Dokumentacja pracownicza. Anna Kamińska-Pietnoczko

Dokumentacja pracownicza. Anna Kamińska-Pietnoczko

Akty prawne Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz.Urz. UE L Nr 119, s. 1) Kodeks pracy trwają prace nad nowelizacją KP w zakresie danych osobowych. Rozporządzenie MPIPS z 8.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) trwają prace nad nowym rozporządzeniem. Ustawa z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) wchodzi w życie 1.1.2019 r.

Ustawa o tzw. elektronizacji Zakres zmian: 1. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 2. Elektroniczna forma dokumentacji pracowniczej możliwość wprowadzenia.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nowe zasady od 1.1.2019 r. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika: osoby zatrudnione przed 1.1.1999 r. 50 lat osoby zatrudnione w okresie od 1.1.1999 r. do 31.12.2018 r. możliwe skrócenie z 50 do 10 lat pod warunkiem przekazania do ZUS raportu informacyjnego osoby zatrudnione od 1.1.2019 r. 10 lat

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nowe zasady od 1.1.2019 r. 1. Złożenie przez pracodawcę oświadczenia do ZUS o ewentualnym zamiarze przekazania raportów informacyjnych w dowolnym momencie. 2. Oświadczenie można odwołać do czasu złożenia pierwszego raportu. 3. 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku, w którym został złożony obowiązek informacyjny.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nowe zasady od 1.1.2019 r. 4. Decyzja o skróceniu okresu przechowywania akt osobowych dotyczy wszystkich zatrudnionych (zgodnie z art. 41a ustawy systemowej niedopuszczalny jest w tym zakresie wybór jedynie części pracowników lub zleceniobiorców) 5. Od 1.1.2019 r. w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, pracodawca ma obowiązek kontynuacji prowadzenia zarchiwizowanej dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Okres przechowywania dokumentacji płacowej zleceniobiorcy (art. 125a ustawy emerytalnej) Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.; został złożony raport informacyjny, Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za ubezpieczonego, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Skrócony okres przechowywania nowe obowiązki pracodawcy wobec pracownika Od 1 stycznia 2019 r., w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.

Zniszczenie dokumentacji Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Wtedy też można wydać dokumentację pracownikowi C&C Chakowski & Ciszek

Dokumentacja pracownicza postać i przechowywanie Art. 94 KP Pracodawca jest obowiązany w szczególności:... 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza); 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Planowane zmiany rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej. Zasady ogólne Dokumentacja pracownicza: 1. Akta osobowe 2. Dokumentacja dotycząca spraw związanych ze stosunkiem pracy Akta osobowe papierowe będą się dzielić na cztery części: A (ubieganie się o zatrudnienie), B (nawiązanie i przebieg stosunku pracy), C (ustanie zatrudnienia), D (kary porządkowe).

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Zasady ogólne Nie będzie wzorów kwestionariuszy w treści rozporządzenia - wzory o charakterze pomocniczym będą dostępne na stronie MRIPPS. Analogiczny zakres danych jak w Kodeksie pracy lub innych przepisach (odesłanie w uzasadnieniu do rozp. do Kodeksu pracy lub innych przepisów). Część A akt osobowy dot. osoby ubiegającej się o zatrudnienie charakter zamknięty. Tak samo Część D dot. kar porządkowych. Części B i C charakter otwarty. Można będzie do nich wpinać inne dokumenty niż wymienione w projekcie rozporządzenia, ale w ramach przeznaczenia obu części nawiązanie i przebieg stosunku pracy oraz ustanie stosunku pracy

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Zasady ogólne Projektowane rozporządzenie, od dnia jego wejścia w życie, będzie miało zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników. Dostosowanie do nowych zasad dokumentacji pracowniczej w stosunku do osób, które w dniu wejścia w życie rozporządzenia pozostają w zatrudnieniu będzie dobrowolne (decyzja pracodawcy). W przypadku niedostosowania, nowe zasady będą dotyczyły dokumentów dołączonych do dokumentacji od 1.1.2019 r. Nie będzie jednak dotyczyło ewidencji czasu pracy. W tym przypadku do karty ewidencji czasu pracy prowadzonej dla danego pracownika w dniu 1.1.2019 r. pracodawca zastosuje przepisy dotychczasowe, natomiast do kolejnych ewidencji czasu pracy prowadzonych dla tego pracownika będzie już stosował nowe rozporządzenie.

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Zasady ogólne W stosunku do pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1.1.2019 r. do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, będzie się stosować przepisy nowego rozporządzenia jedynie w zakresie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji. Do ww. osób wyłączone jest zatem stosowanie 2-6 nowego rozporządzenia - w tym zakresie trzeba będzie stosować przepisy dotychczasowe.

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Zasady ogólne W szczególności w stosunku do byłych pracowników pracodawcy będą mieli 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia, na dostosowanie do wymogów określonych w 8 nowego rozporządzenia: Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed ostępem osób nieupoważnionych.

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Zasady ogólne Pracodawca będzie zakładał i prowadził dokumentację odrębnie dla każdego pracownika. Projekt rozporządzenia będzie dotyczył wszystkich osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także, zgodnie z art. 5 KP, w zakresie nieuregulowanym przepisami szczególnymi, do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę. Projekt rozporządzenia nie będzie dotyczył wykonawców cywilnych i samozatrudnionych. Od 1.1.2019 r. akta osobowe pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację w postaci papierowej lub elektronicznej. Obie postaci będą równorzędne pod względem prawnym.

Planowane zmiany rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej Dane osobowe, których pracodawca będzie żądał od podmiotu danych będą wynikać tylko z Kodeksu pracy lub z innych przepisów. W przypadku zatrudnienia danej w aktach osobowych pracodawca będzie gromadził kopie lub odpisy dokumentów składanych przez kandydata lub pracownika - odpowiednio do części A lub B. Oryginałów może żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii. Kopie dokumentów pracodawca (lub osoba upoważniona przez pracodawcę) będzie dodatkowo poświadczał za zgodność z przedłożonym dokumentem. W oryginałach przechowuje się tylko dokumenty sporządzane przez pracodawcę, np. umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia. Nawet jeżeli pracodawca opłaci udział pracownika w kursie, szkoleniu czy studiach podyplomowych, nie może mu zabrać oryginału zaświadczenia uczestnictwa, certyfikatu czy dyplomu, jeżeli dokumenty te zostały imiennie wystawione na pracownika (stanowisko MPiPS).

Planowane zmiany rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej. Część A, B i C pracodawca będzie mógł podzielić na podzbiory tak, by przechowywać w niej dokumenty i oświadczenia powiązane tematycznie, np.: A1 dokumenty złożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, A2 skierowania na badania i orzeczenia lekarskie B1 dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, B2 skierowania i orzeczenia lekarskie, B3 potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z wymaganymi dokumentami C1 oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy itp. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosuje się wówczas oddzielnie do każdego podzbioru.

Planowane zmiany rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej W części D pracodawca gromadzi dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po określonym czasie (stały monitoring pracodawcy w tym zakresie). Część D pracodawca musi podzielić na podzbiory, obejmujące dokumenty jednej kary porządkowej, np. D1 kara nałożona na pracownika najwcześniej, D2 druga kara nałożona na pracownika itd. Zasady chronologii, numeracji oraz spisu treści stosujemy wówczas oddzielnie do każdego takiego podzbioru. W chwili zatarcia kary pracodawca będzie musiał usunąć cały podzbiór jej dotyczący i zmienić numerację wszystkich podzbiorów (nadaje się następujące po sobie numery) oraz wymienić lub skorygować spisy treści.

Np.: Od kandydata na pracownika samorządowego na stanowisko urzędnicze wolno żądać informacji w zakresie skazania prawomocnym wyroku sądu za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego albo umyślne przestępstwo skarbowe (art. 6). Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część A W odniesieniu do osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może przetwarzać, czyli gromadzić w aktach osobowych oświadczenia lub dokumenty: na podstawie przepisu prawa (żądanie): danych osobowe, o których mówi Kodeks pracy w odniesieniu do kandydata na pracownika (imiona i nazwisko, data urodzenia, wskazane przez kandydata dane kontaktowe oraz dane niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku: wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia), Uwaga! Zrezygnowano z ograniczenia, że pracodawca może wymagać od kandydata od pracy świadectw pracy potwierdzających okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym kandydat ubiega się o zatrudnienie. dane osobowe, których uzyskanie wynika z obowiązku prawnego nałożonego na pracodawcę w innych przepisach

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część A dane osobowe na podstawie zgody kandydata nie dotyczy danych o wyrokach skazujących i naruszeń prawa co do zasady z inicjatywą może wyjść zarówno kandydat, jak i pracodawca, przy czym nie dotyczy to danych wrażliwych wtedy inicjatywa musi być wyłącznie po stronie kandydata. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 1[1] i 1[2] KP).

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część B W części B akt osobowych pracodawca gromadzi oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym np.: dane osobowe, jakie pracownik musi podać na żądanie pracodawcy na podstawie Kodeksu pracy lub innego przepisu prawa czyli niezbędne do wykonania obowiązku pracodawcy; dane osobowe zwykłe (za wyjątkiem dotyczących wyroków skazujących i naruszeń), jakie pracownik podaje dobrowolnie za swoją zgodą wyrażoną zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i własnej; wrażliwe dane osobowe, jakie pracownik podaje dobrowolnie za swoją zgodą wyrażoną wyłącznie z własnej inicjatywy; umowa o pracę, a jeżeli nie została zawarta na piśmie potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w taki sposób określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część B dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z: treścią regulaminu pracy, z przepisami i zasadami BHP, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, potwierdzenie poinformowania pracownika: o warunkach zatrudnienia i o zmianie tych warunków, o dodatkowych warunkach zatrudnienia i o zmianie tych warunków, o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część B potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące: powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych albo zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część B dokumenty związane z ubieganiem się i z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy dla pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 KP), oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189[1] KP,

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część B dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część B wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część C W części C akt osobowych pracodawca będzie gromadził dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 3 KP), kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 2 KPC),

Planowane zmiany rozp. dot. dokumentacji pracowniczej. Część C umowę o zakazie konkurencji obowiązującą po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 5 pkt 2 KP) po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.

Planowane zmiany w rozporządzeniu - dokumentacja w sprawach zwianych ze stosunkiem pracy Pracodawca będzie zakładał i prowadził odrębnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą (katalog zamknięty): 1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: 2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego; 3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 3 KP); 4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237[6] i 237[7] KP)

Zabezpieczenie dokumentacji Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. C&C Chakowski & Ciszek

Szacowanie ryzyka Z operacją przetwarzania danych wiąże się ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Może dojść do przypadkowego lub niezgodnego z prawem: zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego dostępu, nieuprawnionego ujawnienia - danych. Uwaga! Przepisy RODO nakładają na administratora obowiązek oszacowania ryzyka a następnie opracowania planu postępowania z tym ryzykiem, czyli wprowadzenia odpowiednich środków zabezpieczających dane.

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji elektronicznej Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w warunkach zapewniających: zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem lub utratą integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur; stały dostęp do dokumentacji tylko dla osób upoważnionych identyfikację osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych C&C Chakowski & Ciszek

Kiedy dokumentacja elektroniczna będzie uznana za zabezpieczoną? jest zapewniona jej dostępność wyłącznie dla osób upoważnionych jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana Uwaga! Powyższe warunki muszą być spełnione razem i w sposób ciągły C&C Chakowski & Ciszek

Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji przejście na formę elektroniczną i odwrotnie Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci elektronicznej lub papierowej. Art. 94 8 2 KP: Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, C&C Chakowski & Ciszek potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym

Zmiana postaci prowadzenia dokumentacji obowiązek informowania pracowników Pracodawca informuje pracowników (zbiorowo) w sposób przyjęty u danego pracodawcy o: zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji (dotyczy to również byłych pracowników). W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji. C&C Chakowski & Ciszek

Doręczanie informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej 15 rozporządzenia Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem pracownikowi (indywidualnie) albo byłemu pracownikowi, informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej (dwa przypadki): art. 94[6] KP - rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy art. 94[9] KP - zmiana postaci dokumentacji pracowniczej Pracodawca dokonuje tego doręczenia osobiście albo za pośrednictwem: operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (fikcja doręczenia) osoby upoważnionej przez pracodawcę; środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Odbiór dokumentacji pracowniczej następuje osobiście i za pokwitowaniem. C&C Chakowski & Ciszek

Prawo do kopi dokumentacji Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi (również byłemu) kopię całości lub części posiadanej dokumentacji na jego wniosek, nie później niż w terminie 30 dni od daty otrzymania. Wniosek dołącza się do części B lub C akt osobowych pracownika. Jest to niezależne prawo od prawa dostępu do danych wynikającego z RODO. C&C Chakowski & Ciszek

Kary Kto nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 94 5 2 i art. 94 6 pkt 2 KP albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów lub; pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Przepisy o ochronie danych osobowych również przewidują kary. C&C Chakowski & Ciszek

Kontakt Anna Kamińska-Pietnoczko Tel.: +48 503 006 910 anna.pietnoczko@gmail.com