Znak sprawy: DZ-1-A-DZ-4-240-1-16/19 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2018r., poz. 1986 z późn. zm) art. 4 pkt. 8. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza 30.000 Euro. Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel.: 12/421-00-33, fax: 12/430-38-85, http://www.inig.pl, e-mail office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na USŁUGĘ KONSERWACJI I PRZEGLĄDU KLIMATYZATORÓW UŻYTKOWANYCH W INSTYTUTCIE NAFTY I GAZU PAŃSTWOWYM INSTYTUCIE BADAWCZYM W KRAKOWIE. 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi konserwacji i przeglądu klimatyzatorów użytkowanych w obiektach Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego w Krakowie. W zakres konserwacji i przeglądu klimatyzatorów wchodzi : a. dezynfekcja i odgrzybianie parownika klimatyzatora, zestawu; b. czyszczenie filtrów klimatyzatora; c. sprawdzenie instalacji elektrycznej łączącej jednostki klimatyzatora; d. diagnostyka parametrów chłodniczych klimatyzatora; e. sprawdzenie poprawności działania funkcji klimatyzatora; f. sprawdzenie i udrożnienie odpływów skroplin; g. ocena stanu technicznego skraplacza klimatyzatora (jednostka zewnętrzna); h. ocena stanu technicznego zestawu klimatyzatora; i. sprawdzenie szczelności układu chłodniczego klimatyzatora, jeżeli ilość czynnika chłodzącego w jednostce odpowiada masie ekwiwalentu CO2 dla której wymagana jest kontrola szczelności; j. sprawdzenie zamocowania urządzeń; k. określić stan techniczny każdego urządzenia, wydać pisemne zalecenia i wnioski dotyczące jego przeglądu. Warunki gwarancji oraz rękojmi: Wykonawca udzieli rękojmi za wady na wskazany powyżej zakres konserwacji i przeglądu na okres 12 miesięcy. Okres rękojmi za wady liczony jest od daty wykonania całości przedmiotu zamówienia. Miejsce świadczenia usługi: Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy: a) ul. Lubicz 25A, 31-503 Kraków, b) ul. Bagrowa 1, 30-733 Kraków, c) ul. Łukasiewicza 1, 31-429 Kraków. Wykaz urządzeń podlegających przeglądowi i konserwacji w poszczególnych lokalizacjach Instytutu znajduje się w Załączniku nr 1 do Zaproszenia. 2. Wymagany termin realizacji zamówienia: Termin wykonania zamówienia: sukcesywne świadczenie usługi do 10 czerwca 2019r. 1
3. Dokumenty wymagane: Dokument dla Wykonawcy (certyfikat) wydany na podstawie art. 30 ustawy z dnia 15.05.2015r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2221, z 2019 r. poz. 60, 534) certyfikat przedsiębiorcy w zakresie F-gazów; Dokument (certyfikat) dla każdej z osób wykonujących czynności podczas świadczenia usługi konserwacji i przeglądu wydany na podstawie art. 30 ustawy z dnia 15.05.2015r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2221, z 2019 r. poz. 60, 534) certyfikat personalny dla każdego technika w zakresie F-gazów; Informację o posiadanej polisie od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością w postaci np. kopii polisy ubezpieczeniowej OC; Informację potwierdzającą, iż osoby wykonujące czynności podczas świadczenia usługi konserwacji i przeglądu posiadają aktualne badania lekarskie oraz są przeszkolone w zakresie BHP dotyczącego zajmowanego stanowiska oraz są wyposażone w odpowiedni sprzęt zabezpieczający ich pracę (w szczególności prace na wysokościach). 4. Sposób sporządzenia oferty. Oferta musi zawierać: Nazwę, adres, numer telefonu i numer faksu lub e-mail Wykonawcy. Cenę oferty brutto - w złotych polskich (zł.). Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia. Cena podana w ofercie może być ceną ryczałtową i musi uwzględniać wszelkie zobowiązania związane z realizacją przedmiotu zamówienia, wynikające z niniejszego Zaproszenia i załączników oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Wykonawca może dokonać ryczałtowej wyceny przeglądu i konserwacji 1 urządzenia LUB dokonać wyceny dla poszczególnych typów urządzeń określonych w Załączniku nr 1 do Zaproszenia. Oferowany rękojmi za wady na wskazany w pkt. 1 Zaproszenia zakres konserwacji i przeglądu. Dokumenty wskazane w pkt. 3 Zaproszenia. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności dokumentów, o których mowa powyżej, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych wskazane przez Wykonawcę oświadczenia lub dokumenty. Oferta niekompletna, nie posiadająca ww. wymaganych dokumentów nie będzie rozpatrywana. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyjaśniania treści złożonych ofert. UWAGA: Zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi: Zamawiający może nie rozpatrywać oferty złożonej przez dostawcę, który wcześniej wykonał zamówienie dla Zamawiającego z nienależytą starannością. 2
5. Kryteria oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: Cena oferty brutto 100 pkt cena najniższa Wc = ---------------------------------------------- x 100 pkt cena przedstawiona w ofercie Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów Zamawiający wybierze ofertę z niższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 6. Warunki świadczenia usługi - zamówienia: Zamawiający podpisze z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę, zamówienie. Zamówienie zawarte zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego, danych i cen zawartych w ofercie. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza i nie przewiduje możliwości zmiany zawartej w wyniku postępowania zamówienia. Zamawiający dokona zapłaty należności wynikającej z faktury/ rachunku wystawionej z tytułu realizacji zamówienia (wykonania usługi) w terminie do 14 dni licząc od daty jej doręczenia do Zamawiającego. Należność z tytułu faktury / rachunku płatna będzie przelewem na konto Wykonawcy, wskazane na fakturze / rachunku. Za datę zapłaty uważa się datę dokonania przez Zamawiającego przelewu bankowego (obciążenie rachunku Zamawiającego). Za opóźnienie w zapłacie należności wynikającej z faktury / rachunku Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych. Strony postanawiają, że obowiązującą je formą odszkodowania stanowią kary umowne naliczane od wynagrodzenia netto określonego zamówieniu, zwanego dalej wynagrodzeniem. Kary te będą naliczane w następujących wypadkach i okolicznościach: a) za opóźnienie w oddaniu przedmiotu Umowy w wysokości 1,0% wynagrodzenia umownego netto określonego w zamówieniu, za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w pkt. 2 niniejszego Zaproszenia; b) za opóźnienie w usunięciu wad lub usterek w okresie rękojmi za wady w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego netto określonego zamówieniu, za każdy dzień opóźnienia liczonego po dniu wyznaczonym przez Zamawiającego na usunięcie wad lub usterek; c) za odstąpienie od zamówienia przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 10% wynagrodzenia umownego netto określonego zamówieniu. W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. W przypadku naliczenia kary umownej dotyczącej odstąpienia od zamówienia Zamawiający wystawi Wykonawcy notę księgową z wezwaniem do zapłaty. Kary umowne przysługujące Zamawiającemu od Wykonawcy na podstawie zamówienia stają wymagalne w terminie 7 dni od daty wezwania Wykonawcy do zapłaty naliczonej kary umownej. Zamawiający ma także prawo potrącenia kar umownych z faktury / rachunku. Jeżeli kary nie pokryją poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. Udzielone rękojmia nie naruszają prawa Zamawiającego do dochodzenia roszczeń o naprawienie szkody w pełnej wysokości na zasadach ogólnych określonych w KC. 3
7. Termin związania ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 7 maja 2019 r. do godz. 12:00 w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na usługę konserwacji i przeglądu klimatyzatorów użytkowanych w Instytucie Nafty i Gazu Państwowym Instytucie Badawczym w Krakowie lub przesłać ofertę w wersji elektronicznej na adres: przetargi@inig.pl. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 9. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Monika Stachnik, Elżbieta Turek, Barbara Urban, Tomasz Kusia - od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, e-mail: przetargi@inig.pl. 10. Ogłoszenia wyników zapytania ofertowego. Wynik postępowania zostanie zamieszczony na stronie internetowej Zamawiającego http://www.inig.pl/zamowienia-pub oraz przesłany Wykonawcom, którzy złożyli oferty. 11. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych - postępowania nie objęte ustawą Pzp. 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia nie objętego przepisami Prawa zamówień publicznych jest Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25 A, 31-503 Kraków, tel.: +48 12 421 00 33, fax: +48 12 430 38 85, e-mail: office@inig.pl. 2. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych poprzez email daneosobowe@inig.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. 3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia nie objętego przepisami Prawa zamówień publicznych. Podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda Oferenta wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz następujące przepisy prawa: a. ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 z późn. zm.), b. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2019 r. poz. 553 z późn. zm.). 4. Dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 5. Ponadto odbiorcami danych osobowych mogą być jednostki audytujące, podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora (np. podmioty obsługujące systemy informatyczne), inne organy w oparciu o przepisy prawa, jak również inni administratorzy danych osobowych przetwarzający dane we własnym imieniu, np. podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską. 6. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowej. 7. Dane osobowe zawarte w ofercie będą przetwarzane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a następnie, jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2019 r. poz. 553 z późn. zm.). 8. Osobie, której dane będą przetwatrzane, przysługuje: prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), prawo żądania ich sprostowania (art. 16 RODO), prawo do usunięcia danych osobowyc, w sytuacji, 4
gdy ich przetwarzanie nie następuje w celu wywiązywania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej (art. 17 RODO), prawo ograniczenia przetwarzania, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa (art. 18 ust. 1 RODO). 9. Osobie, której dane będą przetwatrzane przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim jej zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem takim jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. 10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale stanowi warunek przeprowadzenia procesu postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2018 poz. 1025 z późn. zm.). 11. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. 12. Załączniki: 1. Wykaz urządzeń podlegających przeglądowi i konserwacji w poszczególnych lokalizacjach Instytutu. 2. Formularz ofertowy. Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 26 kwietnia 2019 r. 5
Załącznik nr 1 Znak sprawy: DZ-1-A-DZ-4-240-1-16/19 Wykaz urządzeń podlegających przeglądowi i konserwacji w poszczególnych lokalizacjach Instytutu osobny plik. 6
/Pieczęć Wykonawcy/ Załącznik nr 2 Znak sprawy: DZ-1-A-DZ-4-240-1-16/19 OFERTA Dane Wykonawcy: Nazwa Wykonawcy : Adres Wykonawcy: Nr tel.: Nr fax: E-mail: W odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu na usługę konserwacji i przeglądu klimatyzatorów użytkowanych w Instytucie Nafty i Gazu Państwowym Instytucie Badawczym w Krakowie oferujemy realizację przedmiotu zamówienia na warunkach i wymaganiach opisanych w zaproszeniu do składania ofert za kwotę: CENA RYCZAŁTOWA konserwacji i przeglądu 1 urządzenia:... zł. netto x 112 urządzeń wskazanych w Załączniku nr 1 do Zaproszenia + obowiązująca stawka podatku VAT = ŁĄCZNA CENA RYCZAŁTOWA przeglądu i konserwacji 112 urządzeń:... zł. brutto (słownie brutto:...) Cena podana w ofercie jest ceną ryczałtową i uwzględnia wszelkie zobowiązania związane z realizacją przedmiotu zamówienia, wynikające z niniejszego Zaproszenia i załączników oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. LUB Łączna cena przeglądu i konserwacji urządzeń wskazanych w Załączniku nr 1 do Zaproszenia:... zł. netto + obowiązująca stawka podatku VAT =... zł. brutto (słownie brutto:...) Cena wskazana zgodnie z wyceną dla poszczególnych typów urządzeń określonych w Załączniku nr 1 do Zaproszenia. Cena podana w ofercie jest ceną uwzględniającą wszelkie zobowiązania związane z realizacją przedmiotu zamówienia, wynikające z niniejszego Zaproszenia i załączników oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. 7
TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: jednak nie dłużej niż do dnia 10 czerwca 2019r. RĘKOJMIA ZA WADY: Osoba do kontaktu:.... tel..., fax. /e-mail... 1. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszystkie niezbędne informacje konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. 2. Oświadczamy, że zawarty w Zaproszeniu istotne dla Zamawiającego postanowienia do zamówienia został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia zamówienia na warunkach w nich określonych. 3. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania zamówienia w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres wskazany w warunkach udziału w postępowaniu, tj. 30 dni od upływu ostatecznego terminu składania ofert. 5. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskaliśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu*. * W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie). Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: Dokument dla Wykonawcy (certyfikat) wydany na podstawie art. 30 ustawy z dnia 15.05.2015r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2221, z 2019 r. poz. 60, 534) certyfikat przedsiębiorcy w zakresie F-gazów; Dokument (certyfikat) dla każdej z osób wykonujących czynności podczas świadczenia usługi konserwacji i przeglądu wydany na podstawie art. 30 ustawy z dnia 15.05.2015r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2221, z 2019 r. poz. 60, 534) certyfikat personalny dla każdego technika w zakresie F-gazów; Informację o posiadanej polisie od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością w postaci np. kopii polisy ubezpieczeniowej OC; Informację potwierdzającą, iż osoby wykonujące czynności podczas świadczenia usługi konserwacji i przeglądu posiadają aktualne badania lekarskie oraz są przeszkolone w zakresie BHP dotyczącego zajmowanego stanowiska oraz są wyposażone w odpowiedni sprzęt zabezpieczający ich pracę (w szczególności prace na wysokościach). Miejscowość..., dnia... 2019 r. *) niepotrzebne skreśli... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 8