Publiczny dostęp do dokumentów 2014 r.

Publiczny dostęp do dokumentów 2014 r. Wkład Prezydium do rocznego sprawozdania Parlamentu Europejskiego EPRS European Parliamentary Research Service Dział ds. Przejrzystości Biuro Analiz Parlamentu Europejskiego Parlament Europejski Marzec 2015 r. Transparency Unit European Parliament 1

PRZEDMOWA Od dnia 3 grudnia 2001 r. Parlament, Rada i Komisja stosują rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do ich dokumentów. Zgodnie z art. 17 ust. 1 tego rozporządzenia: Każda instytucja opublikuje corocznie sprawozdanie za poprzedni rok wyszczególniające liczbę przypadków, w których instytucja odmówiła prawa dostępu do dokumentów, przyczyny takich odmów oraz liczbę dokumentów sensytywnych nieujętych w rejestrze. Zgodnie z art. 116 ust. 7 Regulaminu Parlamentu komisja parlamentarna odpowiedzialna za ustawodawstwo w sprawie przejrzystości, czyli Komisja Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (LIBE) przygotowuje coroczne sprawozdanie, o którym mowa w art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, na podstawie informacji przedstawionych przez Prezydium i uzyskanych z innych źródeł. Roczne sprawozdanie LIBE jest następnie przedstawiane na posiedzeniu plenarnym. Niniejszy dokument stanowi propozycję wkładu Prezydium do rocznego sprawozdania Parlamentu Europejskiego za 2014 r., o którym mowa w art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. METODYKA Propozycja wkładu Prezydium do rocznego sprawozdania Parlamentu Europejskiego za 2014 r. zawiera zmieniony układ i dostosowaną metodykę. Podejście opiera się na większej przyjazności dla użytkownika i spójnym zestawie liczb. Z uwagi na zmienioną strukturę w niektórych przypadkach nie jest już możliwe porównanie liczb z 2014 r. z liczbami zawartymi w sprawozdaniach za poprzednie lata. Zgodnie z zastosowaną metodyką w szczególności: liczby dotyczące dokumentów przeglądanych i zamawianych odnoszą się wyłącznie do określonych dokumentów; wnioski o bardzo dużą lub nieokreśloną liczbę dokumentów, których instytucja nie była w stanie zidentyfikować (dalej zwanych nieokreślonymi dokumentami ) nie są odzwierciedlone w statystykach dotyczących przeglądanych i zamawianych dokumentów; liczby dotyczące wniosków o dostęp do dokumentów uwzględniają zarówno określone, jak i nieokreślone dokumenty; częściowy dostęp jest uznawany za odpowiedź pozytywną; ponowne wnioski odnoszą się do całkowitej odmowy i częściowego dostępu; ponowne wnioski są uwzględniane w roku odpowiadającym początkowemu wnioskowi. 2

I N D E K S S t r e s z c z e n i e...................................................................... 4 W d r o ż e n i e r o z p o r z ą d z e n i a W E n r 1 0 4 9 / 2 0 0 1 w 2 0 1 4 r............ 6 A) Zawartość publicznego rejestru dokumentów Parlamentu...6 B) Liczby dotyczące dokumentów przeglądanych i zamawianych...7 C) Dane liczbowe dotyczące wniosków...10 D) Profil wnioskodawców...12 R O Z D Z I A Ł I I.................................................................... 1 4 T e n d e n c j e i s p e c y f i c z n e k w e s t i e z w i ą z a n e z d o s t ę p e m d o d o k u m e n t ó w w 2 0 1 4 r....................................................... 1 4 A) Dokumenty związane z posłami...14 B) Wzrost wykorzystywania interaktywnych stron internetowych...14 C) Skomplikowane wnioski i dobra administracja: przypadek wniosków o dostęp do dokumentów przetargowych...15 D) Współpraca międzyinstytucjonalna...16 D e c y z j e R z e c z n i k a P r a w O b y w a t e l s k i c h d o t y c z ą c e s k a r g p r z e c i w k o P a r l a m e n t o w i................................................... 1 7 A) Nowa skarga...17 B) Zalecenie...17 U w a g i k o ń c o w e................................................................ 1 8 3

Propozycja wkładu Prezydium do rocznego sprawozdania Parlamentu Europejskiego w sprawie dostępu do dokumentów 2014 r. (art. 17 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001) Streszczenie Dane liczbowe Liczba odniesień do dokumentów w rejestrze publicznym stale rosła, przy czym odnotowano wzrost o 10% w stosunku do 2013 r. Na dzień 31 grudnia 2014 r. baza danych rejestru zawierała 560 724 numerów referencyjnych dokumentów. 433 576 dokumentów przeglądano bezpośrednio na stronie internetowej rejestru publicznego Parlamentu, czyli o ponad cztery razy więcej bezpośrednio konsultowanych dokumentów niż w 2013 r. W tym samym okresie Parlament otrzymał poprzez formularz internetowy lub pocztą elektroniczną 370 wniosków (43 z nich zwracające się o udostępnienie wcześniej nieujawnianych dokumentów), w tym w odniesieniu do 532 wyraźnie sprecyzowanych dokumentów, co stanowi pozorny spadek o 14% w stosunku do roku 2013. Spadek ten jednak nie uwzględnia dodatkowych 31 wniosków dotyczących dużej lub niesprecyzowanej liczby nieokreślonych dokumentów, co uniemożliwia zarejestrowanie tego do celów statystycznych. 95 spośród tych 532 określonych dokumentów nie było wcześniej udostępnianych publicznie. Parlament ujawnił 80 z nich, przyznając częściowy dostęp w dwóch przypadkach. Zatem ogólny wskaźnik pozytywnych odpowiedzi w 2014 r. wyniósł 98% zgodnie z tendencją z poprzednich lat. Na mocy art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 złożono 4 ponowne wnioski po odmowie na początkowym etapie. W trzech przypadkach Parlament potwierdził swoje początkowe stanowisko, podczas gdy w jednym przypadku przyznał szerszy dostęp do żądanego dokumentu. Pracownicy uniwersyteccy i badacze nadal stanowią najszerszą grupę wnioskujących: 39% wnioskodawców należy do tej kategorii. Tendencje Z wniosków otrzymanych przez Parlament w 2014 r. 8,5% dotyczyło dokumentów związanych z posłami, zwłaszcza z przydziałem środków budżetowych i wydatkowaniem dodatków przez poszczególnych posłów, dokumentów komitetu doradczego ds. kodeksu postępowania posłów, a także dokumentów, które mogłyby ukazywać kontakty między przedstawicielami grup interesów i poszczególnymi posłami w kontekście procedur ustawodawczych. Wzmożone wykorzystanie interaktywnych stron internetowych, takich jak Ask the EU przyczyniło się do lepszej widoczności rejestru publicznego, ale jednocześnie stworzyło obawy co do stosowania niektórych wymogów prawnych nałożonych na instytucje. W przypadku niektórych wniosków można zaobserwować rosnącą złożoność, zwłaszcza wniosków składanych przez niewybranych oferentów w procedurach przetargowych w celu uzyskania dostępu do dokumentów związanych z procedurami przetargowymi, w których składali ofertę. 4

W 2014 r. do Rzecznika Praw Obywatelskich złożono jedną nową skargę na Parlament dotyczącą wniosku o publiczny dostęp do petycji zawierających dane osobowe. Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 262/2012/OV dotyczącej protokołów posiedzeń koordynatorów zostało pomyślnie zakończone, przy czym w dalszych uwagach zwrócono się do Parlamentu o zawarcie w rejestrze publicznym istniejących protokołów posiedzeń koordynatorów w czasie kadencji 2009 2014. 5

... R O Z D Z I A Ł I W d r o ż e n i e r o z p o r z ą d z e n i a W E n r 1 0 4 9 / 2 0 0 1 w 2 0 1 4 r.... A) Zawartość publicznego rejestru dokumentów Parlamentu Publiczny rejestr dokumentów Parlamentu zawiera odniesienia do oficjalnych dokumentów Parlamentu od 2001 r. Liczba odniesień do dokumentów co roku rośnie, przy czym w 2014 r. odnotowano wzrost o 10% w stosunku do 2013 r. Na dzień 31 grudnia 2014 r. baza danych rejestru zawierała 560 724 numerów referencyjnych dokumentów (co stanowi 3 623 179 dokumentów, jeśli liczyć wszystkie wersje językowe). W rejestrze publicznym dokumentów Parlamentu nie ma żadnego dokumentu sensytywnego w rozumieniu art. 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. (Rys. 1) Ewolucja publicznego rejestru dokumentów Parlamentu 4000000 3000000 2825361 3097165 3372128 3623179 2000000 1000000 414169 463689 508436 560724 0 2011 2012 2013 2014 EP document references Documents (all language versions) 6

B) Liczby dotyczące dokumentów przeglądanych i zamawianych Zgodnie z art. 12 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 90 95% dokumentów Parlamentu można przeglądać bezpośrednio na stronie internetowej rejestru publicznego Parlamentu 1 Dokumenty, których nie można bezpośrednio przeglądać, można zamówić za pośrednictwem formularza wniosku internetowego 2 lub pocztą elektroniczną. B.1) Dokumenty przeglądane bezpośrednio Najczęściej odwiedzający łączyli się ze stroną internetową rejestru publicznego za pomocą wyszukiwarki Google lub przez portal Europa. Od 2011 r. strona internetowa rejestru publicznego Parlamentu odnotowuje stały wzrost liczby przeglądanych dokumentów. W 2014 r. 433 576 dokumentów przeglądano bezpośrednio na stronie internetowej rejestru publicznego Parlamentu, czyli o ponad cztery razy więcej bezpośrednio konsultowanych dokumentów niż w 2013 r. Najczęściej przeglądane rodzaje dokumentów to (w porządku malejącym): pytania wymagające odpowiedzi pisemnej 3 (37,17%); odpowiedzi na pytania (31,08%); teksty przyjęte (3,9%); komunikaty dla posłów (3,55%); projekty rezolucji (3,13%); poprawki do sprawozdań (2,25%); sprawozdania (2,21%); porządki dzienne komisji (1,26%) i protokoły posiedzeń komisji (1,6%). (Rys. 2) Liczba dokumentów przeglądanych na stronie publicznego rejestru dokumentów 500000 433576 400000 300000 200000 Documents 100000 72143 102682 106604 0 2011 2012 2013 2014 1 2 3 http://www.europarl.europa.eu/registreweb/search/simplesearchhome.htm?language=pl https://www.secure.europarl.europa.eu/registreweb/requestdoc/secured/form.htm?language=pl. Artykuł 130 Regulaminu Parlamentu Europejskiego. 7

B.2) Dokumenty, o które wnioskowano za pośrednictwem formularza internetowego lub pocztą elektroniczną W 2014 r. Parlament otrzymał poprzez formularz internetowy lub pocztą elektroniczną 370 wniosków dotyczących 532 określonych dokumentów, co stanowiło pozorny spadek o 14% w stosunku do liczby określonych dokumentów zamawianych w poprzednim roku. (Rys. 3) Liczba określonych dokumentów, o które wnioskowano za pośrednictwem formularza internetowego lub pocztą elektroniczną Specifed Documents requested 1161 777 610 532 2011 2012 2013 2014 Jednak spadek ten nie uwzględnia dodatkowych 31 wniosków otrzymanych przez Parlament w 2014 r., w których zwrócono się o dostęp do dużej lub niesprecyzowanej liczby dokumentów (czasem ponad 1000), których nie da się uwzględnić do celów statystycznych, ponieważ wymagają one znacznego nakładu pracy w celu ich identyfikacji i wyszukania z uwagi na datę utworzenia, klasyfikację, przedmiot lub liczbę lat, których dotyczą (np. wniosek złożony w sprawie wszystkich dokumentów związanych z..., wszystkich dokumentów zawierających informacje na temat..., dokumentów od 1995 r. do dnia dzisiejszego dotyczących... itd.) 4. 95 spośród tych 532 określonych dokumentów nie było wcześniej udostępnianych publicznie. Parlament ujawnił 80 z 95 określonych wcześniej nieujawnionych dokumentów, przyznając częściowy dostęp w dwóch przypadkach. 4 Wnioski o nieokreślone dokumenty nie są ujęte w statystykach zawartych w tym sprawozdaniu odnoszącym się do liczby zamówionych dokumentów. 8

(Rys. 4) Liczba określonych dokumentów wcześniej nieujawnionych i dokumentów udostępnionych 289 Requested Positive responses 166 265 89 95 158 84 80 2011 2012 2013 2014 W 2014 r. Parlament odmówił publicznego dostępu do 15 określonych dokumentów, które nie zostały wcześniej ujawnione. (Rys. 5) Liczba określonych dokumentów wcześniej nieujawnionych i dokumentów, do których odmówiono dostępu 289 166 Requested Refusals 89 95 14 8 5 15 2011 2012 2013 2014 9

C) Dane liczbowe dotyczące wniosków 5 W 2014 r. Parlament otrzymał ogółem 401 wniosków, z których nieujawnionych dokumentów 43 dotyczyło wcześniej Wnioski dotyczyły głównie dokuementów związanych z posłami (8,5%), dokumentów administracyjnych związanych z infrastrukturą i finansami (7,0%), tekstów przyjętych (6,9%), pełnych sprawozdań z postępowania (4,7%), dokumentów Prezydium (4,4%), korespondencji urzędowej (4,2%) i petycji (2,2%). W szczególności wnioski o wcześniej nieujawnione dokumenty dotyczyły głównie opinii prawnych Parlamentu (16%), wydatków posłów (11%), komunikatów Prezydium (5%) i innych sprawozdań wewnętrznych, zwłaszcza sprawozdań z posiedzeń w ramach rozmów trójstronnych (7%). Z 401 wniosków otrzymanych w 2014 r. Parlament pozytywnie rozpatrzył 393 przypadki, przyznając dostęp do żądanych dokumentów. W dwóch przypadkach Parlament przyznał jedynie częściowy dostęp. (Rys. 6) Liczba wniosków i odpowiedzi pozytywnych Applications Positive responses 589 536 447 401 585 533 443 393 2011 2012 2013 2014 5 Wnioski dotyczą określonych i nieokreślonych dokumentów. 10

W odniesieniu do wcześniej nieujawnionych dokumentów Parlament udzielił pozytywnej odpowiedzi w przypadku 35 z 43 wniosków otrzymanych w 2014 r. (Rys. 7) Liczba wniosków o wcześniej nieujawnione dokumenty i odpowiedzi pozytywnych Applications for non-previously disclosed documents Positive responses 289 166 285 163 89 85 43 35 2011 2012 2013 2014 W 2014 r. Parlament odmówił publicznego dostępu w ośmiu przypadkach na mocy decyzji podpisanej przez Sekretarza Generalnego, organu właściwego dla początkowych wniosków. (Rys. 8) Liczba wniosków o wcześniej nieujawnione dokumenty i odpowiedzi odmownych 289 166 Requested Refusals 89 43 4 3 4 8 2011 2012 2013 2014 11

Na mocy art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 złożono 4 ponowne wnioski 6 po odmowie na początkowym etapie. W trzech przypadkach Parlament potwierdził swoje początkowe stanowisko, podczas gdy w jednym przypadku przyznał szerszy dostęp do żądanego dokumentu. Odmowy Parlamentu w większości opierały się na konieczności ochrony prywatności i integralności osób fizycznych (art. 4 ust. 1 lit b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001), swojego procesu podejmowania decyzji (art. 4 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001) oraz interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej (art. 4 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001). (Rys. 9) Wskaźnik odwoływania się do wyjątków na mocy art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6 25 16 50 39 16 32 4 15 11 17 5 11 6 11 50 6 35 21 28 % % % % 2011 2012 2013 2014 Par. 1(a) Security Par. 1(b) Privacy Par. 2 Commercial interests Par. 2 Legal Advice Par. 2 Audits Par. 3 Decision-making process Podsumowując, wskaźnik pozytywnych odpowiedzi Parlamentu w 2014 r. pozostaje zgodny z tendencją z poprzednich lat, przy czym ogólny wskaźnik pozytywnych odpowiedzi wynosi 98%, a wskaźnik pozytywnych odpowiedzi dotyczących nieujawnianych wcześniej dokumentów wynosi 81%. Po ujawnieniu dokumenty stają się publicznie dostępne i można je przeglądać bezpośrednio na stronie publicznego rejestru dokumentów Parlamentu. D) Profil wnioskodawców Pracownicy uniwersyteccy i badacze nadal stanowią najszerszą grupę wnioskodawców. Z tej grupy pochodzi 36% wnioskujących, za nimi idzie środowisko biznesowe, organizacje zajmujące się środowiskiem naturalnym oraz przedstawiciele innych grup interesów, dając razem 18% wniosków. Wnioski od prawników pozostają na mniej więcej stałym poziomie 9%. W 2014 r. odnotowano bardzo podobny rozkład pochodzenia geograficznego wnioskodawców (według państw członkowskich Unii), jak w latach poprzednich. 31% wniosków pochodziło z Belgii, pozostałe kraje (klasyfikacja wg liczby wniosków ) to Niemcy (14%), Francja i Włochy (po 9% każdy), Holandia i Hiszpania (po 5% każdy) i Wielka Brytania (4%). Liczba wniosków z krajów trzecich nieznacznie spadła i stanowi ok. 8% ogólnej ich liczby. 6 Ponowne wnioski mogą odnosić się do całkowitej lub częściowej odmowy dostępu (art. 7 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001). 12

W 2014 r. językiem najczęściej używanym do wypełniania wniosków był angielski (53%), zajmujący stałą pozycję na przestrzeni ostatnich lat, po nim niemiecki (14%), francuski (11%)i hiszpański (7%). (Rys. 10) Profil wnioskodawców zwracających się o dostęp do dokumentów w 2014 r. 7 Obywatels two Zawód Inny Poseł do PE Organ publiczny Biblioteka uniwersyt ecka Badania naukowe Prawnik Dziennika rz Społecze ństwo obywatel skie Język 7 rysunków w wykresach: salem / Fotolia - kebox / Fotolia- Pekchar / Fotolia - DIDEM HIZAR / Fotolia - Claudio Divizia / Fotolia - ravennka / Fotolia - photolars / Fotolia - Becky Stares / Fotolia - Sylvie Bouchard / Fotolia - atscene / Fotolia - Seraphim Vector / Fotolia- valentint / Fotolia - quka / Fotolia - Gstudio Group / Fotolia - mostafa fawzy / Fotolia - BERLINSTOCK / Fotolia - Double-J Design - European Union. 13

... R O Z D Z I A Ł I I T e n d e n c j e i s p e c y f i c z n e k w e s t i e z w i ą z a n e z d o s t ę p e m d o d o k u m e n t ó w w 2 0 1 4 r.... A) Dokumenty związane z posłami Z wniosków otrzymanych przez Parlament w 2014 r. 8,5% dotyczyło dokumentów związanych z posłami, zwłaszcza z przydziałem środków budżetowych i wydatkowaniem dodatków przez poszczególnych posłów, dokumentów komitetu doradczego ds. kodeksu postępowania posłów, a także dokumentów odzwierciedlających jakikolwiek wpływ grup interesów na poszczególnych posłów w kontekście procedur ustawodawczych (harmonogramy i protokoły spotkań posłów/sprawozdawców z grupami interesów, korespondencja posłów itd.). Jeżeli chodzi o dostęp do szczegółowego rozbicia dodatków i wydatków poszczególnych posłów, Parlament stosuje wytyczne Prezydium z dnia 20 lutego 2008 r. w oparciu o najlepsze praktyki zaobserwowane w parlamentach narodowych. Na tej podstawie Parlament rozwinął proaktywną politykę publikowania na swojej stronie internetowej ogólnych informacji dotyczących dodatków przysługujących posłom oraz zasad rządzących ich przyznawaniem. Z drugiej strony nie publikuje się szczegółowego rozbicia kwot wypłacanych rzeczywiście poszczególnym posłom, jednakże posłowie mają prawo do ujawniania dodatkowych informacji. B) Wzrost wykorzystywania interaktywnych stron internetowych W ostatnich latach zaobserwowano wśród wnioskodawców rosnącą tendencję składania wniosków o dostęp do dokumentów za pośrednictwem publicznych portali internetowych, które publikują wnioski wraz z odpowiedziami instytucji. Przykładowo w 2014 r. Parlament otrzymał 55 wniosków o dostęp do dokumentów (co stanowi 14% wszystkich wniosków) za pośrednictwem strony Ask the EU, projektu w ramach platformy Access Info Europe. Funkcyjna skrzynka pocztowa parlamentarnego Działu ds. Przejrzystości, służąca dostępowi do dokumentów, jest jedynym punktem wprowadzania wszystkich wniosków składanych za pośrednictwem tej strony internetowej od jej uruchomienia, niezależnie od przedmiotu wniosku (dokumenty, informacje, skargi itp.). Na stronie tej działa system generujący adresy internetowe ad hoc służące składaniu wniosków o dostęp do dokumentów bez wymagania od wnioskodawców-użytkowników podawania jakichkolwiek informacji o ich tożsamości. Odpowiedzi na wnioski składane za pośrednictwem strony Ask the UE są automatycznie ładowane na stronę organizacji i stają się publicznie dostępne. Wnioski składane do Parlamentu i jego odpowiedzi są dostępne w specjalnej sekcji strony Ask the UE 8. Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 nie wymaga od wnioskodawców podawania informacji o ich tożsamości ani powodu składania wniosku. Jednakże w pewnych okolicznościach brak jakichkolwiek danych lub informacji dotyczących wnioskodawcy może stać się problemem dla właściwego rozpatrzenia wniosku oraz prawidłowego stosowania niektórych wymogów prawnych nałożonych na instytucję, takich jak zakres przysługującego trybu odwołania, rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych, ochrona przed kradzieżą tożsamości czy używanie fałszywej tożsamości. 8 http://www.asktheeu.org/en/body/european_parliament. 14

Szczególnym źródłem problemów może być brak jakiegokolwiek adresu pocztowego wnioskodawcy. Podanie adresu pocztowego nie tylko umożliwia Parlamentowi zwalczanie nadmiernego wnioskowania o dostęp do dokumentów przy jednoczesnym unikaniu odpowiadania na fikcyjne wnioski z kont shellowych, ale także pozwala zagwarantować pewność prawną co do daty otrzymania odpowiedzi Parlamentu. Od tej daty rozpoczyna bieg termin na wniesienie ewentualnego odwołania. Adres pocztowy umożliwia Parlamentowi udzielenie odpowiedzi wnioskodawcy za pośrednictwem listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, co daje pewność prawną. Trybunał Sprawiedliwości przyznał bowiem, że list polecony z potwierdzeniem odbioru stanowi właściwą metodę powiadamiania, ponieważ umożliwia określenie daty, od której zaczyna upływać dany okres. Ponadto decyzja jest należycie notyfikowana, kiedy przekazano ją zainteresowanej osobie, ta zaś jest w stanie przyjąć ją do wiadomości 9. Z powyższych powodów przyjętą praktyką w Parlamencie jest zwracanie się o podanie adresu pocztowego, zawsze kiedy zachodzi konieczność poinformowania o odmowie dostępu do dokumentów. Praktyka ta jest także zgodna z wymogami nałożonymi przez rozporządzenie w sprawie ochrony danych, co przyznał Europejski Inspektor Ochrony Danych w decyzji z dnia 11 lipca 2014 r. w następstwie skargi podnoszącej kwestię rzekomo zbędnych informacji wymaganych przez Komisję w kontekście wniosku o dostęp do dokumentów. C) Skomplikowane wnioski i dobra administracja: przypadek wniosków o dostęp do dokumentów przetargowych Inną tendencją zasługującą na uwagę jest rosnąca liczba skomplikowanych i długich wniosków o dostęp do dokumentów składanych do Parlamentu, jak np. wnioski dotyczące pełnych dokumentacji związanych z procedurami zamówień publicznych. W przeciwieństwie do niektórych ustaw krajowych rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 nie zawiera przepisów dotyczących nieprzepisowych, nieuzasadnionych lub wyraźnie niedorzecznych wniosków. W przypadku wniosków nieprecyzyjnych lub dotyczących bardzo długiego dokumentu czy bardzo dużej liczby dokumentów instytucje mają możliwość jedynie: a) zwrócić się do wnioskodawcy o objaśnienie (art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) 1049/2001) i b) nieformalnie porozumiewać się z wnioskodawcą w celu znalezienia optymalnego rozwiązania (art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001). W wyjątkowych przypadkach instytucja może także przedłużyć pierwotny ustawowy termin na udzielenie odpowiedzi o kolejnych 15 dni roboczych. Jednakże możliwości te nie zawsze okazywały się adekwatne. Skomplikowane wnioski mogą spowodować nadmierne obciążenia administracyjne dla instytucji, ponieważ ich rozpatrywanie często wymaga dogłębnej pracy badawczej w celu zidentyfikowania żądanych dokumentów, szczegółowej analizy bardzo długich dokumentów technicznych, zaangażowania wielu służb Parlamentu lub konsultowania stron trzecich. Trybunał Sprawiedliwości uznał ostatnio, że w przypadkach szczególnych, kiedy objętość dokumentów lub fragmentów, które należy ocenzurować, powodowałaby nierozsądny wzrost ilości pracy administracyjnej, zasada proporcjonalności powinna umożliwić instytucjom rozważenie celowości publicznego dostępu w kontekście nadmiaru pracy spowodowanej wnioskiem. W takich przypadkach szczególnych instytucje mogą ochronić interesy dobrej administracji 10. 9 Sprawa 42/85, Cockerill Sambre przeciwko Komisji [1985] Zb. Orzecz. 3749. 10 Sprawa T-14/98, Hautala praeciwko Radzie, ust. 86; sprawa C-127/13 P, Strack przeciwko Komisji, EU:C:2014:2250, ust. 27. 15

W 2014 r. Parlament rozpatrywał obszerne wnioski o dostęp do dokumentów związanych z procedurami zamówień publicznych na podstawie rozporządzenia finansowego. Bardzo często odrzuceni, ale także zwycięscy oferenci składają wnioski na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 o dostęp do dokumentów oraz informacje związane z procedurami zamówień publicznych, w których uczestniczyli, próbując w ten sposób obejść ograniczenia nałożone rozporządzeniem finansowym oraz zasadami jego stosowania, mające na celu jednakowe traktowanie wszystkich uczestników. Tak było np. w przypadku wniosku obejmującego ok. 10 000 dokumentów, złożonego przez jednego ze zwycięskich oferentów w procedurze umowy ramowej IT na lata 2009 2014. Wnioski tego rodzaju, składane przez środowisko biznesowe i uzasadnione często prywatnymi interesami handlowymi wnioskodawcy nie tylko obciążają Parlament niewspółmierną ilością pracy, ale także wydają się oddalać od pierwotnego celu rozporządzenia (WE)nr 1049/2001, jakim było umożliwienie obywatelom bardziej bezpośredniego udziału w procesie podejmowania decyzji oraz zagwarantowanie większej legalności administracji, a także jej większej skuteczności i odpowiedzialności przed obywatelami w demokratycznym systemie. D) Współpraca międzyinstytucjonalna Parlament zacieśnił współpracę na szczeblu administracyjnym zarówno z Radą, jak i z Komisją w celu znalezienia wspólnych rozwiązań dla kwestii przekrojowych związanych z publicznym dostępem do dokumentów. Wszystkie trzy instytucje systematycznie konsultują się nawzajem w przypadku wniosku o dostęp do dokumentu pochodzącego z jednej z pozostałych instytucji. Aby ustanowić sprawny mechanizm konsultacji, w 2002 r. przedstawiciele trzech sekretarzy generalnych podpisali protokół ustaleń. W tym kontekście w 2014 r. Komisja konsultowała się z Parlamentem osiem razy, a Rada dwa razy, głównie w sprawie pism procesowych przygotowanych przez Wydział Prawny Parlamentu i notatek na rozmowy trójstronne. Ponadto organy państw członkowskich konsultowały się dwukrotnie z Parlamentem w sprawie posiadanych przez nie dokumentów Parlamentu. 16

... R O Z D Z I A Ł I I I D e c y z j e R z e c z n i k a P r a w O b y w a t e l s k i c h d o t y c z ą c e s k a r g p r z e c i w k o P a r l a m e n t o w i... A) Nowa skarga W 2014 r. do Rzecznika Praw Obywatelskich złożono skargę na Parlament (1257/2014/KM) w następstwie wniosku o dostęp do dokumentów związanych z petycją parlamentarną. W skardze sformułowano cztery zarzuty: jeden dotyczący ochrony danych osobowych i trzy dotyczące aspektów proceduralnych. Przed podjęciem decyzji w sprawie dopuszczalności zarzutów dotyczących procedury Rzecznik Praw Obywatelskich zasugerował Parlamentowi szybkie znalezienie rozwiązania zadowalającego skarżącego w kwestii ochrony danych osobowych. Zgodnie z sugestią Rzecznika w dniu 25 września 2014 r. Parlament udzielił skarżącemu dodatkowej odpowiedzi i poinformował o tym Rzecznika Praw Obywatelskich. Obecnie Parlament oczekuje na rozpatrzenie przez Rzecznika pozostałych trzech zarzutów. B) Zalecenie W dniu 31 marca 2014 r. Rzecznik Praw Obywatelskich sporządził projekt zalecenia w wyniku dochodzenia sprawie skargi 262/2012/OV dotyczącej zarejestrowania i dostępności protokołów posiedzeń koordynatorów komisji na stronie internetowej publicznego rejestru dokumentów Parlamentu. W projekcie zalecenia Rzecznik poradził Parlamentowi ujęcie odniesienia do istniejących protokołów posiedzeń koordynatorów w publicznym rejestrze dokumentów, aby były one bezpośrednio dostępne zgodnie z art. 12 rozporządzenia (WE)nr 1049/2001. W dniu 27 czerwca 2014 r. Parlament poinformował Rzecznika o harmonizacji praktyk dotyczących protokołów koordynatorów. Od początku 8. kadencji nie sporządza się już oddzielnych protokołów koordynatorów. W zamian za to zalecenia lub decyzje przyjęte przez koordynatorów będą ujmowane w odnośnych publicznych protokołach komisji po uprzednim przyjęciu ich przez zainteresowane komisje. Na tej podstawie Rzecznik w październiku 2014 r. zamknął dochodzenie w sprawie tej skargi, stwierdzając, że Parlament podjął stosowne środki. Jednakże Rzecznik dołączył do decyzji kolejną uwagę doradzającą Parlamentowi włączenie także do swojego publicznego rejestru dokumentów istniejących protokołów koordynatorów, sporządzonych w kadencji parlamentarnej 2009 2014. Aby podporządkować się uwadze Rzecznika, w publicznym rejestrze dokumentów Parlamentu w rozdziale Dokumenty komisji utworzono podrozdział Koordynatorzy. Trwa ładowanie istniejących protokołów koordynatorów przyjętych w poprzedniej kadencji. 17

U w a g i k o ń c o w e Publiczny rejestr dokumentów Parlamentu stał się ważnym narzędziem wyszukiwania umożliwiającym obywatelom bardziej bezpośredni i czynny udział w demokratycznym systemie Parlamentu. Prawdziwa przejrzystość w odniesieniu do roli Parlamentu jako decydenta jeszcze się zwiększyła, a liczba dokumentów bezpośrednio dostępnych stale rośnie. Proaktywna polityka Parlamentu w dziedzinie informacji i dokumentacji pozwoliła mu na zwiększenie ilości i poprawę jakości informacji rozpowszechnianych w społeczeństwie za pośrednictwem swojej strony internetowej. Pomimo faktu, że w wyniku prowadzonej przez Parlament proaktywnej polityki przejrzystości ogólna liczba wniosków o dostęp do dokumentów spadła, można zaobserwować rosnący stopień skomplikowania wniosków, często pochodzących ze środowisk biznesowych i motywowanych prywatnymi interesami handlowymi wnioskodawcy. Ta nowa tendencja nie tylko obciąża Parlament niewspółmierną czasami ilością pracy, ale także wydają się oddalać od pierwotnego celu rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, jakim było umożliwienie obywatelom bardziej bezpośredniego udziału w procesie podejmowania decyzji oraz zagwarantowanie większej legalności administracji, a także jej większej skuteczności i odpowiedzialności przed obywatelami w demokratycznym systemie. 18