Strona1 Zarządzenie nr 128 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 18 września 2012 r. w sprawie realizacji projektu pt.: GEOFUTURE - Geofizyka w gospodarce przyszłości w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, ze zm.), w związku z pozytywnym rozpatrzeniem wniosku o dofinansowanie Projektu nr POKL.04.01.02-00-069/12, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu dydaktycznego pt.: GEOFUTURE - Geofizyka w gospodarce przyszłości, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany będzie na mocy umowy o dofinansowanie Projektu, która zostanie zawarta pomiędzy Narodowym Centrum Badań i Rozwoju,,Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
Strona2 współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 1 czerwca 2012 r. do dnia 30 listopada 2015 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu.
Strona3 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Projektu; 2) Asystent Koordynatora Projektu; 3) Specjalista ds. finansowych. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie mechanizmów zaradczych w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, b) nadzorowanie zgodności wydatkowania środków z budżetem Projektu, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), d) nadzorowanie pracy zespołu merytorycznego Projektu, kontrola jakości wykonywanych zadań, e) organizowanie spotkań Zespołu Wykonawczego Projektu, w celu analizy sytuacji w Projekcie oraz ustalenia dalszej realizacji poszczególnych zadań, f) wnioskowanie o zatrudnienie personelu w celu realizacji zadań Projektu, g) potwierdzanie kart czasu pracy, zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców/ zleceniobiorców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych, h) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, w tym aktualizacją strony www Projektu, i) współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy sporządzaniu SIWZ do zaplanowanych w Projekcie przetargów, j) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, k) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, l) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu oraz potwierdzanie merytoryczne opisów do dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu, m) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.),
Strona4 n) przygotowywanie we współpracy ze Specjalistą ds. finansowych wniosków o płatność w części merytorycznej oraz zatwierdzanie wniosków o płatność na podstawie pełnomocnictwa do podpisywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu, w tym wniosków o płatność, o) opracowywanie regulaminów i formularzy, o których mowa w 9 ust. 1 niniejszego zarządzenia, p) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), q) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, r) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi; 2) Asystent Koordynatora Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) przygotowywanie umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych a także nadzór nad rejestracją umów cywilnoprawnych, b) sporządzanie wniosków o: zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, przyznanie dodatku uczelnianego, c) ewidencjonowanie kart czasu pracy, d) nadzór nad terminowym i zgodnym z założeniami budżetu Projektu, składaniem w systemie SAP zapotrzebowań na dostawy i usługi oraz nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, e) koordynacja i nadzór nad organizacją zajęć wyrównawczych, wyjazdów studyjnych i praktyk zagranicznych, kursów i wykładów specjalistycznych, staży oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej tych form wsparcia, w tym przygotowywanie umów stażowych ze studentami oraz pracodawcami i list uczestników poszczególnych form wsparcia, f) sporządzanie Formularza PEFS w formacie Formularza PEFS oraz załącznika nr 2 do wniosku o płatność dotyczącego przepływu uczestników Projektu, g) aktualizacja strony www Projektu, h) prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji Projektu, w tym wszelkich oświadczeń i deklaracji podpisywanych/składanych przez uczestników Projektu, i) ewidencjonowanie prowadzonej przez osoby zaangażowane do Projektu ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, j) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Koordynatora Projektu, k) przygotowywanie, we współpracy ze Specjalistą ds. finansowych, propozycji przesunięć lub zmian w budżecie Projektu, wynikających z bieżącej analizy stopnia realizacji Projektu, zgodnie z przepisami umowy o dofinansowanie Projektu i odpowiednimi wytycznymi; przedstawianie tych propozycji do zatwierdzenia Koordynatorowi Projektu,
Strona5 l) współpraca z Koordynatorem Projektu i Specjalistą ds. finansowych przy sporządzaniu wniosku o płatność w części merytorycznej (postęp rzeczowy, planowane działania, problemy i trudności powstałe w trakcie realizacji Projektu) oraz przy aktualizacji harmonogramu płatności, m) opracowywanie korespondencji Koordynatora Projektu i prowadzenie jej ewidencji, n) monitoring i kontrola Projektu oraz niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Koordynatora Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu; 3) Specjalista ds. finansowych - do jego obowiązków należy w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu, przygotowywanie opisów do dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją Projektu i przedkładanie ich do potwierdzenia Koordynatorowi Projektu lub w przypadku jego nieobecności Asystentowi Koordynatora Projektu, b) kontrola budżetu Projektu, c) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu odpowiednio z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej i Koordynatorem Projektu, d) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu oraz prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej, e) współpraca z Asystentem Koordynatora Projektu przy przygotowywaniu propozycji przesunięć lub zmian w budżecie Projektu, analiza budżetu Projektu, sprawdzanie możliwości dokonania przesunięć i zmian w budżecie Projektu zgodnie z przepisami umowy o dofinansowanie Projektu. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Nauk o Ziemi, którego władze zobowiązane są do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulaminy naboru i rekrutacji uczestników Projektu oraz inne regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu opracowuje Koordynator Projektu, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej.
Strona6 2. Regulaminy i formularze na wniosek Koordynatora Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, ze zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, ze zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 243, poz. 1447), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu; 4) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 5) przyznanie dodatku uczelnianego.
Strona7 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Koordynator Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 60 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 czerwca 2012 r., ze zm. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 7%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim, ze zm., każdorazowo po akceptacji wniosku o płatność przez Instytucję Pośredniczącą. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją Projektu/obowiązki informacyjne 13 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej.
Strona8 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., ze zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach. 4. Dokumenty dotyczące realizacji Projektu, w tym materiały promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne dotyczące zadań realizowanych w ramach Projektu, winny być odpowiednio oznaczone, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. IX. Zakaz zbycia aktywów 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim. Spisy dodatkowe środków trwałych przeprowadzane są w terminach uzgodnionych z Kierownikiem Działu Inwentaryzacji.
Strona9 X. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Asystentowi Koordynatora Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. XI. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, ze zm. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 czerwca 2012 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś