UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG zawarta w dniu. roku w Warszawie (dalej Umowa ) pomiędzy: Bankiem Gospodarstwa Krajowego z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa, działającym na podstawie ustawy z dnia 14 marca 2003 r. o Banku Gospodarstwa Krajowego (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 1843 z późn. zm.) oraz statutu nadanego rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dnia 16 września 2016 r. w sprawie nadania statutu Bankowi Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1527.), NIP: 525-00-12-372, REGON: 000017319, (dalej BGK lub Zamawiający ), reprezentowanym przez:.... a... ul...,...-., Warszawa, zarejestrowany w Sądzie Rejonowym dla.. KRS Rejestr Przedsiębiorców...., NIP, REGON., (dalej: Wykonawca ), reprezentowanym przez:. zwanymi dalej także Stroną lub łącznie Stronami. Umowa zostaje zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.), sygnatura postępowania: DZZK/17/DK/2018. Przedmiot zamówienia jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych oraz budżetu państwa w ramach projektów Funduszy Europejskich na lata 2014-2020 oraz Programu Przedsiębiorcza Polska Wschodnia finansowanego ze środków Ministerstwa Rozwoju.
1. Przedmiot Umowy 1. Wykonawca oświadcza, że prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 02 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2017 poz. 2168 ze zm.) polegającą na świadczeniu usług pośrednictwa zapewnienia usług hotelarskich, gastronomicznych oraz konferencyjnych. 2. Zamawiający zleca Wykonawcy, a Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia usług hotelarsko-gastronomicznych, w tym sal konferencyjnych oraz cateringu (zwanych dalej: Usługami ) dla uczestników organizowanych przez BGK konferencji pn. "Giełda Produktów Finansowych" (dalej Konferencja ) w 7/8* miastach wojewódzkich w lokalizacjach spełniających warunki zgodne z OPZ oraz zgodnych ze standardami właściwymi dla kategorii obiektu (zwanych dalej Obiektami ). Lista miast, w których mają mieć miejsce Konferencje, terminy Konferencji oraz szczegółowy zakres Usług zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy (dalej Opis Przedmiotu Zamówienia ). 3. Strony ustalają, że Konferencje odbędą się w Obiektach wskazanych w Ofercie przedłożonej przez Wykonawcę (dalej Oferta ). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania określonego Obiektu, w którym chce, aby były świadczone Usługi. 4. Oferta Wykonawcy wraz z wypełnionym formularzem cenowym (dalej Formularz Cenowy ) stanowią odpowiednio załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do Umowy. 2. Obowiązki Wykonawcy 1. W ramach Umowy Wykonawca zapewni sale konferencyjne oraz będzie świadczył niżej wymienione Usługi na rzecz BGK na potrzeby organizacji Konferencji, w terminach i na zasadach określonych w Umowie i załącznikach do niej. 2. Wykonawca na czas trwania każdej Konferencji jest zobowiązany w szczególności do zapewnienia: a) głównej sali konferencyjnej przeznaczonej dla 120 uczestników wyposażonej w nagłośnienie i sprzęt multimedialny; b) 2 sal konferencyjnych na potrzeby przeprowadzenia warsztatów dla 30-50 uczestników wyposażonej w nagłośnienie i sprzęt multimedialny; c) sprzętu nagłośnieniowego i multimedialnego zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia; d) ciągłej przerwy kawowej z poczęstunkiem dla 120 uczestników; e) lunchu w formie bufetu z napojami dla 120 uczestników; f) 10 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych uczestników wskazanych przez BGK; g) 5 pokojów jednoosobowych; h) pracowników zapewniających prawidłową obsługę Konferencji zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia. i) przestrzeni wystawienniczej (w tym stoisk promocyjnych);
j) szatni; k) toalet; 3. W ramach Umowy Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia rozstawienia przez BGK (oraz przez jego partnerów) na terenie sal konferencyjnych, o których mowa w ust. 2 a) i b) powyżej oraz przestrzeni wystawienniczej reklam (ścianki reklamowe i roll-up y) oraz umożliwienia przedstawicielom BGK (oraz jego partnerom) dystrybucji materiałów reklamowych (ulotki, gadżety) uczestnikom Konferencji. Ilość, forma oraz dokładne miejsce rozstawienia reklam zostanie uzgodniona z Wykonawcą w terminie nie krótszym niż na 7 dni przed Konferencją. 3. Potwierdzenie ilości usług na potrzeby organizacji Konferencji 1. BGK zobowiązany jest w terminie nie krótszym niż na 7 dni przed terminem każdej z Konferencji do godz. 14.00 potwierdzić Wykonawcy ostateczną liczbę zamawianych Elementów Zmiennych, z zastrzeżeniem, że nie będzie ona wyższa niż wskazana w 2 ust. 2 Umowy, w szczególności: a) liczbę uczestników, dla których zostanie zamówiona ciągła przerwa kawowa z poczęstunkiem; b) liczbę uczestników, dla których zostanie zamówiony lunch w formie bufetu z napojami; c) liczbę mikrofonów bezprzewodowych; d) liczbę miejsc parkingowych; e) liczbę koordynatorów Konferencji ze strony Wykonawcy; f) liczbę pracowników technicznych Wykonawcy (obsługujących multimedia); g) liczbę pracowników Wykonawcy obsługujących recepcję; h) liczbę pokojów jednoosobowych. 2. Strony postanawiają, że ostateczna liczba zamawianych poszczególnych Usług może zostać zmniejszona przez BGK w odniesieniu od każdej z Konferencji maksymalnie o 20% w stosunku do liczb wskazanych w 2 ust.2 Umowy. 3. Rezygnacja z usług w zakresie, o jakim mowa w ust.2 powyżej nie powoduje powstania po stronie BGK obowiązku ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów z tego tytułu. Oświadczenie o rezygnacji powinno być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności i przesłane na adres Wykonawcy wskazany w 9 Umowy. 4. W przypadku zmniejszenia przez Zamawiającego zakresu poszczególnych Usług o więcej niż o 20% w odniesieniu do danej Konferencji, Zamawiający jest zobowiązany do pokrycia kosztów rezygnacji z usług na poniższych zasadach: 1) rezygnacja w terminie do 14 dni przed dniem Konferencji Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy 10% wartości Usług, wskazanej w Formularzu Cenowym, z których Zamawiający zrezygnował; 2) rezygnacja w terminie do 10 dni przed dniem Konferencji - Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy, kwoty stanowiącej 50%, wartości Usług, wskazanej w Formularzu Cenowym, z których Zamawiający zrezygnował;
3) rezygnacja w terminie do 7 dni przed dniem Konferencji Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy, kwoty stanowiącej 75%, wartości Usług, wskazanej w Formularzu Cenowym, z których Zamawiający zrezygnował; 4) rezygnacja w terminie do 5 dni przed dniem Konferencji Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy, kwoty stanowiącej 100% wartości Usług, wskazanej w Ofercie Formularzu Cenowym, z których Zamawiający zrezygnował. 5. Informacje, o których mowa w niniejszym paragrafie będą przesyłane przez Strony drogą elektroniczną na adresy osób wskazanych w 9 Umowy. 4. Podwykonawcy 1. Wykonawca może powierzyć podwykonawcom wykonanie części lub całości przedmiotu Umowy zgodnie ze złożoną w postępowaniu przetargowym Ofertą. W przypadku, gdy powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie było przewidziane przez Wykonawcę w Ofercie, a taka potrzeba wynikła w trakcie realizacji Umowy, powierzenie wykonania części lub całości Przedmiotu Umowy podwykonawcy/-om jest możliwe wyłącznie za zgodą Zamawiającego udzieloną na piśmie pod rygorem nieważności. 2. W przypadku, gdy powierzenie wykonania części lub całości Przedmiotu Umowy podwykonawcy/-om nie było przewidziane przez Wykonawcę w Ofercie, Zamawiający może wyrazić zgodę na powierzenie wykonania części lub całości Przedmiotu Umowy przez podwykonawcę wskazanego przez Wykonawcę, w sytuacji gdy podwykonawca będzie posiadać kwalifikacje niezbędne do wykonania Umowy nie gorsze niż wymagane od Wykonawcy i osób, przy pomocy których oferował wykonanie zamówienia. 3. Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za wszelkie działania lub zaniechania swoich podwykonawców jak za swoje własne działania lub zaniechania. 4. Wybór podwykonawcy/-ów nie może naruszać warunków określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, w szczególności warunku przewidującego, że wszystkie elementy Przedmiotu Umowy muszą być zrealizowane na terenie jednego Obiektu, tj. lokalizacji posiadającej ten sam adres. 5. Wynagrodzenie 1. Za prawidłowe wykonanie Umowy BGK zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie (dalej Wynagrodzenie ). 2. Wysokość Wynagrodzenia stanowi iloczyn liczby faktycznie świadczonych Usług oraz ceny jednostkowej danej Usługi określonej w Formularzu Cenowym. 3. Wynagrodzenie będzie płatne w 7/8* częściach płatnych po każdej Konferencji, z zastrzeżeniem ust.4. 4. W terminie 7 dni o dnia podpisania Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę 15 000,00 zł brutto tytułem przedpłaty, która zostanie zaliczona na poczet części Wynagrodzenia należnego Wykonawcy w związku z organizacją pierwszej Konferencji. 5. Każda część Wynagrodzenia płatna będzie przelewem bankowym, na rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony w Banku., nr rachunku:
na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po odbyciu się danej Konferencji w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, z zastrzeżeniem ust. 9. 6. Łączne (maksymalne) Wynagrodzenie za prawidłową realizację całego zamówienia określonego w Umowie nie przekroczy kwoty: zł brutto (słownie brutto:. zł../100 groszy), co jest zgodne z przedstawioną przez Wykonawcę Ofertą. 7. Wykonawca oświadcza, że podane w Formularzu Cenowym ceny obejmują wszystkie koszty związane z realizacją Umowy przez Wykonawcę. 8. W przypadku zmiany obowiązującej stawki podatku VAT, Wykonawca naliczy do faktur podatek VAT zgodnie ze stawką obowiązującą w dniu ich wystawienia. 9. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie sporządzony przez Wykonawcę po zakończeniu danej Konferencji kosztorys, zaakceptowany przez Zamawiającego. Kosztorys będzie sporządzony za faktycznie świadczone przez Wykonawcę Usługi i będzie zawierał wielkość zrealizowanych Usług zgodnie ze zleceniem, ich ceny netto i brutto. 10. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się dzień złożenia polecenia przelewu przez BGK. 6. Odstąpienie od Umowy i kary umowne 1. Zamawiający może odstąpić od Umowy na zasadach i w terminach określonych poniżej. 2. Zamawiający może odstąpić od Umowy ze skutkiem ex tunc w terminie nie późniejszym niż na 10 dni przed terminem pierwszej Konferencji, ustalonym zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest zwrócić BGK otrzymaną część wynagrodzenia określoną w 5 ust.4 Umowy, a Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów z tytułu odstąpienia od Umowy. 3. Jeżeli w trakcie realizacji Umowy zostanie stwierdzone, że zamówione Usługi nie są wykonywane, bądź są wykonywane nienależycie przez Wykonawcę, Zamawiający wezwie Wykonawcę do usunięcia zgłoszonych zastrzeżeń do świadczonych Usług. Przez należyte wykonywanie Usług strony uznają Usługi świadczone zgodnie ze Umową, ze standardami świadczenia Usług właściwymi dla kategorii Obiektu lub rodzaju Usług. W przypadku, gdy w terminie określonym w wezwaniu Usługi nadal będą świadczone w sposób niezgodny z Umową, bądź standardami świadczenia Usług właściwymi dla kategorii Obiektu, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 7 000,00 zł. Prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości wskazanej powyżej, przysługuje również, bez dodatkowego wezwania, w przypadku powtórzenia się sytuacji w trakcie realizacji Umowy, gdy Usługi nie są wykonywane, bądź są wykonywane nienależycie przez Wykonawcę. 4. Jeżeli w trakcie realizacji Umowy zostanie stwierdzone, że zamówione Usługi nie są wykonywane, bądź są wykonywane przez Wykonawcę nienależycie, w zakresie przestrzegania terminów umownych bądź uzgodnionych przez Strony w inny dopuszczalny Umową sposób, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 1 000,00 zł za każdy dzień opóźnienia w stosunku do ustalonego terminu. Prawo
żądania zapłaty kary umownej w wysokości wskazanej powyżej, przysługuje również, bez dodatkowego wezwania, w przypadku powtórzenia się sytuacji w trakcie realizacji Umowy, gdy Usługi nie są wykonywane, bądź są wykonywane nieterminowo. 5. W przypadku, gdy sytuacja opisana w ust. 3 i 4 powtórzy się przy realizacji co najmniej dwóch Konferencji, Zamawiający może odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym bez konieczności wyznaczania dodatkowego terminu do jej prawidłowej realizacji, w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania Umowy. W tej sytuacji Wykonawca może żądać wynagrodzenia za należycie wykonane Usługi. Odstąpienie przez Zamawiającego od Umowy nie wyłącza uprawnienia do naliczenia kar umownych. 6. Wykonawca zgodę na potrącanie kar umownych z należnego mu Wynagrodzenia. 7. Okoliczności siły wyższej wyłączają odpowiedzialność każdej ze Stron za niewykonanie lub nienależyte, w tym nieterminowe wykonanie Umowy. Pod pojęciem siły wyższej rozumie się wszelkie zdarzenia zewnętrzne, niezależne od strony o charakterze nadzwyczajnym, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, pomimo dołożenia należytej staranności, a w szczególności: katastrofalne działanie sił przyrody, wojny, mobilizacje, zamknięcie granic, strajki generalne oraz akty władzy państwowej. 8. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej. 9. Kara umowna zostanie zapłacona przez Wykonawcę w terminie 14 dni od skierowania przez Zamawiającego wezwania do zapłaty w formie pisemnej na adres Wykonawcy, wskazany w komparycji Umowy. 10. Prawo odstąpienia wykonywane jest przez Zamawiającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, poprzez doręczenie pisemnego oświadczenia o odstąpieniu od Umowy na adres Wykonawcy, wskazany w komparycji Umowy za pośrednictwem przesyłki pocztowej rejestrowanej. 7. Ubezpieczenie Wykonawcy 1. W dniu podpisania Umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do wglądu oryginał oraz złoży kopię aktualnej na dzień podpisania Umowy polisy ubezpieczeniowej potwierdzającej, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej objętej przedmiotem Umowy. 2. Polisa powinna być zawarta na sumę ubezpieczeniową nie mniejszą niż 40 000,00 zł. 3. Wykonawca zobowiązuje się utrzymywać ubezpieczenie przez cały okres obowiązywania Umowy. W przypadku upływu terminu ważności polisy w czasie obowiązywania Umowy Wykonawca odnowi ubezpieczenie najpóźniej na 14 dni przed upływem terminu ważności polisy. Kopie kolejnych polis, potwierdzone za zgodność z oryginałem, Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo składać Zamawiającemu, nie później niż w trzecim dniu od daty ich odnowienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia odnowionych polis do wglądu w oryginale.
4. Wykonawca zobowiązuje się, że polisa ubezpieczeniowa nie będzie przez niego odwołana, ograniczona lub w istotny sposób zmieniona bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. 8. Obowiązek zachowania poufności 1. Umowa jest jawna i podlega udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej (art. 139 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych), jednakże Strony zobowiązują się do nie przekazywania osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony, oraz do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w ramach wykonania Umowy, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.) lub których ujawnienie lub wykorzystanie mogłoby narazić drugą Stronę na szkodę. Nie stanowi naruszenia zobowiązania do zachowania poufności, ujawnienie informacji poufnych podwykonawcom Zleceniobiorcy, o których mowa w 4 ust. 1. i 2 Umowy. 2. Zobowiązanie powyższe nie dotyczy sytuacji udostępnienia informacji poufnych upoważnionym władzom lub organom administracyjnym na ich prawnie uzasadnione żądanie. 3. Wykonawca odpowiada za zachowanie zasad poufności przez wszystkie osoby, które uczestniczą w wykonywaniu Umowy, w szczególności przez podwykonawców. 4. W przypadku wykonania, wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie zwrócić Zamawiającemu kopie wszelkich dokumentów związanych z wykonaniem niniejszej Umowy oraz innych materiałów zawierających Informacje Poufne (przy czym, w przypadku dokumentów w formie elektronicznej przekazanych Wykonawcy inaczej niż na nośniku danych Zamawiającego, do ich trwałego usunięcia z nośników danych Wykonawcy), dotyczących Zamawiającego, z zastrzeżeniem prawa Wykonawcy do zachowania jednej kopii dokumentów w celach archiwalnych. 5. Postanowienia niniejszego paragrafu nie dotyczą informacji, które: 1) są powszechnie znane; 2) uzyskane przez Stronę we własnym zakresie, w sposób nie naruszający postanowień Umowy oraz obowiązujących przepisów prawa; 3) ujawniane są zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, na podstawie decyzji albo orzeczenia uprawnionego organu publicznego. 6. Strona niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o ujawnieniu informacji, organie, któremu informacje zostały ujawnione oraz zakresie ujawnienia. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu kopii dokumentów związanych z ujawnieniem. Obowiązek zachowania poufności przewidzianej w niniejszym paragrafie obowiązywać będzie bezterminowo również po rozwiązaniu Umowy.
7. Ujawnienie przez którąkolwiek ze Stron jakiejkolwiek informacji poufnej wymagać będzie każdorazowo pisemnej zgody drugiej Strony, chyba że są to informacje publicznie dostępne, a ich ujawnienie nie nastąpiło w wyniku naruszenia postanowień Umowy. 8. Wszelkie powiadomienia przekazywane będą na piśmie na adres każdej ze Stron podany w Umowie lub inny dostępny adres wskazany w piśmie skierowanym do drugiej Strony. 9. Udostępnione przez Zamawiającego dane osobowe uczestników Konferencji Wykonawca będzie przetwarzał jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu Umowy, przy czym Zamawiający w tym celu udostępnia Wykonawcy w/w dane osobowe. 9. Dane kontaktowe Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy upoważnieni są: 1) ze strony Zamawiającego: a), tel. (..)., email: b), tel. (..)., email: 2) ze strony Wykonawcy: a), tel. (..)., email: b), tel. (..)., email: 10. Postanowienia końcowe 1. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez obie Strony. 2. Wykonawca oświadcza, że objął na swój koszt ochroną ubezpieczeniową (w zakresie ubezpieczeń OC i NW) osoby, którymi posłuży się przy realizacji Umowy. 3. Wszelkie zmiany do Umowy mogą nastąpić za zgodą obydwu Stron w sytuacjach określonych w Umowie i wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych w niniejszym paragrafie nie stanowi zobowiązania Stron do wprowadzenia zmiany. 5. BGK dopuszcza możliwość zmiany terminu organizacji Konferencji na inny, jeżeli uzasadnione to będzie okolicznościami leżącymi po stronie BGK w szczególności warunkami organizacyjnymi. 6. BGK przewiduje możliwość dokonania zmian w Umowie dotyczących: a) doprecyzowania zasad współpracy pomiędzy Stronami;
b) wyspecyfikowanego w Opisie przedmiotu zamówienia menu. W takim przypadku Strony ustalą opis ww. elementu przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że muszą to być produkty porównywalne (tj. nie gorsze) niż pierwotnie wyspecyfikowane w Opisie przedmiotu zamówienia oraz z zastrzeżeniem, że ceny za te produkty podane w Formularzu cenowym nie mogą ulec zmianie. 7. Nie stanowi zmiany Umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności: a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy; b) zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów miedzy Stronami, c) zmiany pozostałych postanowień Umowy nie stanowiące treści oferty Wykonawcy; d) zmiana powszechnie obowiązującymi przepisów (w tym stawki VAT). 8. Spory wynikłe na tle wykonania Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby BGK. 9. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 10. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. 11. Następujące dokumenty stanowią załączniki do Umowy: nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia nr 2 Formularz cenowy nr 3 Oferta Wykonawcy BGK.. WYKONAWCA....