WYMAGANIA OFERTOWE do przetargu nieograniczonego na świadczenie usług w zakresie zakupu i dostawy materiałów budowlanych, hydraulicznych, elektrycznych, środków czystości i BHP I. Informacje ogólne Informacja o Zamawiającym i przedmiocie przetargu: Zamawiający: Spółdzielnia Mieszkaniowa JAS-MOS ul. Słoneczna 18A 44-330 Jastrzębie-Zdrój tel. 32 47-626-36 do 38 Przedmiot zamówienia: Zakup i dostawa materiałów budowlanych, hydraulicznych, elektrycznych, środków czystości i BHP II. Opis sposobu przygotowania ofert. Warunkiem dopuszczenia do przetargu jest spełnienie wymagań ofertowych. Dokumenty składające się na ofertę: 1) Wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1, 1a niniejszej specyfikacji). 2) Dowód wpłaty wadium (winien być przymocowany do formularza). 3) Dokumenty oferenta: a) wyciąg z właściwego rejestru sądowego lub zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności gospodarczej, b) wykaz robót podobnych do przedmiotu przetargu wykonywanych w ostatnich 3-ch latach wraz z referencjami (załącznik nr 2), c) oświadczenie oferentów (załącznik nr 3), d) zaświadczenie z ZUS o nie zaleganiu w płaceniu składek, e) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w płaceniu podatków. Wyciąg z rejestru sądowego lub zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności gospodarczej winny być oryginalne a jeżeli oferent złoży kserokopie, to potwierdzone za zgodność z oryginałem, urzędowo przez upoważnionego przedstawiciela oferenta, względnie przedstawiciela Spółdzielni Mieszkaniowej JAS-MOS przyjmującego ofertę. Wyciąg z rejestru sądowego lub zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności gospodarczej będzie honorowane do dwunastu miesięcy od daty wystawienia. Zaświadczenia nie posiadające daty ważności będą honorowane do trzech miesięcy Postać oferty Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę /osoby/ uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta. W przypadku podpisania umowy przez inne osoby, należy przedłożyć pisemne upoważnienie do występowania w imieniu Oferenta. Poprawki powinny być naniesione czytelnie i opatrzone podpisem osoby upoważnionej. Przedłożone w ofercie dokumenty powinny być ułożone w kolejności jak w pkt II. Informacje zawarte w ofercie są poufne. Opakowanie i oznakowanie ofert Oferty należy składać w nieprzejrzystych i zamkniętych kopertach. Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego na adres: Spółdzielnia Mieszkaniowa JAS-MOS ul. Słoneczna 18A 44-330 Jastrzębie-Zdrój oznakowana następująco: Przetarg na zakup i dostawę materiałów budowlanych, hydraulicznych, elektrycznych, środków czystości i BHP
III. Określenie przedmiotu zamówienia Charakterystyka zamówienia. Dostawa nowych materiałów budowlanych, hydraulicznych, elektrycznych, środków czystości i BHP zgodnych z wymogami określonymi przepisami prawa z udokumentowanym źródłem pochodzenia. W przypadku dostawy odzieży ochronnej Oferent zobowiązany jest do umieszczenia logo Zamawiającego. Sposób i termin dostawy materiałów Oferent określa w formularzu ofertowym. IV. Opis określenia ceny oferty Oferent powinien przedstawić cenę brutto za materiał wyszczególniony w załączniku formularza ofertowego oraz określić wysokość (%) upustu na pozostałe materiały. Średnia ilość materiałów najczęściej zakupywanych w ciągu 11 miesięcy wykazana jest w załączniku nr 4. V. Dopuszcza się składanie ofert częściowych tj. wg branż. VI. Kryteria oceny ofert 1. Jako kryterium wyboru ofert przyjmuje się kryterium najkorzystniejszego bilansu ceny, doświadczenia i wiarygodności. 2. Ocena ofert zostanie dokonana dwuetapowo. 3. W pierwszym etapie dokonana zostanie ocena ofert pod kątem spełnienia warunków ofertowych i proponowanych warunków realizacji przedmiotu zamówienia. 4. W przypadku równorzędności ofert Zamawiający kieruje się zabezpieczeniem ogólnego interesu SM JAS-MOS i informacjami o ofercie, wybiera się najkorzystniejsze oferty, które dopuszcza do drugiego etapu. 5. W drugim etapie zostaną przeprowadzone negocjacje warunków finansowych i umownych. 6. W przypadku, gdy wynegocjowana wartość przedmiotu przetargu jest wyższa niż cena szacowana przez Zamawiającego, Spółdzielnia zastrzega sobie prawo przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z oferentem, który zaoferował optymalną cenę. Jeżeli nie doszło do uzgodnienia ceny Komisja może unieważnić przetarg. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty oraz uznania, że przetarg nie dał rezultatu i może być unieważniony bez podania przyczyny. VII. Warunki umowy o wykonanie zamówienia. Warunki umowy, które będą uwzględnione w przyszłej umowie z wybranym w wyniku przetargu oferentem zamieszczone są we wzorze umowy jako załącznik nr 5. Termin związania z umową: a) materiały budowlane, hydrauliczne, środki czystości i BHP 1 rok tj. od 01.02.2016 r. do 31.01.2017 r., b) materiały elektryczne 1 rok tj. 01.03.2016 r. do 28.02.2017 r. Ewentualny dłuższy okres związania z umową będzie omawiany w trakcie negocjacji. VIII. Wadium. Wadium. Oferent winien wpłacić wadium przetargowe do dnia 13.01.2015 r. na konto PKO BP o/jastrzębie Zdrój 81 1020 2472 0000 6102 0018 1735 wysokości 1 000,00zł. Oferentowi nie przysługują roszczenia z tytułu odsetek od wpłaconego wadium. Oferty bez dowodu wniesienia wadium nie będą rozpatrywane. Zwrot wadium. 1. Zamawiający dokona zwrotu wadium, dla Oferenta, którego oferta została wybrana po podpisaniu umowy, dla pozostałych Oferentów po ogłoszeniu wyników przetargu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium na rzecz Zamawiającego, jeżeli odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w punkcie VII niniejszych wymagań ofertowych.
IX. Termin i miejsce składania ofert Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 9 do dnia 13.01.2016 r. do godz. 9 00. X. Termin związania ofertą Oferenci pozostają związani złożoną przez siebie ofertą przez 30 dni od daty upływu terminu składania ofert. Termin związania ofertą należy wpisać w formularzu oferty (załącznik nr 1). XI. Informacje na temat oceny ofert Otwarcie ofert. Otwarcie ofert nastąpi dnia 13.01.2015 r. o godz. 9 15 w sali nr 4. Przy otwarciu ofert mogą być obecni uprawnieni przedstawiciele oferentów. Badanie ofert. Przy otwarciu każdej koperty zostanie podana do wiadomości zebranych nazwa oferenta, a następnie zostanie wstępnie zbadana ważność ofert. Wyjaśnienie badanych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania każdego oferenta w celu udzielenia dodatkowych wyjaśnień na temat oferty. XII. Tryb ogłoszenia wyników przetargu oraz zawarcie umowy Wybór Oferenta. Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłożył najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów w niniejszym przetargu, podanych w części VI wymagań ofertowych. Ogłoszenie wyników. Wyniki przetargu zostaną ogłoszone bezzwłocznie po rozstrzygnięciu przetargu. Powiadomienie Oferenta. Oferent, którego oferta została wybrana zostanie powiadomiony pismem akceptującym o decyzji Zamawiającego. Zawarcie umowy. W terminie wyznaczonym w piśmie akceptującym wybrany Oferent powinien przybyć na wskazane miejsce przez Zamawiającego w celu podpisania umowy. XIII. Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych w niniejszych wymaganiach ofertowych ma zastosowanie Regulamin wyboru firm oferentów wykonujących świadczenia na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej JAS-MOS zatwierdzony Uchwałą Nr 518/III/2003 z dnia 27.10.2003 r. (Regulamin do wglądu w siedzibie Spółdzielni ul. Słoneczna 18A w Jastrzębiu-Zdroju, pok. nr 12 oraz na stronie internetowej www.smjasmos.pl). Do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami upoważniona jest: Paweł Jarosz tel. (32) 47 626 36 wew. 41 materiały elektryczne Renata Jopek tel. (32) 47 626 36 wew. 55 Zatwierdził
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY PRZEDMIOT OFERTY ZAPRASZAJĄCY Spółdzielnia Mieszkaniowa JAS-MOS ul. Słoneczna 18a 44-330 Jastrzębie-Zdrój OFERENT CENA OFERTOWA BRUTTO Podana w załączniku do formularza ofertowego CZAS REALIZACJI ZAMÓWIENIA SPOSÓB DOSTAWY TERMIN PŁATNOŚCI TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ PODPISY OSÓB UPRAWNIONYCH DO WYSTEPOWANIA W IMIENIU OFERENTA (wraz z pieczątkami)
Załącznik nr 2 DOŚWIADCZENIE W ZAKRESIE WYKONAWSTWA Nazwa oferenta... Adres oferenta... Numer telefonu... Wykaz robót zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat podobnych do przedmiotu przetargu Rodzaj robót Wartość Czas realizacji Nazwa zleceniodawcy Początek Zakończenie
Załącznik nr 3 Oświadczenia Zgodnie z wymaganiami ofertowymi oświadczamy, że: L.p. Treść oświadczenia Podpis i pieczątka osoby uprawnionej 1. Wszystkie zamówienia wykonane w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania przetargowego wykonaliśmy z należytą starannością 2. Oświadczam, że dane zawarte w wyciągu z rejestru sądowego/zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej* są aktualne na dzień złożenia oferty * niepotrzebne skreślić 3. Do chwili rozpoczęcia postępowania przetargowego nie wszczęto wobec nas postępowania upadłościowego lub upadłości nie ogłoszono 4. Jesteśmy związani ofertą w ciągu okresu jej ważności i zobowiązujemy się do zawarcia umowy w terminie 7 dni od daty jej otrzymania 5. Zapoznaliśmy się z wymaganiami ofertowymi zamówienia oraz Regulaminem postępowania przetargowego i warunki określone w nich przyjmujemy bez zastrzeżeń.
Umowa nr... Załącznik nr 5 zawarta w dniu... w Jastrzębiu Zdroju pomiędzy: Spółdzielnią Mieszkaniową JAS-MOS w Jastrzębiu-Zdroju, ul. Słoneczna 18 A, 44-330 Jastrzębie-Zdrój, zwaną dalej Kupującym, reprezentowaną przez: 1.. Prezes Zarządu 2.. Wiceprezes ds. technicznych a zwaną dalej Sprzedający. 1 Kupujący nabywać będzie od Sprzedającego towary będące w jego ofercie handlowej, zaś Sprzedający zobowiązuje się do ich sprzedawania Kupującemu zgodnie z warunkami określonymi w niniejszej umowie, na podstawie składanych przez Kupującego zamówień. 2 1. Zamówienia na towary, o których mowa w 1 będą składane przez Kupującego odpowiednio do jego potrzeb w formie faxu lub bezpośrednio u Przedstawiciela Sprzedającego i określały będą rodzaj i ilość towarów. 2. Zamówienia na towary będą składane przez upoważnionych pracowników Kupującego, których wykaz stanowi załącznik do niniejszej umowy. 3 1. Sprzedający zobowiązuje się dostarczyć towary Kupującemu na własny koszt. 2. Termin dostawy towarów w ciągu. dni od daty otrzymania zamówienia. 4 1. Za dostarczone towary Kupujący zobowiązuje się dokonać zapłaty wg zasad uzgodnionych w czasie negocjacji, z których protokół stanowi integralną część umowy (załącznik nr 1). 2. Ilości towarów podane przez Kupującego w wymaganiach ofertowych są orientacyjne i nie obligują Kupującego do zamówienia towarów w tychże ilościach. W przypadku zamówienia przez Kupującego towarów w ilości mniejszej niż wskazana w wymaganiach ofertowych, Sprzedawcy nie będą służyć żadne roszczenia z tego tytułu. 3. Towary będące przedmiotem umowy wydane będą w opakowaniach, których wartość wliczona będzie w cenę towaru. 4. Zapłata za dostarczone materiały dokonywana będzie przelewem przez Odbiorcę na rachunek Dostawcy nr... w terminie.dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 5 1. Kupujący oświadcza, że jest płatnikiem VAT o nr NIP 633-13-60-698 i jest uprawniony do otrzymania faktur VAT.
2. Sprzedający oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT o nr NIP.i jest uprawniony do wystawiania faktur VAT. 6 1. Kupującemu przysługuje prawo odstąpienia w każdym czasie w całości lub w części od umowy. 2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 Sprzedającemu przysługiwać będzie jedynie wynagrodzenie z tytułu prawidłowo wykonanej dostawy. 3. W razie zwłoki w dostawie materiałów Kupujący zapłaci karę umowną w wysokości 2% wartości wystawionej faktury liczonej kolejno za każdy dzień zwłoki. 4. Sprzedawca może od umowy odstąpić za zapłatą odstępnego w wysokości 5 000,00zł. 7 1. Zamówione materiały dostarczone będą w opakowaniach zabezpieczających towar przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. 2. Sprzedawca ponosi odpowiedzialność za wady, które ujawniły się w dostarczonych materiałach. 3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 Sprzedawca zobowiązuje się do niezwłocznego dostarczania materiałów, co najmniej tej samej jakości. 4. Kupujący zawiadamia Sprzedawcę o ujawnionych wadach w możliwie najkrótszym terminie po ich stwierdzeniu. 8 1. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. 2. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Sprzedającego Kupujący zobowiązany będzie uiścić tylko część wynagrodzenia odpowiadającego wykonanym zgodnie z zamówieniami dostawom. 9 Umowa zostaje zawarta na czas określony od (w zależności od uzgodnień z negocjacji). 10 Wszelkie zmiany niniejszej umowy pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej w postaci aneksu. 11 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. 12 Spory wynikłe na tle wykonania umowy rozstrzygane będą przez Sąd właściwy dla miejsca siedziby Kupującego. 13 Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Sprzedający Kupujący