1
Obowiązki beneficjentów wynikające z umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WD Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 oraz z budżetu Samorządu Województwa Dolnośląskiego Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego Wrocław, 27.01.2010 r.
Umowa o dofinansowanie projektu, Uchwaław sprawie określenia szczegółowych zasad, trybu i warunków realizacji projektu Województwa Dolnośląskiego, Porozumieniez państwowymi jednostkami budżetowymi, Wzory dokumentów dostępne są na stronie www.rpo.dolnyslask.pl 3
Termin na podpisanie umowy 55 dni od dnia podjęcia przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego uchwały w sprawie wyboru projektów do dofinansowania w ramach RPO WD 2007-2013. Przedłużenie Dyrektor DRPO-W: do 55 dni DyrektorDRPO:powyżej55dnido120dni Zarząd Województwa Dolnośląskiego: powyżej 120 dni 4
Proces przygotowania umowy/uchwały Pismoinformujące Beneficjenta o przyznanym dofinansowaniu i wymaganych dokumentach (DRPO-W) Beneficjent -opracowanie i przesłanie wymaganych dokumentów do IZ RPO WD (7 dni) Dokonanie weryfikacji otrzymanych dokumentów oraz opracowanie projektu umowy/uchwały (7 dni) DRPO-W Wydział ochrony Środowiska UMWD -sprawdzenie czy beneficjent nie zalega z opłatami środowiskowymi Ewentualne poprawienie lub uzupełnienie dokumentów przez Beneficjenta (5 dni) 5
Proces podpisania umowy Przekazanie uzgodnionej i zaparafowanej umowy o dofinansowanie projektu Beneficjentowi celem podpisania ( w siedzibie IZ RPO WD) Zwrot podpisanej przez Beneficjenta umowy o dofinansowanie projektu (7 dni) Podpisanie umowy przez dwóch Członków ZWD oraz przek. 1 egz. do Beneficjenta wraz z egz. Wniosku Wpisanie umowy do systemów informatycznych: KSI oraz LSI 6
Dokumenty niezbędne do przygotowania projektu umowy/uchwały Pozwolenie na budowę jeżeli dotyczy Beneficjenta; Dokumenty finansowe potwierdzające zabezpieczenie środków finansowych na realizację projektu, dotyczy również Partnera, jeżeli występuje; Aktualne zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowegoo wywiązywaniu się Beneficjenta ze zobowiązań wobec Skarbu Państwa (nie starsze niż 3 m-ce), dotyczy także Partnera; Aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek (nie dotyczy JST, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych ) -nie starsze niż 3 m-ce, także dotyczy Partnera, jeżeli występuje; 7
Dokumenty niezbędne do przygotowania projektu umowy/uchwały Aktualne zaświadczenie właściwego urzędu skarbowego potwierdzające status Beneficjenta jako podatnika podatku od towarów i usług, dotyczy także Partnera, jeżeli występuje; Oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług w ramach realizowanego projektu, dotyczy również Partnera, jeżeli występuje; Zaświadczenie o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP; Zaświadczenie o nadaniu numeru statystycznego REGON; Karta wzorów podpisów; 8
Dokumenty niezbędne do przygotowania projektu umowy/uchwały Umowa otwarcia rachunku bankowego dla projektu; Wybór formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy jeżeli dotyczy Beneficjenta; Dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość osób uprawnionych do zawarcia umowy; Inne niezbędne dokumenty wymagane prawem polskim lub kategorią projektu 9
Dokumenty niezbędne do przygotowania projektu umowy/uchwały Oświadczenie Wnioskodawcy, że w przypadku projektu nie nastąpiło, nie następuje i nie nastąpi nakładanie się finansowania przyznanego z funduszy strukturalnych UE, FS lub innych funduszy, programów, środków i instrumentów UE ani krajowych środków publicznych, a także z państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) najpóźniej w dniu zawarcia umowy/podjęcia uchwały; Informacja o wszystkich realizowanych przez siebie i Partnera projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE, FS lub innych funduszy, programów, środków i instrumentów UE, a także współfinansowanych przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) najpóźniej w dniu zawarcia umowy/podjęcia uchwały. 10
Załączniki do umowy/uchwały 1. Wniosek o dofinansowanie projektu 2. Harmonogram rzeczowo finansowy realizacji projektu w ramach RPO WD 2007-2013; 3. Harmonogram realizacji zamówień dla projektu w ramach RPO WD 2007-2013; 4. Harmonogram płatności dla projektu w ramach RPO WD 2007 2013 oraz odpowiadające im współfinansowanie według źródeł finansowania; 5. Harmonogram ponoszenia wydatków niekwalifikowalnych dla projektu w ramach RPO WD 2007-2013 według źródeł finansowania; 11
Załączniki do umowy/uchwały 1. Wniosek 6. Montaż o dofinansowanie finansowy projektu w ramach RPO WD 2007-2013; 7. Prognoza wydatków kwalifikowalnychdla projektu w ramach RPO WD 2007-2013 ujętych we wnioskach o płatność w bieżącym oraz kolejnym roku budżetowym; 8. Skwantyfikowane wskaźniki osiągnięcia rzeczowej realizacji projektu w ramach RPO WD 2007-2013; 9. Pełnomocnictwo dla osoby podpisującej umowę w imieniu Beneficjenta, jeżeli dotyczy. 12
Obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie REALIZACJA I ROZLICZENIE PROJEKTU ZGODNIE Z UMOWĄ zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy przeprowadzenie audytu zewnętrznego kontrola ex-ante udzielanie zamówień publicznych terminowe składanie wniosków o płatność rzetelne planowanie wydatków w ramach Projektu (harmonogramy płatności) 13
11 umowy Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy Do 30 dni od dnia zawarcia umowy na kwotę nie mniejszą niż wysokość dofinansowania Nie dotyczy beneficjentów będących jednostką sektora finansów publicznych lub fundacją, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa bądź BGK 14
Rodzaje zabezpieczenia: -weksel in blanco z deklaracją wekslową - weksel in blanco z poręczeniem wekslowym banku (awal) - notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji -przewłaszczenie rzeczy ruchomych Beneficjenta na zabezpieczenie -hipoteka -poręczenie według prawa cywilnego; - poręczenie bankowe - gwarancja bankowa - gwarancja ubezpieczeniowa -zastaw rejestrowy na... -zastaw na prawach... 15
Audyt zewnętrzny projektu W przypadku gdy całkowita wartość projektu wynosi co najmniej 5.000.000 PLN Beneficjent po poniesieniu co najmniej 50 % wydatków całkowitej wartości projektu, a przed terminem zakończenia rzeczowegorealizacji projektu zobowiązany jest doprzeprowadzenia audytu zewnętrznego Ostateczne sprawozdanie z audytu zewnętrznego wraz z opinią Beneficjent przekazuje IZ RPO WD niezwłocznie, w terminie do 7 dni od otrzymania Wydatek poniesiony na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu jest wydatkiem kwalifikowalnym, jeżeli zostanie ujęty we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. 16
Kontrola zamówień publicznych ex-ante Gdy aktualna szacunkowa wartość zamówienia publicznego wynosi co najmniej 10.000.000 PLN dla robót budowlanych, lub co najmniej 5.000.000PLN dla dostaw bądź usług i nie przekracza odpowiednio dla robót budowlanych równowartości w złotych polskich kwoty 20.000.000 euro, dla dostaw i usług równowartości w złotych polskich kwoty 10.000.000 euro Beneficjent zobowiązany jest do przekazania do IZ RPO: odpowiednio projektu ogłoszenia o zamówieniu publicznym lub projektu zaproszenia do negocjacji, albo projektu zaproszenia do składania ofert bądź projektu zapytania cenę; projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia istotnych postanowień wprowadzonych do treści projektu umowy z wykonawcą oraz projektu wzoru umowy z wykonawcą. 17
Zamówienia publiczne Beneficjent zobowiązany jest do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w takim zakresie, w jakim ustawa Prawo Zamówień Publicznych oraz Dyrektywy i Rozporządzenia UE mają zastosowanie do Beneficjenta i realizowanego projektu. W przypadku niepodlegania przez Beneficjenta przepisom PZP, z uwagi na wartość zamówienia przy wyłanianiu wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług w ramach projektu Beneficjent zobowiązany jest stosowania wytycznych IZ RPO WD. 18
Zamówienia publiczne zasady udzielania Zasada przejrzystości i jawności (upublicznienie ogłoszeń o ZP i jego wynikach), Zasada ochrony uczciwej konkurencji, Zasada niedyskryminacji i równego traktowania, 19
Zamówienia publiczne a korekty finansowe nieprawidłowy wybór trybu postępowania, dyskryminacyjne opisy przedmiotu zamówienia, w tym zwłaszcza podawanie nazw produktów, ich modeli itp. Brak upublicznienia ogłoszeń o ZP i jego wyników. Niestosowanie się do wytycznych IZ RPO WD, przy zamówieniach do 14 tys. EURO 20
Wnioski o płatność Wniosek o płatność należy składać co najmniej raz na trzy miesiące Wniosek o płatność należy złożyć na standardowym formularzu według wzoru określonego przez IZ RPO WD Wniosek o płatność należy złożyć w wersji papierowej i elektronicznej(płyta CD lub DVD) Do wniosku należy złożyć dokumentację związaną z realizacją projektu oraz potwierdzającą poniesione wydatki kwalifikowalne 21
Wnioski o płatność problemy Wniosek o płatność składany rzadziej niż raz na trzy miesiące; składanie wniosków o płatność na małe kwoty(np.250 zł); wnioskowanie o zaliczkę w nadmiernej wysokości (błędy we wnioskach o zaliczkę); pomimo monitorowania zaliczek liczne błędy przy wypełnianiu formularza wniosku w załącznikach do wniosku o płatność (błędy rachunkowe i pisarskie, merytoryczne, problemy wynikające z protokołów z kontroli), nie zanotowano prawidłowego wniosku o płatność; rekordziści skaładają 5-6 razy, prośba do beneficjentów o priorytet w usprawnieniu tego procesu 22
WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 1. Wpływ wniosku o płatność - Dział Projektów Pomocy Technicznej i Administracji Punkt Przyjęć Wniosków 2. Weryfikacja wniosku: formalna i merytoryczna (Działy Priorytetów RPO) (19 dni), finansowa (Dział Obsługi Wniosków o Płatność) (19 dni) 3. Akceptacja wyniku weryfikacji przez Dyrektora DRPO-W. 4. Uwagi do beneficjenta, złożenie poprawionego wniosku i weryfikacja wgpkt2. 5. Wystawienie dyspozycji przekazania środków (akceptacja przez Dyrektora Departamentu RPO) od 01.01.2010 r.-wystawienie zlecenia płatności do BGK 6. Przekazanie środków na konto Beneficjenta przez BGK (płatność końcowa uwarunkowana wynikiem kontroli na miejscu) 23
Harmonogram płatności Beneficjent przekazuje Instytucji Zarządzającej RPO WD, harmonogram płatności w ramach Projektu w terminie do 10 dnia drugiego miesiąca kwartału kalendarzowego, według wzoru ustalonego przez Instytucję Zarządzającą RPO WD. 24
Planowanie wydatków -harmonogram płatności harmonogram płatności nie wymaga aneksu, dokument planistyczny WAŻNY!!!! nieterminowe przekazywanie harmonogramu do IZ RPO WD, nieprzestrzeganie harmonogramu (przesuwanie z miesiąca na miesiąc, brak odpowiedniego prognozowania wydatków w projekcie ujmowanie nieadekwatnych kwot w harmonogramie nieznajomość instrukcji wypełniania harmonogramu, błędy rachunkowe 25
Zmiany w projekcie po podpisaniu umowy/podjęciu uchwały Wszelkie zmiany w projekcie należy zgłaszać w formie pisemnej, w odniesieniu do zaakceptowanej wersji wniosku o dofinansowanie, nie później niż 35 dni przed planowanym terminem zakończenia finansowego realizacji projektu. Zatwierdzone przez IZ RPO WD zmiany lub przesunięcia wymagają sporządzenia aneksu do umowy/ podjęcia uchwały w sprawie zmiany uchwały. W przypadku braku zgody IZ RPO WD na dokonanie zmian Beneficjent jest zobowiązany do realizacji projektu zgodnie z obowiązująca wersją wniosku o dofinansowanie lub ma możliwość rezygnacji z dalszej realizacji projektu. 26
Zmiany w projekcie po podpisaniu umowy/podjęciu uchwały Zmiana wielkości wskaźników produktuoraz przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków (pozycjami zakresu rzeczowego) powstałymi z przyczyn innych niż przeprowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego DRPO: do 15% ZWD: do 35% KOP: pow. 35% Zmiana wielkości wskaźników rezultatu Zmiana w projekcie będąca wynikiem przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zmiana okresu realizacji projektu 27
Niedopuszczalne zmiany w umowie/uchwale zmiana warunków realizacji projektu, w rezultacie których projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów w ramach RPO WD, według których był oceniony i wybrany do dofinansowania. zmiany w zakresie warunków realizacji projektu, której rezultatem byłoby nieosiągnięcie celu projektu oraz wskaźników produktu i rezultatu; dodanie do projektu nowych kategorii wydatków, 28
Dziękuję za uwagę Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego WybrzeŜe Słowackiego 12-14 50-411 Wrocław Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 oraz z budżetu Samorządu Województwa Dolnośląskiego 29
30