowią tzw. zamówienia z dziedziny nauki następujące czynności: a) prace administracyjne, b) prace pomocnicze, c) usługi doradcze, d) usługi informatyczne (np. opracowanie, utworzenie, administrowanie stroną internetową projektu), e) usługi edukacyjne, f) obsługa finansowa projektu, g) zarządzanie projektem, h) opracowanie studium wykonalności, i) usługi cateringu, j) usługi transportowe, k) tłumaczenie tekstu, l) usługi poligraficzne m) hotelarskie, n) inne (np. wydawnicze, publikacji artykułów naukowych, udział w konferencji, grawerowanie, tapicerskie w osobnych pozycjach jako usługi odrębne), 9

10 Zamówienia z dziedziny nauki oraz pozostałe usługi nie mające naukowego charakteru o wartości nie przekraczającej euro 1. Dla każdej z usług nie mającej naukowego charakteru, w tym zamówienia z dziedziny nauki, jeśli łączna jej wartość zbilansowana na Uczelni oraz w projekcie nie przekracza kwoty euro, stosuje się rozeznanie cenowe i sporządza Protokół, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 2. Kierownik projektu lub inna upoważniona osoba przygotowuje i przeprowadza bezstronne, obiektywne i staranne rozeznanie cenowe rynku. a) Rozeznanie obejmuje, co do zasady, co najmniej trzech wykonawców prowadzących działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia (minimum trzy ważne oferty). W zależności od specyfiki przedmiotu w uzasadnionych przypadkach, zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego lub dwóch wykonawców. Jako podstawę wyboru najkorzystniejszej oferty Kierownik projektu może przyjąć jedno kryterium jakim jest cena lub, obok ceny, uwzględnić inne dodatkowe kryteria, uzależnione od specyfiki przedmiotu zamówienia i/lub sposobu jego realizacji. b) Oferty cenowe, zawierające wszystkie koszty realizacji zamówienia (zawierające oprócz ceny także inne niezbędne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia i/lub sposobu jego realizacji) mogą być zbierane w formie pisemnej, faksowej, mailowej, przedstawionej na stronach internetowych, lub pozyskane w inny, dostępny powszechnie sposób. 10

11 cd. Zamówień z dziedziny nauki oraz pozostałe usługi nie mające naukowego charakteru o wartości nie przekraczającej euro c) Oferty cenowe przechowuje kierownik projektu. d) Rozeznanie cenowe dokumentowane jest w formie Protokołu z rozeznania cenowego (Załącznik nr 2 do Zarządzenia). Gdy rozeznanie cenowe obejmuje co najmniej trzech wykonawców należy wypełnić cały Protokół, a w punkcie IV wystarczy zaznaczyć odpowiednie miejsce (pierwszy lub drugi kwadrat). Jeżeli zostały złożone mniej niż trzy oferty, należy dodatkowo wyjaśnić ten stan rzeczy opisując przebieg dokonanego rozeznania bezpośrednio w protokole. Jeżeli zamówienie może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę (np. ze względów technicznych) oraz w przypadku zamówień, gdy stosowanie rozeznania cenowego jest niecelowe, oprócz zaznaczenia właściwego miejsca (trzeci kwadrat) należy dodatkowo zamieścić uzasadnienie i wypełnić jedynie punkty I, III, IV. e) Rozeznanie cenowe może być prowadzone z wykorzystaniem przykładowych druków: Zaproszenie do składania ofert (Załącznik nr 3 do Zarządzenia); Oferta (Załącznik nr 4 do Zarządzenia). 4. Nie stosuje się rozeznania cenowego oraz nie sporządza ww. protokołu w przypadku zamówień dotyczących: a) udziału pracowników w konferencjach naukowych organizowanych przez inne podmioty (opłaty konferencyjne), b) publikacji artykułów w czasopiśmie naukowym, jeżeli wykonanie ww. usług możliwe jest wyłącznie przez jednego wykonawcę. 11

12 cd. Zamówień z dziedziny nauki oraz pozostałe usługi nie mające naukowego charakteru o wartości nie przekraczającej euro 5) Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych przed 1 listopada 2012r. Kierownik projektu przekazuje protokół z rozeznania cenowego w formie pisemnej do Dyrektora Centrum Zarządzania Projektami. Protokół przechowywany jest w Centrum Zarządzania Projektami. Kopie protokołu otrzymują: kierownik projektu i Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ). 6) Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych po 1 listopada 2012r. Protokół z rozeznania cenowego jest sporządzane w programie e-czp zgodnie z procedurami P.5.4. Po akceptacji protokołu przez Dyrektora CZP, kierownik projektu zobowiązany jest wydrukować je z programu e-czp i po podpisaniu oryginału (opieczętowaniu) przechowywać w dokumentacji projektu, CZP oraz OZ dysponują wersją elektroniczną w programie e-czp. 12

13 Zamówienia z dziedziny nauki o wartości równej lub większej niż euro oraz pozostałe usługi nie mające naukowego charakteru o wartości przekraczającej euro Dla każdej z usług stanowiącej tzw. zamówienia z dziedziny nauki, jeśli łączna jej wartość zbilansowana w ramach Uczelni oraz w projekcie jest równa lub przekracza kwotę euro oraz dla każdej usługi nie mającej naukowego charakteru ale innej niż zamówienia z dziedziny nauki, jeśli łączna jej wartość zbilansowana w ramach Uczelni oraz w projekcie przekracza kwotę euro, stosuje się przepisy określone w Zarządzeniu Rektora w sprawie obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy PZP (Zarządzenie 65/13/14 z późn. zm.). Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z ustawą PZP przeprowadza Dział OZ. Procedury o udzielenie zamówienia publicznego, do których bezwzględnie mają zastosowanie przepisy ustawy PZP, muszą być dokumentowane w sposób w niej określony. 13

14 Oświadczenie kierownika projektu... (pieczęć jednostki organizacyjnej) OŚWIADCZENIE KIEROWNIKA PROJEKTU Zał. Nr 1 do Zarządzenia Nr 66/13/14 dotyczące charakteru czynności/usług, będących przedmiotem umów cywilnoprawnych, realizowanych w ramach projektu o symbolu FSP/158/AZP/2010, pt.: Opracowanie metod przygotowania biomasy rolnej do energetycznego wykorzystania Czas trwania projektu: od r do r. 1. Jako kierownik projektu oświadczam, że niżej wymienione osoby będą realizować w projekcie czynności o charakterze naukowym, o których mowa w 2 ust. 3 Zarządzenia Rektora Nr 66/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku: Lp. Tytuł, stopień naukowy, imię, nazwisko lub nazwa wykonawcy 1 dr inż. Melchior Kowalski 2 mgr inż. Genowefa Kowalska 3 dr inż. Stanisław Kowalski Miejsce zatrudnienia/ stanowisko 1 Wydział Budownictwa, Instytut Geologii Stosowanej, adiunkt RMT10, doktorant Emeryt (wcześniej zatrudniony na stanowisku naukowym w Katedrze... Pol. Śl. Wykonywane czynności Prace badawcze, praca analityczna, praca doświadczalna, prace syntetyczne Prace badawcze Wykonanie badań termicznego przekształcania słomy bez i z dodatkami za pomocą technik instrumentalnych i klasycznych Prace teoretyczne, doświadczalne 4 dr inż. Zofia Kowalska RB20, specjalista administracyjny Prace badawcze, praca analityczna, praca doświadczalna, prace syntetyczne 5. Prof. dr hab. inż. Antoni Kowalski Politechnika Gdańska, Katedra Nauki o Materiałach, prorektor Prace koncepcyjne w zakresie badań, prace analityczne, prace syntetyczne 6 inż. Georg Kowalski ALD Vacuum Technologies GmbH Wilhelm-Rohn-Strasse Hanau /prezes Prace badawcze i doświadczalne Dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, które nie są w całości opłacane przez zamawiającego, lub z których korzyści nie przypadają wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności nie stosuje się przepisów ustawy PZP (art. 4 pkt. 3 lit. e ustawy PZP) W przypadku studentów podać uczelnię, wydział i kierunek studiów. W przypadku wykonawcy instytucjonalnego podać adres. 14

15 cd. oświadczenia kierownika projektu 2. Jako kierownik projektu oświadczam, że w projekcie będą realizowane następujące czynności/usługi nie mające charakteru naukowego - tzw. zamówienie z dziedziny nauki - służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, a ich zbilansowana wartość (szacunkowa) jest mniejsza niż euro, o których mowa w 3 ust.5 oraz 5 Zarządzenia Rektora Nr 66/13/14 z dnia 24 czerwca 2014 roku): Lp. Wykonywane czynności/usługi Wartość planowanych środków finansowych przeznaczonych na czynność/usługę w całym okresie realizacji projektu 1 Wykonanie pomiarów koncentracji izotopu 14C techniką AMS w próbkach grafitu otrzymanych z alfacelulozy/holocelulouzy oraz takich samych pomiarów w testowych próbkach drewna subfosylnego na potrzeby zbadania zgodności międzylaboratoryjnej procesu preparatyki próbek 7 Usługa- określenie składu fazowego metodą TL-XRD próbek stopów tytanu zł modyfikowanych powierzchniowo 8!!! Dostawa czujników siły, ciśnienia i przemieszczenia TO NIE JEST USŁUGA ale może być ZAMÓWIENIE Z DZIEDZINY NAUKI W stosunku do ww. czynności, która ze względu na wartość jest wyłączona z obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP, przed zawarciem umowy cywilnoprawnej zostanie: a)przeprowadzone rozeznanie cenowe (z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości), b) sporządzony protokół z tego rozeznania, c) zamieszczone poprzez Dział OZ na stronie BIP Politechniki Śląskiej ogłoszenie o udzielanym zamówieniu, a po zawarciu umowy stosowna informacja o udzieleniu lub nieudzieleniu zamówienia, przy czym, dla zamówień o zbilansowanej wartości (szacunkowej) mniejszej niż równowartość kwoty euro stosuje się obowiązkowo pkt a) i b), a dla zamówień o zbilansowanej wartości (szacunkowej) przekraczającej równowartość kwoty euro obowiązkowo także pkt c). W stosunku do każdej z ww. czynności, której wartość jest równa lub przekracza równowartość kwoty euro stosuje się przepisy ustawy PZP zł 2 Badanie widoczności folii odblaskowych, budowa linii życia i przeprowadzenie pomiarów czasów przejścia drogami ucieczkowymi w wyrobiskach kopalni zł 3 Usługi pomocnicze, służące do celów prac badawczych, związane z pozyskiwaniem danych o zachowaniach komunikacyjnych oraz przemieszczeniach na badanym obszarze: a/ Badania zachowań komunikacyjnych mieszkańców wybranych miast województwa zł śląskiego oraz kilku miast sąsiednich województw realizowane techniką PAPI b/ Badania przemieszczeń osób z wykorzystaniem nowoczesnej technologii wraz z przygotowaniem aplikacji mobilnych 4 Analiza liczby oktanowej 5.500zł 5 Prace pomocnicze laboratoryjne techniczne związane merytorycznie z realizacją projektu - badania metalograficzne zahartowanych elementów stalowych zł 6!!! obsługa finansowa projektu; zarządzanie projektem; usługi cateringu; usługi transportowe; tłumaczenie tekstu; usługi poligraficzne; prace administracyjne; serwisowanie i naprawa aparatury badawczej To jest USŁUGA ale to NIE jest ZAMÓWIENIE Z DZIEDZINY NAUKI 15

16 cd. oświadczenia kierownika projektu 3. Jako kierownik projektu oświadczam, że w projekcie będą realizowane następujące czynności/usługi nie mające charakteru naukowego i nie stanowiące zamówienia z dziedziny nauki, o których mowa w 3 ust. 6 Zarządzenia Rektora Nr 66/13/14 z dnia 24 czerwca 2014r: Lp. Wykonywane czynności/usługi Wartość planowanych środków finansowych przeznaczonych na czynność/usługę w całym okresie realizacji projektu 1 Usługi edukacyjne - szkolenie z zakresu spawania, zł. 2 Udział w konferencjach, sympozjach, kongresach naukowych, targach zł 3 Usługi informatyczne wykonanie i administrowanie strony internetowej, opracowanie programu do obliczeń zł 4 Usługi hotelarskie związane z udziałem w konferencjach naukowych zł 5 Usługi doradcze przeprowadzenie konsultacji w zakresie prowadzenia księgowości w małej firmie zł 6 Zarządzanie projektem zł 7 Catering zł. 8 Usługi poligraficzne i inne powiązane (drukowanie dokumentacji technicznej, zaproszeń na seminarium, kserowanie materiałów szkoleniowych, itd.) zł. 9 Reklama zamieszczenie reklam w gazetach o zasięgu ogólnopolskim, opracowanie kampanii reklamowej) zł. 10 Usługi transportowe lotnicze zł. 11 Usługi transportowe (transport kruszyw, próbek badawczych i innych materiałów) zł. W stosunku do każdej z ww. czynności, która ze względu na zbilansowaną wartość (szacunkową) jest wyłączona z obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP, przed zawarciem umowy cywilnoprawnej zostanie przeprowadzone rozeznanie cenowe (z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, efektywności, jawności i przejrzystości) i sporządzony protokół z tego rozeznania. Nie stosuje się rozeznania oraz nie sporządza się ww. protokołu w przypadkach zamówień dotyczących: a) udziału pracowników w konferencjach naukowych organizowanych przez inne podmioty (opłaty konferencyjne), b) publikacji artykułu w czasopiśmie naukowym, jeżeli wykonanie usług, opisanych w ww. pkt a) i b), możliwe jest wyłącznie przez jednego wykonawcę. W stosunku do każdej z ww. czynności, której zbilansowana wartość (szacunkowa) przekracza równowartość kwoty euro stosuje się przepisy ustawy PZP. Jan Kowalski Imię, nazwisko i podpis kierownika projektu/osoby upoważnionej Rybnik Data, miejsce ZWERYFIKOWANO CHARAKTER CZYNNOŚCI.. Dyrektor CZP 16

17 cd. oświadczenia kierownika projektu 1. Po słowach o symbolu należy wpisać numer sygnatury nadany Projektowi w Politechnice Śląskiej, określany również (np. we wnioskach do Działu OZ) jako źródło finansowania projektu np. FSD/115/RCH3/2014, a następnie po skrócie pt. wpisać pełny tytuł projektu. W systemie elektronicznym e-czp tytuł wczytywany jest automatycznie, podobnie symbol projektu, który wcześniej został nadany przez właściwe Biuro CZP. 2. W lewym górnym rogu należy umieścić pieczątkę z nazwą jednostki organizacyjnej, co pozwoli, w przypadku wątpliwości co do treści złożonego oświadczenia, nawiązać kontakt z właściwą jednostką. W systemie e-czp - nie dotyczy. 3. Należy wpisać czas trwania projektu w miejscu oznaczonym od do. W systemie e-czp czas trwania wczytany jest automatycznie. 4. Czynności wymienione w oświadczeniu kierownika projektu muszą być zgodne z zasadami konkursu, wnioskiem o finansowanie projektu oraz zawartą umową (umowami) o finansowanie projektu. 17

18 cd. oświadczenia kierownika projektu - czynności o charakterze naukowym (tabela pierwsza) 1. Kierownik projektu wymienia wykonawców, z którymi przewiduje (planuje) współpracować przy realizacji projektu w zakresie konkretnych czynności o charakterze naukowym. 2. Kolumna druga Tytuł, stopień naukowy, imię i nazwisko lub nazwa wykonawcy - należy wpisać: osoby (pracownicy, doktoranci, studenci Politechniki Śląskiej, pracownicy innych instytucji, inne osoby z zewnątrz). W przypadku pracowników naukowych należy podać dodatkowo tytuł naukowy lub stopień naukowy. wykonawcę instytucjonalnego (nazwa firmy oraz np. sp. z o.o., s.c., osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą). 4. Kolumna trzecia Miejsce zatrudnienia wykonawcy oraz stanowisko - w przypadku wykonawcy, którym jest: pracownik naukowy należy podać nazwę Wydziału, Katedry, Instytutu (pełną nazwę lub skrót) oraz wpisać nazwę zajmowanego stanowiska np. nauczyciel akademicki lub profesor, adiunkt, starszy wykładowca, docent, kierownik katedry, dziekan, asystent itd. doktorant należy podać nazwę Wydziału, Katedry, Instytutu (pełną nazwę lub skrót np. RM3) wraz z dopiskiem doktorant lub w trakcie pracy doktorskiej. student należy podać nazwę uczelni, Wydział i kierunek studiów wraz z dopiskiem student instytucja - należy podać pełny adres: kod pocztowy, miejscowość, ulica. W systemie e-czp imię i nazwisko a także miejsce zatrudnienia pracownika Politechniki Śląskiej można wybrać ze słownika dostępnego w systemie. Pozostałe informacje należy uzupełnić ręcznie. 18

19 cd. oświadczenia kierownika projektu - czynności o charakterze naukowym (tabela pierwsza) Uwaga!!! 1. Najczęściej prace o charakterze naukowym powierza się pracownikom posiadającym tytuł / stopień naukowy oraz zatrudnionym na stanowisku naukowym. 2. Może zdarzyć się sytuacja, kiedy pracownik z tytułem naukowym jest zatrudniony na stanowisku administracyjnym (np. z powodu braku etatu czy innej przyczyny). 3. W przypadku powierzenia prac o charakterze naukowym pracownikowi bez stopnia lub tytułu naukowego (zatrudnionemu na stanowisku administracyjnym lub inżynieryjno-technicznym) wskazane jest by kierownik projektu potrafił udokumentować jego dorobek naukowego, uzasadniając tym samym zasadność powierzenia tego typu prac. 4. Kolumna czwarta wykonywane czynności należy wpisać jedną czynność wymienioną Zarządzeniu np. praca badawcza, lub kilka, jeżeli zakres prac obejmuje różne rodzajowo czynności o charakterze naukowym np. prace badawcze, prace syntetyczne, prace analityczne i doświadczalne. Jeżeli znany jest szczegółowy zakres składający się na ww. czynności, można ale nie ma takiej konieczności również je wpisać, np. praca badawcza - Wykonanie badań termicznego przekształcania słomy bez i z dodatkami za pomocą technik instrumentalnych i klasycznych lub prace analityczne wykonanie analizy przydatności wskaźników funkcji turystycznej w badaniu rozwoju turyzmu na obszarach recepcji turystycznej. Jednak w zupełności wystarczający jest wpis zgodny z określeniami z Zarządzenia, bez ich uszczegółowienia. 5. Jeżeli, w trakcie realizacji projektu, okaże się, że osoba wymieniona w już złożonym oświadczeniu będzie wykonywała czynności wcześniej nie ujęte należy złożyć nowe aktualizacyjne oświadczenie. Analogicznie, jeżeli nie uwzględniono osoby / instytucji, która będzie wykonywała czynności mające naukowy charakter należy złożyć nowe, dodatkowe oświadczenie. 6. W systemie e-czp wymienione w Zarządzeniu rodzaje prac naukowych zawarto w osobnym słowniku. 19

20 cd. oświadczenia kierownika projektu - czynności nie mające naukowego charakteru tzw. zamówienia z dziedziny nauki (tabela druga) - czynności nie mające charakteru naukowego (tabela trzecia) 1. Kierownik projektu wymienia wszystkie usługi nie mające naukowego charakteru, które przewiduje przy realizacji projektu, a które można zaplanować (określić rodzaj, zakres, oszacować wartość). Usługi będące zamówieniami podobnymi (tożsame przedmiotowo, podmiotowo, czasowo) należy zgrupować a ich wartość zsumować. 2. Kolumna druga Wykonywane czynności/usługi - należy wpisać jedną z przykładowych czynności (kategorii) wymienionych w Zarządzeniu, np. usługa informatyczna. Ponadto należy obowiązkowo podać (wpisać) szczegółowy zakres czynności składających się na ww. rodzaj (kategorię) czynności, np. Usługi informatyczne Wykonanie strony internetowej, administrowanie strony internetowej, opracowanie modułu sczytującego i analizującego dane. W systemie e-czp wymienione w Zarządzeniu rodzaje prac (kategorie) nie mających naukowego charakteru zawarto w osobnym słowniku. Uszczegółowienie zakresu prac należy wykonać ręcznie. 3. Kolumna trzecia Wartość planowanych środków finansowych przeznaczonych na czynność / usługę w całym okresie realizacji projektu : - należy wpisać wartość środków finansowych przewidzianych w budżecie projektu na daną czynność, - zadeklarowana kwota powinna obejmować cały czas trwania projektu a nie tylko najbliższy czas lub rok, chyba, że instytucja finansująca przyznaje każdorazowo środki finansowe na każdy rok trwania projektu, - wartość środków finansowych to wartość brutto, ze wszystkimi obciążeniami (cło, VAT, składki ZUS, podatki, itd.), - wyrażona w złotych, w zaokrągleniu do przynajmniej pełnych dziesiątek. 4. Na końcu oświadczenia znajduje się miejsce na imię, nazwisko i podpis kierownika projektu lub osoby upoważnionej (może być pieczątka i parafka lub czytelny podpis) a także data i miejsce sporządzenia protokołu, np Katowice. W systemie e-czp, imię i nazwisko kierownika projektu można wybrać z właściwego słownika, natomiast datę system generuje automatycznie. 20

21 cd. oświadczenia kierownika projektu - czynności nie mające naukowego charakteru tzw. zamówienia z dziedziny nauki (tabela druga) - czynności nie mające charakteru naukowego (tabela trzecia) UWAGA! Wartość kwoty odpowiadającej środkom finansowym przewidzianym w projekcie pozwala - jedynie z pewnym przybliżeniem stwierdzić czy w celu wyłonienia wykonawcy kierownik projektu będzie zobligowany stosować przepisy ustawy PZP czy nie. Z tego względu dla ww. usług należy określić (i udokumentować) wartość szacunkowa zamówienia tj. wartość zamówienia bez podatku od towarów i usług (netto). Zgodnie bowiem z ustawą PZP to wartość szacunkowa (a nie wartość środków finansowych) zamówienia wskazuje na konieczność stosowania ustawy (łączna szacunkowa wartość zamówienia w Uczelni oraz projekcie przekracza Euro, a w przypadku zamówień z dziedziny nauki euro) lub nie, co stanowi podstawę wskazania prawidłowej procedury wyboru wykonawcy np. przetarg nieograniczony (Zarządzenia 65/13/14) czy też rozeznania cenowego wg zasady konkurencyjności (Zarządzenia 66/13/14). Nie wolno dzielić zamówień tego samego rodzaju na części z których każda osiągnie wartość nie przekraczającą euro, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP. Nie wolno świadomie i celowo zaniżać wartości szacunkowej zamówienia by uniknąć stosowania przepisów PZP. Wykonawca wyłoniony z procedury o zaniżonej wartości lub o wartości uzyskanej w wyniku bezzasadnego podziału zamówienia na części jest wyłoniony z naruszeniem przepisów ustawy PZP co grozi niekwalifikowalnością jego wynagrodzenia i możliwością nałożenia kary. 21

22 Protokół z rozeznania cenowego. (pieczęć jednostki organizacyjnej) Zał. Nr 2 do Zarządzenia Nr 66/13/14 PROTOKÓŁ Z ROZEZNANIA CENOWEGO DLA WYKONANIA W RAMACH PROJEKTU CZYNNOŚCI/USŁUGI NIE MAJĄCEJ CHARAKTERU NAUKOWEGO I. Projekt o symbolu FSP/158/AZP/2010 pt.: Opracowanie metod przygotowania biomasy rolnej do energetycznego wykorzystania Wykonywane czynności/usługi w projekcie (wymienione w oświadczeniu z dnia r tabela 3 pozycja nr 3): Usługi informatyczne opracowanie programu do obliczeń. W dniu r. kierownik projektu/osoba upoważniona dokonał/a rozeznania cenowego. 22

23 cd. protokołu z rozeznania cenowego II. Rozeznanie cenowe przeprowadzono na podstawie ofert: Oferent 1: a) Imię i nazwisko/nazwa oferenta: Usługi IT oprogramowanie, sieci komputerowe Sp. z o.o. b) Adres: Węgorzewo ul. Wolności 4 c) Całkowita wartość wykonania czynności/usługi: ,00 zł (pełne brutto: w tym VAT 23% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS-u*). Oferent 2: a) Imię i nazwisko/nazwa oferenta: Igor Piasecki b) Adres: Tychy ul. Armii Krajowej 50/2 c) Całkowita wartość wykonania czynności/usługi: ,53 zł (pełne brutto: w tym VAT..% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS-u*). Oferent 3: a) Imię i nazwisko/nazwa oferenta: Adam Iksiński b) Adres: Wrocław, ul. Kwiatowa 6 c) Całkowita wartość wykonania czynności/usługi: ,00 zł (pełne brutto: w tym VAT..% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS-u*). 23

24 cd. protokołu z rozeznania cenowego III. Na podstawie dokonanego rozeznania cenowego proponuję wybrać ofertę/zlecić wykonanie czynności/usługi Oferentowi: Igor Piasecki Adres: Tychy ul. Armii Krajowej 50/2 Cena oferowana przez Oferenta: ,53 zł. (słownie: dwadzieścia siedem tysięcy dziewięćset sześćdziesiąt sześć 53/100 zł.). IV. Ww. oferta (należy wybrać jedną z poniższych opcji i uzupełnić jeżeli zachodzi stosowna okoliczność): X przedstawia najniższą cenę z oferowanych W przypadku gdy, w wyniku przeprowadzonego rozeznania uzyskano oferty od co najmniej trzech wykonawców wystarczy zaznaczyć powyższy kwadrat, a gdy zostały złożone mniej niż trzy oferty, należy wyjaśnić przyczynę takiego stanu rzeczy, opisać przebieg dokonanego rozeznania cenowego (np. poprzez podanie informacji o miejscu zamieszczenia ogłoszenia i/lub ilości wysłanych indywidualnych zaproszeń, listy zaproszonych Oferentów, ilości złożonych, prawidłowych ofert podlegających ocenie)..., uzyskała najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów ustalonych wg zasad określonych w zaproszeniu do składania ofert/ogłoszeniu o zamówieniu Wyjaśnienie jak wyżej..., została złożona przez wykonawcę, który jako jedyny jest zdolny zrealizować zamówienie Należy podać merytoryczne oparte na obiektywnych przesłankach uzasadnienie udzielenia zamówienia wskazanemu wykonawcy w przypadku gdy zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę (np. z przyczyn technicznych). Powyższy przypadek obejmuje również sytuacje, gdy przeprowadzenie rozeznania cenowego jest niecelowe (np. zatwierdzone przez Radę Wydziału postępowanie o nadanie tytułu profesora, postępowanie habilitacyjne):.... Oferty przechowuje kierownik projektu. Jan Kowalski... imię, nazwisko i podpis kierownika projektu/osoby upoważnionej r. data ZWERYFIKOWANO PROTOKÓŁ.. dyrektor CZP *niepotrzebne skreślić 24

25 cd. protokołu z rozeznania cenowego I. 1. Po słowach o symbolu należy wpisać numer sygnatury nadany Projektowi w Politechnice Śląskiej, określany również (np. we wnioskach do Działu OZ) jako źródło finansowania projektu np. FSD/115/RCH3/2014, a następnie po skrócie pt. wpisać pełny tytuł projektu. W systemie elektronicznym e-czp tytuł wczytywany jest automatycznie, podobnie symbol projektu, który wcześniej nadany został przez właściwe Biuro CZP. 2. Po słowach Wykonywane czynności /usługi w projekcie (wymienione w oświadczeniu z dnia... Tabela nr... Pozycja nr ) należy wpisać nazwę konkretnej czynności podanej w oświadczeniu, np. w oświadczeniu czynność została określona jako prace pomocnicze serwisowanie i konserwacja aparatury o wartości zł. Wówczas w protokole z rozeznania cenowego należy konsekwentnie i jednoznacznie wpisać dokładnie taką samą nazwę tj. prace pomocnicze serwisowanie i konserwacja aparatury. Ręcznie należy dopisać zakres albo informację identyfikującą rodzaj aparatury, której serwis dotyczy. W systemie eczp tabela oraz pozycje i nazwy usług są podpowiadane w postaci listy do wyboru. W przypadku gdy w oświadczeniu opis pozycji składał się z kilku elementów a istnieje uzasadniona potrzeba wyłonienia wykonawcy tylko na wybraną część, wówczas nazwa czynności wpisana do protokołu powinna również tę sytuację jednoznacznie określać np. w oświadczeniu czynność została określona jako inne prace wyszukiwanie artykułów z archiwalnych katalogów zbiorów kolekcji, wykonanie kserokopii i fotokopii materiałów archiwalnych, digitalizacja zbiorów i zabezpieczenie kolekcji o wartości brutto a w danym momencie potrzebny jest wykonawca tylko na wykonania kserokopii i fotokopii, wówczas w protokole z rozeznania cenowego należy wpisać fragment nazwy z oświadczenia odpowiadający zamawianej czynności tj. wykonanie kserokopii i fotokopii materiałów archiwalnych. 3. Po słowach W dniu należy wpisać datę przeprowadzonego rozeznania cenowego. II. Po słowach Oferent 1, Oferent 2, Oferent 3 itd. - należy wpisać informacje z trzech (lub więcej) ofert złożonych przez różnych wykonawców. - w punkcie a. Imię i nazwisko/nazwa oferenta - należy wpisać dane wykonawcy tj. w przypadku wykonawcy instytucjonalnego nazwę, w przypadku osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej - imię i nazwisko, - w punkcie b. Adres - należy wpisać pełny adres: kod pocztowy, miejscowość, ulicę, numer domu, 25

26 cd. protokołu z rozeznania cenowego - w punkcie c. Całkowita wartość wykonania czynności/usługi:..zł (pełne brutto; w tym VAT..% lub ZUS pracodawcy tj. odprowadzony przez Uczelnię lub bez ZUS - należy wpisać wartość czynności z uwzględnieniem wszystkich składników cenotwórczych takich jak: VAT lub składka ZUS odprowadzona przez Politechnikę, dające łącznie tzw. pełne brutto, czyli maksymalny koszt jaki musi ponieść Uczelnia. Nie jest potrzebne podawanie szczegółowego sposobu obliczenia ceny np.: 20hx75zł=1500zł+ZUS=1764,60zł. Wystarczy wpisać np. 1764,60zł (pełne brutto). Jeżeli oferent jest pracownikiem Uczelni, można w systemie eczp skorzystać z listy pracowników, jednak pozostałe dane należy uzupełnić ręcznie. III. Po słowach Na podstawie dokonanego... Proponuję wybrać/zlecić wykonanie czynności/usługi Oferentowi należy wpisać dane wybranego wykonawcy tj. powtórzyć dane wpisane wcześniej tj. w przypadku wykonawcy instytucjonalnego nazwę, a w przypadku osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej - imię i nazwisko oraz adres tj. kod pocztowy, miejscowość, ulicę. Po słowach Cena oferowana przez Oferenta należy wpisać wartość brutto oferty wygrywającej i zapisać ją również słownie. IV. Należy wskazać jedną z trzech możliwości odpowiadających zastosowanej metodzie wyboru (w tym kryteria oceny). W dwóch pierwszych opcjach (kwadrat pierwszy i drugi) jeżeli nie uzyskano trzech ofert należy OBOWIĄZKOWO opisać sposób upublicznienia informacji o zamówieniu. W trzeciej opcji należy podać OBOWIĄZKOWO merytoryczne uzasadnienie wskazania konkretnego wykonawcy, który jako jedyny jest zdolny zrealizować zamówienie. Na końcu Protokołu znajduje się miejsce na imię, nazwisko i podpis kierownika projektu lub osoby upoważnionej (może być pieczątka i parafka lub czytelny podpis) a także należy wpisać datę sporządzenia protokołu. np r. W systemie eczp data jest generowana automatycznie. 26

27 Dziękuję za uwagę Prowadzący: Bożena Kazimierczak Centrum Zarządzania Projektami Gliwice, ul. Banacha 10 pok. 4a tel