Informacje o ogłoszeniu Data publikacji ogłoszenia 26-02-2018 Termin składania ofert 12-03-2018 Numer ogłoszenia 1092001 Status ogłoszenia Aktualne Miejsce i sposób składania ofert Ofertę należy złożyć na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego w terminie do dnia 12 marca 2018 r. do godz.12:00 za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail: agata.ferenc@hewelianum.pl. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę agata.ferenc@hewelianum.pl Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia Agata Ferenc Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia 58 300 08 42 wew. 43 Skrócony opis przedmiotu zamówienia Promocja produktu turystycznego - Wozowni Artyleryjskiej, prowadzoną w ramach projektu pt. Rewaloryzacja i adaptacja Wozowni Artyleryjskiej wraz z otoczeniem, na potrzeby Centrum Hewelianum w Gdańsku, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Kategoria ogłoszenia Usługi Podkategoria ogłoszenia Usługi inne https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/printview/1092001 1/6
Miejsce realizacji zamówienia Województwo: pomorskie Powiat: Gdańsk Miejscowość: Gdańsk Opis przedmiotu zamówienia Cel zamówienia Celem działań promocyjnych jest propagowanie wśród określonych grup docelowych, nowych funkcji zrewaloryzowanej Wozowni Artyleryjskiej oraz nowych elementów oferty w kontekście całego Centrum Hewelianum, jako unikalnego obiektu turystycznego obejmującego wielofunkcyjną i wielopokoleniową przestrzeń publiczną na terenie i w obiektach, które stanowią unikatowe dziedzictwo kulturowe Pomorza, a przez to budowanie i podnoszenie rozpoznawalności marki Centrum Hewelianum w regionie, w kraju oraz za granicą. Promocja nowej propozycji Centrum Hewelianum związanej z włączeniem do oferty obiektu Wozowni Artyleryjskiej docelowo powinna przełożyć się na wzrost liczby osób odwiedzających to miejsce. Przedmiot zamówienia Promocja produktu turystycznego - Wozowni Artyleryjskiej, prowadzoną w ramach projektu pt. Rewaloryzacja i adaptacja Wozowni Artyleryjskiej wraz z otoczeniem, na potrzeby Centrum Hewelianum w Gdańsku, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zakres zamówienia obejmuje przeprowadzenie promocji produktu turystycznego w formie następujących działań: 1. kampania outdoorowa tzn. przygotowanie i ekspozycja reklam zewnętrznych w formie citylightów w wybranych miastach na terenie Polski; 2. ogólnopolska kampania radiowa tj. produkcja i emisja spotu promocyjnego w rozgłośni radiowej; 3. produkcja i postprodukcja filmu (spotu) promocyjnego; 4. wykonanie i dostawa folderu informacyjnego; 5. reklama internetowa tj. produkcja oraz emisja reklamy w formie artykułu sponsorowanego online w portalach czasu wolnego i parentingowych; 6. reklama w prasie tj. przygotowanie i emisja reklamy w czasopiśmie branży eventowej; 7. organizacja i obsługa dnia otwartego promującego produkt turystyczny. Kod CPV 79341400-0 Nazwa kodu CPV Usługi prowadzenia kampanii reklamowych Harmonogram realizacji zamówienia 1) Kampania outdoorowa - plakatowa 2) Kampania radiowa 3) Film promocyjny (spot) 4) Reklama internetowa 5) Reklama prasowa https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/printview/1092001 2/6
6) Folder informacyjny 7) Dzień otwarty Planowany termin wydarzenia: maj/czerwiec 2018 r. Termin zakończenia realizacji projektu Rewaloryzacja i adaptacja Wozowni Artyleryjskiej wraz z otoczeniem, na potrzeby Centrum Hewelianum w Gdańsku ustalono na dzień 30 czerwca 2018 r. Powyższa data stanowi jednocześnie datę zakończenia realizacji niniejszego zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie jednak prawo do przedłużenia lub skrócenia terminu wykonania zamówienia o okres nie dłuższy niż 6 miesięcy oraz zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji działań promocyjnych wynikających z niniejszego opisu przedmiotu zamówienia, z uwagi na ewentualną zmianę terminu zakończenia realizacji Projektu. Załączniki pełna treść zapytania ofertowego załącznik 1 - formularz oferty załącznik 3 wzór wykazu usług wzór umowy Pytania i wyjaśnienia Brak pytań i wyjaśnień Wiedza i doświadczenie Wykonawca musi wykazać się wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum jednego zamówienia na usługę, której przedmiotem była kampania promocyjno-informacyjna projektu lub produktu o wartości co najmniej 35 000,00 PLN netto, przy czym kampania ta obejmowała następujące działania: produkcję i postprodukcję filmu promocyjnego lub reklamy oraz organizację i obsługę wydarzenia promocyjnego dla ponad 300 osób. Warunki zmiany umowy Zamawiający dopuszcza zmiany umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Zmiany, o których mowa powyżej, w stosunku do treści złożonej oferty, mogą dotyczyć: 1) warunków płatności, 2) terminu realizacji zamówienia, 3) zakresu usług w stopniu nie wykraczającym poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w zapytaniu ofertowym, 4) wynagrodzenia Wykonawcy - w określonych zapisami umowy przypadkach. Zmiany umowy mogą być dokonane w przypadku: 1) wydłużenia lub skrócenia przez Zamawiającego, terminu wykonania zamówienia o okres nie dłuższy niż 6 miesięcy oraz zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji działań promocyjnych wynikających z niniejszego opisu przedmiotu zamówienia, z uwagi na ewentualną zmianę terminu zakończenia realizacji Projektu, 2) z powodu wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy; takich jak: akty terroru, wojny wypowiedziane i niewypowiedziane, blokady, powstania, zamieszki, epidemie, osunięcia gruntu, trzęsienia ziemi, powodzie, wybuchy i inne podobne nieprzewidywalne zdarzenia poza kontrolą którejkolwiek ze stron i którym żadna ze stron nie mogła zapobiec, 3) wystąpienia konieczności modyfikacji sposobu wykonania przedmiotu zamówienia, jeżeli zmiana taka będzie korzystniejsza dla osiągnięcia efektu zamówienia, w szczególności: modyfikacja wymiarów, parametrów przedmiotu zamówienia, zmiana taka może dotyczyć zakresu prac w stopniu nie wykraczającym poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w zapytaniu https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/printview/1092001 3/6
ofertowym, 4) wystąpienia konieczności modyfikacji parametrów materiałów reklamowych - np. długość emisji, jeżeli zakładane pierwotnie parametry będą trudne do zachowania z przyczyn technicznych, zmiana taka może dotyczyć zakresu zamówienia w stopniu nie wykraczającym poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w zapytaniu ofertowym, 5) zmniejszenia zakresu usług, jeśli taka rezygnacja będzie niezbędna do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy (zmniejszenie wynagrodzenia o wartość niewykonanych usług), 6) ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT). Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany będzie do złożenia dokumentów potwierdzających spełnianie ww. warunku: wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, według wzoru na Załączniku nr 3 do zapytania ofertowego wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane. Dowody te będą załączone do oferty w formie skanu oryginału dokumentu. Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienie dokumentów, o których mowa powyżej zawierających braki, błędy lub niekompletnych. Ocena oferty Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria: cena ilość emisji spotów w reklamie radiowej liczba nośników reklamy outdoorowej Cena - waga: 70% Opis sposobu oceny ofert: PC= [Cn /CB x % wagi ] x 100, gdzie: PC - liczba punktów przyznanych ofercie, CN - najniższa cena spośród badanych ofert, CB - cena oferty badanej, % wagi - waga kryterium. Cena brutto podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty przedmiotu zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. W cenie powinien zostać uwzględniony podatek VAT w ustawowej wysokości. Cena oferty jest ceną ryczałtową. Czas spotów w kampanii radiowej - waga: 15% Oceniany będzie oferowany czas emisji spotów w kampanii radiowej. Punkty będą przyznane za oferowanie czasu emisji przekraczającej minimum wymagane w SIWZ - 7 dni. Opis sposobu oceny ofert: Pu = [Nb/Nn x % wagi] x 100, gdzie: Pu - liczba punktów przyznanych ofercie, Nb - liczba dni w ofercie badanej (ponad wskazane minimum 7 dni), Nn - najwyższa liczba dni spośród badanych ofert (ponad wskazane minimum 7 dni) % wagi - waga kryterium, https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/printview/1092001 4/6
W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę w/w minimalnego czasu trwania emisji (7 dni) Wykonawca otrzyma 0 (słownie: zero) punktów. Liczba lokalizacji nośników reklamy zewnętrznej - waga 15% Oceniana będzie liczba lokalizacji nośników reklamy zewnętrznej tj. liczba miejscowości. Punkty będą przyznane za oferowanie liczby lokalizacji przekraczającej minimum wymagane w SIWZ - 4 lokalizacje. Opis sposobu oceny ofert: PE = [Eb/En x % wagi ] x 100, gdzie: PE - liczba punktów przyznanych ofercie, Eb - ilość lokalizacji w ofercie badanej (ponad wskazane minimum 4 lokalizacje), En-najwyższa ilość lokalizacji spośród badanych ofert (ponad wskazane minimum 4 lokalizacje), % wagi - waga kryterium. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę w/w minimalnej liczby lokalizacji Wykonawca otrzyma 0 (słownie: zero) punktów. Wykluczenia zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę który nie wykaże spełnienia warunku udziału w postępowaniu Zamawiający - Beneficjent Nazwa GMINA MIASTA GDAŃSKA Adres Nowe Ogrody 8/12 80-803 Gdańsk pomorskie, Gdańsk Numer telefonu 58 323 60 00 Fax 583023941 NIP 5830011969 Tytuł projektu Rewaloryzacja i adaptacja Wozowni Artyleryjskiej wraz z otoczeniem, na potrzeby Centrum Hewelianum w Gdańsku https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/printview/1092001 5/6
Numer projektu RPPM.08.03.00-22-0041/15-00 https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/printview/1092001 6/6