UMOWA Nr zawarta w dniu roku w.. pomiędzy

UMOWA Nr zawarta w dniu roku w.. pomiędzy Archiwum Akt Nowych ul. Stefana Kazimierza Hankiewicza 1 02-130 Warszawa NIP: 5261746882 zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez: Dyrektora Archiwum Akt Nowych Pana Tadeusza Krawczaka a zwanym w dalszej części Umowy Wykonawcą, po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu na usługi społeczne, zgodnie z przepisem art. 138 o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r poz. 1579 ze zm.) i wybraniu oferty Wykonawcy jako oferty najkorzystniejszej, o treści następującej: 1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać usługi opracowania materiałów archiwalnych i przeprowadzenia kwerendy dotyczącej, za wynagrodzeniem wynikającym z oferty. 2. Zakres i rodzaj usług opisany został szczegółowo w Ogłoszeniu o zamówieniu (Ogłoszenie), które stanowi załączniki do niniejszej Umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie ze złożoną ofertą stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy i wymogami zawartymi w Ogłoszeniu oraz jego załącznikach. 2 Warunki i termin realizacji umowy 1. Umowa będzie realizowana w terminie wskazanym w ofercie Wykonawcy, tj... tygodni, od dnia zawarcia umowy. Strona 1 z 8

2. Wykonawca oświadcza, że posiada umiejętności i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania przedmiotu umowy oraz dysponuje osobami posiadającymi kwalifikacje i doświadczenie gwarantujące należyte wykonanie przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy prawidłowo, z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru wykonywanej przez niego działalności. 4. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody poniesione przez Zamawiającego (oraz osoby trzecie), a wynikające z działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób, za które ponosi on odpowiedzialność w trakcie lub w związku z realizacją przedmiotu umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się usuwać na własny koszt awarie i uszkodzenia spowodowane przez niego na skutek wykonywania przedmiotu Umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu wszelkich informacji mających wpływ na realizację przedmiotu umowy oraz do niezwłocznego udzielania odpowiedzi na zgłaszane przez Zamawiającego zastrzeżenia dotyczące realizacji przedmiotu umowy. 7. Niezależnie od obowiązków określonych w niniejszej umowie, Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: 1) właściwej organizacji pracy przy realizacji przedmiotu umowy w sposób niezakłócający pracy w siedzibie Zamawiającego; 2) przestrzegania przepisów organizacyjnych i porządkowych obowiązujących u Zamawiającego, z którymi to przepisami Zamawiający zapozna Wykonawcę. 8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za sprzęt i wyposażenie przekazane mu przez Zamawiającego do realizacji przedmiotu umowy. 9. Wykonawca może powierzyć wykonanie przedmiotu umowy podwykonawcy. W przypadku powierzenia wykonywania przedmiotu umowy podwykonawcy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu kopie umów z podwykonawcami w terminie 3 dni od ich zawarcia. 10. Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem Zamawiającego z tego powodu, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, było następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez jego podwykonawców. 11. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu na piśmie danych personalnych osób skierowanych do realizacji przedmiotu umowy, na co najmniej 2 dni robocze przed rozpoczęciem realizacji przez te osoby usługi. Zamawiający wymaga przekazania imienia i nazwiska oraz rodzaju i numeru dowodu tożsamości każdej osoby skierowanej do realizacji umowy. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia osoby skierowanej przez Wykonawcę do wykonywania czynności, w przypadku gdy taka osoba nie daje rękojmi należytego wykonywania umowy. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany będzie wyznaczyć w miejsce osoby niedopuszczonej do wykonywania usług, inną osobę. 3 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia za prawidłowe wykonanie umowy. Strona 2 z 8

2. Łączna wartość przedmiotu umowy wynikająca z oferty Wykonawcy wynosi. brutto (słownie złotych:.), w tym (słownie:.) podatku VAT. 3. Wynagrodzenie określone w ust. 2 obejmuje wszelkie koszty (w szczególności teczek) Wykonawcy związane z wykonaniem przedmiotu umowy. 4. Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania przedmiotu umowy przy użyciu własnego sprzętu i materiałów biurowych oraz innych niezbędnych środków. 5. Wynagrodzenie przysługiwać będzie Wykonawcy po prawidłowym wykonaniu przedmiotu umowy. 6. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem bankowym na rachunek Wykonawcy wskazany w fakturze. 7. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT jest podpisany przez Strony protokół/protokoły odbioru dla wszystkich jednostek archiwalnych. 8. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 9. Zgłoszenie zastrzeżeń, przez Zamawiającego, wstrzymuje płatność do czasu usunięcia nieprawidłowości, bez prawa naliczania przez Wykonawcę odsetek. 10. Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy, bez jego zgody. 4 Nadzór nad realizacją umowy 1. Zamawiający wyznacza koordynatorów odpowiadającego za nadzór nad realizacją umowy:... tel...., e-mail:... tel...., e-mail: 2. Osobami upoważnionymi przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym są:... tel...., e-mail:... tel...., e-mail: 3. O każdej zmianie osób, o których mowa w ust. 1 i 2, Strona zobowiązana jest powiadomić na piśmie drugą Stronę. Zmiana wyznaczonych osób nie stanowi zmiany niniejszej umowy. 4. Koordynatorzy są uprawnieni do kontrolowania postępu i jakości prac oraz do zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie. 5. Przed przystąpieniem do wykonywania umowy, Wykonawca zapozna się ze stanem fizycznym przekazywanych dokumentów. 6. Każdorazowe przekazanie jednostek archiwalnych Wykonawcy zostanie potwierdzone przez sporządzenie protokołu przekazania, podpisanego przez przedstawicieli stron umowy. 7. Zamawiający może odmówić sporządzenia protokołu odbiorczego, wskazując jednocześnie zakres koniecznych poprawek i uzupełnień. Wykonawca niezwłocznie (w terminie nie dłuższym jednak niż 7 dni) dokona niezbędnych korekt oraz przedstawi dokumentację do akceptacji Zamawiającego. W przypadku braku dalszych uwag, strony sporządzą protokół odbiorczy. Strona 3 z 8

8. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w przekazanej dokumentacji, mimo jej odebrania przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do jej poprawienia na każde żądanie Zamawiającego. 5 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości: 1) 15% wartości wynagrodzenia za odstąpienie od umowy z przyczyn wskazanych w 6 ust. 1. 2) 0,3% wartości wynagrodzenia za realizację danej usługi za każdy dzień opóźnienia jej realizacji w stosunku do terminu określonego w 2 ust. 1 umowy, 3) za każdy przypadek skierowania do realizacji umowy osoby niezgłoszonej w trybie przewidzianym w 2 ust. 11 umowy lub niedopuszczonej do realizacji umowy przez Zamawiającego na podstawie 2 ust. 12 umowy, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 500 zł. Przedmiotowa kara liczona będzie za każdy dzień trwania nieprawidłowości oraz za każdą osobę niezależnie. 4) za każdy inny niż wskazany w pkt. 1-4 przypadek nienależytego wykonania umowy, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 500 zł, a jeżeli naruszenie będzie miało charakter ciągły kara liczona będzie za każdy dzień trwania naruszenia w wysokości 200 zł dzień. Jednorazowo z tego tytułu kara nie może być wyższa niż 10% wartości wynagrodzenia. 2. Przez wartość wynagrodzenia Strony rozumieją wartość przedmiotu umowy wskazaną w 3 ust. 2 umowy. 3. Kary umowne podlegają sumowaniu, jednak ich suma nie może przekroczyć 100% wartości wynagrodzenia. 4. Kary umowne, o których mowa w ust. 1 będą każdorazowo płatne w terminie 7 dni od daty otrzymania od Zamawiającego noty obciążeniowej na wskazany rachunek bankowy Zamawiającego. Wymagalne kary umowne Zamawiający ma prawo potrącić z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość ustalonych kar umownych, na zasadach ogólnych. 6. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy będącej następstwem działania siły wyższej. 6 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy i naliczenia kary umownej zgodnie z 5 ust. 1 pkt 1, w przypadku rażącego naruszenia warunków wykonywania przedmiotu umowy. Przy ustaleniu zaistnienia rażącego naruszenia, Zamawiający uwzględni treść Ogłoszenia (wraz z załącznikami), niniejszą umowę, złożoną ofertę oraz profesjonalny Strona 4 z 8

charakter działalności Wykonawcy. Za rażące naruszenia warunków wykonywania przedmiotu umowy Zamawiający może uznać w szczególności: 1) zniszczenie lub poważne uszkodzenie przekazanych jednostek archiwalnych; 2) niewykonywanie przedmiotu umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, trwające dłużej niż 7 dni; 3) dopuszczenie do wykonywania umowy osoby niezgłoszonej w trybie przewidzianym w 2 ust. 11 umowy lub niedopuszczonej do realizacji umowy przez Zamawiającego na podstawie 2 ust. 12 umowy; 4) opóźnienie z rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy o co najmniej 7 dni w stosunku do terminu określonego w 2 ust. 1 umowy. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy. 3. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o wystąpieniu okoliczności stanowiących podstawę odstąpienia od umowy, w formie pisemnej ze wskazaniem podstawy odstąpienia. 7 Zmiany umowy 1. Zakazuje się zmian istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy z wyłączeniem możliwości zmiany wysokości wynagrodzenia w przypadku zmiany urzędowej stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena brutto, cena netto pozostanie bez zmian. 2. Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Jeżeli w ocenie Wykonawcy lub Zamawiającego zachodzą przesłanki do zmiany Umowy, strona żądająca zobowiązana jest do przekazania drugiej stronie wniosku dotyczącego zmiany Umowy wraz z opisem zdarzenia lub okoliczności stanowiących podstawę do żądania takiej zmiany oraz propozycjami zmiany zapisów Umowy. 4. W terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 3 druga strona zobowiązana jest do pisemnego ustosunkowania się do zgłoszonego żądania zmiany Umowy. Pisemne ustosunkowanie się do zgłoszonego żądania winno zawierać uzasadnienie w przypadku odmowy dokonania zmiany. 5. W razie wątpliwości, przyjmuje się, że nie stanowią zmiany Umowy następujące zmiany: 1) danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy; 2) danych teleadresowych; 3) danych rejestrowych; 4) będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy. 8 Strona 5 z 8

Ochrona danych osobowych 1. Zamawiający, jako administrator danych osobowych w rozumieniu RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, znajdujących się w przekazywanych dokumentach. 2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych nastąpi na podstawie odrębnej umowy, której wzór stanowi załącznik nr 4 do Umowy. 3. W przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów, strony dopuszczają możliwość zawarcia nowej umowy dotyczącej przetwarzania danych osobowych. 9 Autorskie prawa majątkowe 1. Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do Utworów (w szczególności informacji okresowych oraz zbiorczego raportu końcowego o wynikach kwerendy) powstałych w związku z realizacją Umowy bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszelkich znanych w chwili zawarcia Umowy polach eksploatacji, a w szczególności: 1) w zakresie utrwalenia i zwielokrotnienia utworów wytwarzanie dowolną techniką, w tym drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, 2) w zakresie obrotu oryginałem lub egzemplarzami Utworów wprowadzenie do obrotu, użyczenia, najem oryginałów lub egzemplarzy utworów, 3) wprowadzania do obrotu nośników zapisów wszelkiego rodzaju, w tym np. CD, DVD, a także publikacji wydawniczych realizowanych na podstawie Wyników, Pracy badawczej lub z jego wykorzystaniem, 4) wszelkie rozpowszechnianie, w tym wprowadzania zapisów Utworów do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych, w tym ogólnie dostępnych w rodzaju Internet i udostępniania ich użytkownikom takich sieci, 5) przekazywania lub przesyłania zapisów utworów pomiędzy komputerami, serwerami i użytkownikami (korzystającymi), innymi odbiorcami, przy pomocy wszelkiego rodzaju środków i technik, 6) publiczne udostępnianie Utworów, zarówno odpłatne, jak i nieodpłatne, w tym w trakcie prezentacji i konferencji oraz w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym także w sieciach telekomunikacyjnych i komputerowych lub w związku ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych, w tym również - z zastosowaniem w tym celu usług interaktywnych, 7) prowadzania modyfikacji utworów w dowolnym zakresie. 2. Z chwilą przyjęcia utworu nabywca nabywa prawo własności egzemplarza utworu oraz nośników, na których utwór został utrwalony. 3. Z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych (na wszystkich wskazanych w umowie polach eksploatacji) Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Strony zgodnie Strona 6 z 8

oświadczają, że wynagrodzenie wskazane 3 ust. 2 wyczerpuje w całości należności przysługujące Wykonawcy w związku z zawarciem umowy. 4. Wykonawca niniejszym zezwala nabywcy na wykonywanie zależnych praw autorskich do Utworów oraz przenosi na nabywcę wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich. 5. Zamawiający uprawniony będzie do przeniesienia autorskich praw majątkowych na podmioty trzecie. 6. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do używania utworów na wszystkich polach eksploatacji bez wymieniania imion i nazwisk Wykonawców. 7. Przejście praw autorskich do utworów wskazanych w ust. 5 nastąpi z momentem ich przekazania Zamawiającemu. 10. Podwykonawcy (o ile dotyczy) 1. Wykonawca powierzy podwykonawcom wykonanie następującego zakresu umowy:... [firma podwykonawcy] [zakres powierzenia] 2. Zmiana podwykonawcy lub wyznaczenie podwykonawcy w przypadku złożenia w ofercie oświadczenia o wykonaniu zamówienia samodzielnie wymaga poinformowania Zamawiającego oraz przedstawienia informacji o firmie podwykonawcy i powierzonym mu zakresie umowy. 11 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Ewentualne spory jakie mogą wyniknąć z realizacji umowy, Strony poddają rozstrzygnięciu sądowi właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 3. Integralną częścią niniejszej umowy jest Ogłoszenie wraz z załącznikami oraz oferta Wykonawcy. 4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy i dwa egzemplarze dla Zamawiającego. Strona 7 z 8

P O D P I S Y WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY...... Załączniki: 1. Aktualny odpis z KRS/CEIDG oraz pełnomocnictwo; 2. Ogłoszenie wraz z załącznikami; 3. Oferta Wykonawcy wraz z Załącznikami; 4. Wzór umowy o przetwarzaniu danych osobowych Strona 8 z 8