Zarządzenie nr 35 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 13 marca 2018 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Baltic Sea Underground Innovation Network (BSUIN) w ramach Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j.dz. U. Nr z 2017 r., poz. 2183, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie na potrzeby realizacji projektu #R037 BSUIN zawartą w dniu 13 września 2017 r. pomiędzy Instytucją Zarządzającą i Wspólnym Sekretariatem Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego IB.SH a Uniwersytetem w Oulu Partnerem Wiodącym oraz zapisami Umowy Partnerstwa zawartej między Partnerem wiodącym i Partnerami projektu w celu realizacji projektu #R037 BSUIN; Program Interreg Region Morza Bałtyckiego, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach projektu pt.: Baltic Sea Underground Innovation Network (BSUIN) zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w partnerstwie składającym z Partnera Wiodącego, którym jest Uniwersytet w Oulu oraz 13 Partnerów, w tym Uniwersytet Śląski w Katowicach.
3. Projekt realizowany jest na mocy umowy o dofinansowanie nr #R037 BSUIN zawartej w dniu 13 września 2017 r. pomiędzy Instytucją Zarządzającą i Wspólnym Sekretariatem Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego IB.SH a Uniwersytet w Oulu, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie na potrzeby realizacji projektu oraz Umowy Partnerstwa zawartej między Partnerem wiodącym i Partnerami projektu w celu realizacji projektu #R037 BSUIN; Program Interreg Region Morza Bałtyckiego, zwanej w dalszej części zarządzenia umową partnerską. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową o dofinansowanie na potrzeby realizacji projektu; 2) umową partnerską; 3) Podręcznikiem Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego, zwany dalej Podręcznikiem; 4) przepisami zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie Przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 5) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm.; 6) przepisami pisma okólnego nr 1 Prorektora ds. Badań Naukowych Uniwersytetu Śląskiego z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie Zobowiązań kierowników projektów oraz kierowników jednostek realizujących projekty współfinansowane ze środków krajowych i międzynarodowych na lata 2014 2020 ; 7) przepisami uchwały nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 pkt 11 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm.; 8) przepisami zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm.;
9) przepisami zarządzenia nr 24 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2018 r. w sprawie wprowadzenia w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach 10) przepisami zarządzenia nr 11 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 27 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach z późn. zm.; 11) przepisami zarządzenia nr 7 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 stycznia 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm. ; 12) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy powołuje się na okres od dnia 1 października 2017 r. do dnia 30 września 2018 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy dla potrzeb koordynacji Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Badań Naukowych; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii. 4 2. Do zadań Zespołu Nadzorującego należy: 1) współpraca z kierownictwem Projektu w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 6 1) W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator projektu; 2) Asystent ds. obsługi finansowo-księgowej projektu. 2) Członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują w celu prawidłowej realizacji Projektu. 3. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu - do jego obowiązków należy obsługa projektu w części Partnera, w szczególności: a) zarządzanie realizacją Projektu i podejmowanie wiążących decyzji związanych z Projektem, b) stały kontakt z Partnerem Wiodącym w celu organizacji zadań realizowanych w projekcie, c) planowanie, nadzorowanie, monitoring, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie działań zaradczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub zagrożeń w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, d) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, e) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi, f) opracowanie części merytorycznej wniosków o płatność, g) organizacja oraz nadzór nad sporządzaniem zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, h) przygotowywanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, i) opracowywanie propozycji zmian w projekcie w celu przesłania do Partnera wiodącego, (wysłanie korespondencji wymaga konsultacji z Działem Projektów), j) organizacja działań promocyjnych Projektu oraz monitoringu i ewaluacji,
k) prowadzenie archiwizacji dokumentacji Projektu, l) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, m) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz członków Zespołu Nadzorującego o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, n) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, kierownik ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi, o) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej, p) wnioskowanie o nawiązanie stosunku pracy lub zawarcie umowy cywilno-prawnej. 2) Asystent ds. obsługi finansowo - księgowej projektu - do jego obowiązków należy obsługa projektu w części Partnera w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu, przygotowywanie opisów do dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją projektu i przedkładanie ich do potwierdzenia Koordynatorowi Projektu, b) kontrola budżetu Projektu oraz harmonogramu płatności, c) przygotowywanie umów cywilno - prawnych; protokołów odbioru dzieł/zadań zleconych, rachunków do umów, d) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu odpowiednio z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej i Koordynatorem Projektu, e) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu oraz prowadzenie sprawozdawczości finansowej, f) współpraca z Koordynatorem Projektu przy przygotowywaniu propozycji zmian w realizacji projektu, przesunięć/zmian w budżecie projektu, analiza budżetu Projektu, sprawdzanie możliwości dokonania przesunięć i zmian w budżecie Projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Projektu, g) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej.
8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie jest Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 9 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób następuje zgodnie z: 1) przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 2183, z późn. zm.); 2) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz. 108, z późn. zm.), 3) zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; 4) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 459, z późn. zm.); 5) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, z późn. zm.), 6) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ( z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującym Podręcznikiem.
4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: a) nawiązanie stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu na czas realizacji Projektu na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz. 108, z późn. zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu, b) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 459, z późn. zm.), w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 10 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, o których mowa w 2 pkt. 9-11. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu. 4. Dopuszcza się realizację własną dostaw, usług i płatności gotówkowych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, o których mowa w 2 pkt. 9-11. Nie dopuszcza się pobierania materiałów z magazynu.
VI. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 11 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu. Wszystkie inne powiązane dokumenty należy zachować i udostępniać przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu przez IZ wniosku o płatność do Komisji Europejskiej, w tym dokumentów dotyczących wydatków w ramach zakończonego projektu. IZ poinformują indywidualnie każdego Partnera Wiodącego o dokładnej dacie rozpoczęcia biegu tego terminu. Dokumenty te należy przechowywać razem i zarchiwizować. Dokumenty księgowe i potwierdzające związane z partnerami projektu należy przechowywać w siedzibach partnerów projektu przez taki sam okres. Przechowywać można oryginały dokumentów albo ich wersje zgodne z oryginałem na wspólnie zatwierdzonych nośnikach danych. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 września 2010 r. (z późn. zm.). 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logotypem Interreg Region Morza Bałtyckiego oraz emblematem Unii Europejskiej, z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, segregatorach i teczkach. VII. Zakaz zbycia aktywów 12 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt.
3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Podręcznikiem. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. VIII. Koszty pośrednie Projektu 13 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu tj.15%, naliczane są od wydatków poniesionych w kategorii koszty personelu. Koszty pośrednie rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego, z późn. zm. IX. Wkład własny 14 Partnerzy projektu muszą zapewnić wkład własny, aby otrzymać współfinansowanie w ramach Programu. Wkład własny wynosi minimalnie 15% poniesionych, udokumentowanych i kwalifikowalnych wydatków. Ostateczna kwota wkładu własnego zostanie określona przy rozliczeniu końcowym projektu i po ustaleniu kwoty wydatków kwalifikowalnych. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm.
16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 października 2017 r. R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk