ZARZĄDZENIE Nr 021.1.15.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 01.02.2013 w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu Na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27.08.2009 o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz. 1240ze zm.) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16.12.2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania przez pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu procedury kontroli zarządczej stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia 2 Uchyla się procedurę kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu wprowadzone zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 29.12.2011 Nr 0152/81/2011 w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się głównemu księgowemu Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do Zarządzenia Nr 021.1.15.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 01 lutego 2013 Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu realizuje swoje cele i zadania w sposób zgodny z prawem, a przede wszystkim zgodny z przepisami: 1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157, poz. 1240 z póżn. zm.); 2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 roku nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2 Procedury kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie art. 69, ust. 1 pkt 3 w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009 Nr 157, poz. 1240z późn. zm.) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. nr 15, poz. 84) ROZDZIAŁ II Cel i zakres kontroli 3 1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 3. W celu przestrzegania działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1 do procedury. 4. Kryterium skuteczności i efektywności działania wymaga wypełniania przez pracowników Ośrodka swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością i terminowo, należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie
określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności. 5. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań wymaga sporządzania ich zgodnie ze stanem faktycznym, rzetelnie i sumiennie ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących, w tym zakresie przepisów prawa. 6. Kryterium ochrony zasobów wymaga od wszystkich pracowników należytego przestrzegania określonych w jednostce standardów bezpieczeństwa. 7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania wymaga wpajania świadomości wartości etycznych przyjętych w Ośrodku oraz ich przestrzegania przy wykonywaniu powierzonych zadań. 8. Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji wymaga od pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a zwłaszcza od Kierowników Sekcji odpowiedzialności za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania pod względem przydatności ich do realizacji celów jednostki. 9. Kryterium zarządzania ryzykiem polega na systematycznym, nie rzadziej niż raz do roku, dokonywaniu identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem wyznaczonych dla Ośrodka celów i zadań. 4 Kontrola zarządcza swoim działaniem obejmuje pięć elementów. Są to: 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i ocena. 5 1. Zgodnie z art. 3 pkt. 1 i 2. w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r.2009 Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej: 1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych, 2) wydatkowanie środków publicznych, Zakres kontroli zarządczej obejmuje przede wszystkim system wyznaczania celów i zadań dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także system monitorowania wyznaczonych celów i zadań. 1. Kontrola zarządcza powinna być: a) adekwatna to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz regulacjach wewnętrznych przyjętych do stosowania w Ośrodku; b) skuteczna to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych; c) efektywna to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów. 3. Podstawową funkcją kontroli zarządczej jest: 1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane: a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; 2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami; 3) ocenianie prawidłowości pracy; 4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych. ROZDZIAŁ III Zasady sprawowania kontroli zarządczej. 6 1. Kontrola procesów finansowych sprawowana jest poprzez: kontrolę wstępną, kontrolę bieżącą, kontrolę następczą. 2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe. Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych i powinna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć. 3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na: 1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym; 2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym; 3) opisaniu dokumentu księgowego. Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym. 4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na: 1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi, 2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka ma środki finansowe na ich pokrycie. W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu dysponentowi środków publicznych, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. 5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym zarządzeniem.
6. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrolę bieżącą sprawują Kierownicy Sekcji. Polega ona na: bieżącej kontroli przebiegu procesów oraz realizacji postawionych celów i zadań; sprawdzaniu zgodności postępowania z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi; kontroli merytorycznej wychodzących dokumentów, poprzez złożenie podpisu i wpisaniu daty dokonania sprawdzenia. 7. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć założone cele. 8. Przeprowadzenie kontroli zarządczej ma na celu uzyskanie zapewnienia, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu: osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny; działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi kierownictwa; zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione; zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości; informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo. ROZDZIAŁ IV Środowisko wewnętrzne. 7 Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej. Standardy kontroli zarządczej w tym zakresie obejmują: a) przestrzeganie wartości etycznych; b) kompetencje zawodowe; c) strukturę organizacyjną; d) delegowanie uprawnień. 8 1. Kryterium przestrzegania wartości etycznych wyraża się tym, że pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości, która zapewnia osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudniani pracownicy zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość składanym podpisem. 2. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownikowi jednostki organizacyjnej. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora oraz
Kierowników Sekcji. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na okresową ocenę pracownika. Szczegółowe zasady postępowania etycznego zostały określone odrębnym zarządzeniem 3. Kryterium kompetencji zawodowych charakteryzuje się tym, że osoby zarządzające i pracownicy Ośrodka posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki, a także rozumieć znaczenie rozwoju kontroli zarządczej. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Ponadto pracownikom zatrudnionym zapewniony jest równy dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje. 4. Kryterium struktury organizacyjnej polega na tym, że struktura organizacyjna Ośrodka jest dopasowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych (sekcji) Ośrodka oraz zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Dla każdego pracownika jest określany na piśmie aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Każde stanowisko pracy ma sporządzony na piśmie zakres niezbędnych wymagań kwalifikacyjnych dotyczący wykształcenia i liczby lat pracy do zajmowania danego stanowiska pracy. Struktura organizacyjna Ośrodku w Sandomierzu jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się warunków działania. 5.. Kryterium delegowania uprawnień wyraża się tym, że precyzyjnie został określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom. Zakres tych uprawnień jest odpowiednio dobrany do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzone podpisem. 6. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1. 7. Wykaz upoważnień i pełnomocnictw wydanych w ramach kontroli zarządczej stanowi załącznik Nr 2 do procedury ROZDZIAŁ V Cele i zarządzanie ryzykiem. 9 1. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu określa misję, która sprzyja ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi załącznik nr 3 do procedury. 2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany. 3. Cele i zadania są wyznaczone jasno, w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie jest monitorowane za pomocą wyznaczonych mierników. Kryterium monitorowania realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Ośrodka, zawierającego poszczególne cele i zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby (np. osobowe, finansowe, rzeczowe) przeznaczone do ich realizacji. Osoby odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych, zobowiązane są w trakcie roku do dokonywania okresowych przeglądów celów i zadań, uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności, w celu ich weryfikacji i dostosowania do aktualnych warunków. Dyrektor prowadzi bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów. 4. Identyfikacja ryzyka polega na tym, że nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów oraz
szacunek kosztów z nim związanych, dotyczącego zarówno działania całego Ośrodka, jak i prowadzonych przez niego konkretnych programów, projektów czy zadań. W przypadku zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek, identyfikacja ryzyka powinna być ponawiana. Za identyfikację odpowiedzialny jest podmiot podejmujący decyzję o zmianie celu, jak i realizator celu. 5. Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych polega na tym, że zapewnia się systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego z realizacją celu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka. W procesie tym rozważane są czynniki wynikające w szczególności z: a) czynników zewnętrznych, w tym: zmiany w przepisach prawnych, zagrożenia przestępczością, presję społeczną, zmiany polityczne, zmiany i zakłócenia działania infrastruktury, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne; b) czynników o charakterze finansowym, w tym: możliwe zmiany wysokości dochodów, zakłócenia w działalności inwestycyjnej, czynniki mogące spowodować utratę płynności finansowej; c) czynników wynikających z charakteru prowadzonej działalności, w tym: utrzymanie minimów kadrowych w poszczególnych sekcji; d) czynników związanych z zarządzaniem w tym: możliwe zmiany na stanowiskach kierowniczych wynikające np. z kadencyjności, konieczności reorganizacji wydziałów; e) innych czynników w szczególności związanych z występującymi w przeszłości nieprawidłowościami oraz niepowodzeniem w osiąganiu zamierzonych celów. 6. Dla każdego określonego ryzyka określa się rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Za wdrożenie tych mechanizmów odpowiedzialne są osoby, które realizują działania związane z danym ryzykiem. Określa się działania, które są podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 7. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1. ROZDZIAŁ VI Mechanizmy kontroli zarządczej 10 1. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację system kontroli zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w zakresie realizacji celów i zadań. Dokumentacja ta jest spójna, prowadzona w sposób rzetelny, jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 2. Wszelkie znaczące zdarzenia związane z realizacją celów i zadań Ośrodka są rzetelnie dokumentowane. Prowadzona dokumentacja jest rzetelna, kompletna, wiarygodna i łatwo dostępna dla upoważnionych osób oraz umożliwia prześledzenie każdego zdarzenia od samego początku, w trakcie trwania oraz po zakończeniu. Wszystkie operacje powinny być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, w szczególności: wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczególnymi unormowaniami dotyczącymi poszczególnych zadań; przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami;
zestawienia wydatków są dokładne, a wyniki są uzyskiwane z systemów księgowania, które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji z operacją; poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych fakturami lub dowodami księgowymi o równoważnej wartości; wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień publicznych, ochrony środowiska; monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy; płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy dokonywane są w sposób prawidłowy i terminowy; 3. Prowadzony jest ciągły nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantuje, iż wszystkie przypadki odstępstw od procedur, instrukcji czy wytycznych będą dokumentowane i eliminowane. 4. Na bieżąco podejmowane są działania mające na celu utrzymanie ciągłości działalności Ośrodka, w szczególności jeśli chodzi o operacje finansowe i gospodarcze związane z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych. 5. Ochrona zasobów polega na tym, że: o w Ośrodku zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki; o prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w odpowiednich rejestrach; o wdrożono system zabezpieczeń fizycznego i technicznego (w przypadku systemów informatycznych) dostępu do zasobów objętych ochroną. 11 1. W Ośrodku zostały opracowane i wdrożone do stosowania szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, polegające na: a) rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych; b) zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione; c) podziale kluczowych obowiązków; d) weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji. Określone zostały mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. 12 Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1. ROZDZIAŁ VII Informacja i komunikacja 13
1. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania, pod względem przydatności ich do realizacji celów jednostki i celów kontroli zarządczej. 2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby informacje te były: a) aktualne umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim czasie; b) rzetelne; c) kompletne zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań odbiorcy danych; d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane; e) zrozumiałe dla odbiorców informacji. 3. Każdy z odbiorców informacji odpowiedzialny jest za identyfikację nowych potrzeb informacyjnych oraz odpowiednią modyfikację wymagań odnośnie dostarczanych mu danych, a także przekazania nowych wytycznych osobom odpowiedzialnym za dostarczanie informacji. 4. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za takie zorganizowanie systemu komunikacji wewnętrznej w podległych jednostkach, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie. 5. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest przedstawić podległym pracownikom ich obowiązki, a także wyjaśnić, w jaki sposób te obowiązki oraz obowiązki innych pracowników oddziaływają na siebie. 6. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną z osób przekazujących informację o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie. 7. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za prawidłowe funkcjonowanie systemu przekazywania niezbędnych informacji wewnątrz ich sekcji. ROZDZIAŁ VIII Monitorowanie i ocena 14 1. System kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz jego poszczególne elementy podlegają monitorowaniu i ocenie, co umożliwia na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. 2. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Kierownicy poszczególnych komórek przekazują podległym pracownikom ankiety do samooceny kontroli zarządczejpracowników jednostki- stanowiącej Załącznik Nr 4 do zarządzenia oraz dokonują samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie ankiety do samooceny kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych stanowiącej Załącznik Nr 5 do zarządzenia. Przewodniczący grupy ds. ryzyka analizuje ankiety od pracowników i kierowników, sporządza zestawienie zbiorcze. Sprawozdanie z samooceny przedstawiane jest Dyrektorowi Ośrodka w celu zatwierdzenia. 3. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania na bieżąco Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania kontroli w Ośrodku, w szczególności: a) różnic inwentaryzacyjnych;
b) wykrytych oszustw i manipulacji; c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli; d) skarg pracowników, radnych miasta, oferentów i dostawców. 3. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji. 4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, są w szczególności wyniki: monitorowania; samooceny, kontroli zewnętrznych.
ZAŁACZNIK NR 1 SZCZEGÓŁOWY WYKAZ UREGULOWAŃ WEWNETRZNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU W RAMACH KONTROLI ZARZĄDCZEJ 1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 2. Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006 z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009 3. Zarządzenie Nr 0152/66/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 16.12.2010 w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm., tekst jednolity wprowadzony zarządzeniem Nr 0152/77/2011 z dnia 17.12.2011 z późn. zm. 4. Zarządzenie Nr 0152/2/09 z dnia 09.01.2009 w sprawie wprowadzenia Regulaminu przeprowadzania okresowych ocen pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 5. Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 09.01.2009 r. Nr OPS 0152/ 1/ 2009 w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmiana zarządzeniem Nr 0152/65/2011 z dnia 04.10.2011 6. Zarządzenie Nr 0152/80/2011 z dnia 22.12.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy społecznej z późn. zm., tekst jednolity zarządzenie Nr 021.1.43.2012 z dnia 26.07.2012 7. Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu 8. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych 9. Zarządzenie NR 0152/ 27/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 04.06.2007 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu z późn. zm. 10. Zarządzenie Nr 0152/35/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 28.05.2009 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.16.2012 z dnia 01.03.2012 11. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata 2007-2013, wprowadzona uchwałą Nr XV/138/2007 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.11.2007 12. Zarządzenie Nr OPS 0152/28/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 0152/83/2011 z dnia 29.12.2011 13. Zarządzenie Nr OPS 0152/29/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 0152/84/2011 z dnia 29.12.2011 14.Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych 15. Zarządzenie Nr OPS 0152/23/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 31.03.2010 we sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Żydowskiej 6c z późn. zm. 16. Zarządzenie Nr OPS 0152/51/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla ŚDS z dnia 04.09.2009 z późn. zmianami 17. Zarządzenie Nr OPS 0152/40/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.07.2009 w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Słowackiego 17a z późn. zm.
18. Zarządzenie Nr OPS 0152/37/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń świetlicy socjoterapeutycznej Przystań Sandomierz ul. Słowackiego 15 19. Zarządzenie Nr OPS 0152/38//2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń świetlicy socjoterapeutycznej Bajka Sandomierz ul. Portowa 24 20 Zarządzenie Nr 0152/16/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 21. Zarządzenie Nr 0152/17/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w OPS. 22. Zarządzenie Nr OPS 0152/17/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.02.2010 w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych 23. Zarządzenie Nr OPS nr 0152/87/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 30.12.2011 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami zarządzeniem Nr 021.1.15.2012 z dnia 01.03.2012 oraz zarządzeniem Nr 021.1.18.2012 z dnia 28.03.2012 i zarządzeniem Nr 021.1.56.2012 z dnia 10.10.2012 24. Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków 25. Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 30.06.2011 w sprawie zasad kierowania na szkolenia i ich oceny z późn. zm. 26. Zarządzenie Nr OPS 021.1. 21.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 04.04.2012 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w związku z realizacją projektu systemowego w ramach programu operacyjnego Kapitał Ludzki pod nazwą Będę pracownikiem 27. Zarządzenie Nr 021.1.3.2013 z dnia 02.01.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizacji dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 28. Zarządzenie Nr 0152/22/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 18.02.2009 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm. 29. Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej 30. Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 31. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku pomocy Społecznej w Sandomierzu 32. Plan roczny pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ustalany corocznie zarządzenie Nr 021.1.8.2013 z dnia 09.01.2013 33. Roczny plan finansowy zarządzenie Nr 021.1.6.2013 z dnia 03.01.2013 34. Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona zarządzeniem Nr 0152/79/2011 z dnia 22.12.2011z późn. zmianami, tekst jednolity zarządzeniem Nr 021.1.65.2012 z dnia 04.12.2012 35. Zarządzenie Nr 021.1.7.2013 dnia 08.01.2013 w sprawie wprowadzenia rejestru ryzyk, matrycy ryzyka oraz harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej 36. Zarządzenie Nr 0121.1.14.2013 z dnia 30.01.2013 w sprawie wprowadzenia do stosowania Kodeksu etycznego
Załącznik Nr 2. Wykaz wydanych upoważnień i pełnomocnictw pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w ramach kontroli zarządczej. 1. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do czynności zwykłego zarządu dotyczącego bieżącego funkcjonowania jednostki i wykonywania zadań statutowych z dnia 23.05.2007 2. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach 3. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia 29.12.2011 w sprawie prowadzenia postępowania w sprawach zakresu wspierania rodziny oraz do wydawania decyzji w tych sprawach 4. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty Tarnawskiej z dnia 14.09.2009 w sprawie załatwiania indywidualnych spraw z zakresu pomocy społecznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zadań zleconych gminie określonych w art. 18 oraz zadań własnych gminy określonych w art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej 5. Pełnomocnictwo Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do dysponowania nieruchomościami na cele budowlane oraz złożenia oświadczenia w zakresie zgłaszania o zamiarze budowy lub wykonania robót budowlanych, podpisania i realizacji umowy o wymianę pokrycia dachowego dla budynku Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ul. Słowackiego 17a oraz innych robót budowlanych związanych z remontem w.w budynku wraz z infrastrukturą towarzyszącą ( parking) z dnia 18.10.2011 6. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny Szkiełka z dnia 08.09.2011 starszego referenta do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela 7. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia 08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach o których mowa w art 2 ustawy z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego w tym do wydawania decyzji, do podejmowania wobec dłużników alimentacyjnych, wobec których Sandomierz jest organem właściwym a także do wydawania decyzji; do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela; do załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego 8. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 24..03.2011 do podpisania i złożenia wniosku o dofinansowanie projektu pod nazwą Będę pracownikiem w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Projekt VII Promocja Integracji Społecznej, Działanie 7.1 Rozwój i
Upowszechnianie Aktywnej Integracji ; do zaciągania zobowiązań finansowych związanych z realizacją projektu; do podejmowania wszelkich czynności prawnych i fizycznych związanych z realizacją projektu w imieniu Burmistrza Sandomierza. 9. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 04.01.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych a także do wydawania decyzji w tych sprawach; do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego, w tym do wydawania decyzji w tych sprawach; do podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych wobec których gmina Sandomierz jest organem właściwym, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela 10. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 31.12.2011 do załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego 11. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 05.05.2010 do reprezentowania Gminy przed sądami, organami administracji publicznej, organami egzekucyjnymi oraz do udzielania dalszych pełnomocnictw w tym zakresie; 12. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla P. Dąbek Agnieszki i Anny Orchowskiej do przeprowadzania wywiadów środowiskowych u osób ubiegających się o dodatek mieszkaniowy z dnia 10.06.2009 r 13. Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych udzielone dla Dyrektora OPS, P. Anny Orchowskiej, P. Anety Stec, P. Doroty Tarnawskiej, P. Katarzyny Goch udzielone przez pełnomocnika gminy ds informacji niejawnych z dnia 10.09.2009 14. Upoważnienie Rady Miasta Sandomierza wydane dla Dyrektora OPS do przyznawania i udzielania doraźnej lub okresowej pomocy pieniężnej kombatantom i osobom uprawnionym - uchwała NR XXIV/212/2008 z dnia 20.08.2008 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do udzielania i przyznawania pomocy kombatantom i innym osobom uprawnionym 15. Upoważnienia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu dla Pani Katarzyny Goch z dnia 18.09.2012 do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, reprezentowania Ośrodka przed organami kontroli, jednostkami samorządu terytorialnego, administracji rządowej, wydawania zarządzeń, podpisywania i zatwierdzania dokumentów wynikających z bieżącego funkcjonowania Ośrodka, rozpatrywania skarg i wniosków, wydawania pełnomocnictw i upoważnień w przypadku nieobecności dyrektora w pracy. 16. Powierzenie Pani Katarzynie Goch obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej z godnie4 z art 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 09.02.2010 17. Powierzenie P. Katarzynie Goch powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, wykonywania wstępnej kontroli z dnia 09.02.2012 18. Powierzenie obowiązków głównego księgowego P. Katarzynie Goch i odpowiedzialności w zakresie określonym w art 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 31.12.2009 19. Upoważnienie z dnia 27.04.2009 dla P. Katarzyny Goch do załatwiania i podpisywania dokumentów księgowych, korespondencji wychodzącej,
reprezentowania na zewnątrz i wobec pracowników Ośrodka, podpisywania umów, udzielania urlopów pracowniczych w przypadku nieobecności dyrektora w pracy 20. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 powierzające Pani Katarzynie Goch sporządzanie sprawozdań budżetowych 21. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 dla P. Katarzyny Goch dotyczące okresowego ustalania pasywów i aktywów w drodze inwentaryzacji 22. Upoważnienie z dnia 26.11.2007 w zakresie upoważnienia P. Katarzyny Goch do wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej 23. Upoważnienie z dnia 04.09.2006 dla Pani Katarzyny Goch dotyczące prowadzenia i ponoszenia odpowiedzialności w zakresie określonym ustawa o rachunkowości 24. Upoważnienie dlas Pani Jolanty Gawron z dnia 29.06.2009 do podpisywania list wypłat świadczeń, list płac jako zatwierdzono i sprawdzono, podpisywania faktur i rachunków za zakupy i usługi pod względem merytorycznym oraz jako stwierdzono i sprawdzono, podpisywania rachunków wystawianych przez Ośrodek 25. Upoważnienie dla Pani Jolanty Gawron z dnia 30.11.2009 do wydawania poleceń słuzbowych w zakresie ochrony danych osobowych, w tym do przeprowadzenia kontroli zabezpieczeń baz danych wydawania zaleceń pokontrolnych 26. Upoważnienie dla P. Jolanty Gawron z dnia 10.02.2010 do dokonywania przeglądów kontroli merytorycznych w zakresie realizacji zadań statutowych i ppoż w komórkach wewnętrznych 27. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 10.03.2010 do prowadzenia szkoleń wstepnych nowozatrudnionych pracowników Ośrodka, praktykantów i innych osób jeśli obowiązek szkoleń wynika z przepisów prawa pod nieobecność P. Gajdy Stanisławy. 28. Upoważnienie z dnia 18.09.2012 dla Jolanty Gawron do zatwierdzania poleceń zakupu w przxypadku nieobecności dyrektora oraz do podpisywania sprawozdań budżetowych jeśli dyrektor i P. Tarnawska sa nieobecni w pracy 29. Upoważnienie P. Doroty Tarnawskiej z dnia 18.09.2012 do podpisywania sprawozdań budżetowych, zaświadczeń pod nieobecność dyrektora; wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, reprezentowania ośrodka przed władzami, wydawania upoważnień, zatwierdzania dokumentów wychodzących, rozpatrywania skarg i wniosków, podpisywania korespondencji w przypadku nieobecności w pracy dyrektora i osoby zastępującej; do podpisywania list wypłat, pod względem zatwierdził, podpisywania faktur i rachunków, rachunków wystawianych przez Ośrodek oraz polecenia zakupu w przypadku nieobecności dyrektora i P. Gawron 30. Upoważnienie dla Doroty Tarnawskiej z dnia 17.11.2010 w sprawie reprezentowania OPS w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego 31. Upoważnienie dla Anny Orchowskiej z dnia 09.08.2012 do reprezentowania Ośrodka przed Prokuraturą, Policją w sprawach związanych z funduszem alimentacyjnym 32. Powierzenie z dniem 12.09.2011 P. Orchowskiej Anny odpowiedzialności za środki trwałe znajdujące się w budynku przy ul. Żydowskiej 6c 33. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 29.03.2011 do przyjmowania rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków 34. Upoważnienie dla Jolanty Gawron do dekretowania korespondencji przychodzącej oraz zatwierdzania planów pomocy dla świadczeniobiorców w okresie nieobecności Dyrektora w pracy - z dnia 23.01.2009
35. Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych ( upoważnienie z dnia z dnia 16.12.2009 oraz zarządzenie Nr OPS 0152/66/09 z dnia 27.11.2009 z mocą od 01.01.2010) 36. Upoważnienie dla Rafała Krawca powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia 16.12.2009 r. 37. Upoważnienie dla P. Stanisławy Gajda do pełnienia funkcji służby BHP w OPSz dnia 20.06.2005 38. Upoważnienie dla P. Stanisławy Gajda powierzające jej odpowiedzialność za mienie- środki trwałe oraz inne składniki majątkowe oraz funkcję kasjera w OPS z dnia 24.05.2007 39. Odpowiedzialność materialna za wartość pieniędzy z dnia 01.03.2012 dla Gajda Stanisława 40. Upoważnienie dla P. Agnieszki Krasoń powierzenie obowiązków do pełnienia kierownika świetlicy, majątku świetlicy z dnia 01.12.2008r. 41. Powierzenie majątku świetlicy Bajka P. Agnieszce Pońskiej z dnia 17.12.2012 42. Upoważnienie dla Jolanty Gawron i Małgorzaty Kopeć do opisywania faktur za zakupione sprzęty AGD i kotła przez powodzian oraz kontroli merytorycznej tych faktur z dnia 08.10.2010 43. Upoważnienie P. Małgorzaty Kopeć z dnia 01.02.2012 do zastępstwa za Głównego księgowego w tym do prowadzenia rachunkowości, podpisywania list wypłat, faktur rachunków, odbioru korespondencji, podpisywania list płac jako główny księgowy, dokonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów 44. Upoważnienie dla P. Janiny Sochy z dnia 30.10.2012 do pełnienia zastępstwa za głównego księgowego w przypadku jego nieobecności oraz nieobecności w pracy P. Małgorzaty Kopeć 45. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 31.01.2013 dla P. Anny Orchowskiej w sprawie przekazywania do biura informacji gospodarczej o danych dłużnika alimentacyjnego jeśli zaległość wynosi więcej niż 6 miesięcy 46. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 31.01.2013 dla P. Monika Nowak w sprawie przekazywania do biura informacji gospodarczej o danych dłużnika alimentacyjnego jeśli zaległość wynosi więcej niż 6 miesięcy.
Załącznik nr... HARMONOGRAM ZADAŃ ORGANIZACJI I WDROŻENIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr standardu A 1. Nazwa zadania ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Przestrzeganie wartości etycznych 2. Kompetencje zawodowe Sposób realizacji zadania Opracowanie kodeksu etyki pracownika samorządowego Przeprowadzenie okresowych szkoleń z zakresu etyki zawodowej pracowników samorządowych, nie rzadziej niż 1 raz w roku 1. Nadzór nad aktualnością regulacji wewnętrznych dotyczących naboru na wolne miejsca pracy, oceny pracowników samorządowych, Osoba odpowiedzialna za realizację zadania Grupa ds. ryzyka kierownicy sekcji kierownik sekcji organizacyjnej Termin realizacji zadania aktualizacja kodeksu nie rzadziej niż 1 raz w roku. styczeń grudzień każdego roku styczeń grudzień każdego roku Uwagi 3. Struktura organizacyjna 1. Ocena dostosowania struktury organizacyjnej Urzędu do aktualnych celów i zadań. 2. Aktualizacja zadań komórek organizacyjnych. 3. Aktualizacja zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określonych dla każdego pracownika. 4. Określenie systemu zastępstw. Kierownicy komórek organizacyjnych niezwłocznie w przypadku wystąpienia potrzeby, aktualizację zakresów czynności, zastępstw odbywa się w drodze pisemnej. W przypadku powierzenia nowych zadań,
4. Delegowanie uprawnień B CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM 5. Misja 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Określenie zakresu uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom. Określenie krótkiego i syntetycznego opisu misji Ośrodka oraz ocena jej aktualności Opracowanie planu pracy w rocznej perspektywie, systemu monitoringu (raportowania). 7. Identyfikacja ryzyka 1. Opracowanie polityki i procedur zarządzania ryzykiem wewnętrznym. 2. Opracowanie rejestru ryzyka wewnętrznego. 3. Stworzenie mapy ryzyka wewnętrznego. Kierownicy komórek organizacyjnych grupa ds. ryzyka Kierownicy komórek organizacyjnych niezwłocznie w przypadku wystąpienia potrzeby każdorazowo podczas spotkania grupy ds. ryzyka ocenia się aktualność misji Ośrodka do 15 stycznia każdego roku Grupa ds. ryzyka do dnia 20 stycznia każdego roku na dany rok tworzenia nowych komórek aktualizacja aktów prawnych odbywa się najpóźniej w dniu powierzenia zadania. kierownik komórki deleguje uprawnienia występując do Dyrektora i wskazując personalnie osobę delegowaną oraz zakres proponowanej delegacji uprawnień
4. Określenie akceptowalnego poziomu na ryzyko. 8. Analiza ryzyka jw. jw. jw. 9. Reakcja na ryzyko jw. jw. jw. C MECHANIZMY KONTROLI Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. 10. 11. Nadzór Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 12. Ciągłość działalności 13. Ochrona zasobów Weryfikacja stanu bieżącego. Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Uaktualnienie zastępstw w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Weryfikacja stanu bieżącego oraz wewnętrznych uregulowań prawnych. grupa ds. ryzyka Grupa ds. ryzyka Kierownicy komórek organizacyjnych ABI, ASI, kierownicy sekcji weryfikacja uregulowań następuje nie rzadziej niż co 6 miesięcy jw. przypadku wystąpienia czynnika mogącego spowodować ryzyko braku ciągłości działalności zgłaszają grupie ds. ryzyka, zgodnie z procedurą kierownicy zgłaszają o wystąpieniu czynnika mogącego spowodować
14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. Główny Księgowy ryzyko braku ochrony zasobów zgłaszają niezwłocznie do przewodniczącego Grupy ds. ryzyka Każda komórka organizacyjna podlega okresowemu przeglądowi w zakresie ochrony danych osobowych nie rzadziej niż 1 raz w roku. Ochrona składników materialnych odbywa się na zasadach określonych w procedurze kasowej oraz inwentaryzacyjnej bieżący monitoring. W przypadku wystąpi9enia okoliczności ( zmiany prawa) niezwłocznie
15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych uregulowań prawnych. D INFORMACJA I KOMUNIKACJA 16. Bieżąca informacja Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki 17. Komunikacja wewnętrzna jw. 18. Komunikacja zewnętrzna E MONITOROWANIE I OCENA Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji z klientami zewnętrznymi. ABI, ASI kierownicy komórek wewnętrznych kierownicy komórek wewnętrznych kierownicy komórek wewnętrznych wprowadza się aktualizację przepisów wewnętrznych ASI nie rzadziej niż 1 raz w roku przeprowadza przeglądy. zgodnie z, planem rocznym, nie rzadziej niż co 6 miesięcy systemy informatyczne oraz ochrona danych zawartych w tych systemach są określone w procedurach dotyczących danych osobowych realizacja szkoleń wewnętrznych, realizacja założeń wynikających z planu rocznego podczas spotkań kierowników komórek, w trakcie sprawozdań z realizacji Polityki zarządzania ryzykiem 19. Monitorowanie systemu Opracowanie ogólnych zasad funkcjonowania Grupa ds. ryzyka powołanie grupy
kontroli zarządczej kontroli zarządczej w jednostce i systemu monitorowania. Powołanie Grupy do spraw wspierania Dyrektora w sprawowaniu kontroli zarządczej. Określenie źródeł zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 20. Samoocena Opracowanie kwestionariusza samooceny. Określenie terminów jej przeprowadzania. 22. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Opracowanie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce i systemu monitorowania oraz nadzór nad jej aktualnością kierownicy komórek, wszyscy pracownicy Główny księgowy ds. ryzykagrudzień danego roku, określenie źródeł kontroli zarządczej styczeń każdego roku weryfikacja aktualności polityki zarzadzania ryzykiem - nie rzadziej niż co 6 miesięcy styczeń każdego roku aktualizacja procedur kontroli zarządczej nie rzadziej nic co 6 miesięcy * opracowany na podstawie standardów kontroli zarządczej, określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 30.12.2009 r. Nr 15, poz. 84).
Załącznik Nr 3 MISJA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU Misją Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu jest systemowe podejście do rozwiązywania problemów społecznych w celu przeciwdziałania marginalizacji, patologiom społecznym, wykluczeniu oraz poprawy jakości życia mieszkańców Sandomierza. Celem głównym Ośrodka jest wspieranie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb i umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka. Cele szczegółowe : 1) niesienie różnorodnych form pomocy osobom i rodzinom, które z różnych przyczyn niezdolne są do rozwiązywania swych życiowych problemów, a w szczególności ludziom starszym, niepełnosprawnym, chorym, samotnym, zagrożonym demoralizacją, rodzinom pozbawionym środków do życia, ubogim i bezradnym 2) pobudzanie społecznej aktywności w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin, 3) zapewnienie profesjonalnej pomocy rodzinom dotkniętym skutkami patologii społecznej, w tym przemocą w rodzinie, 4) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych potrzeb, Zatwierdził: