Warszawa, 13 września 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-I.431.1.32.2018 JT Pani Barbara Wróblewska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Obrytem WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 127 ust. 1 w związku z art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1508) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543, z późn. zm.), inspektorzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadzili od 25 do 31 lipca 2018 r. kontrolę kompleksową w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Obrytem. Przedmiotem kontroli był stan zatrudnienia i kwalifikacje kadry zatrudnionej w ośrodku pomocy społecznej, kierowanie do domów pomocy społecznej i ustalanie odpłatności za pobyt w DPS, z uwzględnieniem działań podejmowanych w celu ustalenia możliwości partycypacji w kosztach pomocy osób zobowiązanych do jej udzielenia oraz zasadności przyznawania zasiłków stałych. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli, podpisanym przez Panią bez zastrzeżeń w dniu 3 września 2018 r., przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Obrytem działa w oparciu o Statut przyjęty Uchwałą Nr XXII/156/2017 roku Rady Gminy Obryte z dnia 17 lutego 2017 roku. Szczegółową organizację wewnętrzną Ośrodka oraz zakresy zadań i obowiązków kierownika i pracowników określa Regulamin Organizacyjny, nadany Zarządzeniem Nr 7/2017 kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Obrytem z dnia 15 maja 2018 r. Posiada Pani upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy, wydane przez Wójta Gminy Obryte 5 stycznia 2017 roku.
Kwalifikacje zawodowe Pani, księgowej oraz trzech pracowników socjalnych są odpowiednie do zajmowanych stanowisk pracy. Pomoc w formie zasiłku stałego otrzymuje w Gminie Obryte 39 osób. Kontroli poddano 12 spraw świadczeniobiorców. Na podstawie sprawdzonej dokumentacji stwierdzono, że ustalanie uprawnień do pomocy w formie zasiłku stałego odbywało się na wniosek strony. W każdej badanej sprawie przeprowadzano wywiad środowiskowy lub jego aktualizację. Ośrodek prowadził postępowania badające możliwość udzielanie pomocy przez osoby zobowiązane do alimentacji na rzecz świadczeniobiorców. Świadczenia przyznawano na okres obowiązywania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności bądź bezterminowo. Zasiłki stałe przyznawane były w drodze decyzji administracyjnych, wydawanych w terminach zgodnych z k.p.a. Decyzje zawierały elementy wskazane w art.107 1 i 3 k.p.a. Uzasadnienia zawierały pełną informację o danej sprawie. W decyzjach zmieniających odnoszono się do decyzji pierwotnej. Decyzje odbierane były przez świadczeniobiorców za pośrednictwem poczty z potwierdzeniem odbioru. W okresie kontrolowanym wpłynął tyko jeden wniosek o umieszczenie w Domu Pomocy Społecznej. 10 maja 2017 r. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Choroszczy, na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Pułtusku, złożył wniosek wraz z pełną dokumentacją o umieszczenie w Domu Pomocy Społecznej klienta bez jego zgody. 30 maja 2017 r. GOPS w Obrytem poinformował wnioskodawcę, że z uwagi na skomplikowany charakter sprawy wniosek zostanie rozpatrzony w terminie późniejszym. Ośrodek podjął czynności w sprawie dopiero 1 sierpnia 2017 poprzez ustalanie odpłatności za pobyt od części osób zobowiązanych. 26 stycznia 2018 r. zapadło rozstrzygnięcie i zostało wydane skierowanie do Domu Pomocy Społecznej w Obrytem. Na podstawie decyzji nr OPS 4226.1.2018. 22 lutego 2018 r. została ustalona odpłatność za pobyt w DPS - wyliczona na podstawie decyzji KRUS, która wykazuje potrącenia ze świadczenia emerytalnego. Ośrodek nie dokonał ustaleń źródła i tytułu potrąceń, mimo iż dysponował sygnaturą postępowania komorniczego, co mogło przyczynić się do wadliwego wyliczenia odpłatności. 10 czerwca 2018 r. klient zmarł, w związku z powyższym decyzją z 14 czerwca 2018 r. nr OPS 42.26.3.2018 stwierdzono wygaśnięcie decyzji zmieniającej odpłatność, a nie ustalającej odpłatność oraz decyzją OPS 42.26.2.2018 z 14 czerwca 2018 r. o wygaśnięciu decyzji kierującej do DPS.
W okresie objętym kontrolą za nieprawidłowe uznano: 1. W czasie Pani nieobecności decyzje administracyjne podpisuje wójt gminy, mimo że 4 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego wskazano, że podczas nieobecności kierownika decyzje administracyjne w sprawach indywidualnych wydaje osoba przez niego wskazana, na podstawie upoważnienia wydanego przez wójta. 2. Ośrodek zatrudnia 3 pracowników socjalnych. W dokumentacji jednego z pracowników znajduje się aneks do zakresu czynności, ograniczający zadania z zakresu pracy socjalnej do 1/2 etatu. Jest to niezgodne z art.110 ust 12 ustawy, który stanowi, że ośrodek pomocy społecznej zatrudnia w pełnym wymiarze czasu pracy nie mniej niż trzech pracowników socjalnych. 3. Praca socjalna nie była udokumentowana w wywiadach środowiskowych lub ich aktualizacjach. Brakuje zapisów o zaplanowanych działaniach wobec rodziny. Kierunkach pracy z klientem i jego rodziną. W aktualizacjach brak zapisów o efektach podejmowanych działań, wyznaczenia nowych przedsięwzięć. 4. W pięciu sprawach stwierdzono brak aktualizacji wywiadu u osób przebywających w Domu Pomocy Społecznej w Obrytem lub w innym ośrodku poza terenem gminy, co narusza zapis art. 107 ust. 4. ustawy o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. 5. W 8 przypadkach aktach spraw w stwierdzono brak oświadczeń majątkowych i oświadczenia określonego w art.8 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej. Natomiast w 2. sprawach w dokumentacji klienta znajdowały się oświadczenia majątkowe, ale zabrakło oświadczeń o dochodach. 6. W dwóch sprawach zakończonych decyzją OPS.4200.19.1.2018 oraz OPS.4200.18.1.2016 przy ustalaniu okresu świadczenia naruszono zapis art. 106 ust.3 ustawy o pomocy społecznej nie przyznając świadczenia od początku miesiąca, w którym został złożony wniosek. 7. W jednej sprawie nie zastosowano się do zapisu art. 106 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej, wadliwie stosując zapis art. 163 k.p.a. zawieszając realizację świadczenia. Z regulacji zawartej w art. 106 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej wynika, że w razie wystąpienia zmiany sytuacji dochodowej lub osobistej strony Ośrodek jest zobowiązany do zmiany lub uchylenia decyzji administracyjnej o przyznaniu świadczenia. Zgodnie z art. 163 k.p.a. organ administracji publicznej może uchylić lub zmienić decyzję, na mocy której strona nabyła prawo, także w innych przypadkach oraz na innych zasadach niż określone w niniejszym rozdziale, o ile przewidują to przepisy szczególne. W ustawie o pomocy społecznej występuje przepis szczególny umożliwiający zawieszenie prawa do świadczeń z pomocy społecznej w jednym przypadku (art. 13 ust. 2), osobie tymczasowo aresztowanej.
8. Przy ustalaniu ponownych uprawnień do zasiłku stałego w jednym przypadku nie zastosowano zapisu art. 106 ust. 7 ustawy o pomocy społecznej. Jeżeli postępowanie w sprawie ustalenia stopnia niepełnosprawności toczy się równocześnie z postępowaniem w sprawie przyznania zasiłku stałego, przy jednoczesnym spełnieniu pozostałych przesłanek do przyznania zasiłku, należy zawiesić postępowanie w sprawie zasiłku zgodnie z art. 106 ust. 7 pkt 1 ustawy. Na czas zawieszonego postępowania przyznaje się z urzędu zasiłek okresowy w wysokości i na zasadach określonych w art. 38. 9. W jednym przypadku zawiadomienie o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy nie spełnia wymogów formalnych określonych w art. 36 k.p.a. (brak określenia terminu załatwienia sprawy, brak uzasadnienia skomplikowanego charakteru sprawy oraz brak upoważnienia pracownika do zawiadamiania o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy). 10. W przypadku jednej sprawy od 10 maja do 1 sierpnia 2017 r. Ośrodek nie podejmował żadnych działań związanych z umieszczeniem klienta w Domu Pomocy Społecznej. 11. Odpłatność za pobyt w DPS została wyliczona na podstawie decyzji KRUS, która wykazuje potrącenia ze świadczenia emerytalnego. Ośrodek nie dokonał ustaleń źródła i tytułu potrąceń, mimo iż dysponował sygnaturą postępowania komorniczego, co mogło przyczynić się do wadliwego wyliczenia odpłatności. 12. Nie wyeliminowano z obrotu prawnego decyzji ustalającej odpłatność za pobyt w Domu Pomocy Społecznej w Obrytem. Za stwierdzone nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Pani, jako kierownik jednostki kontrolowanej oraz pracownicy realizujący kontrolowane zadania. W celu usunięcia nieprawidłowości zwracam się do Pani Kierownik o realizację następujących zaleceń pokontrolnych: 1. Zapewnić prawidłową organizację pracy Ośrodka poprzez zatrudnienie pracowników socjalnych zgodnie z normami określonymi w art. 110 ust. 11 i ust. 12 ustawy o pomocy społecznej, czyli 3 pracowników socjalnych w pełnym wymiarze czasu pracy. 2. Zwiększyć nadzór nad dokumentowaniem prowadzonej pracy socjalnej, która jest jednym z podstawowych obowiązków pracownika socjalnego art. 119 ust. 1 pkt 1 ustawy o pomocy społecznej. 3. Przeprowadzać aktualizacje wywiadów środowiskowych zgodnie z art. 107 ust. 4. ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej.
4. Zgodnie z zapisami art. 107 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej pobierać od klientów oświadczenia o dochodach i stanie majątkowym. 5. Ustalać prawo do zasiłku stałego zgodnie z zapisami art. 106 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej, czyli świadczenie przyznawać i wypłacać za okres miesiąca, począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek oraz podjąć działania zmierzające do zmiany orzeczenia decyzji ostatecznej nr OPS.4200.19.1.2018 z dnia 22.01.2018 r. 6. Przy zmianie lub uchylaniu decyzji w przypadku zmiany sytuacji dochodowej lub osobistej strony prawidłowo stosować zapisy art. 106 ust. 5. ustawy o pomocy społecznej oraz art. 163 k.p.a. 7. Przy ubieganiu się klienta ponownie o zasiłek stały stosować zapisy art. 106 ust. 7 ustawy o pomocy społecznej. 8. Zawiadamiając o niezałatwieniu sprawy w terminie stosować art. 36 1 i 2 k.p.a. 9. Załatwiać wszystkie sprawy bez zbędne zwłoki, zgodnie z art. 35 k.p.a. 10. Wyliczając odpłatność za pobyt w DPS brać pod uwagę wszystkie dochody oraz obciążenia klienta, wynikające z zapisów art.8 ust. 3 i 4. 11. Wyeliminować z obrotu prawnego decyzję ustalającą odpłatność za pobyt w DPS w przypadku Pana SJ. Ponadto proszę rozważyć możliwość wystąpienia do wójta o upoważnienie pracownika Ośrodka, do podpisywania decyzji z zakresu pomocy społecznej i zatwierdzania planów pomocy rodzinie. Proszę także o uaktualnienie zakresów czynności pracowników socjalnych. Jednocześnie zobowiązuję Panią Kierownik do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zalecenia pokontrolnego lub przyczynach jego niewykonania. Na podstawie art. 130 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1508) kto nie realizuje zaleceń pokontrolnych podlega karze pieniężnej w wysokości od 200 do 6000 zł. Pouczenie: Zgodnie z art. 128 ust. 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1508.) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń
pokontrolnych zgłosić do nich zastrzeżenia do Wojewody Mazowieckiego za pośrednictwem Wydziału Polityki Społecznej. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń należy w terminie 30 dni powiadomić o sposobie realizacji zaleceń Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Anna Olszewska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Jan Mroczkowski, Wójt Gminy Obryte