Nazwa i adres Zamawiającego: Zakład Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Górze Kalwarii ul. Świętego Antoniego 1 05-530 Góra Kalwaria Informacja i promocja podczas realizacji projektu pn. Modernizacja gospodarki wodnościekowej w gminie Góra Kalwaria współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu POIiŚ 2014-2020 Strona 1 z 10
CZĘŚĆ III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1 Informacje podstawowe 1.1 Projekt Modernizacja gospodarki wodno-ściekowej w gminie Góra Kalwaria 1.2 Podstawowe informacje o Projekcie i o miejscu jego realizacji 1.2.1 Lokalizacja Projektu Projekt jest zlokalizowany na terenie aglomeracji Góra Kalwaria. Gmina Góra Kalwaria leży w środkowej części województwa mazowieckiego w powiecie piaseczyńskim i graniczy z gminą Konstancin-Jeziorna od północy, gminami Karczew i Sobienie-Jeziory od wschodu, gminami Warka i Chynów od południa oraz gminami Prażmów i Piaseczno od zachodu. 1.2.2 Cel Projektu Celem projektu jest uporządkowanie gospodarki ściekowej na terenie aglomeracji Góra Kalwaria i dostosowanie jej do wymogów prawa polskiego i unijnego. Realizacja przedsięwzięcia przyczyni się do poprawy stanu środowiska naturalnego w tym czystości wód i gleby. 1.2.3 Zakres Projektu Projekt obejmuje następujące działania inwestycyjne: modernizacja stacji uzdatniania wody, budowa nowej sieci kanalizacji sanitarnej na obszarze nieskanalizowanym, przebudowa sieci wodociągowej, przebudowa kanału ogólnospławnego na kanał sanitarny o oraz budowa kanalizacji deszczowej, modernizacja oczyszczalni ścieków. 1.3 Cele działań informacyjnych i promocyjnych podczas realizacji Projektu Celem działań informacyjnych i promocyjnych podczas realizacji projektu pn.: Modernizacja gospodarki wodno-ściekowej w gminie Góra Kalwaria jest zwiększenie świadomości społeczeństwa dotyczącej projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności oraz roli, jaką odgrywa Unia Europejska w projektach realizowanych w ramach POIiŚ, korzyści wynikających z realizacji projektów w ramach POIiŚ istotnych dla zwiększenia Strona 2 z 10
konkurencyjności kraju i regionów, a także promowanie realizacji Projektu wśród mieszkańców Gminy Góra Kalwaria. Działania informacyjne i promocyjne będą skierowane do następujących grup docelowych: - ogół społeczeństwa, - media, - partnerzy społeczni i gospodarczy. 2 Zadania Wykonawcy Wykonawca w ramach obowiązków wynikających z niniejszej umowy powinien między innymi: bezwzględnie przestrzegać warunków umowy, przedkładać Zamawiającemu projekty materiałów informacyjnych, programów konferencji scenariuszy filmów promocyjnych, a także innych dokumentów i materiałów związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych celem ich akceptacji. stosować zasady oznaczania projektów zgodnie z obowiązującym Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 r. 2.1 Szczegółowy opis zadań Wykonawcy 2.1.1 Wykonanie i montaż tablic informacyjnych i pamiątkowych Wykonawcę obowiązują wytyczne zawarte w następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku. Tablice muszą zawierać: nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu, znak FE, barwy RP, znak UE, adres portalu www.mapadotacji.gov.pl. Wzór tablicy informacyjnej i pamiątkowej jest obowiązkowy, tzn. nie można go modyfikować, dodawać znaków, informacji etc. poza uzupełnianiem treści we wskazanych polach. Tablice informacyjne i pamiątkowe nie mogą zawierać innych dodatkowych informacji i elementów graficznych, np. logo partnera lub wykonawcy prac. Strona 3 z 10
2.1.1.1 Tablice informacyjne Zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie, wykonanie i montaż 5 tablic informacyjnych o następujących wymiarach: 1. Tablica informacyjna umieszczona w miejscu realizacji prac budowlanych w ramach zadania Budowa kanalizacji sanitarnej w m. Mikówiec, ul. Brzozowa rozmiar tablicy 200 x 300 cm. 2. Tablica informacyjna umieszczona w miejscu realizacji prac budowlanych w ramach zadania Przebudowa sieci wodociągowej oraz rozdzielenie kanalizacji ogólnospławnej na kanalizację sanitarną i kanalizację deszczową rozmiar tablicy 200 x 300 cm. 3. Tablica informacyjna umieszczona w miejscu realizacji prac budowlanych w ramach zadania Modernizacja oczyszczalni ścieków Moczydłów rozmiar tablicy 80x120 cm. 4. Tablica informacyjna umieszczona w miejscu realizacji prac budowlanych w ramach zadania Modernizacja Stacji Uzdatniania Wody Kalwaryjska rozmiar tablicy 80x120 cm. 5. Tablica informacyjna umieszczona na budynku będącym siedzibą Zamawiającego - Zakładu Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Górze Kalwarii zlokalizowanym na ul. Świętego Antoniego 1, Góra Kalwaria rozmiar tablicy 80 x 120 cm Tablice informacyjne powinny zostać wykonane z trwałych materiałów, odpornych na działanie warunków atmosferycznych. Tablice wymienione w pkt 1-2 powyżej powinny mieć konstrukcje samonośne i być umieszczone na stelażach umożliwiających ich przemieszczanie. Tablice wymienione w pkt. 3 5 powyżej powinny zostać wykonane w sposób umożliwiający ich ponowne wykorzystanie jako tablic pamiątkowych. Obowiązkiem Wykonawcy będzie dbanie o stan techniczny tablic informacyjnych podczas całego okresu trwania prac budowlanych oraz o to, aby informacja była cały czas wyraźnie widoczna. Uszkodzoną lub nieczytelną tablicę Wykonawca ma obowiązek wymienić lub odnowić. Terminy związane z wykonaniem oraz montażem tablic informacyjnych, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym, powinny zostać przedstawione przez Wykonawcę w Planie działań informacyjnych i promocyjnych opisanym w pkt. 3 niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt tablic wraz ze sposobem ich montażu i po jego akceptacji Wykonawca wykona przedmiot zamówienia. Szczegółowa lokalizacja tablic informacyjnych zostanie każdorazowo uzgodniona z Zamawiającym przed przystąpieniem przez Wykonawcę do ich wykonania. Strona 4 z 10
2.1.1.2 Tablice pamiątkowe Zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie i wykonanie 3 tablic pamiątkowych o następujących wymiarach: 1. Tablica pamiątkowa która zostanie umieszczona w miejscu zrealizowania prac budowlanych w ramach zadania Modernizacja oczyszczalni ścieków Moczydłów rozmiar tablicy 80 x 120 cm 2. Tablica pamiątkowa która zostanie umieszczona w miejscu zrealizowania prac budowlanych w ramach zadania Modernizacja Stacji Uzdatniania Wody Kalwaryjska rozmiar tablicy 80 x 120 cm 3. Tablica pamiątkowa która zostanie umieszczona na budynku będącym siedzibą Zamawiającego - Zakładu Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Górze Kalwarii zlokalizowanym na ul. Świętego Antoniego 1, Góra Kalwaria rozmiar tablicy 80 x 120 cm Tablice pamiątkowe powinny zostać wykonane z trwałych, estetycznych materiałów, odpornych na działanie warunków atmosferycznych. Terminy związane z wykonaniem tablic pamiątkowych, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym, powinny zostać przedstawione przez Wykonawcę w Planie działań informacyjnych i promocyjnych opisanym w pkt. 3 niniejszego opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt tablic wraz ze sposobem ich montażu i po jego akceptacji Wykonawca wykona przedmiot zamówienia. 2.1.2 Tabliczki i naklejki informacyjne Zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie i wykonanie oraz montaż następujących tabliczek i naklejek informacyjnych: 1. Tabliczka informacyjna zawierająca informacje o siedzibie Jednostki Realizującej Projekt (JRP): a. tabliczka będzie zamontowana na ścianie zewnętrznej budynku stanowiącego siedzibę JRP zlokalizowanym na ul. Świętego Antoniego 1, Góra Kalwaria, b. tabliczka powinna zostać wykonana z trwałego, estetycznego materiału odpornego na działanie warunków atmosferycznych, c. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt tabliczki wraz ze sposobem jej montażu i po jego akceptacji przystąpi do jej wykonania. d. Tabliczka powinna zostać oznaczona znakiem Funduszy Europejskich, barwami RP i znakiem Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi określonymi w Strona 5 z 10
następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku. 2. Tabliczki do oznakowania stanowisk pracy osób wchodzących w skład JRP oraz Pełnomocnika ds. Projektu a. tabliczki będą zamontowane w budynku stanowiącym siedzibę JRP zlokalizowanym na ul. Świętego Antoniego 1, Góra Kalwaria i zamontowane na ścianach wewnętrznych budynku, przed drzwiami do pomieszczeń zajmowanych przez poszczególne osoby wchodzące w skład JRP oraz pełnomocnika ds. Projektu. b. tabliczki powinny zostać umieszczone w estetycznych ramkach, umożliwiających łatwą zmianę informacji c. tabliczki powinny zawierać nazwę projektu, nazwę: Jednostka Realizująca Projekt, imię i nazwisko osoby wchodzącej w skład JRP oraz nazwę stanowiska ww. osoby w ramach JRP. d. tabliczki powinny zostać oznaczone znakiem Funduszy Europejskich, barwami RP i znakiem Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi określonymi w następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku. e. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt tabliczek wraz ze sposobem ich montażu i po jego akceptacji przystąpi do ich wykonania. 3. Naklejki informacyjne na segregatory a. naklejki powinny zostać wykonane z foli samoprzylepnej, nakład 500 szt. w podziale na partie, format 16 cm x 10 cm, wersja pełno kolorowa, b. naklejki powinny zawierać nazwę projektu oraz opis zawartości segregatora, który zostanie każdorazowo ustalony z Zamawiającym, Strona 6 z 10
c. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt każdej partii naklejek i po jego akceptacji przystąpi do ich wykonania, d. Termin wykonania każdej partii naklejek zostanie każdorazowo ustalony z Zamawiającym, e. naklejki powinny zostać oznaczone znakiem Funduszy Europejskich, barwami RP i znakiem Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi określonymi w następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku. 2.1.3 Oznakowanie dokumentów Zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie papeterii w wersji elektronicznej mającej służyć prowadzeniu korespondencji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu w trakcie jego realizacji. Papeteria powinna zostać oznaczona znakiem Funduszy Europejskich, barwami RP i znakiem Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi określonymi w następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt papeterii i po jego akceptacji przystąpi do jej wykonania. 2.1.4 Wizytówki Zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie i wykonanie wizytówek papierowych oraz elektronicznych (elektronicznego podpisu w wiadomościach wysyłanych pocztą elektroniczną) dla poszczególnych osób wchodzących w skład Jednostki Realizującej Projekt oraz Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu. Wizytówki zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej powinny zawierać kod QR. Zakres informacji które ma zawierać kod QR zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Ilość wizytówek w wersji papierowej 1000 sztuk. 2.1.5 Strona internetowa projektu Zamawiający posiada stronę internetową www.zgk.gorakalwaria.pl. Zadaniem Wykonawcy będzie stworzenie podstrony internetowej informującej o Projekcie. Strona 7 z 10
Wykonawca opracuje projekt funkcjonalny podstrony wraz z opisem znajdujących się na niej funkcjonalności. Ww. projekt ma zawierać propozycję nawigacji strony oraz opis w jaki sposób będą działały poszczególne elementy strony, jakiemu celowi służy ich zamieszczenie na stronie oraz jakie funkcjonalności będzie oferowała witryna odwiedzającym. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego projektu funkcjonalnego podstrony Wykonawca przystąpi do opracowania docelowego projektu i przedstawi do akceptacji Zamawiającego. Podstrona powinna zostać oznaczona znakiem Funduszy Europejskich, barwami RP i znakiem Unii Europejskiej zgodnie z wytycznymi określonymi w następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku. 2.1.6 Konferencje Zadaniem Wykonawcy będzie zorganizowanie 2 konferencji informacyjnych z przebiegu prac w ramach projektu, służących podkreśleniu istotnych wydarzeń związanych z realizacją Projektu, Konferencje zostaną zorganizowane w następujących terminach: pierwsza w terminie do końca 2018 roku, druga po zakończeniu realizacji prac budowlanych w ramach Projektu. Miejsce oraz dokładny termin organizacji konferencji zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Czas trwania konferencji ok. 4 godzin. Ilość uczestników 100 osób. W miejscu, gdzie odbędzie się konferencja Wykonawca umieści flagę Unii Europejskiej. Na zaproszeniach, materiałach konferencyjnych i innych dokumentach należy umieścić podstawowe oznakowanie, zgodne z wytycznymi określonymi w następujących dokumentach Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - aktualizacja z 21 lipca 2017 r. oraz Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 dla umów podpisanych od 1 stycznia 2018 roku.. Zorganizowanie każdej z konferencji informacyjnej winno obejmować: 1. Przygotowanie i rozesłanie minimum 100 zaproszeń /format A5, 4 str. (A4 łamane na poł), pełen kolor, papier kreda, 180 g./ wraz z kopertą (na zaproszeniu należy zamieścić odpowiednie oznakowanie, zgodne z wytycznymi). Zaproszenie powinno zawierać: datę i godzinę rozpoczęcia konferencji, miejsce oraz program spotkania. Koszt wysyłki zaproszeń listem poleconym + priorytet ponosi Wykonawca. Zaproszenie powinno zostać wysłane, tak, aby doszło do zaproszonych gości nie później niż 7 dni przed planowaną datą spotkania; Listę gości podaje Zamawiający. Strona 8 z 10
2. Przygotowanie dla każdego uczestnika konferencji materiału promującego Projekt - filmu promującego Projekt na urządzeniu przenośnym typu pen-drive po jednej sztuce dla każdego uczestnika konferencji, urządzenia przenośne będą rozdane uczestnikom na konferencji. 3. Przygotowanie dla każdego uczestnika materiałów konferencyjnych składających się z: a. notatnika w rozmiarze A5 (148 x 210 mm) objętość: minimum 50 arkuszy + karton podkładowy, papier: offset 90 g/m2, druk: pełnokolorowy jednostronny 4+0, klejenie po krótkim boku, nadruk pola do notatek w kratkę, oznaczenie każdej ze stron zgodnie z wytycznymi 100 sztuk, b. długopisu obudowa z aluminium z chropowatą powierzchnią, nadruk grawerowany, możliwość wyboru co najmniej 3 kolorów 100 sztuk, c. torby papierowej format: 240 (szerokość) x 340 (wysokość) x 90 (głębokość) mm ± 20 mm, papier powlekany 150 g/m2; nadruk cało-powierzchniowy pełno-kolorowy 4+0; uszy z papieru 100 sztuk; d. urządzenia przenośnego typu pen-drive zawierającego film promocyjny - 150 sztuk (dotyczy konferencji zorganizowanej na zakończenie prac budowlanych). 4. Zaprojektowanie i wykonanie 2 sztuk roll-upów prezentacyjnych informujących o projekcie rozmiar powierzchni prezentacyjnej: minimum 1000 x 2000 mm, obudowa metalowa z mechanizmem rolującym, opakowanie transportowe. Roll-upy zostaną umieszczone w miejscu organizacji konferencji. 5. Zabezpieczenie sprzętu audiowizualnego niezbędnego do przeprowadzenia spotkania, tj. nagłośnienie, rzutnik multimedialny, ekran, laptop; 6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z wynajęciem i przygotowaniem sali, jak również osoby prowadzącej spotkanie, scenariusz konferencji będzie ustalony z Zamawiającym, 7. Zapewnienie oprawy muzycznej w czasie trwania konferencji, muzyka odtwarzana z nośników muzycznych. 8. Wykonawca będzie dokumentował zdjęciowo przebieg konferencji. 9. Zorganizowanie cateringu dla uczestników spotkania. Catering powinien obejmować ciepłe i zimne napoje oraz zimne przekąski podawane w trakcie dwóch przerw kawowych, a także ciepły posiłek podany w trakcie przerwy na lunch. Wykonawca w terminie na 20 dni roboczych przed terminem konferencji przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje menu cateringu do jego akceptacji. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych zaakceptuje 1 propozycję menu. W ramach konferencji po zakończeniu prac budowlanych Wykonawca zorganizuje wystawę zdjęć obrazujących proces realizacji projektu i pokazującą zmiany zachodzące na różnych Strona 9 z 10
jego etapach rozwoju. W tym celu przez cały okres realizacji projektu Wykonawca będzie zobowiązany do wykonywania zdjęć dokumentujących proces rozwoju projektu. Zdjęcia wraz z odpowiednia oprawa graficzną i opisem powinny zostać umieszczone na stojakach w miejscu organizacji konferencji. Ponadto w ramach prac zmierzających do organizacji konferencji po zakończeniu prac budowlanych obowiązkiem Wykonawcy będzie nakręcenie filmu promocyjnego, przedstawiającego założenia Projektu oraz elementy procesu budowy zadań inwestycyjnych objętych Projektem. Film powinien zostać nagrany w jakości Full HD 1080p przy użyciu kamery 4K zapisującej materiał na kartach pamięci. W filmie powinny zostać wykorzystane zdjęcia lotnicze nakręcone w jakości 4K. W filmie powinien zostać zastosowany częściowo podwyższony klatkarz, co umożliwi nakręcenie ujęć w technice slowmotion. Film zostanie nakręcony w formacie AVCHD, ale powinien zostać dodatkowo skonwertowany do formatu mp4 w celu jego bardziej uniwersalnego wykorzystania przez Zamawiającego. Film zostanie zaprezentowany podczas konferencji towarzyszącej zakończeniu prac budowlanych, a także nagrany na urządzenia przenośne typu pen-drive, które zostaną przekazane uczestnikom konferencji. Gotowy program konferencji towarzyszącej rozpoczęciu realizacji projektu wraz z projektami wszystkich materiałów konferencyjnych i dokumentów, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu do akceptacji w terminie umożliwiającym ich wykonanie na co najmniej 15 dni roboczych przed planowaną datą konferencji. Gotowy program konferencji towarzyszącej zakończeniu prac budowlanych w ramach projektu wraz z projektami wszystkich materiałów konferencyjnych, dokumentów a także projektem wystawy zdjęć i filmem w wersji roboczej Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu do akceptacji co najmniej na 30 dni roboczych przed planowaną datą konferencji. Wszystkie materiały z przebiegu obydwu konferencji (zaproszenia, listy obecności, prezentacje, zdjęcia, artykuły prasowe) winny zostać przekazane Zamawiającemu celem archiwizacji. 3 Lokalizacja Zamawiający nie wymaga, aby biuro Wykonawcy było zlokalizowane na obszarze realizacji Projektu jednakże sposób realizacji umowy powinien zapewnić dyspozycyjność Wykonawcy oraz gwarantować Zamawiającemu niezakłócony dostęp do informacji i osób związanych z realizacją umowy. Strona 10 z 10