ZAPYTANIE OFERTOWE Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (zwany dalej PORD lub Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym na usługę wynajmu lokalu wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem w celu organizacji szkolenia i warsztatów. 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa wynajmu lokalu na terenie powiatu kościerskiego wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem w celu organizacji: ZADANIE 1: warsztatów szkoleniowych Pomorskiej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego dla około 50 uczestników. Szkolenie odbędzie w terminie od 11 do 12 czerwca 2019 roku dwa dni (jeden nocleg) wg następującego harmonogramu: 1) 11.06.2019 r. zameldowanie w godzinach 9.00 10.00, 2) 12.06.2019 r. wymeldowanie pełnej liczby uczestników do godziny 14:00. ZADANIE 2: posiedzenia wyjazdowego Pomorskiej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego dla około 40 uczestników. Szkolenie odbędzie w terminie od 24 do 25 września 2019 roku dwa dni (jeden nocleg) wg następującego harmonogramu: 1) 24.09.2019 r. zameldowanie w godzinach 9.00 10.00, 2) 25.09.2019 r. wymeldowanie pełnej liczby uczestników do godziny 14:00. 2. Wymagania Zamawiającego: A. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był właścicielem obiektu, w którym będą świadczone przedmiotowe usługi dla ZADANIA 1 i ZADANIA 2. Obiekt musi spełniać następujące warunki: 1) Hotel, pensjonat lub inny obiekt, w którym będą świadczone usługi hotelarskie, musi zapewniać możliwość noclegu dla zgłoszonej liczby uczestników, w pokojach dwu osobowych (z łazienką). 2) Restauracja gdzie będzie serwowane wyżywienie, sala konferencyjna oraz pokoje winny znajdować się w jednym budynku. 3) Parking z przeznaczeniem wyłącznie dla Zamawiającego, dla minimum 25 samochodów osobowych. B. Sala konferencyjna: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić salę konferencyjną (ZADANIE 1 i ZADANIE 2) dla uczestników szkolenia na miejscu pobytu: 1) dostosowaną do zgłoszonej liczby uczestników, 2) klimatyzowaną z dostępem do światła dziennego oraz możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego,
3) z odpowiednim nagłośnieniem nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali, 4) wyposażoną w projektor multimedialny oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), C. Wyżywienie: 1) Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia (ZADANIE 1 i ZADANIE 2) całodziennego wyżywienia na terenie obiektu, wg następującego podziału: Dzień 1 obiad godzina 14:00, kolacja od godziny 19:00; Dzień 2 śniadanie 8.00 9.00, obiad 13.00; Przerwy w trakcie szkolenia - dostęp do serwisu kawowego obejmującego: kawę i herbatę w saszetkach, cytrynę, cukier, wrzątek, mleko do kawy, wodę mineralną (gazowaną i niegazowaną), kruche ciastka. Wykonawca zobligowany jest przygotować serwis kawowy wg następującego harmonogramu: Dzień 1: 1 serwis kawowy (bez uzupełniania) dostępny dla uczestników od godziny 11.00, 2 serwis od godz.16.00; Dzień 2: 1 serwis kawowy (bez uzupełniania) dostępne dla uczestników od godziny 11.00. 2) Śniadanie Śniadanie w formie szwedzkiego stołu, w skład którego powinny wchodzić co najmniej: minimum 1 posiłek na ciepło; przekąski na zimno (zimna płyta), ser żółty, wędlina, jogurty, musli, płatki owsiane, ciepłe mleko, dżem, warzywa, masło, pieczywo, herbata w saszetkach, cytryna, cukier, kawa, mleko
wrzątek. 3) Obiad: Obiad podany w pomieszczeniu odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia. Obiad winien obejmować dla każdego uczestnika: dwa dania gorące (zupa oraz drugie danie mięsne lub rybne). Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia pojedynczych porcji obiadowych dla wegetarianina, sałatka dodatek skrobiowy, woda mineralna niegazowana i gazowana oraz soki 100%, Deser w postaci wyrobów cukierniczych, 4) Kolacja w formie szwedzkiego stołu w skład której powinno wchodzić co najmniej: minimum 1 posiłek na ciepło, przekąski na zimno (zimna płyta), ser żółty (co najmniej 2 rodzaje), wędlina, (co najmniej 2 rodzaje), warzywa i owoce masło, pieczywo, herbata w saszetkach, cytryna, cukier, kawa, mleko wrzątek, woda mineralna, 5) W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z planem szkolenia (szczegółowe ustalenia odnośnie harmonogramu zostaną przekazane Wykonawcy przy zawarciu umowy); przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia urozmaiconych z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010r. nr 136, poz. 914 ze zm.). stosowania się do wszelkich uwag i zaleceń Zamawiającego w zakresie
kwestii technicznych i organizacyjnych. rozliczenia z wykonywanych przez Wykonawcę usług na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury- ze szczegółowym zestawieniem określającym rodzaj usługi oraz ilości wydanych porcji. Termin płatności faktury 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu. Uwagi: Zamawiający poinformuje Wykonawcę o planowanej liczbie uczestników na ZADANIE 1 i ZADANIE 2 najpóźniej na 4 dni robocze przed planowanym przyjazdem. Ostateczne rozliczenie za zrealizowaną na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę usługę dokonane zostanie po realizacji usługi w oparciu o rzeczywistą liczbę osób korzystających z usługi będącej przedmiotem niniejszego zapytania (w oparciu o liczbę osób opisaną w protokole realizacji usługi dla każdego z zadań, podpisanym przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcę). 3. Termin wykonania zamówienia. Wykonawca będzie świadczył usługi w terminie: ZADANIE 1: 11-12.06.2019r., ZADANIE 2: 24-25.09.2019r. 4. Opis sposobu przygotowywania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Wykonawca zobligowany jest do wskazania w formularzu ofertowym: 1) ceny jednostkowej brutto wyżywienia i zakwaterowania w pokojach 2 osobowych oraz pozostałych usług związanych ze szkoleniem. 2) przeliczenia wartości brutto każdego z zadań, z uwzględnieniem cen jednostkowych 3) nazwy obiektu i miejsca świadczenia przedmiotowych usług (dokładny adres). 4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 5. Ofertę musi podpisać uprawniony przedstawiciel Wykonawcy czytelnie, bądź zaparafować przy jednoczesnym użyciu pieczęci imiennej. 5. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cenę należy obliczyć zgodnie z tabelą zawartą w Formularzu ofertowym. Cena ofertowa brutto (łączna za ZADANIE 1 i ZADANIE 2) będzie stanowiła cenę oferty. 2. Cena ta musi zawierać całe należne Wykonawcy wynagrodzenie związane z przygotowaniem, realizacją i rozliczeniem przedmiotu zapytania ofertowego.
3. Oferowana cena musi być zgodna z przepisami ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 6. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o poniższe kryterium wyboru ofert: Cena: waga 100% najniższa cena ofertowa brutto spośród nieodrzuconych ofert Ilość punktów = X 100 X waga kryterium cena ofertowa brutto badanej oferty Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która zdobędzie najwyższą łączną ilość punktów. 7. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, 80 067 Gdańsk, ul. Równa 19/21, pok. 101, I piętro (budynek dwukondygnacyjny) lub mailowo na adres: pord@pord.pl do dnia 18.04.2018 r. do godziny 12:00. Decydująca jest data dostarczenia oferty w powyższe miejsce, a nie data nadania. Za dostarczenie oferty przez pocztę lub kuriera pod wskazany adres odpowiada Wykonawca. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania bądź unieważnienia zapytania ofertowego i ponownego skierowania zapytań ofertowych zawierających uzupełnione lub zmodyfikowane przez Zamawiającego warunki. O takim fakcie wszyscy Wykonawcy, którzy terminowo złożyli kompletną i prawidłową pod względem formalnym ofertę, zostaną poinformowani oraz zaproszeni do złożenia nowej oferty. 9. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści i warunków niniejszego zapytania ofertowego. 10. Do oferty należy dołączyć: Formularz ofertowy, Oświadczenie, Kwestionariusz Mapkę sytuacyjną obiektu z oznaczoną lokalizacją: sali konferencyjnej, restauracji, wydzielonym parkingiem dla samochodów uczestników szkolenia organizowanego przez Zamawiającego
FORMULARZ OFERTOWY Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/21 80-067 Gdańsk Nawiązując do zapytania ofertowego, składam/składamy* ofertę na usługę wynajmu lokalu w celu organizacji szkolenia wraz z zakwaterowaniem i wyżywieniem. Ja/My* niżej podpisani: działając w imieniu i na rzecz: (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) 1. Oferuję / oferujemy* wykonanie w/w. przedmiotu zapytania ofertowego za cenę, która wynosi: Przedmiot zapytania ofertowego ZADANIE 1: Zakwaterowanie i wyżywienie dla uczestników szkolenia wraz z pozostałymi usługami w dniach 11-12.06.19r. w pokojach 2-osobowych ZADANIE 2: Zakwaterowanie i wyżywienie dla uczestników szkolenia wraz z pozostałymi usługami w dniach 24-25.09.19r. w pokojach 2-osobowych Cena jednostkowa brutto / 1os. RAZEM cena ofertowa brutto (ZADANIE 1+ ZADANIE 2) Ilość osób 50 40 Cena ofertowa brutto Nazwa obiektu: Obiekt zlokalizowany jest (dokładny adres) Jednocześnie oświadczam /oświadczamy*, że: 1. Jesteśmy właścicielem obiektu, który jest opisany w księdze wieczystej numer / / _ prowadzonej przez Sąd Rejonowy w.
2. Oferuje / oferujemy realizację przedmiotu zapytania ofertowego w terminach wymaganym przez Zamawiającego. 3. Cena oferty uwzględnia wszystkie należne nam elementy wynagrodzenia wynikające z tytułu przygotowania, realizacji i rozliczenia przedmiotu zapytania ofertowego. 4. Oświadczam / oświadczamy*, że zdobyłem / zdobyliśmy* wszystkie niezbędne informacje konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. 5. Oświadczam /oświadczamy, że zapoznaliśmy się z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym. 6. Oświadczam / oświadczamy, że do kontaktów z Zamawiającym w zakresie związanym z niniejszym zamówieniem upoważniam / upoważniamy następujące osoby: tel. tel. 7. Integralną część złożonej oferty stanowią następujące dokumenty: 1) 2) Miejscowość i data (podpis i pieczęć osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonaw
OŚWIADCZENIE Przystępując do zapytania ofertowego na działając w imieniu Wykonawcy (podać nazwę i adres Wykonawcy) oświadczam, że podmiot, który reprezentuje : a a. posiada kompetencje lub uprawnienia* do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, b b. znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej* pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym, c c. posiadam odpowiedni potencjał techniczny lub zawodowy* pozwalający na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym., dnia r. (miejscowość) podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy
KWESTIONARIUSZ DLA WYKONAWCY NIE BĘDĄCEGO PRACOWNIKIEM PORD, PRZED ZAWARCIEM UMOWY Dane Wykonawcy (nazwa i adres) KRS NIP REGON Nr telefonu e-mail (miejscowość i data) (podpis Wykonawcy) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu jakim jest zawarcie i realizacja umowy. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk, zwany dalej PORD; z administratorem można się skontaktować poprzez adres email: pord@pord.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
zgodnie z art. 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć tel: 58 300 15 43, fax 58 300 15 14, drogą elektroniczną na adres email: iod@pord.pl lub tradycyjnie w formie pisemnej na adres Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80 067 Gdańsk * ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej ustawa Pzp ; Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oświadczam że zapoznałam(-em) się z treścią klauzuli informacyjnej (miejscowość i data) oświadczenie) (podpis osoby składającej * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.