wzór U M O W A Nr UR/0114/ /15/PWM wzór zwana dalej Umową, zawarta w dniu sierpnia 2015 r. w Warszawie, pomiędzy: Urzędem Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych z siedzibą Warszawie (02-222) Al. Jerozolimskie 181C, działającym na podstawie ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o Urzędzie Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych (Dz.U. Nr 82 poz. 451, ze zm.), NIP 5213214182, REGON 015249601, reprezentowanym przez..., zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM lub Stroną, a... z siedzibą... podmiotem zarejestrowanym w..., NIP..., REGON..., reprezentowanym przez... zwanym dalej WYKONAWCĄ lub Stroną. ZAMAWIAJĄCY i WYKONAWCA będą dalej zwani łącznie Stronami. ZAMAWIAJĄCY udziela WYKONAWCY zamówienia o wartości, która nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), na podstawie art. 4 pkt 8 tej ustawy, w wyniku przeprowadzenia procedury zapytania ofertowego. 1. 1. WYKONAWCA zobowiązuje się do wykonywania usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczenia ZAMAWIAJĄCEMU biletów lotniczych głównie w klasie ekonomicznej, kolejowych oraz autobusowych na przewozy pasażerskie realizowane w szczególności na trasach europejskich w ramach podróży służbowych pracowników ZAMAWIAJĄCEGO, zwanych dalej Usługami. 2. WYKONAWCA dokonuje rezerwacji i sprzedaży biletów, o których mowa w ust. 1, stosując taryfę przewoźnika najkorzystniejszą cenowo dla ZAMAWIAJĄCEGO, zgodnie z jego zamówieniami dotyczącymi konkretnych miast docelowych, terminów podróży i liczby biletów. 3. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się do zapłacenia WYKONAWCY wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania Usług. 2. 1. W ramach Usług WYKONAWCA zobowiązuje się w szczególności do: 1) przedstawiania ZAMAWIAJĄCEMU co najmniej 2 wariantów danego połączenia w najkorzystniejszych cenach, które są najniższe przy uwzględnieniu aktualnych promocji, długości trasy oraz czasu podróży; 2) rezerwacji połączeń możliwie jak najkrótszych na danej trasie, a w przypadku połączeń wieloetapowych zapewnienia ich płynnej realizacji, przy czym ZAMAWIAJĄCY zastrzega, że dopuszcza w takim przypadku tylko jedną przesiadkę, a czas oczekiwania pomiędzy przesiadkami nie może przekraczać 2 godzin; 3) w przypadku podróży lotniczych, do wskazywania ZAMAWIAJĄCEMU wyłącznie połączeń, w których lotnisko docelowe znajduje się najbliżej centrum miasta docelowego, chyba że ZAMAWIAJĄCY postanowi inaczej; 4) przedstawiania ZAMAWIAJĄCEMU połączeń, w których przylot i wylot odbywają się z tego samego lotniska, np. jeżeli start jest z Warszawy (im. Chopina) do Londynu (Heathrow), to powrót z Londynu (Heathrow) do Warszawy (im. Chopina), chyba że ZAMAWIAJĄCY postanowi inaczej; 5) zmiany/przepisania na bilecie wszelkich wymaganych danych (np. imienia i nazwiska) osoby lub osób, na które wystawiono rezerwację lub bilet, zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet lub dokonano rezerwacji; 6) regulowania wszelkich opłat i należności koniecznych do pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji Umowy, w szczególności za zakup biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz z tytułu wszelkich kosztów związanych z przewozem lotniczym i kolejowym, w tym z tytułu opłat lotniskowych i obowiązkowych ubezpieczeń, innych opłat lub podatków zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi oraz przepisami państw docelowych podróży, ewentualnie docelowych portów lotniczych; 1
7) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania interesów ZAMAWIAJĄCEGO w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u WYKONAWCY, również w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych; 8) bieżącego informowania ZAMAWIAJĄCEGO o dokonanych rezerwacjach oraz przypominania ZAMAWIAJĄCEMU pocztą elektroniczną, za pomocą faksu lub pisemnie o zarezerwowanych biletach, najpóźniej na 48 godzin przed terminem wygaśnięcia dokonanych rezerwacji; 9) informowania ZAMAWIAJĄCEGO o zasadach rezygnacji z niewykorzystanych biletów oraz o warunkach zmian rezerwacji u przewoźnika, którego usługi są wykorzystywane podczas danej podróży; 10) wizowania paszportów pracowników ZAMAWIAJĄCEGO, koniecznych dla odbycia podróży dla której ZAMAWIAJĄCY zamawia u WYKONAWCY bilet, z tym że koszty poniesione z tytułu opłat urzędowych za wizowanie paszportu ZAMAWIAJĄCY zwraca WYKONAWCY; 11) niezwłocznego informowania ZAMAWIAJĄCEGO o wszelkich trudnościach w wykonywaniu Umowy, dotyczących zwłaszcza kontynuacji podróży po jej rozpoczęciu. 2. WYKONAWCA zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w zakresie takiej organizacji podróży, która zapewni terminowe przybycie na miejsce docelowe osób podróżujących. 3. WYKONAWCA zapewni upoważnionemu pracownikowi ZAMAWIAJĄCEGO możliwość całodobowego dokonywania zmian w dyspozycjach związanych z zakupem biletów oraz pracownikom ZAMAWIAJĄCEGO wyjeżdżającym w zagraniczną podróż służbową możliwość całodobowego kontaktu telefonicznego z WYKONAWCĄ w celu uzyskania ewentualnych wyjaśnień i pomocy w razie jakichkolwiek problemów związanych z podróżą, poprzez kontakt telefoniczny z numerem telefonu, pod którym dyżuruje upoważniony pracownik WYKONAWCY. 3. 1. Zamówienie składane pocztą elektroniczną, faksem lub na piśmie przez upoważnionego pracownika ZAMAWIAJĄCEGO, wskazanego w 9 pkt 1, zawierać będzie określenie liczby zamawianych biletów, terminu oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży. W przypadku biletów lotniczych open zamówienie nie będzie zawierać terminu podróży. 2. ZAMAWIAJĄCY wybierze z przedstawionych mu przez WYKONAWCĘ wariantów najbardziej korzystne dla siebie połączenie, po czym wyrazi na piśmie, faksem lub pocztą elektroniczną dyspozycję obligującą WYKONAWCĘ do niezwłocznej rezerwacji, a następnie zakupu biletu na wybrane połączenie. 4. 1. Po otrzymaniu zamówienia WYKONAWCA dostarczy zakupiony bilet do siedziby ZAMAWIAJĄCEGO w ciągu 24 godzin przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu. Jeżeli dniem rozpoczęcia podróży jest niedziela lub poniedziałek, WYKONAWCA dostarczy bilet nie później niż w poprzedzający podróż piątek do godziny 12:00. W uzasadnionych okolicznościach ZAMAWIAJĄCY może zażądać dostarczenia biletu do miejsca innego niż siedziba ZAMAWIAJĄCEGO. 2. W przypadku konieczności pilnego zrealizowania wyjazdów WYKONAWCA zobowiązuje się do takiej organizacji podróży, która zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących oraz dostarczenia zamówionych biletów do siedziby ZAMAWIAJĄCEGO, bez dodatkowej opłaty, w ciągu 2 godzin od otrzymania zamówienia. 5. 1. WYKONAWCA nie będzie pobierać dodatkowych opłat w przypadku zmian w rezerwacjach lub w biletach lotniczych, a także konieczności anulowania biletów lotniczych, z których ZAMAWIAJĄCY zrezygnuje przed rozliczeniem finansowym WYKONAWCY z przewoźnikiem. 2. W przypadku rezygnacji z biletu z powodu odwołania podróży, WYKONAWCA zwróci ZAMAWIAJĄCEMU część kosztów poniesionych przez ZAMAWIAJĄCEGO zgodnie z warunkami taryfy danego przewoźnika. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 21 dni kalendarzowych od daty rezygnacji, na podstawie faktury korygującej. 2
3. W przypadku, gdy czynności określone w ust. 1 związane są z koniecznością dokonania przez ZAMAWIAJĄCEGO dodatkowych opłat określonych w taryfach przewoźnika, opłata ta zostanie dokonana tylko po uprzednim, niezwłocznym poinformowaniu przez WYKONAWCĘ o wysokości tej opłaty oraz uzyskaniu zgody ZAMAWIAJĄCEGO na obciążenie tą opłatą. 6. 1. Wartość Umowy nie przekroczy kwoty brutto (wraz z podatkiem od towarów i usług) 120 000 PLN (słownie złotych: sto dwadzieścia tysięcy), zawierającej łączną wartość biletów zarezerwowanych przez WYKONAWCĘ w cenach, o których mowa w ust. 4, a także łączną wartość opłat transakcyjnych obejmujących w szczególności koszty rezerwacji, wystawienia i dostarczenia biletów ZAMAWIAJĄCEMU. WYKONAWCY nie przysługują żadne roszczenia z tytułu niewykorzystania przez ZAMAWIAJĄCEGO całości ww. kwoty. 2. Całkowitym wynagrodzeniem WYKONAWCY za każdy wydany ZAMAWIAJĄCEMU bilet jest opłata transakcyjna w kwocie brutto (wraz z podatkiem od towarów i usług) PLN (słownie złotych: ), zgodnie z ofertą WYKONAWCY. 3. Opłata transakcyjna stanowi całkowite wynagrodzenie należne WYKONAWCY za wszystko co świadczy realizując na podstawie Umowy dane zamówienie ZAMAWIAJĄCEGO, chyba że Umowa stanowi inaczej. 4. Cena biletu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (taryfy) przewoźnika z uwzględnieniem % (słownie procent: ) opustu, stałego w całym okresie Umowy, zgodnie z ofertą WYKONAWCY. 7. 1. WYKONAWCA rozliczy się z ZAMAWIAJĄCYM w złotych (PLN), według cen biletów (taryfy) przewoźnika, z uwzględnieniem opłaty transakcyjnej i udzielonego przez WYKONAWCĘ opustu w stosunku do cen biletów przewoźnika. 2. ZAMAWIAJĄCY zapłaci WYKONAWCY wynagrodzenie za należycie wykonane zamówienie przelewem bankowym w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo sporządzonej faktury dostarczonej łącznie z biletami, na rachunek bankowy WYKONAWCY wskazany na fakturze. ZAMAWIAJĄCY dokonuje wszelkich płatności na rzecz WYKONAWCY w złotych (PLN). 3. Faktura musi zawierać następujące informacje: 1) imię i nazwisko wyjeżdżającego pracownika ZAMAWIAJĄCEGO, 2) termin podróży (dzień rozpoczęcia i zakończenia), 3) trasę podróży, 4) klasę przelotu/przejazdu, 5) numer biletu, 6) cenę biletu według taryfy przewoźnika, 7) opłatę transakcyjną, 8) zastosowany opust. 4. W przypadku usług polegających na wizowaniu paszportu, faktura wystawiona przez WYKONAWCĘ zawiera także cenę wizy w wysokości zgodnej z wykazaną w potwierdzeniu wniesienia opłaty za wizowanie, wystawionym przez właściwą placówkę dyplomatyczną. 5. ZAMAWIAJĄCY zastrzega, że warunkiem zapłaty, o której mowa w ust. 2, jest każdorazowa akceptacja prawidłowości sporządzenia faktury tj. zatwierdzenie jej podpisem przez osobę wskazaną w 9 pkt 1. 6. Za datę dokonania płatności Strony przyjmują dzień obciążenia kwotą wynagrodzenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO. Strony obowiązuje 21-dniowy termin płatności, niezależnie od terminu płatności podanego przez WYKONAWCĘ w fakturze. 7. WYKONAWCA, na życzenie ZAMAWIAJĄCEGO, sporządzi i przekaże ZAMAWIAJĄCEMU miesięczny raport z wystawionych przez WYKONAWCĘ faktur za zrealizowane zamówienia. 8. 1. W razie wskazania przez ZAMAWIAJĄCEGO wariantu podróży za cenę niższą niż przedstawiona przez WYKONAWCĘ, WYKONAWCA pokryje różnicę w cenie biletów i dodatkowo zapłaci karę umowną w wysokości 100% (słownie procent: sto) wartości biletów, których ten przypadek dotyczy. 3
2. W przypadku wygaśnięcia rezerwacji, o czym ZAMAWIAJĄCY nie został uprzedzony zgodnie z 2 ust. 1 pkt 8, WYKONAWCA zapłaci karę umowną w wysokości 100% (słownie procent: sto) wartości biletu, którego rezerwacja dotyczyła. 3. W razie wystąpienia opóźnienia w wykonaniu Usług w terminie określonym w 4 ust. 1, WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 20% (słownie procent: dwadzieścia) wartości zamawianych biletów za każdy dzień opóźnienia (dotyczy sytuacji kiedy bilety zostaną dostarczone z opóźnieniem, ale przed podróżą), nie więcej jednak niż całkowitą wartość zamówionych biletów. 4. W innych przypadkach niewykonania lub nienależytego wykonania danego zamówienia, ZAMAWIAJĄCY zastrzega karę umowną w wysokości 100% (słownie procent: sto) wartości biletu, którego taki przypadek dotyczy oraz zwrot wszelkich poniesionych przez ZAMAWIAJĄCEGO kosztów związanych z podróżą, która nie doszła do skutku z winy WYKONAWCY. 5. W przypadku, gdy z winy WYKONAWCY nie dojdzie do uzyskania wizy w terminie określonym przez ZAMAWIAJĄCEGO, WYKONAWCA zapłaci karę umowną w wysokości 3 000 PLN brutto (słownie złotych: trzy tysiące) oraz pokryje straty finansowe ZAMAWIAJĄCEGO powstałe w wyniku odwołania podróży, w szczególności koszty biletów, rezerwacji i wykupu miejsc hotelowych, uczestnictwa w spotkaniu. 6. W przypadku, gdy szkoda przewyższa wysokość zastrzeżonej kary umownej, ZAMAWIAJĄCY może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, niezależnie od naliczenia kary umownej. 7. W przypadku dwukrotnego wystąpienia sytuacji, o których mowa w ust. 1-5, ZAMAWIAJĄCY może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym. 8. W przypadku naliczenia WYKONAWCY kary umownej ZAMAWIAJĄCY może ją potrącić z istniejącej między Stronami wierzytelności pieniężnej, po złożeniu WYKONAWCY na piśmie oświadczenia o potrąceniu. 9. WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez ZAMAWIAJĄCEGO powstałe w wyniku nie zrealizowania Usług z winy przewoźnika lub z powodu działania sił wyższych (sił przyrody, wojny, strajku). 9. Upoważnionymi do kontaktów w sprawach dotyczących realizacji Umowy, w tym zamawiania biletów i ich odbiorów, są: 1) w imieniu ZAMAWIAJĄCEGO:, tel..., faks.., e-mail:... 2) w imieniu WYKONAWCY:, tel...., faks.., e-mail:... 10. 1. Umowa jest zawarta na czas oznaczony od dnia jej zawarcia do dnia 31 października 2015 r. z zastrzeżeniem wcześniejszego zakończenia Umowy w przypadku, gdy: 1) Centrum Usług Wspólnych doprowadzi do zawarcia umowy w następstwie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwację miejsc hotelowych dla Jednostek Administracji Państwowej, 2) wartość nominalna należna łącznie do zapłaty WYKONAWCY z tytułu należytego wykonania Umowy osiągnie kwotę 120 000 zł brutto. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od Umowy w terminie 15 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku WYKONAWCA może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy. 11. 1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Każda Strona może jednostronnie zmienić osoby oraz dane teleadresowe, które wskazano w Umowie, zawiadamiając uprzednio o takiej zmianie drugą Stronę na piśmie, pod rygorem nieważności dokonanej zmiany. 4
3. Prawa i obowiązki Stron określone w Umowie oraz z niej wynikające, nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez pisemnej zgody drugiej Strony. 4. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego. 5. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy, które nie zostaną rozwiązane polubownie, Strony oddadzą pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby ZAMAWIAJĄCEGO. 6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 5