REGULAMIN ORGANIZACYJNY GMINNEGO ZESPOŁU EKONOMICZNO-ADMINISTRACYJNO- GOSPODARCZEGO SZKÓŁ W KOBYLNICY Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Niniejszy Regulamin określa szczegółową organizację wewnętrzną i tryb pracy Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjno - Gospodarczego Szkół w Kobylnicy, a w szczególności: 1. Wewnętrzną strukturę organizacyjną Zespołu, 2. Zadania i kompetencje dyrektora oraz głównego księgowego, 3. Zakres działalności Zespołu, 4. Zasady podpisywania pism i dokumentów, 5. Obieg dokumentów, 6. Zasady załatwiania skarg i wniosków, 7. Działalność kontrolną w Zespole. 2 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1. Zespole - należy przez to rozumieć Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjno - Gospodarczy Szkół w Kobylnicy, 2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu, 3. Głównym księgowym - należy przez to rozumieć głównego księgowego Zespołu, 4. Pracowniku GZEAGS - należy przez to rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez Zespół w ramach stosunku pracy, 5. Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Kobylnica, 6. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Kobylnica, 7. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Kobylnica, 8. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Kobylnica, 9. Szkole - należy przez to rozumieć szkołę, w tym zespół szkół, dla której (dla którego) organem prowadzącym jest Gmina. 1
3 1. Zespół jest gminną jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, działającą jako jednostka budżetowa Gminy, utworzona do prowadzenia obsługi administracyjnej, finansowej i gospodarczej szkół. 2. Bieżący nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem Zespołu sprawuje Wójt. 3. Siedziba Zespołu mieści się w Zespole Szkół Samorządowych w Kobylnicy - ul. Główna 63, 76-251 Kobylnica. 4 Zespół funkcjonuje oraz wykonuje swoje zadania w oparciu o: 1. Ustawę z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), 2. Ustawę z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), 3. Ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), 4. Statut Zespołu i niniejszy regulamin, oraz inne akty prawne obowiązujące pracodawców i jednostki budżetowe, w tym z zakresu finansów publicznych, rachunkowości, oraz określające zadania gmin w sprawach oświatowych. 5 1. Zespół realizuje powierzone mu zadania pod kierownictwem dyrektora. 2. Wójt zatrudnia i zwalnia dyrektora oraz wykonuje wobec niego inne czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. 3. Dyrektor wykonuje zadania Zespołu przy pomocy głównego księgowego oraz pozostałych pracowników GZEAGS. 4. Dyrektor zatrudnia i zwalnia, w imieniu Zespołu, pracowników GZEAGS oraz dokonuje wobec nich innych czynności z zakresu prawa pracy. 5. Prawa i obowiązki pracowników GZEAGS regulują w szczególności przepisy o pracownikach samorządowych. 2
Rozdział II Wewnętrzna struktura organizacyjna Zespołu 6 Zespół posiada w swojej wewnętrznej strukturze organizacyjnej następujące stanowiska: 1. Dyrektor - 1 etat, 2. Z-ca dyrektora 1 etat, 3. Główny księgowy - 1 etat, 4. Starszy księgowy - 4 etaty, 5. Stanowisko kierownik ds. administracyjnych i kadr - 1 etat, 6. Sprzątaczka 21 etatów, 7. Woźna 2 etaty, 8. Kierowca 3 etaty, 9. Konserwator 4,75 etatu, 10. Referent administracyjny 7 etatów. Rozdział III Zadania i kompetencje dyrektora 7 1. Dyrektor wykonuje wszelkie zadania warunkujące prawidłową obsługę administracyjną, finansową i gospodarczą szkół oraz zadania wynikające z przepisów prawa, obowiązujących pracodawców i kierowników jednostek budżetowych - a w szczególności: 1) reprezentuje Zespół na zewnątrz, w ramach udzielonego pełnomocnictwa, 2) organizuje i nadzoruje pracę pracowników GZEAGS, dokonuje okresowych ocen pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, 3) zapewnia właściwe warunki pracy w Zespole i usprawnia tę pracę - m.in. poprzez wdrażanie nowych metod pracy i technik zarządzania, 4) ustala zakresy czynności dla pracowników GZEAGS, 5) sporządza plan finansowy Zespołu, 6) dysponuje środkami finansowymi Zespołu, 7) dokonuje zamówień publicznych dla Zespołu oraz wspólnych dla szkół, 8) sprawdza i zatwierdza pod względem merytorycznym rachunki i faktury VAT, 3
9) gospodaruje mieniem będącym w dyspozycji Zespołu i odpowiada za nie, 10) zapewnia zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych w Zespole i czuwa nad ich bezpieczeństwem, 11) rozpatruje skargi i wnioski, 12) pełni nadzór nad pracą dyrektorów szkół, w tym nad przestrzeganiem przez nich dyscypliny finansów publicznych i organizacyjnej oraz przepisów dotyczących bhp, nauki, wychowania oraz opieki w szkołach, 13) organizuje inwentaryzację mienia szkół i nadzoruje jej przebieg, 14) koordynuje pracę dyrektorów szkół oraz kształtuje politykę kadrową dyrektorów szkół, 15) sporządza sprawozdania oraz informacje wynikające z odrębnych przepisów, zarządzeń, pism okólnych i poleceń Wójta, 16) wydaje przepisy wewnętrzne obowiązujące w Zespole (np. regulujące szczegółowe zasady rachunkowości w Zespole), 17) przygotowuje i przedkłada Wójtowi projekty zarządzeń Wójta i uchwał Rady w sprawach z zakresu działalności Zespołu, 18) wykonuje zarządzenia Wójta i uchwały Rady, 19) współdziała z dyrektorami szkół i pracownikami Urzędu w celu realizacji zadań Zespołu, w tym z informatykiem Urzędu w zakresie prawidłowego funkcjonowania sieci informatycznej w Zespole, 20) współdziała z innymi podmiotami oraz instytucjami powiązanymi z działalnością Zespołu i szkół, w tym z właściwym kuratorem oświaty, jednostkami samorządu terytorialnego oraz organizacjami pozarządowymi, 21) na zaproszenie uczestniczy w sesjach Rady i posiedzeniach jej komisji właściwej ds. oświatowych, 22) załatwia indywidualne sprawy z zakresu administracji publicznej z upoważnienia Wójta, 23) udziela upoważnień w sprawach należących do jego wyłącznych kompetencji, 24) składa Radzie coroczne sprawozdanie z działalności Zespołu oraz informację o zamierzeniach na rok następny, 25) wykonuje zadania zlecone mu przez Wójta, mieszczące się w zakresie działania Zespołu. 2. W przypadkach określonych w odrębnych przepisach dyrektor działa na mocy pełnomocnictwa udzielonego mu przez Wójta. 3. W czasie nieobecności dyrektora osobą uprawnioną do podejmowania czynności należących do jego kompetencji w zakresie wypłaty wynagrodzeń pracownikom GZEAGS oraz szkół, w szczególności do podpisywania listy płac i czeków, jest Sekretarz Gminy, a w pozostałym zakresie Kierownik Samodzielnej Sekcji ds. Administracji i Kadr. 4
8 1. Dyrektor kieruje Zespołem poprzez wydawanie zarządzeń, pism okólnych i poleceń służbowych pracownikom GZEAGS. 2. W celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań przez Zespół, w szczególności zadań o szczególnym znaczeniu lub wymagających współdziałania kilku pracowników GZEAGS, dyrektor może powoływać spośród pracowników GZEAGS - w drodze zarządzenia pełnomocników, zespoły zadaniowe lub komisje pod przewodnictwem wyznaczonych przez siebie pracowników GZEAGS. 9 Dyrektor jest odpowiedzialny przed Wójtem za całokształt działania Zespołu, a w szczególności za: 1. Realizację zadań Zespołu w zakresie obsługi szkół, 2. Przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w związku z działalnością Zespołu, 3. Efektywne wykorzystanie mienia trwałego oraz środków finansowych przekazanych do dyspozycji Zespołu, 4. Prawidłową politykę personalną i płacową w Zespole. Rozdział IV Zadania i kompetencje głównego księgowego 10 1. Do zadań i kompetencji głównego księgowego należy: 1) Prowadzenie rachunkowości Zespołu oraz szkół zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na: a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający: - właściwy przebieg operacji gospodarczych, - ochronę mienia będącego w posiadaniu Zespołu i szkół, b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający: - terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych; - ochronę mienia będącego w posiadaniu Zespołu i szkół oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie pracowników GZEAGS oraz szkół majątkowo odpowiedzialnych za to mienie, - prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych, 5
c) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez pracowników GZEAGS. 2) Prowadzenie gospodarki finansowej Zespołu i szkół zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na: a) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Zespołu oraz szkół, b) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych. 3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych oraz finansowych z planem finansowym Zespołu albo szkoły, 4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych Zespołu oraz szkół, 5) opracowywanie projektu planu finansowego Zespołu oraz pomoc w opracowywaniu projektów planów finansowych szkół, 6) analiza wykorzystania środków finansowych będących w dyspozycji Zespołu i szkół, w tym przydzielonych z budżetu Gminy, 7) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych i innych dokumentów wydawanych przez dyrektora dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, oraz pomoc dla dyrektorów szkół w opracowywaniu wydawanych przez nich dokumentów w zakresie rachunkowości, 8) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta oraz uchwał Rady w sprawach dotyczących gospodarki finansowej Zespołu i szkół, 9) zapewnienie realizacji zarządzeń Wójta i dyrektora oraz uchwał Rady dotyczących gospodarki finansowej Zespołu i szkół, 10) występowanie do dyrektora z wnioskami o przeprowadzanie kontroli określonych zagadnień, które leżą w zakresie działania głównego księgowego, 11) współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy, Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami powiązanymi z gospodarką finansową Zespołu i szkół, 12) sprawowanie w zakresie określonym przez dyrektora, z zastrzeżeniem 7 ust. 3, obowiązków należących do dyrektora w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, 13) wykonywanie innych zadań powierzonych mu przez dyrektora. 6
2. Główny księgowy odpowiada przed dyrektorem a w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt - również przed Wójtem za rzetelną, terminową i zgodną z prawem realizację powierzonych mu do wykonania zadań. 3. W czasie nieobecności głównego księgowego zastępuje go pracownik wyznaczony przez dyrektora, posiadający ponadto stosowne upoważnienie od głównego księgowego. Rozdział V Zakres działalności Zespołu 11 1. W ramach obsługi szkół Zespół wykonuje zadania określone w 4 Statutu Zespołu. 2. Dyrektor informuje niezwłocznie Wójta na piśmie o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach dotyczących funkcjonowania szkół, w szczególności z zakresu gospodarki finansowej. 12 Do podstawowych zadań pracowników GZEAGS należy: 1. W zakresie spraw administracyjno - gospodarczych i organizacyjnych: a) rejestracja korespondencji wpływającej do Zespołu i jej wysyłanie z Zespołu, b) organizowanie narad, konferencji, spotkań, itp., w tym z udziałem dyrektorów szkół oraz ich protokołowanie, c) przygotowywanie informacji i materiałów dla dyrektorów szkół, pomocnych w wykonywaniu ich zadań, d) nadzór nad opracowywaniem arkuszy organizacyjnych szkół i przygotowywanie ich do zatwierdzenia przez Wójta, e) prowadzenie spraw związanych z egzekucją administracyjną w przypadku nie spełniania przez dzieci w wieku 6-16 lat obowiązku nauki oraz pomoc dyrektorom szkół w zakresie prowadzonej przez nich egzekucji obowiązku szkolnego i nauki, f) zapewnianie odpowiedniej formy kształcenia dzieci z orzeczeniami o potrzebie kształcenia specjalnego, g) analiza stanu i struktury zatrudnienia w poszczególnych szkołach, h) gromadzenie i opracowywanie informacji publicznych związanych z działalnością Zespołu, w tym celem ich zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, oraz koordynacja działań 7
dyrektorów szkół w tym zakresie, i) prowadzenie teczek zarządzeń Wójta oraz uchwał Rady dotyczących Zespołu i szkół oraz udostępnianie ich dyrektorom szkół i innym zainteresowanym, j) opracowywanie, z zastrzeżeniem dalszych przepisów, projektów zarządzeń Wójta i dyrektora oraz uchwał Rady w sprawach z zakresu działalności Zespołu, w tym w szczególności dotyczących zakładania, przekształcania i likwidacji szkół, k) realizowanie zamówień publicznych dla Zespołu i wspólnych dla szkół, w tym przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie, a także czuwanie nad terminowością oraz zakresem przedmiotowym zawieranych umów na dostarczane do szkół media, usługi komunalne, telekomunikacyjne, itp., l) organizacja zaopatrzenia szkół w sprzęt, pomoce naukowo - dydaktyczne, druki akcydensowe, opał, środki czystości i inne niezbędne materiały, ł) zabezpieczanie potrzeb Zespołu w zakresie informatyki i oprogramowania, m) administrowanie pomieszczeniami Zespołu, n) prowadzenie dokumentacji dotyczącej najmu lokali znajdujących się w budynkach szkół o) współpraca ze stanowiskiem obrony cywilnej w Urzędzie Gminy p) współpraca ze stanowiskiem ds. oświaty w Urzędzie Gminy r) prowadzenie archiwum zakładowego, s) obsługa szkół w zakresie sportu szkolnego t) organizacja dowozu uczniów do szkół w tym organizacja przetargów dotyczących wyboru wykonawcy usług dowozu. 2. w zakresie spraw kadrowych i bhp: a) prowadzenie dokumentacji w sprawach kadrowych pracowników GZEAGS (np. związanej z: nawiązaniem oraz ustaniem stosunku pracy, rozliczaniem czasu pracy, nabywaniem uprawnień pracowniczych, prowadzenie teczek osobowych), b) pomoc w prowadzeniu spraw kadrowych pracowników szkół i prowadzenie ewidencji osobowej tych pracowników oraz rejestru ich zwolnień lekarskich, c) prowadzenie spraw z zakresu dokształcania oraz doskonalenia zawodowego pracowników GZEAGS, d) współpraca z dyrektorami szkół w sprawach związanych z nadawaniem wyższego stopnia awansu zawodowego nauczycielom kontraktowym, e) prowadzenie spraw związanych z tzw. ruchem służbowym nauczycieli, f) przygotowywanie projektów wniosków o nagrody dla dyrektorów szkół, g) przygotowywanie projektów oceny pracy dyrektorów szkół, h) sporządzanie wykazu rencistów i emerytów - byłych nauczycieli, celem naliczania odpisu na fundusz socjalny, 8
i) wykonywanie obowiązków nałożonych na pracodawców przepisami z zakresu przeciwdziałania bezrobociu, j) wystawianie zaświadczeń, świadectw pracy, opinii, referencji w oparciu o zgromadzoną dokumentację kadrową, w tym dla celów uzyskania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, k) wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom GZEAGS i szkół, l) opracowywanie projektów tzw. zakładowego prawa pracy oraz zarządzeń Wójta i uchwał Rady dotyczących doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz wynagradzania pracowników GZEAGS i szkół, a także pomoc dyrektorom szkół w tym zakresie, ł) wykonywanie obowiązków pracodawcy z zakresu ochrony zdrowia pracowników GZEAGS (np. kierowanie na badania profilaktyczne, przenoszenie do innej pracy zgodnie z zaleceniem lekarza), m) organizowanie i prowadzenie szkoleń bhp dla pracowników GZEAGS i szkół, n) prowadzenie szkoleń nowo zatrudnionych pracowników GZEAGS i szkół, o) nadzór nad stanem bhp w szkołach oraz współpraca z dyrektorami szkół w tym zakresie, p) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowanych obiektów szkolnych (ich części), w których przewiduje się pomieszczenia pracy oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników GZEAGS oraz szkół, r) udział w ustalaniu okoliczności oraz przyczyn wypadków, którym ulegają pracownicy GZEAGS i szkół, s) prowadzenie dokumentacji dotyczącej bhp w Zespole i szkołach, w tym dokumentacji powypadkowej, t) bieżąca analiza stanu bhp w Zespole i szkołach oraz sporządzanie co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bhp, zawierających propozycję przedsięwzięć organizacyjnych i technicznych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia oraz zdrowia pracowników GZEAGS i szkół oraz poprawę warunków pracy, u) opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dyrektora, itp., dotyczących bhp oraz pomoc dyrektorom szkół w tym zakresie. 3. w zakresie płac: a) naliczanie wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych ze stosunku pracy pracownikom GZEAGS i szkół oraz przygotowywanie dokumentacji do ich wypłaty (np. karty wynagrodzeń, listy płac), b) naliczanie zasiłków, w tym chorobowych, przysługujących pracownikom GZEAGS i szkół oraz przygotowywanie dokumentacji do ich wypłaty (karty zasiłkowe), c) obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia od wypłat należnych pracownikom GZEAGS i szkół (karty podatkowe i zasiłkowe), d) księgowanie potrąceń od wynagrodzeń oraz innych świadczeń należnych ze stosunku pracy 9
pracownikom GZEAGS i szkół, e) sporządzanie dokumentacji dotyczącej pracowników GZEAGS i szkół do Urzędu Skarbowego, w tym deklaracji podatkowych i PIT, f) sporządzanie dokumentacji dotyczącej pracowników GZEAGS i szkół do ZUS, w tym deklaracji oraz raportów imiennych i wykazu zarobków emerytów i rencistów, g) sporządzanie dokumentacji związanej z przejściem pracowników GZEAGS oraz szkół na renty i emerytury oraz opracowywanie dokumentacji płacowej koniecznej do wyliczenia kapitału początkowego, h) wystawianie zaświadczeń o zarobkach pracowników GZEAGS i szkół. 4. w zakresie rachunkowości i gospodarki finansowej: a) prowadzenie rachunkowości i gospodarki finansowej Zespołu oraz szkół, w tym m.in. przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji w Zespole oraz organizowanie i rozliczanie wyników inwentaryzacji w szkołach, b) sporządzanie projektu planu finansowego Zespołu i pomoc w sporządzaniu projektów planów finansowych szkół - zgodnie z klasyfikacją budżetową, c) udzielanie dyrektorom szkół bieżących informacji o stanie posiadanych środków finansowych, d) udzielanie dyrektorom szkół pomocy i konsultacji w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, zabezpieczania mienia, racjonalnego i celowego wykorzystywania środków finansowych i składników majątkowych będących w ich dyspozycji, e) prowadzenie analizy kosztów utrzymania poszczególnych szkół, f) prowadzenie obsługi finansowej zakładowych funduszy świadczeń socjalnych: Zespołu i poszczególnych szkół oraz funduszu zdrowotnego nauczycieli, g) prowadzenie obsługi kasy Zespołu, w tym zabezpieczanie terminowych wypłat należności gotówkowych i bezgotówkowych, h) przekazywanie do budżetu Gminy należności stanowiących dochody Gminy, i) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta i dyrektora oraz uchwał Rady a także innych dokumentów w sprawach dotyczących rachunkowości oraz gospodarki finansowej Zespołu i szkół oraz pomoc w tym zakresie dyrektorom szkół, a także - w każdym z tych obszarów - załatwianie korespondencji wpływającej do Zespołu, opracowywanie wymaganych prawem sprawozdań, prowadzenie rejestrów i ewidencji w zakresie spraw określonych w ustawach oraz instrukcji kancelaryjnej, rozpatrywanie skarg i wniosków, obsługa programów informatycznych oraz współdziałanie z pracownikami Urzędu i innymi podmiotami oraz instytucjami powiązanymi z działalnością Zespołu i szkół. 10
13 1. Pracownicy GZEAGS wykonują zadania zgodnie z indywidualnymi zakresami czynności. 2. Pracownicy GZEAGS odpowiadają przed dyrektorem za rzetelną, terminową i zgodną z prawem realizację powierzonych im do wykonania zadań. Rozdział VI Zasady podpisywania pism i dokumentów w Zespole 14 1. Do podpisu dyrektora zastrzega się: 1) pisma i dokumenty kierowane do: a) organów jednostek samorządu terytorialnego, b) Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy, c) posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej. 2) z zastrzeżeniem ust. 2 - przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, stanowiące podstawę do wydatkowania środków pieniężnych Zespołu, 3) pisma i dokumenty zastrzeżone każdorazowo przez dyrektora do jego podpisu, 4) zarządzenia, pisma okólne i polecenia służbowe dyrektora. 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, podpisuje, oprócz dyrektora, główny księgowy. 15 Główny księgowy oraz pozostali pracownicy GZEAGS podpisują pisma i dokumenty w zakresie udzielonych im przez dyrektora upoważnień, w tym zawartych w indywidualnych zakresach czynności. 16 Pracownicy GZEAGS opracowujący pisma i dokumenty parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony. 11
Rozdział VII Obieg dokumentów w Zespole 17 1. Postępowanie kancelaryjne i zasady obiegu dokumentów w Zespole określa instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). 2. W Zespole stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych ustalony przez Prezesa Rady Ministrów. 3. Przy znakowaniu spraw w Zespole stosuje się symbol "GZEAGS". 4. W Zespole obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów. Rozdział VIII Zasady zamawiania, używania i przechowywania pieczęci urzędowych 18 1. Do składania zamówień na pieczęcie urzędowe i pieczęcie imienne upoważniony jest dyrektor GZEAGS. 2. Wnioski na pieczęcie należy składać u Kierownika Samodzielnej Sekcji Administracji i Kadr. 3. Kierownik dokonuje weryfikacji treści zamówionych pieczęci pod kątem zgodności z instrukcją kancelaryjną, Regulaminem Organizacyjnym Zespołu oraz wydanymi przez dyrektora upoważnieniami. 4. Zlecenie podpisuje dyrektor. 5. Wykonane pieczęcie rejestrowane są przez pracownika obsługującego sekretariat w rejestrze pieczęci urzędowych. 6. Rejestr pieczęci zawiera: liczbę porządkową, odcisk pieczęci, datę pobrania i podpis osoby pobierającej, datę zwrotu i podpis osoby zwracającej, nr protokołu i datę fizycznej likwidacji pieczęci. Rejestr ten jest drukiem ścisłego zarachowania. 7. Pracownik, z którym rozwiązana została umowa o pracę jest zobowiązany rozliczyć się z pobranych pieczęci. 8. Pieczęcie urzędowe przechowywane są w sejfie. Za ich przechowywanie odpowiedzialny jest pracownik obsługujący sekretariat. 12
Rozdział IX Zasady załatwiana skarg i wniosków w Zespole 19 1. Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków w Zespole odbywa się zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). 2. Dyrektor przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. od 7.30 do 15.30. 3. Pracownicy GZEAGS przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie - w godzinach pracy Zespołu. 20 1. Pracownicy GZEAGS są zobowiązani do rzetelnego oraz terminowego załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego. 2. Skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku. 3. Posłowie na sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę lub wniosek we własnym imieniu lub przekazali skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, a gdy ich załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie ich rozpatrywania, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia ich wniesienia albo przekazania. 4. O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek. 5. W razie nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w ust. 2 stosuje się odpowiednio przepisy ustawy, o której mowa w 19 ust. 1. 21 1. Skargę na pracowników GZEAGS rozpatruje dyrektor, a na dyrektora Wójt. 2. Odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników GZEAGS udziela dyrektor, a na dyrektora - Wójt. 13
Rozdział X Działalność kontrolna w Zespole 22 1. Kontrola obejmuje czynności polegające na sprawdzaniu kierunków działania, doboru środków i wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników GZEAGS. 2. Celem kontroli jest w szczególności: 1) zbieranie oraz przedstawianie dyrektorowi bieżącej i obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności Zespołu, 2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, 3) ujawnianie niegospodarności i marnotrawstwa mienia, 4) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości oraz uchybień, 5) analizowanie stopnia wykonania zaleceń pokontrolnych, przeprowadzanie rekontroli oraz wykorzystywanie materiałów pokontrolnych dla doskonalenia działalności Zespołu i szkół, 6) analizowanie i przedstawianie dyrektorowi informacji o stopniu wykorzystania materiałów pokontrolnych innych podmiotów uprawnionych do kontroli. 23 Kontrolę, o której mowa w 22, sprawują: 1. Dyrektor w stosunku do pracowników GZEAGS. 2. Główny księgowy w odniesieniu do gospodarki finansowej Zespołu i szkół w zakresie określonym w odrębnych przepisach. 3. Powoływane przez dyrektora w formie zarządzenia zespoły doraźne - w zakresie przez niego ustalonym. 24 1. Kontrola sprawowana jest w Zespole jako: 1) kontrola wstępna, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, 2) kontrola bieżąca, polegająca na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania, 3) kontrola następna, obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów po wykonaniu, 14
4) kontrola zarządcza. 2. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli wstępnej nieprawidłowości kontrolujący: 1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowo sporządzone projekty dokumentów z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, 2) odmawia podpisu projektów dokumentów nierzetelnie sporządzonych, nieprawidłowych lub dotyczących działań sprzecznych z przepisami. 3. W przypadku ujawnienia nadużycia lub innych nieprawidłowości, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić dyrektora oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód w sprawie. 25 1. W Zespole mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej. 2. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela dyrektor. 3. Nadzór nad realizacją zaleceń i wniosków pokontrolnych sprawuje dyrektor. Rozdział XI Postanowienia końcowe 26 Organizację i porządek w procesie pracy Zespołu oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników GZEAGS określa zarządzenie dyrektora w sprawie regulaminu pracy w Zespole. 27 1. Niniejszy regulamin podlega zatwierdzeniu przez Wójta na wniosek dyrektora. 2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do zmian niniejszego regulaminu. 15
28 Regulamin skonsultowano z dyrektorami szkół w gminie w dniu 02.09.2010 r. 29 Regulamin wchodzi w życie z dniem 9 września 2010 r. Dyrektor Zatwierdzam:...... 16