IMAGE PRACOWNIKA BIUROWEGO Image (czytaj: imaż lub imidż) to wizerunek jakiejś postaci. Najczęściej używa się tego określenia w odniesieniu do aktorów, piosenkarzy czy śpiewaków. Wizerunek ten powstaje w wyniku zawodowej działalności osoby, odzwierciedla on także jej cechy osobowe. Image pracownika biurowego jest zatem wizerunkiem, jaki ukształtowany został na podstawie pracy tego pracownika w biurze. Wizerunek pracownika biurowego tworzą następujące elementy: 1. wygląd zewnętrzny; 2. ubiór; 3. sposób poruszania się; 4. sposób zachowania się; 5. sposób mówienia; 6. pozostałe elementy. WYGLĄD ZEWNĘTRZNY Ogromne znaczenie wyglądu zewnętrznego wynika z faktu, że ludzie na jego podstawie wyrabiają sobie zdanie na temat innych ludzi. Wprawdzie wszyscy wiemy o tym, że takie postępowanie może być często powodem nieporozumień, ale to właśnie na podstawie pierwszego wrażenia dokonujemy oceny naszego rozmówcy. Czasami to właśnie pierwsze wrażenie powoduje, że rozmowa toczy się właściwie lub też że rozmówcy nie mogą się porozumieć. Pamiętajmy zatem, że czasami to sam wygląd i kilka gestów rozmówcy mogą przesądzić o tym, jak potoczy się dalsza rozmowa, nawet wtedy gdy nie padną żadne słowa. Ludzie mają świadomość tego, jak duże znaczenie w ich życiu ma wygląd zewnętrzny. Powszechnie stosowane diety oraz systematyczne bieganie czy odwiedzanie siłowni i klubów fitness mają zapewnić ładną sylwetkę. Korzystanie z gabinetów kosmetycznych, a ostatnio coraz częściej poddawanie się operacjom plastycznym mają zamaskować lub trwale usunąć defekty urody i podkreślić jej walory. Dbanie o fryzurę oraz korzystanie z usług stylistów, którzy pomagają dostosować fryzurę czy okulary do kształtu twarzy to kolejne działania podejmowane w celu zapewnienia atrakcyjnego wyglądu. Makijaż w miejscu pracy powinien być zawsze delikatny, a fryzura niezbyt ekstrawagancka. Ale wszystkie te działania mijają się z celem, jeżeli nie idą w parze z dbałością o czystość i higienę. Przetłuszczone włosy ze sterczącymi kosmykami czy pokryte łupieżem fatalnie wpływają na wygląd zewnętrzny. Obok sylwetki i twarzy ważnym elementem wyglądu są dłonie, które powinny być zadbane. Szczególnie ważne są paznokcie, które zawsze muszą być czyste i przycięte, a skórki usunięte. Lakier do paznokci, stosowany przez znaczną część kobiet, nie może mieć zbyt rzucającej się w oczy barwy. UBIÓR Istotnym elementem wyglądu zewnętrznego pracownika biurowego jest ubiór. Z jednej strony ubiór odzwierciedla osobowość pracownika, z drugiej zaś musi być dostosowany do przedsiębiorstwa, stanowiska, zawodu i sytuacji, w których znajduje się pracownik. Najważniejszą zasadą w zakresie dobrego ubioru jest to, że powinien on być zawsze czysty i
wyprasowany, a jego rozmiar dobrze dobrany do sylwetki nie może być zatem zbyt obszerny ani też zbyt mocno przylegający do sylwetki. Także buty muszą być zawsze nieskazitelnie czyste. Inna ważna zasada mówi o tym, że właściwy strój to taki, który jest dostosowany do konkretnej sytuacji. Zatem inaczej należy ubrać się na wieczorną premierę do opery, inaczej rano do pracy, a jeszcze inaczej na wycieczkę. Strój musi być też dostosowany do wieku osoby, która go nosi oraz do jej sylwetki. Osoby młodsze częściej mogą pozwolić sobie na żywą kolorystykę niż osoby starsze, a osoby bardziej puszyste powinny ubierać się w sposób pozwalający na maskowanie nadmiaru kilogramów. Należy przy tym pamiętać, że kolory jaśniejsze powodują, że osoba je nosząca sprawia wrażenie grubszej, a kolory ciemniejsze wyszczuplają. Tak więc osoby z nadwagą powinny wystrzegać się kolorów jasnych, podobnie jak wzorów na ubraniach w postaci pasków poprzecznych. Strój powinien być dostosowany do zajmowanego stanowiska i pełnionego zawodu. Bardziej fantazyjny sposób ubierania się może być właściwy dla pracownika agencji reklamowej, ale nie jest stosowny dla pracownika banku. Osoby zajmujące wyższe stanowiska w przedsiębiorstwie noszą zazwyczaj ubrania ciemniejsze niż zdarza się to pracownikom na niższych stanowiskach. Na bardziej uroczyste okazje należy zakładać ubrania ciemniejsze. Wszystkie elementy ubrania powinny być do siebie prawidłowo dobrane i to zarówno kolorystycznie, jak i po względem formy nie można na przykład do wieczorowej marynarki zakładać sportowej koszuli. Wszystkie elementy ubioru powinny stanowić pewną estetyczną całość. PODSTAWOWE ZASADY UBIORU PANÓW PRACOWNIKÓW BIUROWYCH Najważniejszy jest garnitur, który powinien być dostosowany do pory dnia i rangi uroczystości rano może być jaśniejszy, zaś coraz ciemniejszy z upływem dnia. W pracy dopuszczalne jest łączenie marynarki i spodni w innych kolorach (spodnie są wtedy zazwyczaj czarne lub granatowe, ale tylko jeden z tych elementów: spodnie lub marynarka mogą mieć wzór). Także uroczyste okazje wymagają garnituru ciemniejszego. Do garnituru należy właściwie dobrać dodatki: koszulę, krawat, pasek, skarpety, buty i biżuterię. Koszula do wieczorowego ubrania zazwyczaj bywa biała, rzadziej błękitna; krawat szary lub granatowy, najczęściej gładki lub z bardzo delikatnym wzorkiem. Co do zasady tylko jeden z trzech elementów: garnitur, koszula i krawat mogę mieć subtelny wzór. Do ubrania noszonego w pracy pracownik ma większą swobodę wyboru koszuli oraz krawata. Rękawy koszuli powinny wystawać spod marynarki na ok. 1 cm. Nie należy bezkrytycznie poddawać się modzie i łączyć ze sobą elementy ubioru w taki sposób, że ostateczny wynik jest zbyt krzykliwy. Krawat powinien być ładnie zawiązany i powinien sięgać paska od spodni. Skarpety do ubrania wieczorowego powinny mieć kolor czarny, rzadziej kolor garnituru (granatowy) i powinny być na tyle długie, aby siedzący mężczyzna nie pokazywał gołych łydek. Kolor skarpet do garniturów noszonych w pracy może być także czarny lub dostosowany do koloru garnituru. Spodnie powinny mieć kant, a ich długość powinna być taka, że z przodu dotykają butów, lekko się załamując, a z tyłu sięgają obcasa (zakrywają pięty, ale obcasy są odsłonięte). Panowie powinni raczej unikać biżuterii. Markowe pióro lub długopis oraz elegancki zegarek to wystarczające elementy, jakimi mężczyzna zdobi swój wygląd. Dodatkowym elementem może być niezbyt rzucająca się w oczy spinka do krawata. Zupełnie niestosowne są wszelkiego rodzaju sygnety i bransolety noszone przez panów.
Buty powinny być czarne, natomiast do ubrań półsportowych noszonych w pracy mogą być brązowe. Zawsze jednak muszą być bardzo dobrze wyczyszczone i nabłyszczone. Właściwemu wyglądowi butów sprzyjają systematycznie stosowane prawidła. PODSTAWOWE ZASADY UBIORU PAŃ PRACOWNIKÓW BIUROWYCH Tym czym dla mężczyzny jest wieczorowy garnitur, tym dla kobiety jest kostium, którego kolor powinien być dostosowany do pory dnia i rangi uroczystości. Spódnica od kostiumu może być zastąpiona spodniami. Dodatkami do kostiumu są: bluzka, apaszka, torebka, pantofle oraz biżuteria. Wszystkie te elementy powinny być do siebie dopasowane i powinny stanowić estetyczną, wysmakowaną całość. Na odpowiednio uroczyste okazje kostium może być zastąpiony wizytową suknią. Makijaż powinien zostać dostosowany do pory dnia i rangi uroczystości (rano delikatny, wieczorem mocniejszy). Buty powinny być zakryte (bez odsłoniętych pięt i palców). Taki strój jest typowy dla uroczystości typu: rocznica działalności przedsiębiorstwa, kolacja służbowa, wizyta w teatrze, przyjęcie wydawane dla gości zagranicznych. Do pracy kobiety zakładają najczęściej: kostiumy (różniące się od kostiumów wieczorowych jakością materiałów, kolorystyką i fasonem), sukienki, zestawy: bluzka i spódnica lub bluzka i spodnie. Panie muszą zwracać uwagę na to, aby odciskająca się bielizna nie była widoczna poprzez bluzkę lub spódnicę. Ramiona kobiet w pracy powinny być zasłonięte, należy więc zrezygnować z sukienek czy bluzek na ramiączka. Z dużą ostrożnością należy podchodzić do biżuterii, jaką panie noszą w pracy. Oprócz zegarka panie powinny nosić nie więcej niż po jednym pierścionku na każdej ręce. Dopuszczalne jest także noszenie delikatnych kolczyków i naszyjnika. Noszenie zbyt dużej ilości biżuterii lub też posiadanie biżuterii zbyt krzykliwej jest zdecydowanie wyrazem złego smaku właścicielki. Buty noszone w pracy przez panie powinny być zazwyczaj zakryte, wyjątkowo dopuszcza się buty z odsłoniętymi piętami. Jeżeli w uroczystości służbowej uczestniczy jednocześnie kobieta i mężczyzna (np. kobiecie, która jest pracownikiem przedsiębiorstwa towarzyszy jej małżonek), to powinni oni być ubrani w tym samym stylu jeżeli kobieta jest ubrana w suknię wieczorową, to i mężczyzna musi mieć na sobie wieczorowy garnitur. SPOSÓB PORUSZANIA SIĘ Sposób poruszania się przez pracownika biurowego obserwowany jest w różnych codziennych sytuacjach. Najczęściej sytuacje te dotyczą: stania, siedzenia i chodzenia. Zarówno kobiety, jak i mężczyźni powinni stać z lekko rozstawionymi nogami tak, aby ciężar ciała rozkładał się równomiernie na dwie nogi. Plecy powinny być wyprostowane, a głowa lekko uniesiona do góry. Ręce najczęściej są opuszczone do dołu, należy unikać trzymania rąk w kieszeni, a jeżeli już to mężczyzna trzyma rękę w kieszeni spodni, a kobieta w kieszeni kostiumu. Siedzimy na całej powierzchni krzesła, opierając się o oparcie, nogi są złączone, jedna z nich może być lekko wysunięta do przodu lub cofnięta. Ręce spoczywają na udach, a jeżeli krzesło wyposażone jest w boczne podpórki, to mogą być położone także na nich, chyba, że w czasie spotkania robione są notatki w takiej sytuacji ręce ułożone są na stole. Sposób chodzenia mężczyzn i kobiet jest nieco odmienny mężczyźni chodzą zazwyczaj krokiem zdecydowanym i pewnym i stawiają oni większe kroki od kroków kobiet. Kroki kobiet są nie tylko drobniejsze, ale także bardziej swobodne i miękkie.
Z punktu widzenia sposobu poruszania się ważne są ręce. Najbezpieczniejszą dla nich pozycją jest ich swobodne opuszczenie. Nie należy nimi wykonywać nerwowych ruchów, np. bawienie się breloczkiem czy długopisem to zdradza zdenerwowanie; nie wolno także nadmiernie nimi gestykulować jest to mało eleganckie. Rąk nie powinno się splatać na wysokości piersi odczytywane jest to bowiem jako brak otwartości w stosunku do rozmówcy. SPOSÓB ZACHOWANIA SIĘ Na ocenę sposobu zachowania się pracownika biurowego mają wpływ następujące elementy: uprzejmość, takt i życzliwy stosunek do ludzi; umiejętność słuchania rozmówcy bez przerywania mu; punktualność jej przestrzeganie jest wyrazem szacunku dla osób, z którymi się spotykamy. Jej brak nie da się usprawiedliwić w żaden sposób, np. tłumaczenia o akademickim kwadransie są bardzo niestosowne. Jeżeli już przydarzy nam się spóźnienie, należy bardzo szczerze za nie przeprosić; dotrzymywanie słowa to w zasadzie cecha charakteru bardzo szanowana przez ludzi. Człowiek, który dotrzymuje słowa, jest człowiekiem spolegliwym, a więc takim, na którym można polegać i można mu zaufać; dyskrecja, czyli umiejętność dochowania tajemnicy. Ludzie dyskretni nie wdzierają się do cudzych spraw, są taktowni i delikatni; przestrzeganie zasad savoir-vivre u. Zasady te opisane zostaną w dalszej części tego rozdziału. SPOSÓB MÓWIENIA Mówić należy donośnym i spokojnym głosem, ale bez monotonii. Stanowczo należy unikać teatralnego akcentowania i przesadnej modulacji, czyli niedostosowanej do wypowiadanych słów siły wysokości i barwy głosu. Rozmówca często po głosie może rozpoznać stan emocjonalny mówiącego, np. silne wzburzenie, zdenerwowanie czy strach są wyczuwalne w głosie i dlatego też mówiący powinien starać się zapanować nad tymi uczuciami. Zasadą jest, że osoby pewne siebie i zdecydowane mówią głośniej niż osoby nieśmiałe. Aby uniknąć monotonii i przykuć uwagę słuchających do tego, o czym się mówi, należy zmieniać siłę głosu: raz mówić ciszej, raz głośniej, jednakże zmiany te muszą być powiązane z treścią wypowiedzi. Siła głosu powinna być także dostosowana do okoliczności mówienie zbyt ciche utrudnia proces porozumiewania się, a mówienie zbyt głośne powoduje przeszkadzanie w pracy innym pracownikom. Tempo wypowiedzi powinno być dostosowane do okoliczności, szybciej należy mówić o sprawie, którą znają uczestnicy rozmowy, wolniej o sprawie, która jest dla nich nowa. Szybkie mówienie może negatywnie wpłynąć na wymowę (dykcję), co oczywiście należy eliminować. Mówca powinien dołożyć należytych starań, aby jego wypowiedź była czytelna. Żeby to osiągnąć, powinien dostosowywać język do rozmówcy. Zdania powinny być jasne, zrozumiałe i bez słów, których rozmówca może nie znać. Należy mówić w sposób zwięzły (bez niepotrzebnych dygresji) i jednoznaczny, z należytą poprawnością gramatyczną i stylistyczną.
W niektórych sytuacjach ważne jest, aby to, co mówimy było sugestywne i przekonywujące, ale w każdej sytuacji forma tego, co mówimy musi być uprzejma. W czasie rozmowy należy pamiętać o tym, że uczestniczą w niej zazwyczaj dwie lub więcej osób, dlatego też należy dać szansę wypowiedzi rozmówcom, inaczej mamy do czynienia z monologiem. POZOSTAŁE ELEMENTY WIZERUNKU PRACOWNIKA BIUROWEGO Wśród tych elementów dwa są najważniejsze: tzw. sposób bycia pracownika i problem zapachów. Sposób bycia to sposób zachowywania się oraz sposób obcowania z ludźmi. Negatywnie odbierany i szybko postrzegany jest sposób zachowania się polegający np. na nadmiernej hałaśliwości, nawoływaniu się kolegów w miejscach publicznych, zbyt głośne rozmowy itp. Pozytywny sposób obcowania z ludźmi polega na utrzymywaniu kontaktu wzrokowego z rozmówcą, częstym uśmiechaniu się do osób, z którymi się współpracuje, chęci zrozumienia rozmówców, itp. Zapachy to problem drażliwy, ale ważny. Mogą mieć zarówno pozytywny, jak i negatywny wpływ na to, jak odbierany jest pracownik biurowy. Dbający o higienę pracownik, korzystający z właściwie dobranych kosmetyków (dezodorant, ewentualnie woda kolońska) będzie pozytywnie odbierany przez otoczenie. Nadmierne korzystanie z kosmetyków, niedostatki w higienie oraz nieprzyjemny zapach papierosowy, jakim bywa nasycone ubranie palącego pracownika często są źle odbierane przez współpracowników.