Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego ul. Racjonalizacji 6/8 02-673 Warszawa Biuro Certyfikacji w Katowicach Al. W. Korfantego 193 A 40 157 Katowice tel. ( 32 ) 258 05 72, 258 13 73, fax ( 32 ) 258 35 53, Program Certyfikacji CERTYFIKACJA STAŁOŚCI WŁAŚCIWOŚCI UŻYTKOWYCH Opracował : Kierownik Biura Certyfikacji w Katowicach Piotr Pyka data: 01.07.2013 r Zatwierdził: Pełnomocnik Dyrektora ds. Jakości i Certyfikacji Wojciech Wójtowicz data: 01.07.2013 r. Wydanie 01 Katowice, dnia 1 lipca 2013 r.
1. ZAKRES STOSOWANIA PROGRAMU IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach po uzyskaniu akredytacji / autoryzacji i notyfikacji w obszarze regulowanym prawnie będzie prowadzić w zakresie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych - System 1, certyfikację stałości właściwości użytkowych wyrobu: z postanowieniami norm zharmonizowanych, wymaganą do wydania deklaracji właściwości użytkowych zasadniczych charakterystyk wyrobu budowlanego i do jego oznakowania znakiem CE. Wydawany certyfikat - Certyfikat Stałości Właściwości Użytkowych. Głównymi elementami systemu certyfikacji stałości właściwości użytkowych są: ustalenia typu wyrobu na podstawie badań typu ( w tym pobierania próbek), obliczeń typu, tabelarycznych wartości lub opisowej dokumentacji wyrobu, wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji, decyzja dotycząca certyfikacji udzielenie zezwolenia, stały nadzór, ocena i ewaluacja zakładowej kontroli produkcji. 2. DOKUMENTY ODNIESIENIA W PROCESIE CERTYFIKACJI Dokumentami odniesienia w procesie certyfikacji prowadzonym wg. systemu oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych System 1, będą następujące zharmonizowane specyfikacje techniczne: PN-EN 13707+A2:2012 PN-EN 13956:2006 PN-EN 13967:2012 PN-EN 13969:2006 PN-EN 13969:2006/A1:2007 PN-EN 13859-1:2010 PN-EN 13970:2006 PN-EN 13970:2006/A1:2007 PN-EN 13984:2006 PN-EN 13984:2006/A1:2007 PN-EN 13859-2:2010 PN-EN 13162:2013-05 PN-EN 13163: 2013-05 PN-EN 13164: 2013-05 PN-EN 13165: 2013-05 PN-EN 13166: 2013-05 PN-EN 13167: 2013-05 PN-EN 13168: 2013-05 PN-EN 13169: 2013-05 PN-EN 13170: 2013-05 PN-EN 13171: 2013-05 PN-EN 14063-1:2005 PN-EN 14063-1:2005/AC:2007 PN-EN 14064-1:2012 PN-EN 14303:2009 PN-EN 14304:2009 PN-EN 14305:2012 PN-EN 14306:2012 PN-EN 14307:2009 PN-EN 14308:2012 PN-EN 14309:2009 PN-EN 14313:2009 PN-EN 14314:2012 3. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE CERTYFIKACJI 3.1 Wniosek o certyfikację Klient ubiegający się o certyfikat stałości właściwości użytkowych wyrobu powinien przekazać do IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach wypełniony formularz wniosku WCW wraz z załącznikami. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 2 z 13
Załączniki do wniosku: dokumentacja systemu zakładowej kontroli produkcji, ( do zwrotu po przeprowadzeniu procesu certyfikacji), dokumentacja techniczna umożliwiająca identyfikację wyrobu ( określenie typu, zamierzone zastosowanie i właściwości użytkowe wyrobu ), kopia raportu z badań typu, kopia certyfikatu systemu zarządzania jakością Producenta wyrobu (w przypadku jego posiadania), aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej Producenta, a w przypadku działania przez Upoważnionego Przedstawiciela również aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej tegoż Przedstawiciela ( nie starszy niż 3 miesiące ) pełnomocnictwo do reprezentowania Producenta w przypadku gdy wniosek zostaje złożony przez Upoważnionego Przedstawiciela Producenta. Wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji przed skierowaniem go do Biura Certyfikacji, podlega weryfikacji pod kątem zagrożenia dla bezstronności jednostki certyfikującej. W przypadku powiązań stanowiących niedopuszczalne zagrożenie dla bezstronności jednostki, wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji zostanie odrzucony, a Wnioskodawca pisemnie poinformowany o przyczynach odrzucenia wniosku. 3.2 Przegląd wniosku pod względem formalnym i jego rejestracja IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wniosku, dokonuje oceny pod względem formalnym. Sprawdza kompletność wniosku, oraz czy ma możliwości świadczenia usługi, w odniesieniu do zgłaszanego wyrobu i czy złożona dokumentacja jest kompletna i wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji. W przypadku pozytywnej oceny wniosek zostaje zarejestrowany z datą jego wpływu. W przypadku gdy wniosek nie spełnia wymogów formalnych, niezwłocznie prosimy Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania naszego pisma. Wniosek taki zostaje zarejestrowany z data wpływu uzupełnionych dokumentów. Nieuzupełnienie wniosku w terminie 30 dni od daty otrzymania informacji o niekompletności wniosku spowoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. W przypadku uzupełnienia wniosku w terminie późniejszym z podaniem przyczyn powstania zwłoki, niezawinionej przez Wnioskodawcę, istnieje możliwość rozpatrzenia tego wniosku. Po upływie 90 dni należy złożyć ponownie wniosek. 3.3 Umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji i rozpoczęcie procesu Po zarejestrowaniu wniosku, w terminie do 7 dni od jego rejestracji, Biuro Certyfikacji przygotowuje dwa egzemplarze Umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu wraz z kosztorysem, które przesyła Wnioskodawcy. Warunkiem rozpoczęcia procesu jest podpisanie Umowy i wniesienie opłaty w wysokości określonej w umowie. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 3 z 13
Jeżeli Wnioskodawca w terminie do 90 dni nie prześle podpisanej Umowy to Biuro Certyfikacji pozostawi wniosek bez rozpatrzenia. 3.4 Inspekcja zakładowej kontroli produkcji Wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji odbywa się wyłącznie w zakładzie produkującym wyrób zgłaszany do certyfikacji. Biuro Certyfikacji przeprowadza inspekcję w terminie uzgodnionym z Klientem. Program inspekcji przekazywany jest nie później niż 7 dni przed uzgodnionym terminem. Inspekcja zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o certyfikat i w nadzorze nad wydanym certyfikatem składa się z następujących etapów: Spotkanie Otwierające z Najwyższym Kierownictwem Klienta w celu potwierdzenia zakresu inspekcji, przekazania upoważnienia do przeprowadzenia inspekcji, wyjaśnienia metodyki raportowania wyników inspekcji i spostrzeżeń poczynionych podczas inspekcji, Szczegółowa ocena systemu zakładowej kontroli produkcji, Spotkanie Zamykające, na którym Inspektor wiodący zespołu przedstawia wyniki inspekcji. Kryteriami inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o przyznanie certyfikatu i w nadzorze nad wydanym certyfikatem są: dla wyrobów do izolacji cieplnej wymagania wg aktualnego polskiego wydania normy EN 13172, pkt.5. dla elastycznych wyrobów wodochronnych wg aktualnych polskich wydań norm: EN 13707; EN 13967; EN 13969; EN 13956, EN 14695 + Specyfikacja QCs 7.1. dla pozostałych wyrobów z zakresu akredytacji Biura wymagania zharmonizowanej specyfikacji technicznej + Specyfikacja QCs 7.1. Spostrzeżenia poczynione podczas inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji są klasyfikowane jako: Niezgodność - niespełnienie wymagania, brak lub nieudane wdrożenie i działanie jednego lub więcej elementów zakładowej kontroli produkcji / odchylenie od ustalonych wymagań dla wyrobu, zamieszczonych w zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub deklarowanych przez Klienta. Każda sformułowana niezgodność musi być odniesiona do wymagań zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub innego dokumentu stanowiącego kryterium oceny. Obserwacja - zaobserwowana słabość systemu ZKP, procedury, zapisów np.: pojedynczy przypadek niespełnienia wymagań, niespójność w zapisach w dokumentacji zakładowej kontroli produkcji, wdrożone, a nie opisane wymaganie zakładowej kontroli produkcji, są elementy które trzeba doprecyzować. W przypadku stwierdzenia niezgodności, Inspektor wiodący zespołu podczas spotkania zamykającego przedstawia Klientowi Kartę niezgodności do podpisu ( potwierdzenie zapoznania się z niezgodnościami ) i uzgadnia termin wykonania działań korekcyjnych / korygujących (maksymalnie 90 dni od daty wystawienia Karty Niezgodności) oraz informuje o 14 dniowym terminie przekazania do Biura Certyfikacji propozycji działań korekcyjnych / korygujących. Jeżeli propozycje działań będą niewystarczające, to IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach poprosi o weryfikację planu działania lub dostarczenie dodatkowych informacji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 4 z 13
Klient zobowiązany jest do przeprowadzenia zaplanowanych działań w ustalonym terminie i pisemnego powiadomienia Biura Certyfikacji o ich wykonaniu. Skuteczność działań korekcyjnych / korygujących oceniana jest w następujący sposób: a) na podstawie analizy dokumentów i zapisów dostarczonych przez Wnioskodawcę / Posiadacza certyfikatu, lub b) poprzez przeprowadzenie dodatkowej inspekcji sprawdzającego realizację działań korekcyjnych / korygujących. W przypadku zakwalifikowania spostrzeżenia jako obserwacji, skuteczność przeprowadzonych działań korekcyjnych / korygujących / zapobiegawczych zostaje sprawdzona i oceniona podczas kolejnej inspekcji. Raport przekazywany jest Klientowi przez Biuro Certyfikacji w terminie do 21 dni od przeprowadzenia inspekcji zakładowej kontroli produkcji. 3.5 Ustalenie typu wyrobu Badania będące podstawą do ustalenia typu wyrobu w procesie certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu, są wykonywane w Oddziale Zamiejscowym w Katowicach IMBiGS Laboratorium Materiałów Budowlanych, Nr AB 008. Próbki wyrobu do badań pobierane są protokolarnie podczas inspekcji zakładowej kontroli produkcji przez inspektorów w obecności przedstawiciela producenta lub przez Biuro Certyfikacji z miejsca uzgodnionego / wskazanego przez Wnioskodawcę. Zakres zleconych badań, obejmuje wszystkie właściwości określone w dokumencie będącym podstawą certyfikacji i zamierzonym zastosowaniem wyrobu, należące do zadań notyfikowanej jednostki certyfikującej wyroby. Oceny badań typu wykonanych przez Producenta dokonujemy podczas prowadzonego procesu certyfikacji stałości właściwości użytkowych. Producent powinien przedstawić badania typu w celu wykazania zgodności z deklarowanymi właściwościami wyrobu dla zamierzonego zastosowania lub zastosowań. Badania typu powinny być przeprowadzone zgodnie z metodami wskazanymi w zharmonizowanej specyfikacji technicznej. W przypadku jakichkolwiek zmian w projekcie wyrobu, surowcach lub dostawcy składników lub w procesie produkcji, które mogą znacząco zmienić jedną lub więcej właściwości, badania typu należy wykonać dla odpowiedniej ( -ich ) właściwości. 3.6 Ocena ( przegląd ) wyników procesu certyfikacji Po otrzymaniu raportu z badań, przeprowadzona zostaje ocena wyników badań. Podczas oceny, sprawdza się czy wyniki badań każdej właściwości są zgodne z wymaganiami dokumentu będącego podstawą certyfikacji i/lub z wartościami deklarowanymi przez Producenta, dla zamierzonego zastosowania lub zastosowań. Na podstawie raportu z inspekcji dokonywana jest ocena systemu zakładowej kontroli produkcji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 5 z 13
3.7 Decyzja dotycząca przyznania / odmowy przyznania certyfikatu Udzielenie zezwolenia Kierownik Biura Certyfikacji na podstawie zgromadzonej dokumentacji podczas procesu certyfikacji, oraz wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję o przyznaniu / odmowie przyznania certyfikatu stałości właściwości użytkowych wyrobu. Warunkiem przyznania certyfikatu jest stwierdzenie, że wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania stanowiące kryterium certyfikacji i że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące zostały skutecznie wykonane. W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań certyfikacyjnych wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez oceniany podmiot dodatkowych działań korekcyjnych / korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określonym przez Biuro Certyfikacji. Decyzja w sprawie certyfikacji przekazywana jest pisemnie Wnioskodawcy. W przypadku decyzji o przyznaniu certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje do podpisania Umowę O stosowaniu certyfikatu stałości właściwości użytkowych wyrobu i zasadach nadzoru nad wydanym certyfikatem oraz rozliczenie kosztów certyfikacji. Z chwilą otrzymania certyfikatu Klientowi przysługuje prawo posługiwania się certyfikatem zgodnie z warunkami podanymi w umowie. Warunkiem wydania certyfikatu jest podpisanie Umowy o nadzór i wniesienie opłaty za przeprowadzony proces certyfikacji. Certyfikat Stałości Właściwości Użytkowych wydawany jest bezterminowo i jest ważny, dopóki nie zmienią się metody badań i/lub wymagania dotyczące zakładowej kontroli produkcji, zawarte w zharmonizowanej normie, zastosowane do oceny właściwości użytkowych zadeklarowanych charakterystyk oraz sam wyrób i warunki jego wytwarzania nie ulegną istotnej zmianie. W przypadku decyzji o odmowie przyznania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje uzasadnienie podjętej decyzji i rozliczenie kosztów certyfikacji. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 5 niniejszego dokumentu. W uzasadnieniu decyzji o odmowie przyznania certyfikatu podajemy pełny raport zawierający wyniki oceny, identyfikując każdą niezgodność, którą należy usunąć w celu spełnienia wymagań stawianych przy certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu. Jeżeli Wnioskodawca wykaże, że zostały podjęte skuteczne działania korekcyjne / korygujące w celu spełnienia wszystkich wymagań, to Biuro Certyfikacji może dokonać ponownej oceny. 3.8 Czas trwania procesu Biuro Certyfikacji przeprowadza proces certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu i podejmuje decyzję w sprawie certyfikatu w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty rozpoczęcia procesu, pod warunkiem, że przeprowadzona ocena potwierdza spełnienie wymagań stanowiących kryterium IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 6 z 13
certyfikacji. Jeżeli w trakcie procesu okaże się, konieczne wykonanie dodatkowych działań (działania korekcyjne / korygujące), ze strony Wnioskodawcy w celu usunięcia niezgodności, okres ten może przedłużyć się o czas, w którym Wnioskodawca przeprowadzi niezbędne uzupełnienia i /lub usunięcia niezgodności. Jeżeli Wnioskodawca będzie przesuwał termin przeprowadzenia inspekcji zakładowej kontroli produkcji, lub nie dostarczy w odpowiednim czasie próbek wyrobu do badań, Biuro Certyfikacji przedłuży termin zakończenia procesu, powiadamiając pisemnie o tym fakcie Wnioskodawcę. 3.9 Przerwanie działań związanych z procesem certyfikacji Działania związane z procesem certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu zostają przerwane w przypadkach: a) Wnioskodawca w terminie do 3 miesięcy od daty rejestracji wniosku, nie podejmuje dalszych czynności związanych z procesem (brak akceptacji umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobu); b) Wnioskodawca nie wywiązuje się z zobowiązań określonych w Umowie: brak wpłaty zaliczki w terminie do 3 miesięcy, inspekcja zakładowej kontroli produkcji nie został przeprowadzona w ciągu 6 miesięcy od daty rozpoczęcia procesu z przyczyn leżących po stronie Wnioskodawcy. c) Wnioskodawca w ciągu 3 miesięcy od wykonania inspekcji zakładowej kontroli produkcji nie przedstawił działań związanych z usunięciem niezgodności, stwierdzonych w działaniu systemu zakładowej kontroli produkcji; d) Wnioskodawca wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu. O przerwaniu procesu strony informują się pisemnie. Ponowne rozpoczęcie procesu certyfikacji wymaga złożenia nowego wniosku. 4 STAŁY NADZÓR, OCENA I EWALUACJA ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI 4.1 Zasady nadzoru IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi nadzór nad wydawanymi certyfikatami, w celu potwierdzenia, że proces wytwarzania wyrobu jest stabilny i udokumentowany, a wytwarzany wyrób i proces produkcji zgodny ze zharmonizowaną specyfikacją techniczną / deklarowanymi właściwościami użytkowymi określonymi w certyfikacie oraz, że Posiadacz certyfikatu właściwie wykorzystuje certyfikat. Nadzór nad wydanymi certyfikatami przeprowadzany jest jeden raz w roku i zawiera: Ocenę i ewaluację działania zakładowej kontroli produkcji, Ocenę sposobu wykorzystania certyfikatu Nadzór nad wydanymi certyfikatami prowadzony jest zgodnie z harmonogramem, zaplanowanym na każdy rok ważności certyfikatu. Pierwszy planowany nadzór nad wydanym certyfikatem powinien zostać przeprowadzony nie później niż przed upływem 12 miesięcy od daty wydania certyfikatu. Terminy kolejnych ocen w nadzorze mogą ulegać przesunięciu w stosunku do daty ostatniej inspekcji ( planowanego na dany rok terminu nadzoru ) w uzasadnionych przypadkach związanych z IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 7 z 13
sezonowością pracy lub na wniosek Posiadacza certyfikatu. Przesunięcie terminu oceny nie może przekroczyć trzech miesięcy. Jeżeli Producent posiada certyfikaty wydane w różnych terminach, to Biuro Certyfikacji może przeprowadzić jeden nadzór w roku obejmujący wszystkie certyfikaty. Informujemy Posiadacza certyfikatu o inspekcji przynajmniej z 7 dniowym wyprzedzeniem, przesyłając program oceny. Wizyta ta przebiega podobnie jak inspekcja podczas ubiegania się o certyfikat. Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu sprawujemy poprzez: sprawdzenie oznakowania wyrobu w tym sposób powoływania się na posiadany certyfikat ( numer identyfikacyjny jednostki notyfikowanej ), sprawdzenie wykorzystywania certyfikatu w tym sposób powoływania się na posiadany certyfikat ( podanie nazwy i numeru identyfikacyjnego jednostki notyfikowanej ) i deklarowanie właściwości użytkowych / parametrów wyrobu określonych w certyfikacie, analizę reklamacji zgłaszanych Posiadaczowi certyfikatu i/lub wpływających do Biura Certyfikacji oraz zapisów z działań korekcyjnych / korygujących podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu, ocenę skuteczności działań, podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu w związku z reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. Upoważnienie do stosowania numeru identyfikacyjnego jednostki notyfikowanej uzyskuje Posiadacz certyfikatu, wyłącznie dla wyrobów, dla których został wydany certyfikat i tylko w okresie ważności certyfikatu. Posiadacz certyfikatu, któremu jednostka zawiesiła lub cofnęła certyfikat nie może stosować numeru identyfikacyjnego jednostki. Posiadacz certyfikatu jest zobowiązany do zaprzestania posługiwania się numerem identyfikacyjnym w sposób, który jednostka uzna za niedopuszczalny. W przypadku natrafienia w deklaracjach właściwości użytkowych, reklamach, katalogach itp. na niewłaściwe powołanie się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystanie certyfikatu, numeru jednostki notyfikowanej, podejmujemy działania prowadzące do wyeliminowania takiego postępowania i naprawienia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Posiadacza certyfikatu niezbędnych działań korekcyjnych / korygujących. W wyniku prowadzonego nadzoru certyfikat może być utrzymany lub zawieszony. Warunkiem utrzymania certyfikatu są pozytywne wyniki inspekcji, potwierdzające, że certyfikowany wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania przyjęte za podstawę certyfikacji i, że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące prawidłowo wykonane. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 5 niniejszego dokumentu. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 8 z 13
4.2 Zawieszenie certyfikatu Decyzja o zawieszeniu certyfikatu na czas określony jest działaniem przejściowym, mającym za zadanie ochronę prawidłowości wykorzystania certyfikatu. Certyfikat może zostać zawieszony w przypadku: Posiadacz certyfikatu uniemożliwia przeprowadzenie inspekcji zakładowej kontroli produkcji, Posiadacz certyfikatu nie wywiązuje się ze zobowiązań finansowych wobec IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach, Posiadacz certyfikatu nie wykonał w ustalonym terminie skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w celu usunięcia niezgodności, Posiadacz certyfikatu naruszył inne warunki umowy o nadzór, Posiadacz certyfikatu nadużywa lub w sposób wprowadzający w błąd powołuje się na numer identyfikacyjny jednostki, system certyfikacji lub na certyfikat w deklaracji właściwości użytkowych, oznakowaniu wyrobu, katalogach, reklamach, itp. na wniosek Posiadacz certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zostaje poinformowany pisemnie o zawieszeniu certyfikatu z podaniem powodów decyzji oraz z określeniem warunków, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 5 niniejszego dokumentu. Certyfikat nie może być stosowany w tym czasie, a warunki i termin, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony, określamy w piśmie do Posiadacza certyfikatu. Ocena realizacji działań korekcyjnych / korygujących polega na ocenie przesłanych przez Posiadacza certyfikatu dowodów działań i/lub przeprowadzeniu inspekcji zakładowej kontroli produkcji i/lub badań. W przypadku wykonania działań korekcyjnych / korygujących zgodnie z ustaleniami i po sprawdzeniu skuteczności tych działań, Biuro Certyfikacji na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) podejmuje decyzję o: przywróceniu certyfikatu, cofnięciu certyfikatu, w razie nie spełnienia przez Posiadacza certyfikatu skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w wyznaczonym terminie. Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy. W razie nie podjęcia przez Posiadacza certyfikatu działań korekcyjnych / korygujących w wyznaczonym terminie podejmowana jest decyzja o cofnięciu certyfikatu. 4.3 Cofnięcie certyfikatu Decyzja o cofnięciu certyfikatu zostaje podjęta w przypadkach: niespełnienia w ustalonym terminie warunków określonych w Decyzji o zawieszeniu certyfikatu, zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej przez Posiadacza certyfikatu, na wniosek Posiadacza certyfikatu. Zawiadomienie o cofnięciu certyfikatu zostaje wysłane drugiej stronie w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 5 niniejszego dokumentu. Po cofnięciu certyfikatu, Dostawca jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 9 z 13
certyfikatem. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. 4.4 Nadzorowanie zmian w okresie ważności certyfikatu 4.4.1 Zmiana statusu Posiadacza certyfikatu Decyzję o przeniesieniu prawa do certyfikatu podejmujemy na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu. Przeniesienie certyfikatu na podstawie analizy dokumentów następuje w przypadku zmiany przez Posiadacza certyfikatu nazwy i/lub adresu. W przypadku zmiany właściciela lub zmian organizacyjnych, przeniesienie praw do certyfikatu może nastąpić na podstawie inspekcji zakładowej kontroli produkcji i / lub badań wyrobu. Zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. W terminie do 14 dni od dnia otrzymania pisma, Biuro informuje o decyzji i warunkach przeniesienia praw do certyfikatu. Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań certyfikacyjnych wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez Posiadacza certyfikatu dodatkowych działań korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określanym przez Biuro Certyfikacji. O podjętej decyzji, Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. 4.4.2 Zmiany dokonywane przez Posiadacza certyfikatu W przypadku zmian planowanych / dokonywanych przez Posiadacza certyfikatu w wyrobie, procesie lub systemie zakładowej kontroli produkcji, które mają wpływ na zgodność wyrobu z wymaganiami, stanowiącymi podstawę certyfikacji, lub gdy Posiadacz certyfikatu zamierza rozszerzyć, ograniczyć zakres certyfikatu, wprowadzić nową / zmienić nazwę handlową wyrobu, informuje nas o tym pisemnie. W terminie do 14 dni od otrzymania pisma, Biuro poinformuje pisemnie o trybie rozszerzenia / ograniczenia certyfikatu lub decyzji dotyczącej wprowadzanych zmian i sposobu jej akceptacji. Ocena przeprowadzana jest na postawie: badań wyrobu i/lub inspekcji zakładowej kontroli produkcji, i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, na podstawie zgromadzonej dokumentacji, jak też wszelkich innych stosownych informacji, Kierownik Biura podejmuje decyzję. W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji wprowadzane są zgłaszane zmiany ( aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 10 z 13
W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań certyfikacyjnych wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez Posiadacza certyfikatu dodatkowych działań korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określanym przez Biuro Certyfikacji. Nie można powoływać się na przyznany certyfikat stałości właściwości użytkowych dla wyrobu, powstałego w następstwie zmian, zanim nie uzyska się od IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadomienia w formie pisemnej. 4.4.3 Zmiany podstaw certyfikacji Po każdorazowej zmianie zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub wymagań stanowiących podstawę certyfikacji powiadamiamy Posiadacza certyfikatu podając termin, niezbędne działania dostosowawcze do nowych wymagań i sposób ich sprawdzenia. Działania dostosowawcze do nowych wymagań zostaną sprawdzone i ocenione na postawie: badań wyrobu i/lub, inspekcji zakładowej kontroli produkcji i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji wprowadzane są zmiany ( aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań stanowiących podstawę certyfikacji wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez Posiadacza certyfikatu dodatkowych działań korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określanym przez Biuro Certyfikacji. 4.5 Inspekcja specjalna / dodatkowa Inspekcja specjalna może zostać przeprowadzona w odpowiedzi na zgłaszane przez Posiadacza certyfikatu zmiany lub w ramach dalszego postępowania z certyfikatem zawieszonym, oceny skuteczności działań korekcyjnych / korygujących, zmian wymagań stanowiących podstawę certyfikacji, zbadania skarg lub wątpliwości co do spełnienia przez Posiadacza certyfikatu warunków określonych w umowie. Inspekcje specjalne prowadzone są wg zasad opisanych w pkt 3.4. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 11 z 13
5. ODWOŁANIA, REKLAMACJE I SPRAWY SPORNE Klienci mają prawo odwołania się od decyzji wydanej na każdym etapie procesu certyfikacji i nadzoru w terminie do 14 dni od daty otrzymania kwestionowanej decyzji. Klienci mają prawo zgłaszać reklamacje na działania prowadzone przez Biuro Certyfikacji w Katowicach. Odwołania i reklamacje powinny być składane na piśmie i kierowane do Dyrektora Instytutu. O wyniku rozpatrzenia odwołania i reklamacji IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadamia pisemnie w terminie do 30 dni od daty otrzymania informacji. Po wyczerpaniu procedury odwoławczej wszelkie sprawy sporne będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby IMBiGS. Zgłaszane do IMBiGS Biuro Certyfikacji skargi osób trzecich dotyczące przyznanego certyfikatu są kierowane do Posiadacza certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zobowiązany jest do udzielenia pisemnej odpowiedzi do Biura Certyfikacji w terminie do 14 dni od daty otrzymania informacji. Po otrzymaniu wyjaśnienia od Posiadacza certyfikatu Biuro Certyfikacji przekazuje informację wnoszącemu skargę. 6. POUFNOŚĆ IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach zapewnia zachowanie poufności informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz do ochrony praw własności Klienta. Jeśli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, Klient zostanie poinformowany o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez prawo. 7. OPŁATY Opłaty są kalkulowane na podstawie uzasadnionych kosztów, wg aktualnego Cennika Opłat ustalonego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2012 r. Klient pokrywa koszty związane z; uzyskaniem certyfikatu, sprawowaniem nadzoru nad wydanym certyfikatem w tym opłaty roczne. Przed złożeniem wniosku Klient może uzyskać w Biurze Certyfikacji informację o sposobie kalkulowania kosztów w odniesieniu do wnioskowanego do certyfikacji wyrobu. Po zarejestrowaniu wniosku, przesyłamy Klientowi Umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w której określamy wysokość opłaty związanej z uzyskaniem certyfikatu, wynikającej z aktualnego cennika obowiązującego w IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach. Opłata za przeprowadzenie procesu jest wnoszona w dwóch ratach: po podpisaniu Umowy o przeprowadzenie procesu w wysokości 50 % kwoty na konto IMBiGS. Wniesienie opłaty jest warunkiem rozpoczęcia procesu, po przeprowadzeniu procesu certyfikacji uregulowanie całości kosztów procesu na podstawie wystawionej przez IMBiGS faktury, z uwzględnieniem dokonanych przez Klienta wpłat. W razie konieczności przeprowadzenia dodatkowych ocen, Biuro Certyfikacji przedstawi Klientowi kalkulację każdego elementu oceny. Sposób rozliczenia i dokonania przedpłaty taki sam jak opisano powyżej. Uregulowanie całości kosztów procesu certyfikacji jest warunkiem wydania certyfikatu. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 12 z 13
W przypadku przerwania procesu certyfikacji, rozliczenie obejmuje czynności wykonane w tym procesie do momentu jego przerwania. Klient, który uzyskał certyfikat, wnosi opłaty związane z sprawowaniem nadzoru, na podstawie faktury wystawionej przez IMBiGS wg cennika obowiązującego w dniu sporządzania kalkulacji kosztów nadzoru. Pokrycie kosztów związanych z nadzorem jest jednym z warunków utrzymania ważności certyfikatu. 8. INFORMACJE O CERTYFIKATACH IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach publikuje na stronie internetowej Instytutu wykaz aktualnych certyfikatów, a także informacje na temat zawieszenia / cofnięcia certyfikatów. Informacje o odmowie wydania, ograniczeniu zakresu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu przekazywane są organom nadzoru rynku. Instytut jako notyfikowana jednostka certyfikująca informuje organ notyfikujący: o odmowie, ograniczeniu lub cofnięciu certyfikatów, o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć negatywny wpływ na zakres i warunki notyfikacji, o każdym przypadku żądania informacji, które otrzymał od organów nadzoru rynku o wykonanych zadaniach związanych z oceną i weryfikacją stałości właściwości użytkowych, o innych realizowanych zadaniach w tym o działalności transgranicznej i podwykonawstwie. 9. POWOŁANIA NORMATYWNE I PODSTAWA PRAWNA Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 305/2011 z dnia 9 marca 2011 r. PN-EN 45011:2000 Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących system certyfikacji wyrobów. DAN-01 Akredytacja jednostek biorących udział w procesie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych w odniesieniu do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE ) nr 305/2011( CPR ) wyd. 1 z dnia 18.03.2013 r. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 01 z dnia 01.07.2013 r. strona: 13 z 13