WOJEWÓDZKI OŚRODEK ANIMACJI KULTURY W BIAŁYMSTOKU Postępowanie nr: AG 220-2/13 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA przetargu nieog ra niczonego na świadczenie usług w zakresie zakwaterowania i wyżywienia uczestników VI Międzynarodowego Festiwalu Muzyki, Sztuki i Folkloru pn. PODLASKA OKTAWA KULTUR kod CPV 55 00 00 00-0 usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55 27 00 00-3 - usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 55 11 00 00-4 - hotelarskie usługi noclegowe 55 52 00 00-1 - usługi dostarczenia posiłków wartość zamówienia mniejsza niż kwoty określone przepisami wydanymi na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Białystok, dn. 04.06.2013r. Zatwierdzam Dyrektor WOAK Andrzej Marian Dyrdał
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury 15-950 Białystok, ul. Kilińskiego 8 tel.(085)740 37 14, faks (085) 740 37 19 strona internetowa www. woak.bialystok.pl e-mail: k.paszkiewicz@woak.bialystok.pl zwany dalej ZAMAWIAJCYM zaprasza do składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zmianami ) zwaną dalej Ustawą Pzp, na wykonanie następującego zamówienia: I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wspólny słownik zamówień CPV : 55 00 00 00-0; 55 27 00 00 3; 55 11 00 00-4; 55 52 00 00-1 1. Przedmiotem zamówienia są usługi zakwaterowania i wyżywienia 546 uczestników VI Międzynarodowego Festiwalu Muzyki, Sztuki i Folkloru pn. PODLASKA OKTAWA KULTUR w terminie 22 29.07.2013r.,zwanego dalej w SIWZ także Festiwalem z podziałem na następujące części zamówienia: CZĘŚĆ I: CZĘŚĆ II: CZĘŚĆ III: CZĘŚĆ IV: CZĘŚĆ V: CZĘŚĆ VI: Zakwaterowanie wg standardu określonego w zał. nr 1 do SIWZ i całodzienne wyżywienie 139 uczestników Festiwalu. Zakwaterowanie wg standardu określonego w zał. nr 2 do SIWZ i całodzienne wyżywienie 31 uczestników Festiwalu. Zakwaterowanie wg standardu określonego w zał. nr 3 do SIWZ i całodzienne wyżywienie 147 uczestników Festiwalu. Zakwaterowanie wg standardu określonego w zał. nr 4 do SIWZ i całodzienne wyżywienie 116 uczestników Festiwalu. Zakwaterowanie wg standardu określonego w zał. nr 5 do SIWZ i całodzienne wyżywienie 113 uczestników Festiwalu. Usługa żywieniowa w formie ciepłej kolacji dla uczestników koncertów plenerowych na Placu Miejskim przy Ratuszu w dniach 23-24. i 26-28. 07.2013r. w godz. 18, - 22,00, zgodnie z zał. nr 6 do SIWZ 2
CZĘŚĆ VII: Usługa cateringowa obejmująca przygotowanie i dostarczenie przez Wykonawcę zamówienia do miejsca wskazanego przez Zamawiającego: zestawów cateringowych w formie bufetu szwedzkiego dla 600 uczestników Festiwalu i zaproszonych gości, biorących udział w Wieczorze Przyjaźni, który odbędzie się dnia 25.07.2013r. w Białymstoku, zgodnie z zał. nr 7 do SIWZ 2. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia. 1) Miejsce zakwaterowania miasto Białystok lub okolice Białegostoku do 15km. 2) Liczba uczestników Festiwalu korzystających z usług zakwaterowania i wyżywienia ma charakter szacunkowy i może ulec zmianie. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: zmiany menu w uzgodnieniu z Wykonawcą na żądanie danej grypy uczestników Festiwalu, których wyżywienie jest kulturowo odmienne od europejskiego, na 3 dni przed rozpoczęciem Festiwalu. rezygnacji z części posiłków i noclegów przypadku, gdy faktyczna ilość korzystających z wyżywienia i noclegów jest niższa niż zgłoszona i planowana przez uczestników Festiwalu, bądź nie zgłoszenia się któregoś zespołu w terminie trwania imprezy (bez winy Zamawiającego), o których to zmianach Zamawiający powiadomi Wykonawcę w dniu rozpoczęcia Festiwalu, rezygnacji z części posiłków w związku z koniecznością nieprzewidzianego wyjazdu zespołu przed zakończeniem Festiwalu, o czym Zamawiający powiadomi Wykonawcę w dniu poprzedzającym rezygnację, 4) W zamówieniu dotyczącym zakwaterowania wraz z całodziennym wyżywieniem Wykonawca winien dołączyć do oferty menu z rozbiciem na poszczególne dni i posiłki wg załączonego wzoru -zał. nr 15 5) Wykonawca zapewni w ramach usługi zakwaterowania dostęp danej grupie uczestników do pomieszczeń na próby ( np. sala wielofunkcyjna, sala gimnastyczna, świetlica) DOTYCZY I V CZĘŚCI ZAMÓWIENIA. 6) Wykonawca zapewni bezpłatny parking z możliwością dojazdu i parkowania autobusów i samochodów osobowych uczestników Festiwalu. DOTYCZY I V CZĘŚCI ZAMÓWIENIA. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4. Zamawiający przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 Ustawy Pzp poprzez zwiększenie ilości osób objętych zakwaterowaniem i wyżywieniem, usługą żywieniową bądź cateringową w ilości nie wyższej niż 5% w stosunku do przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet należnego wynagrodzenia Wykonawcy. 6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. II. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Termin realizacji zamówienia 22 29.07.2013r. 2. Miejsce realizacji zamówień; CZĘŚCI ZAMÓWIENIA I-V miasto Białystok i okolice Białegostoku do 15km. CZĘŚCI ZAMÓWIENIA VI-VII miasto Białystok 3
III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej podane warunki dotyczące; a) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, b) posiadają wiedzę i doświadczenie, c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: a) w zakresie warunku wskazanego w punkcie III. 1.b) Zamawiający wymaga posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia umożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, tj. zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie) co najmniej 2 zadań, z których każde polegało na świadczeniu usług wyżywienia i zakwaterowania zorganizowanych grup oraz usługi cateringowej dla min. 100 osób - w przypadku składania oferty na CZĘŚĆ VII ZAMÓWIENIA. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczenia o których mowa w punkcie IV.2.b) specyfikacji, a) w zakresie warunku wskazanego w punkcie III. 1.a,c, d, ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń o których mowa w punkcie IV.2.a) specyfikacji, Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia. Nie spełnienie chociażby jednego z warunków skutkować będzie wykluczeniem z postępowania. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku Wykonawców, każdy z Wykonawców musi złożyć dokumenty wymienione w pkt IV ust.1 ppkt a)-d). Pozostałe dokumenty mogą być składane jako wspólne. Wykonawcy działający wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia i zgodnie z art. 23 ust.2 ustawy Pzp i zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Nie spełnienie chociażby jednego z warunków skutkować będzie wykluczeniem z postępowania. IV. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu udokumentowania, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów: a) Oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania załącznik nr 8 do specyfikacji. b) Informację dotyczącą przynależności do grupy kapitałowej według załącznika nr 9 do specyfikacji, 4
c) aktualny odpis z właściwego rejestru jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy lub inne dokumenty potwierdzające status Wykonawcy, d) oświadczenie Wykonawcy, potwierdzające że nie zalega z opłacaniem należnych podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczenie, że Wykonawca uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. Nr 10 do SIWZ, 2. W celu udokumentowania, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów: a) oświadczenie potwierdzające, że Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności umożlwiających mu wykonanie przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania oraz że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia i znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej mu wykonania zamówienia zał. Nr 11 do specyfikacji; b) wykaz zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie co najmniej 2 zadań, z których każde polegało na świadczeniu usług wyżywienia i zakwaterowania zorganizowanych grup oraz usługi cateringowej dla min. 100 osób - zał. Nr 12 do specyfikacji, V. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 1. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują w formie pisemnej faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku przekazanie informacji i oświadczeń faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drogiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w drodze zapytania. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że zapytanie zostanie złożone Zamawiającemu nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. oraz udostępni je na swojej stronie internetowej www. woak.bialystok.pl 3. Treść wyjaśnienia zostanie przekazana jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym doręczono SIWZ bez wskazania źródła zapytania. VI. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Do porozumiewania się z Wykonawcami upoważniony jest: Zygmunt Czesław Rogalski tel. 085/ 740 37 14, fax. 085/740 37 19 VII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. 2. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 5
IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy przygotować zgodnie z formularzem stanowiącym zał. Nr 13 do niniejszej Specyfikacji. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca może złożyć ofertę na część zamówienia lub kilka części bądź wszystkie łącznie. Oferta złożona na część zamówienia musi obejmować pełny zakres zamówienia tej części!!!! 2. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 3. Upoważnienie do podpisania ofert winno być dołączone do oferty, o ile umocowanie nie wynika z innych dokumentów stanowiących integralną część oferty. 4. Wraz z ofertą Wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz dokumenty potwierdzające spełnienie tych warunków, wymienionych w pkt. IV SIWZ. 5. Dokumenty załączone do oferty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. 6. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty oraz załączone oświadczenia i dokumenty były ponumerowane kolejnymi numerami, a wszystkie kartki oferty były spięte w sposób trwały. 7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 8. Ofertę należy złożyć w dwóch kopertach: - kopertę zewnętrzną nie oznakowaną nazwą Wykonawcy należy opatrzyć adresem i nazwą Zamawiającego w sposób następujący: Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury 15-950 Białystok, ul. Kilińskiego 8 z dopiskiem: Oferta na usługi w zakresie zakwaterowania i wyżywienia uczestników VI Międzynarodowego Festiwalu Muzyki, Sztuki i Folkloru pn. PODLASKA OKTAWA KULTUR - kopertę wewnętrzną, która oprócz opisu jw. winna zawierać nazwę i adres Wykonawcy. 10. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta z dopiskiem na zewnętrznej kopercie ZAMIANA. 11. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego zawiadomienia (wg takich samych zasad jak wprowadzenie zmian) z dopiskiem na zewnętrznej kopercie WYCOFANIE. Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności. Koperty wewnętrzne ofert wycofanych nie będą otwierane. 12. Oferta oraz wszelkie oświadczenia są jawne, za wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca nie później niż przed upływem terminu składania ofert zastrzegł, iż nie mogą one być ujawniane. Informacje zastrzeżone powinny być w sposób trwały oddzielone i oznaczone jako część niejawna oferty. 13. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty. 6
X. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca określi cenę dla wybranej części zamówienia lub wszystkich łącznie. 2. Cena usługi zakwaterowania winna być określona jako cena jednostkowa netto i brutto za zakwaterowanie 1 osoby za dobę. 3. Cena usługi wyżywienia winna być określona jako cena jednostkowa netto i brutto za wyżywienie 1 osoby, z wyszczególnieniem ceny poszczególnych posiłków śniadanie, obiad, kolacja) 4. Wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia obejmującego jedną lub więcej części zamówienia stanowić będzie sumę cen jednostkowych należnych za uczestników faktycznie korzystających z zakwaterowania i wyżywienia. 5. Cena musi być wyrażona w złotych polskich netto i brutto z uwzględnieniem należnego podatku VAT. Wykonawca, który nie jest podatnikiem VAT, winien złożyć wraz z ofertą stosowne oświadczenie. 6. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w PLN. XI. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Przy dokonywaniu wyboru oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria: Lp. Kryterium Znaczenie 1. Cena 100% 2. Przedmiotem oceny w kryterium cena będą ceny jednostkowe netto. Zamawiający dokona oceny ofert w ramach kryterium cena dla każdego zamówienia odrębnie. 3. Ocena kryteriów podanych powyżej odbywać się będzie wg następujących zasad: Sposób obliczania punktacji w kryterium cena: C = Cn/Ci x 100, gdzie: Cn = najniższa cena oferowana Ci = cena badanej oferty 4. Maksymalna ilość punktów jaką można uzyskać wynosi 100 pkt. 5. Zamawiający dokona oceny kryterium, w ramach kryterium cena, odrębnie dla każdej części zamówienia. XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Zespół Administracyjno Gospodarczy Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Białymstoku, ul. Kilińskiego 8, pok. 15. 2. Termin składania ofert upływa dnia 24.06.2013r.o godz. 10 00 3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego po upływie określonego wyżej terminu zostaną zwrócone bez otwierania. 4. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego sala 12 Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Białymstoku, ul. Kilińskiego 8. w dniu 24.06.2013r. o godz. 10 15 5. Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nazwy Wykonawców, ich adresy, oferowane ceny, termin wykonania zamówienia. 6. Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert informację z otwarcia ofert na ich pisemny wniosek. 7
XIII. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom przedstawionym w ustawie Pzp oraz SIWZ i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryterium oceny ofert. 2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adresy wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierających punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 4) terminie określonym zgodnie z art.94 ust.1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. 3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje, o których mowa w ppkt 2a na stronie internetowej www.woak.bialystok.pl oraz miejscu publicznym dostępnym w swojej siedzibie. 4. W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta została wybrana, Zamawiający określi termin i miejsce podpisania umowy. XIV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XV. ZAWARCIE UMOWY 1. Zamawiający dokona zawarcia umowy z Wykonawcą, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą w postępowaniu, na warunkach załączonego do SIWZ wzoru umowy zał. Nr 14. 2. W zawiadomieniu wysłanym do Wykonawcy, którego oferta została wybrana Zamawiający określi termin i miejsce zawarcia umowy. XVI. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcom, którym interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługuje środek ochrony prawnej zgodnie z art. 179 i następne Ustawy Pzp Załączniki: 1. Standardy świadczenia usług zakwaterowania i wyżywienia zał. nr 1-7 2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postepowania zał. nr 8 3. Informacja o przynależności do grupy kapitałowej -zał. nr 9. 4. Oświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem należnych podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne - zał. nr 10 5. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postepowaniu zał. nr 11 6. Wykaz zrealizowanych zamówień zał. nr 12 7. Formularz ofertowy zał. nr 13 8. Wzór umowy zał. nr 14 9. Menu zał. nr 15 8