Załącznik Nr 1 do SIWZ ZON.271.7.2018 (projekt) UMOWA zawarta w dniu... 2018 roku w Białymstoku pomiędzy: Miastem Białystok reprezentowanym przez.prezydenta Miasta Białegostoku/ Zastępcę Prezydenta Miasta Białegostoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, NIP 966-211-72-20, REGON 050658640, zwanym w dalej Zamawiającym a... z siedzibą w przy ul.... (kod).zarejestrowanym NIP.. REGON. Reprezentowanym przez:..., zwanym w dalej Wykonawcą na podstawie dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, o następującej treści: 1 1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca przyjmuje do realizacji wykonanie usługi archiwizacji dokumentacji wytworzonej przez Miejski Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Białymstoku. 2. Przedmiotem umowy jest: 1) segregowanie dokumentacji archiwalnej (kat. A o haśle klasyfikacyjnym orzekanie o stopniu niepełnosprawności ) w ilości max do 10 mb, 2) segregowanie dokumentacji archiwalnej ( kat. B 10 o haśle klasyfikacyjnym orzekanie o stopniu niepełnosprawności ) w ilości max do 40 mb, 3) segregowanie dokumentacji archiwalnej ( kat. B 5 o haśle klasyfikacyjnym orzekanie o stopniu niepełnosprawności ) w ilości max do 4 mb, 4) archiwizacja decyzji administracyjnych, tj. orzeczeń o stopniu niepełnosprawności i niepełnosprawności łącznie z dokumentacją medyczną złożoną w sprawie, 1
porządkowanie akt rzeczowo i chronologicznie zgodnie z instrukcją kancelaryjną i instrukcją archiwalną, które stanowią załącznik nr 1 i 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), 5) pakowanie dokumentacji do teczek bezkwasowych wiązanych format A-4, kubatura 240-280 g/m2 o pojemności 4 cm, 6) nadawanie sygnatur na teczkach, 7) sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt w układzie chronologiczno-rzeczowym dokumentacji przeznaczonej do przechowywania, 8) przekazanie (etapami max od 6 do 10 mb jednorazowo) do archiwum Urzędu Miejskiego z siedzibą w Białymstoku, ul. Składowa 11 akt przeznaczonych do przechowywania, 3. Miejsce realizacji zamówienia: Miejski Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Białymstoku, ul. Waryńskiego 32 A, w dni robocze w godzinach od 8.00 do 15.30. 2 Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności, o których mowa w 1 w terminie miesięcy (zgodnie ze złożoną ofertą), tj. do dnia.. 2018 r. 3 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie wykonywania czynności określonych w 1 zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 2135 ) zarówno w trakcie wykonywania czynności o których mowa 1 jak również po ich zakończeniu. 4 1. Wykonawca oświadcza, że posiada przeszkolonych pracowników, przy pomocy których realizować będzie przedmiot niniejszej Umowy oraz zebrał oświadczenia o obowiązku zachowania w tajemnicy powierzonych danych osobowych. Wykonawca zobowiązuje się okazać oświadczenia, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, na każde żądanie Zamawiającego. 2. Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć listę, zawierającą imię i nazwisko pracowników, wykonujących przedmiot niniejszej Umowy w siedzibie Zamawiającego przed przystąpieniem do wykonywania pracy. 3. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać usługę z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z przyjętymi zasadami i celem powierzenia prac archiwizacyjnych. 5 1. Do wykonania czynności określonych w 1 Zamawiający powierza zbiór dokumentów Zbiór orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności wydanych przez Miejski Zespół do Spraw Orzekania 2
o Niepełnosprawności. Dokumentacja podlegająca archiwizacji będzie przekazywana Wykonawcy sukcesywnie. 2. Wykonawca zapewnia sprzęt informatyczny do wykonania zamówienia własnym staraniem i na własny koszt. 3. Wszelkie materiały do realizacji przedmiotowej umowy zapewni Wykonawca we własnym zakresie bez prawa do żądania odrębnego wynagrodzenia. 4. Zamawiający ma prawo kontroli prawidłowości wykonania powierzonych Wykonawcy prac, oceny ich postępu oraz zgłaszania uwag i wniosków. 6 1. Wykonawcy za realizację zamówienia, zgodnie z zakresem określonym w 1 umowy, przysługuje maksymalne wynagrodzenie brutto w wysokości zł brutto (słownie: ), w tym netto., podatek VAT.. % w kwocie, w tym: 1) cena jednostkowa brutto za wykonanie archiwizacji 1 mb dokumentacji kat. A.. zł, 2) cena jednostkowa brutto za wykonanie archiwizacji 1 mb dokumentacji kat. B 10. zł, 3) cena jednostkowa brutto za wykonanie archiwizacji 1 mb dokumentacji kat. B 5... zł. 2. Ostateczna wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zależeć będzie od faktycznej ilości zarchiwizowanych dokumentów i wyliczona zostanie jako iloczyn określonych w ust. 1 pkt 1-3 cen jednostkowych oraz ilości zarchiwizowanych mb dokumentacji kat A, B5 i B10 i nie może przekroczyć kwoty brutto wskazanej w ust.1. 3. Strony ustalają, że wynagrodzenie, o którym mowa w niniejszym ustępie wyczerpuje wszystkie zobowiązania Wykonawcy wobec Zamawiającego. 4. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu fakturę/rachunek w terminie 7-u dni od daty odbioru przez pracownika archiwum Urzędu Miejskiego wykonanych czynności określonych w 1- bez uwag odnośnie jakości - co potwierdzone zostanie protokołem zdawczo-odbiorczym, podpisanym przez przedstawicieli stron umowy na podstawie protokołów odbioru. 5. Należna Wykonawcy kwota będzie wypłacona przez Miasto Białystok, 15 950 Białystok, ul. Słonimska 1, NIP 966-211-72-20, REGON 050658640. Miasto Białystok jest podatnikiem podatku VAT. Nabywca: Miasto Białystok, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, NIP 966-211-72-20. Odbiorca: Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok. 6.Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy będzie płatne przelewem na jego rachunek w Banku. w terminie 30 dni kalendarzowych od daty złożenia faktury VAT. 7. Za termin realizacji faktury uznaje się dzień, w którym Zamawiający polecił swojemu bankowi dokonanie przelewu na rachunek Wykonawcy. 3
7 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: 1) za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 10% max wynagrodzenia umownego brutto określonego w 6 ust. 1 umowy, 2) z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy - w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto określonego w 6 ust. 1 umowy, 4) w przypadku niedotrzymania terminu zakończenia wykonania zamówienia określonego w 2 niniejszej umowy - w wysokości 0,5 % max kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w 6 ust. 1 umowy za każdy dzień opóźnienia licząc od dnia upływu terminu, o którym mowa w 2, 5) za brak udziału innego podmiotu (na którego zasoby Wykonawca powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdz. V SIWZ) w realizacji zamówienia - w wysokości 5% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto określonego w 6 ust. 1 umowy w każdym przypadku stwierdzenia takiego uchybienia, 2. W sytuacji, gdy kary umowne, przewidziane w ust. 1, nie pokryją szkody poniesionej przez Zamawiającego, Zamawiającemu przysługuje prawo do żądania odszkodowania na zasadach ogólnych. 8 1. Wykonawca zamierza zlecić podwykonawcom, za działanie których bierze pełną odpowiedzialność, następujący zakres prac: 1) firma 2) firma 3) firma 2. Zlecenie wykonania części prac podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części prac. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania podwykonawców i ich pracowników w takim samym stopniu, jakby to były działania Wykonawcy. 3. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdz. V SIWZ, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. Zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim wymaga sporządzenia aneksu do umowy. 4
4. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania udziału w realizacji przedmiotu umowy podmiotów, o których mowa w art. 22a ust. 1 Pzp. najpóźniej w dacie wystawienia faktury, o której mowa w 6 ust. 4. 9 1. Strony wyznaczają swoich przedstawicieli do realizacji umowy: 1) Zamawiający -... 2) Wykonawca -... 2. Wykonawca może dokonywać zmiany przedstawiciela określonego w ust. 1 pkt 2 za uprzednią zgodą Zamawiającego. Dokonana zmiana nie wymaga zmiany zapisów niniejszej umowy. 10 1. Zamawiający może odstąpić od umowy, jeżeli: 1) Wykonawca pomimo uprzednich pisemnych zastrzeżeń Zamawiającego nie Wykonuje prac zgodnie z warunkami umownymi lub zaniedbuje zobowiązania umowne. 2) suma kar umownych naliczonych przez Zamawiającego z powodów określonych w 7 ust. 1 przekroczyła kwotę 10% max wynagrodzenia brutto określonego w 6 ust. 1. 2. Zamawiający może także, w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, odstąpić od umowy w trybie art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 3. W wypadkach określonych w ust. 1 pkt 2 oraz w ust. 2 Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu Wykonania części umowy. 4. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy powinno być złożone w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą dopuszczalne w granicach unormowania artykułu 144 ustawy Prawo zamówień publicznych. 11 Strony oświadczają, że zostały poinformowane, iż niektóre dane zawarte w treści umowy, jak również przedmiot umowy mogą stanowić informację publiczną zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764). 12 Wykonawca nie ma prawa do przelania, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wierzytelności finansowych związanych z realizacją przedmiotu umowy na rzecz osób trzecich. 13 5
W sprawach nieuregulowanych w umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 14 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których 1 otrzymuje Wykonawca, a 2 egz. Zamawiający. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 6