Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Uniwersytecki Szpital Kliniczny im. Wojskowej Akademii Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi Centralny Szpital Weteranów Dział Zamówień Publicznych Łódź, dn. 2014-02-13 WYKONAWCY UCZESTNICZĄCY W POSTĘPOWANIU dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Przeglądy oraz naprawy aparatury medycznej dla USK im. WAM-CSW w Łodzi, opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 36098-2014 w dniu 2014-01-31. Nr sprawy: PN/43/ZP/U/2014 Wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nr 1 W związku ze zgłoszonymi na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 poz. 907 tekst jednolity wraz z późn. zm.) pytaniami dotyczącymi Specyfikacji istotnych warunków zamówienia Zamawiający wyjaśnia co następuje: 1. Dotyczy Pakietu 3 Czy Zamawiający w punkcie F poz. 1 Pakiecie 3 pod pojęciem usługa serwisowa ma na myśli roboczogodziny napraw nie ujętych w punkcie B,C,D,E? Odp. Formularz asortymentowo-cenowy Pakiet 3 zawiera części A, B, C, D, E, odpowiadające urządzeniom medycznym przeznaczonym do naprawy, w których należy uwzględnić materiały przeznaczone do wymiany bądź użyte do naprawy, ich ilość i wartość oraz część F, w której należy uwzględnić koszty łączne usługi serwisowej wykonanej dla wszystkich urządzeń przeznaczonych do naprawy w tym pakiecie oraz koszt łączny dojazdu celem wykonania naprawy bądź koszt łączny przejęcia sprzętu do naprawy (przesyłka, odbiór osobisty itp.) i zwrotu do Zamawiającego. 2. Zwracamy się z prośbą o zmodyfikowanie formularza cenowego o naprawy pomp infuzyjnych Perfusor Space o numerach seryjnych 106863, 106721,88686 na łączną kwotę brutto 3442,01 zł oraz piły do cięcia mostka GB097R S/N 2311 na kwotę brutto 1277,45 zł.. 3. Dotyczy warunków realizacji usługi wykonania przeglądów technicznych i napraw aparatury medycznej dla pakietu nr: 10. W dniu 19 września 2011r. weszły w życie przepisy nowej ustawy o wyrobach medycznych (Dz. U. nr 107, poz. 679 z dnia 17 czerwca 2010r.), zwanej w dalszej części ustawą w przedmiocie używania i utrzymywania wyrobów. Wprowadza ona istotne zmiany dotyczące m.in. zasad serwisowania wyrobów medycznych będących na wyposażeniu zakładów opieki zdrowotnej. Wierzymy, iż poniższa informacja umożliwi dostosowanie funkcjonujących w Państwa palcówce rozwiązań do obowiązującego w tym zakresie prawa i wykluczy wszelkie ewentualne sankcje przy realizacji kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia. Nowo wprowadzone przepisy w art. 90 ustawy upoważniają do wykonywania działań serwisowych wyłącznie podmioty wskazane przez wytwórcę wyrobu lub autoryzowanego przedstawiciela. Szczegółowe wymagania dla podmiotów ubiegających się o autoryzację określa każdorazowo wytwórca. Już w momencie dostarczenia wyrobu do świadczeniodawcy, musi zostać określona lista podmiotów upoważnionych do wykonywania działań serwisowych. Obecnie podmiot wprowadzający dany wyrób na rynek polski ma obowiązek w instrukcji używania określić działania, które mogą być wykonywane samodzielnie przez użytkownika. Nie bez znaczenia jest fakt, iż w ustawie przewidziano okres dostosowawczy dla nowych rozwiązań ustawowych. Wyroby medyczne powinny zostać objęte autoryzowanym serwisem od dnia 19 września 2011 r. Dotyczy to także wyposażenia już funkcjonującego w zakładach opieki zdrowotnej. Ustawa nałożyła na świadczeniodawców szczegółowy obowiązek dokumentowania przeprowadzonych działań w tym zakresie. Dokumentacja ta musi, poza szczegółowym opisem działań, zawierać dodatkowo datę danego działania oraz nazwę podmiotu, który ją przeprowadził. Do najistotniejszych zmian w nowej ustawie w zakresie działań serwisowych należą: Działania serwisowe wykonywane przez podmioty nieupoważnione przez wytwórcę wyrobu lub autoryzowanego przedstawiciela nie będą wywoływać skutków prawnych i w świetle obowiązującego prawa są niedozwolone. Procedury przetargowe winny być odpowiednio przygotowywane a dokumentacja dostosowana do wprowadzonych rozwiązań ustawowych. Działania serwisowe wykonywane przez podmioty nieupoważnione będą skutkowały utratą gwarancji a w konsekwencji mogą także przyczynić się do nałożenia sankcji ze strony NFZ. str. 1/5
Świadczeniodawcy już w chwili obecnej muszą posiadać pełną dokumentację wykonywanych działań serwisowych (art. 90 ust. 6-8 ustawy). W praktyce dla użytkowników oznacza to, że jedynym autoryzowanym przedstawicielem producenta posiadającym uprawnienia do wykonywania przeglądów i napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych jest Wykonawca, wskazany przez wytwórcę lub autoryzowanego przedstawiciela wytwórcy, co jest potwierdzone stosownym dokumentem (upoważnienie/ autoryzacja). Przestrzegamy, że niefachowy przegląd czy naprawa może przynieść nieodwracalne negatywne skutki dla Państwa jednostki oraz pacjentów z zagrożeniem życia i zdrowia włącznie. Coraz częściej spotykamy się z sytuacją, że do postępowań przetargowych na serwis sprzętu wprowadzonego na rynek przez naszą Spółkę, przystępują firmy nie posiadające żadnych uprawnień. Firmy te przedkładają do ofert różne dokumenty, które: Mają potwierdzić uprawnienia do serwisowania i napraw a w rzeczywistości takich uprawnień nie potwierdzają nie są certyfikatami z odbycia szkolenia technicznego, lecz potwierdzeniem zatrudnienia i przebiegu kariery zawodowej w określonej firmie Nie potwierdzają zdobycia uprawnień serwisowych dla sprzętu aktualnie produkowanego i sprzedawanego, lecz są potwierdzeniem uczestnictwa w podstawowym szkoleniu dotyczącym obsługi i funkcjonowania przestarzałego sprzętu (wersje oprogramowania, typ sprzętu), który wyszedł już z eksploatacji. Nie są w stanie potwierdzić doświadczenia w serwisowaniu sprzętu dla spełnienia podstawowych warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługi serwisowe. Podmioty te nie mają należytej i co najistotniejsze wymaganej przepisami prawa wiedzy, doświadczenia i zdolności do wykonywani usług serwisowych dla sprzętu sprzedawanego i serwisowanego przez naszą Spółkę, co w konsekwencji m.in. skutkuje zawieraniem umów z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. Firmy te nie mają również dostępu do najnowszych wersji oprogramowania, rozwiązań technicznych i oryginalnych części zamiennych. Przestrzegamy, że niefachowy przegląd czy naprawa może przynieść nieodwracalne negatywne skutki dla Państwa jednostki w szczególności: Może skutkować takim uszkodzeniem urządzenia, że późniejsza naprawa przez autoryzowany serwis może być bardzo kosztowna lub nieopłacalna, Grozi poważnymi konsekwencjami związanymi z nieprawidłowym działaniem, mogącym prowadzić do stworzenia zagrożenia dla zdrowia i życia pacjenta jak i personelu szpitala. W takich przypadkach pełną odpowiedzialność za zaistniała sytuację ponosi kierownictwo placówki medycznej. Autoryzacja producenta gwarantuje profesjonalny i atrakcyjny cenowo serwis sprzętu, zmniejszenie awaryjności, zwiększenie wydajności oraz wysokie bezpieczeństwo Państwa personelu i pacjentów. Gwarantujemy: Profesjonalne zaplecze techniczne i magazynowe. Specjalistyczny sprzęt kontrolno-pomiarowy z ważnymi certyfikatami legalizacji. Dostęp do najnowszych, oryginalnych części zamiennych i akcesoriów. Personel serwisowy stale szkolony w zakresie najnowszych rozwiązań, modyfikacji, unowocześnień i zmian oprogramowania/ podzespołów, co jest potwierdzone przez producenta w autoryzacji Liczymy, że powyższa informacja przyczyni się do dostosowania istniejącego w Państwa placówce serwisu do obowiązującego w tym zakresie prawa, czego efektem będzie bezpieczeństwo zarówno pacjentów jak i personelu w Państwa placówce. A. Czy mając na uwadze powyższe zapisy oraz zachowanie procedur opisanych w dokumentach dołączonych do dostarczonego sprzętu Zamawiający wymaga, aby każdy z potencjalnych Wykonawców posiadał (na dzień składania ofert) ważny dokument, wystawiony przez wytwórcę danego wyrobu lub autoryzowanego przedstawiciela wytwórcy, upoważniający go do świadczenia usług serwisowych objętych przedmiotem zamówienia (pakiet 10)? B. Czy Zamawiający wymaga, aby do oferty przetargowej dołączono, potwierdzony za zgodność z oryginałem, dokument wystawiony przez wytwórcę danego wyrobu lub autoryzowanego przedstawiciela wytwórcy, upoważniający go do świadczenia usług serwisowych objętych przedmiotem zamówienia (pakiet 10)? 4. Dotyczy: uszczegółowienia opisu przedmiotu zamówienia w zakresie pakietu nr 10: Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do wykonania usługi będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i należytą starannością oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. W tym celu w SIWZ w dziale II.I. Zamawiający wymienia katalog czynności jakie w ramach "przeglądu technicznego" zobowiązany jest Wykonać potencjalny Wykonawca w katalogu tych czynności brak informacji na temat wymiany materiałów eksploatacyjnych. Zgodnie z procedurą serwisową producenta w trakcie okresowego przeglądu technicznego autoryzowany serwis producenta zobowiązany jest do wymiany rocznych zestawów serwisowych w skład, których wchodzi: roczny zestaw do aparatu do znieczulania ogólnego, roczny zestaw do respiratora, roczny zestaw do obiegu okrężnego. Do wymiany opcjonalnie czujnik tlenu (według stanu zużycia). Mając na uwadze powyższe zwracamy się z prośbą o dopisanie tego wymogu do opisu przedmiotu zamówienia w części dotyczącej pakietu nr 10. 5. Dotyczy uszczegółowienia opisu przedmiotu zamówienia w zakresie pakietu nr 10: Aparat do znieczulania ogólnego Penlon o numerze seryjnym 110832 został przez Zamawiającego zakupiony wraz z parownikiem Penlon Sigma Delta o numerze seryjnym: D12080223, monitorem pomiaru zwiotczenia mięśni EZStimmII str. 2/5
o numerze seryjnym: 012540008 oraz monitorem aepex o numerze seryjnym: 179. Wskazane urządzenia w dniu dostawy były na wyposażeniu aparatu. Prosimy o doprecyzowanie czy w skład przeglądu w zakresie pakietu nr 10 mają wchodzić również czynności przeglądowe w/w urządzeń będących na wyposażeniu aparatu? Sprzęt został zakupiony przez Zamawiającego na podstawie umowy o nr: 33/ZP/D/2009 z dnia 04-03-2009 roku. 6. Dotyczy części III pkt.1 SIWZ: Ze względu na specyfikę naprawy przedmiotu zamówienia wymienionego w zakresie wymienionego w Pakiecie 2 opisanym w Załączniku nr 1 do SIWZ nie ma możliwości wykonania naprawy w kompleksie szpitalnym USK im. WAM w Łodzi. W związku z powyższym prosimy o wyrażenie zgody na wykonanie naprawy przedmiotu zamówienia w Europejskim Centrum Serwisowym. Koszty przesyłki w obie strony pokrywa Wykonawca. Odp. Zamawiający przewidział taką ewentualność w Formularzu asortymentowo-cenowym Pakiet 2 część C pkt. 3 koszt przejęcia sprzętu do naprawy (przesyłka, odbiór osobisty itp.) i zwrotu do Zamawiającego 7. Dotyczy części V pkt.1.2 SIWZ: Ze względu na rozbudowaną strukturę i organizację nie jest możliwe dostarczenie Państwu dokumentacji dotyczącej certyfikatów szkoleń wszystkich pracowników w obrębie całej organizacji europejskiej, którzy potencjalnie mogą brać udział w wykonywaniu dla Państwa usługi serwisowej oraz wskazanie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Szkolenia osób odpowiedzialnych za wykonywanie usług serwisowych są nadzorowane i stosowna dokumentacja wewnętrzna jest prowadzona zgodnie z procedurami opracowanymi w oparciu o normę ISO 9001:2008. Czy ze względu na ten fakt Zamawiający wyraża zgodę, aby Wykonawca wykonujący naprawę urządzeń wymienionych w pakiecie 2 przedstawił certyfikat uprawniający serwis do wykonywania czynności serwisowych wydany przez producenta sprzętu oraz w Załączniku nr 6 do SIWZ wykazał serwis europejski, który wykonywał będzie naprawę oraz osobę, która będzie odpowiedzialna za koordynację działań serwisowych? 8. Dotyczy IV pkt.2 SIWZ oraz części V SIWZ: Czy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dołączył do oferty referencje potwierdzające, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert Wykonawca wykonał/wykonuje należycie co najmniej dwie usługi polegające na serwisowaniu aparatury medycznej wymienionej w pakiecie 2 Załącznika nr 1 do SIWZ? Jeśli tak, prosimy o wprowadzenie odpowiedniego zapisu w SIWZ oraz w części V SIWZ Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Odp. Zamawiający spełnienie warunku określonego w art. 22 ust. 1, pkt. 2 upzp - posiadania wiedzy i doświadczenia zawarł w Oświadczeniu o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 do SIWZ. 9. Dotyczy Załącznika Nr 1 SIWZ: Ze względu na specyfikę wyceny naprawy przedmiotu zamówienia wymienionego w Pakiecie 2, opartą na wzajemnej kombinacji operacji technologicznych wykonywanych w trakcie naprawy nie ma możliwości wycenienia poszczególnych elementów składowych naprawy. Czy zamawiający dopuszcza dla pakietu 2 Załącznika nr 1 do SIWZ przedstawienie łącznej ceny naprawy w zakresie opisanym w formularzu asortymentowo-cenowym? 10. Dotyczy pkt. 1.3 wzoru umowy załączonego do SIWZ: Czy Zamawiający wymaga, aby naprawa przedmiotu zamówienia była wykonana z użyciem nowych i oryginalnych części zamiennych? Jeśli tak, prosimy o wprowadzenie odpowiedniego zapisu do SIWZ. 11. Dotyczy Załącznika Nr 1 do SIWZ, Pakiet 2: Czy w przypadku konieczności zwiększenia zakresu naprawy endoskopów z pakietu 2 Zamawiający dopuszcza odstąpienie od zawartej umowy i ewentualne zawarcie nowej umowy oraz nie obciąży Wykonawcy karą umowną z powodu odstąpienia od wykonania umowy przez Wykonawcę z ww. powodu? Odp. Nie, zgodnie z SIWZ. 12. Dotyczy części III pkt. 2 SIWZ oraz do pkt. 1.3.4.2. wzoru umowy załączonego do SIWZ: Czy ze względu na specyfikę naprawy przedmiotów zamówienia wymienionego w Pakiecie 2 Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę terminu wykonania naprawy z 7 dni na 14 dni roboczych licząc od daty wpłynięcia podpisanej umowy do siedziby Wykonawcy. 13. Dotyczy pkt. 2 wzoru umowy załączonego do SIWZ: Czy ze względu na specyfikę naprawy przedmiotu zamówienia wymienionego w pakiecie 2 Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę terminu rozpatrzenia reklamacji z 7 dni na 14 dni roboczych licząc od daty powiadomienia Zamawiającego? 14. Dotyczy pkt. 3 wzoru umowy załączonej do SIWZ: Czy Zamawiający dopuszcza przedłużenie terminu naprawy gwarancyjnej z 7 dni do 14 dni roboczych ze względu na specyfikę naprawy przedmiotu zamówienia? str. 3/5
MODYFIKACJA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NR 1 1. Na podstawie art. 38 ust. 4 i 4a ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 907 tekst jednolity wraz z późn. zm.) w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wprowadza się następujące zmiany: 1.1. Zamawiający modyfikuje przedmiot zamówienia określony w Formularzu asortymentowo-cenowym Pakiet 1, 5, 9, i 10 poprzez jego usunięcie. oraz stosowne zapisy we Wzorze umowy w Formularzu oferty, w SIWZ oraz w Załączniku nr 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 1.2. Zamawiający modyfikuje zapis określony w Formularzu asortymentowo-cenowym Pakiet 3 kol. b, pkt. A, poz. 1, który uzyskuje brzmienie : Materiały / Wypełnia Wykonawca /** 1.3. Zamawiający modyfikuje przedmiot zamówienia określony w Formularzu asortymentowo-cenowym Pakiet 3 poprzez rozszerzenie przedmiotu zamówienia o dodatkowe urządzenia przeznaczone do naprawy ujęte w nowych pozycjach F), G), H), I). 1.4. Zamawiający modyfikuje przedmiot zamówienia określony w Formularzu asortymentowo-cenowym poprzez rozszerzenie przedmiotu zamówienia o dodatkowe urządzenia przeznaczone do naprawy/przeglądu technicznego ujęte w nowych Pakietach 13, 14, 15 oraz stosowne zapisy we Wzorze umowy w Formularzu oferty, w SIWZ oraz w Załączniku nr 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 1.5. Zamawiający modyfikuje zapis w SIWZ Część V- Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu pkt.1, ppkt. 1.2., który uzyskuje brzmienie: wykaz osób /przynajmniej jedna/, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, kontroli jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacja o podstawie do dysponowania tymi osobami / nie dotyczy Wykonawcy Pakietu 2 / 1.6. Zamawiający modyfikuje strukturę Formularza asortymentowo-cenowego Pakiet 2 poprzez ujednolicenie ceny za naprawę poszczególnych urządzeń. 1.7. Zamawiający modyfikuje zapis w SIWZ Część II.III. Warunki realizacji usługi wykonania przeglądów technicznych i napraw aparatury Medycznej pkt. 3, który uzyskuje brzmienie: Zamawiający wymaga na wykonaną usługę naprawy min. 3 miesiące a na wymienione części minimum 6 miesięcy gwarancji od daty odbioru wykonanej usługi naprawy przez Zamawiającego, potwierdzonej protokołem odbioru podpisanym przez strony bez zastrzeżeń. Od wykonawcy Pakietu 2 Zamawiający wymaga użycia do naprawy części zamiennych nowych i oryginalnych. Zamawiający modyfikuje zapis w SIWZ Wzór umowy 1 ust. 1 pkt. 1.2., oraz zapis w Formularzu oferty Część II.II., który uzyskuje brzmienie: Należy wykonać naprawę aparatury medycznej określonej w Formularzu asortymentowo-cenowym. Od Wykonawcy Pakietu 2 Zamawiający wymaga użycia do naprawy części zamiennych nowych i oryginalnych. 1.8. Zamawiający modyfikuje zapis w SIWZ Część III. Miejsce i termin wykonania umowy pkt. 2, ppkt. 2.2. który uzyskuje brzmienie: dla usługi naprawa do 14 dni roboczych /pn-pt/dla Wykonawcy Pakietu 2 i do 7 dni roboczych /pn-pt/ dla Wykonawców pozostałych Pakietów- od dnia zawarcia umowy. oraz analogiczne zapisy we Wzorze umowy i Formularzu oferty. 1.9. Zamawiający modyfikuje zapis w SIWZ Wzór umowy 1 ust. 1 pkt. 1.3.4. ppkt. 1.3.4.2. oraz 2 ust. 2 i 3, które uzyskują brzmienie: 1.3.4.1. dla usługi Naprawa do 14 dni roboczych /pn-pt/dla Wykonawcy Pakietu 2 i do 7 dni roboczych /pnpt/ dla Wykonawców pozostałych Pakietów- od dnia zawarcia umowy.* 2. W przypadku stwierdzenia wad jakościowych Wykonawca rozpatrzy reklamację w ciągu... dni/ do 14 dni roboczych /pn-pt/dla Wykonawcy Pakietu 2 i do 7 dni roboczych /pn-pt/ dla Wykonawców pozostałych Pakietówod powiadomienia przez Zamawiającego. 3. W przypadku stwierdzenia wad jakościowych Wykonawca usunie usterki w terminie... dni/ / do 14 dni roboczych /pn-pt/dla Wykonawcy Pakietu 2 i do 7 dni roboczych /pn-pt/ dla Wykonawców pozostałych Pakietów, licząc od dnia rozpatrzenia reklamacji. oraz analogiczne zapisy w Formularzu oferty 2. Zamawiający modyfikuje zapis w SIWZ Część XI. Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert pkt. 3 i 4 poprzez określenie nowego terminu składania i otwarcia ofert. str. 4/5
3. Na podstawie art. 12a Prawa zamówień publicznych przedłuża się termin składania ofert w celu umożliwienia wykonawcom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych uzupełnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Nowym terminem składania ofert jest 2014-02-19, godzina 10 00, nowym terminem otwarcia ofert jest ten sam dzień co dzień składania ofert, godzina 12 00 natomiast miejsce składania i otwarcia ofert nie ulega zmianie i jest nim siedziba Zamawiającego: SP ZOZ Uniwersytecki Szpital Kliniczny im. Wojskowej Akademii Medycznej- CSW Uniwersytetu Medycznego w Łodzi; Centralny Szpital Weteranów; 90-549 Łódź; ul. Żeromskiego 113 Kancelaria Ogólna. Nowym terminem związania ofertą jest 2014-03-20. 4. Modyfikacja zostanie doręczona niezwłocznie Wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz udostępniona na stronie internetowej. Modyfikacja zostanie dołączona do specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będzie stanowić jej integralną część.. Z poważaniem KIEROWNIK DZIAŁU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH mgr Wojciech Zwoliński str. 5/5