Wymagania odnośnie przygotowania wniosku o dofinansowanie Wniosek o dofinansowanie projektu systemowego winien zostać przygotowany za pomocą aktualnej wersji 5.3 Generatora Wniosków Aplikacyjnych. Dostęp do tej aplikacji można uzyskać za pośrednictwem stron internetowych www.efs.ropstorun.pl oraz www.generatorwnioskow.efs.gov.pl. Wniosek należy wypełnić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu systemowego OPS, PCPR, ROPS (zgodnie z załącznikiem nr 3 do Zasad przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie oraz Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w ramach PO KL 2007-2013 ). Wnioskodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami, podpisany przez osobę (osoby) do tego upoważnioną (upoważnione) w części V. Oświadczenie, w 2 egzemplarzach papierowych oryginał i kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem albo 2 oryginały, każdy trwale spięty np. wniosek może być przedziurkowany i wpięty w skoroszyt) oraz wersję elektroniczną xml. (na płycie CD - 1 egzemplarz). Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie w pkt. 2.6 formularza należy wskazać imię i nazwisko osoby (lub osób) uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta/Projektodawcy. Jeżeli w punkcie 2.6 wniosku wymieniono więcej niż jedną osobę, oświadczenie muszą podpisać wszystkie z wymienionych w tym punkcie. Podpis musi być złożony wraz z pieczęcią imienną osoby podpisującej oświadczenie. Ponadto wymagane jest przystawienie pieczęci Beneficjenta/Projektodawcy tzn. instytucji reprezentowanej przez osobę podpisującą oświadczenie. Dodatkowo we wniosku o dofinansowanie w części V potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika/Głównego Księgowego. Jeżeli osoba/y wskazana/e w punkcie 2.6 nie dysponuje pieczęcią imienną musi złożyć swój czytelny podpis (imię i nazwisko zapisane w sposób pozwalający na ich bezproblemowe odczytanie osobie trzeciej). Nie ma wymogu parafowania wniosku na każdej ze stron. Szczegółowy budżet projektu oraz harmonogram realizacji projektu stanowią integralną część wniosku o dofinansowanie i nie wymagają opatrzenia pieczęciami oraz podpisem osób upoważnionych do reprezentowania Beneficjenta. W przypadku kopii wniosku o dofinansowanie musi ona zostać poświadczona przez Beneficjenta klauzulą za zgodność z oryginałem. Właściwy sposób poświadczania kopii dokumentów został przedstawiony poniżej:
Sposób poświadczania kopii dokumentów Prawidłowo poświadczona za zgodność z oryginałem kopia dokumentu zawiera: a. pieczęć beneficjenta, sformułowanie za zgodność z oryginałem opatrzone datą oraz pieczątkę imienną i podpis osoby poświadczającej z punktu 2.6 (w przypadku braku pieczątki imiennej czytelny podpis) na każdej stronie dokumentu lub b. pieczęć beneficjenta, sformułowanie za zgodność z oryginałem od strony do strony opatrzone datą oraz pieczątkę imienną i podpis osoby poświadczającej z punktu 2.6 (w przypadku braku pieczątki imiennej czytelny podpis). Przy tym sposobie potwierdzania za zgodność z oryginałem należy pamiętać o ponumerowaniu stron. Wniosek należy złożyć (osobiście, nadesłać pocztą lub przesyłką kurierską) do Instytucji Wdrażającej (IP2) tj. Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu ul. Słowackiego 114, 87-100 Toruń jako termin nadesłania korespondencji (wniosku, poprawek, załączników) będzie liczona data wpływu do ROPS (a nie data stempla pocztowego). Wniosek należy złożyć w zamkniętej (zaklejonej) kopercie, oznaczonej zgodnie ze wzorem: WZÓR OPISU KOPERTY Pełna nazwa Wnioskodawcy Adres siedziby Wnioskodawcy Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu ul. Słowackiego 114, 87-100 Toruń Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego... Wpisać tytuł projektu Działanie 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji Poddziałanie 7.1.1 lub Poddziałanie 7.1.2 Nr SIMIK dla kontynuujących projekt Nośnik, na którym zostanie zapisana wersja elektroniczna wniosku powinien być opisany w sposób czytelny i zawierać następujące informacje: nazwę Beneficjenta, tytuł projektu,
nazwę Poddziałania oraz sumę kontrolną wniosku. Nośnik powinien być umieszczony w pudełku do płyt. WZÓR PRAWIDŁOWO OZNACZONEGO NOŚNIKA <nazwa Beneficjenta> <tytuł projektu> <Poddziałanie> <suma kontrolna> Wniosek należy złożyć w tożsamej wersji papierowej (oryginał i poświadczona za zgodność z oryginałem kopia albo 2 oryginały) i elektronicznej (w formacie pliku.xml) wygenerowanego przez aplikację Generator Wniosków Aplikacyjnych. Wydruku wniosku należy dokonać z pliku.pdf, natomiast wersja elektroniczna pliku winna być zapisana na płycie CD w formacie.xml. O tożsamości papierowej i elektronicznej wersji wniosku decyduje jednobrzmiąca suma kontrolna na wszystkich wersjach wniosku. Wniosek zapisany przez Generator Wniosków Aplikacyjnych w formacie.xml nie powinien być otwierany i modyfikowany w innych aplikacjach (MS Word, Internet Explorer, itp.), gdyż powoduje to zmianę sumy kontrolnej wniosku uniemożliwiającą jego weryfikację formalną. Nie wszystkie obowiązkowe pola są walidowane przez Generator Wniosków Aplikacyjnych. W związku z tym należy zwrócić uwagę na to, czy wszystkie pola wymagane Instrukcją wypełniania wniosku (przy uwzględnieniu specyfiki projektu) zostały wypełnione np. jednostki miary w części budżetowej, wnioskowane dofinansowanie, koszty przypadające na jednego uczestnika.
Wymagane załączniki do wniosku W przypadku realizacji projektu w partnerstwie należy wraz z wnioskiem o dofinansowanie załączyć dokumenty określające sytuację finansową partnera(-ów),w przypadku gdy partnerem będzie podmiot spoza sektora finansów publicznych. Jednostki sektora finansów publicznych są zwolnione z obowiązku przekładania dokumentów określających ich sytuacje finansową. Gdy partnerem w projekcie będzie jednostka spoza sektora finansów publicznych składa ona następujące dokumenty określające sytuacje finansową: a) W PRZYPADKU PODMIOTÓW ISTNIEJĄCYCH POWYŻEJ ROKU za dokumenty określające sytuację finansową partnera (partnerów) Instytucja Pośrednicząca II stopnia będzie uznawać: - sprawozdanie finansowe bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku beneficjentów sporządzających powyższe dokumenty zgodnie z przepisami o rachunkowości) za ostatni zamknięty rok obrotowy lub - uproszczone sprawozdanie finansowe - bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku Beneficjentów nie sporządzających sprawozdania finansowego, za ostatni zamknięty rok obrotowy, zgodnie z zakresem ustalonym w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) lub - dla podatników działający na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów rozliczenie roczne ( Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku.) b) W PRZYPADKU PODMIOTÓW ISTNIEJĄCYCH DO ROKU CZASU, KTÓRE NIE ZAMYKAŁY DOTYCHCZAS ROKU OBROTOWEGO: - bilans otwarcia oraz wyciąg z rachunku bankowego (lub w miejsce wyciągu inny dokument np. zaświadczenie z banku dotyczące historii rachunku) za ostatnie trzy miesiące poprzedzające miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie projektu lub - kserokopia podatkowej księgi przychodów i rozchodów za okres co najmniej 3 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku złożenia dokumentów potwierdzających sytuację finansową partnera/partnerów, np. za okresy krótsze niż 3 miesiące do wniosku należy dołączyć stosowne wyjaśnienie. Dokumenty finansowe z punktu a i b wymagają kontrasygnaty głównego księgowego. Jeżeli podmiot nie zatrudnia głównego księgowego, to dokumenty wymagają kontrasygnaty osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości w danym podmiocie lub jeżeli księgowość jest prowadzona przez firmę zewnętrzną pieczątki biura rachunkowego i podpisu osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu.
Załączniki do wniosku należy złożyć w dwóch egzemplarzach (oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu partnera).