Zarządzenie nr 68 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 4 lipca 2012 r. w sprawie realizacji projektu Development of Career Guidance Aimed at Improving Higher Education in Serbia (CareerS), realizowanego w ramach programu TEMPUS IV (2007-2013). Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572), w związku z umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr 2011-2534/001-001 zawartą pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego działającą na podstawie uprawnień otrzymanych od Komisji Unii Europejskiej a Uniwersytetem w Belgradzie Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Współbeneficjent Projektu, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.), a także w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, zarządzam co następuje: I. Postanowienia ogólne 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach projektu Development of Career Guidance Aimed at Improving Higher Education in Serbia (CareerS), zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zwany dalej Uniwersytetem oraz następujące instytucje Współbeneficjentów Projektu i Partnerów Konsorcjum: 1) Uniwersytet w Belgradzie, Serbia; 2) Belgrade Open School, Serbia; 3) Infostud, Serbia; 4) Ministerstwo Edukacji, Serbia; 5) Ministerstwo Młodzieży i Sportu, Serbia; 6) Public Enterprise for electric energy transmission, Serbia; 7) Konferencja Studentów Uniwersytetów Serbskich, Serbia; 8) Uniwersytet Swansea, Wielka Brytania; 9) Uniwersytet w Padwie, Włochy; 10) Uniwersytet w Kragujevac, Serbia; 11) Uniwersytet w Nis, Serbia; 12) Uniwersytet w Novi Sad, Serbia; 13) Uniwersytet Singidunum, Serbia.
3. Nadrzędnym dokumentem dotyczącym realizacji Projektu jest umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr 2011-2534/001-001 wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Agencją Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego działającą na podstawie uprawnień otrzymanych od Komisji Unii Europejskiej a Uniwersytetem w Belgradzie Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Współbeneficjent Projektu, zwana w dalszej części zarządzenia umową w sprawie przyznania grantu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest od dnia 15 października 2011 r. do dnia 14 października 2014 r. zgodnie z: 1) umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr 2011-2534/001-001; 2) umową konsorcjum dotyczącą wdrożenia Projektu w ramach programu TEMPUS; 3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 5) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 1. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie jest Biuro Karier w Centrum Obsługi Studenta. Kierownictwo wymienionej jednostki jest zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu, w tym zapewnienia finansowego wkładu własnego do Projektu. 2. Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie sprawuje Zespół Nadzorujący w składzie: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Prorektor ds. Studenckich, Promocji i Współpracy z Zagranicą; 4) Kanclerz; 5) Kwestor. 2
3. Członkowie Zespołu Nadzorującego: 1) współpracują z członkami Zespołu Wykonawczego, o którym mowa w 4, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczą, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywnie uczestniczą w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 4 1. Funkcje wykonawcze w Projekcie pełni Zespół Wykonawczy w składzie Kierownik Projektu oraz pracownicy Biura Karier. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi programu TEMPUS, b) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości oraz terminowości realizacji zadań wykonywanych w ramach Projektu, dbałość o ich wysoki poziom merytoryczny, c) dobór kompetentnej kadry realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zaangażowane do Projektu, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu, d) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, e) ewidencjonowanie kart czasu pracy, f) kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu, g) zatwierdzanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu, h) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora UŚ z dnia 13 lipca 2011 r.), i) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, w tym akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, j) dbałość o terminowe złożenie sprawozdań z realizacji Projektu (opisowych sprawozdań z realizacji Projektu oraz sprawozdań finansowych uwzględniających wykorzystane środki finansowe), k) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu oraz nadzorowanie przestrzegania zasad jej archiwizacji, l) współpraca z kierownikiem jednostki organizacyjnej, w której realizowany jest Projekt, 3
m) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu zaangażowanymi w realizację Projektu, w tym z jednostkami finansowo-księgowymi Uniwersytetu w części dotyczącej wydatków w ramach realizowanego Projektu, n) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi, o) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu; 2) Pracownicy Biura Karier - do ich obowiązków należy w szczególności: a) organizacja i realizacja poszczególnych zadań Projektu, b) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Kierownika Projektu, c) udział w spotkaniach podsumowujących, mających na celu upowszechnienie wyników Projektu. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 5 1. W Projekcie przewiduje się zatrudnianie personelu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego, uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu, umową w sprawie przyznania grantu oraz aktualnie obowiązującymi wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu TEMPUS. 2. Suma wynagrodzeń w ramach Projektu nie może przekroczyć kwot zawartych w umowie konsorcjum dotyczącej wdrożenia Projektu w ramach programu TEMPUS, w kategorii kosztów wynagrodzeń. 3. Zatrudnienie pracownika następuje na wniosek Kierownika Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Kierownik Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 6 1. Zakupy realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę lub usługę musi być przygotowane zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. 4
VI. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 7 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie przez okres co najmniej 5 lat od dnia rozliczenia Projektu przez Komisję Europejską (otrzymania płatności końcowej), w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową w sprawie przyznania grantu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., ze zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logotypem programu TEMPUS segregatorach i teczkach. 4. W każdym rozpowszechnianym lub publikowanym dokumencie, na każdym produkcie lub materiale wytworzonym przy wykorzystaniu wsparcia finansowego, jak również w każdym wydawanym oświadczeniu lub udzielanym wywiadzie powinna być zawarta informacja o wsparciu finansowym uzyskanym z Komisji Europejskiej w ramach programu TEMPUS oraz zamieszczony logotyp programu TEMPUS. 5. Zamieszczenie logotypu programu TEMPUS w przypadkach, o których mowa w ust. 4 powinno być uzupełnione informacją: Projekt jest realizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu TEMPUS (lub ewentualnie: Publikacja powstała w wyniku projektu zrealizowanego przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach programu TEMPUS). Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko jej autora i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej zawartość merytoryczną. VII. Postanowienia końcowe 8 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, ze zm. 5
9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 15 października 2011 roku. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 6