Przedstawiona poniżej Karta Podmiotu stanowi zbiór propozycji, które zostały wypracowane w czasie konsultacji oraz zmodyfikowane przez PARP w czasie przygotowania zbiorczego dokumentu. Te ostatnie mają przede wszystkim charakter uszczegóławiający lub wyjaśniający. KARTA PODMIOTU Informacja wstępna: 1) Karta Podmiotu składa się z trzech części: I. metryczka, II. kryteria podmiotowe, III. kryteria wiarygodności. 2) Do rejestru usług rozwojowych (dalej: rejestr) może się wpisać każdy Podmiot, który wypełni metryczkę (I cześć Karty Podmiotu) oraz zadeklaruje spełnienie kryteriów podmiotowych (II część Karty Podmiotu). Komentarz: A co jeśli podmiot jest nowo powstałą firmą założoną przez doświadczonych trenerów i nie ma jako podmiot doświadczenia 3 lat mimo, że każda osoba z jej kadry ma takie doświadczenie? czy wtedy taka firma nie może się wpisać do rejestru? czy w deklaracji doświadczenia wystarczy, że wpisze doświadczenie kadry? Odpowiedź: Do rejestru może wpisać się każdy podmiot, który posiada co najmniej 1 rok (12 miesięcy) doświadczenia na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych, ale wówczas będzie on mógł realizować jedynie usługi komercyjne. W przypadku podmiotów, które będą chciały realizować usługi skierowane do przedsiębiorców i ich pracowników dofinansowywane ze środków EFS ww. doświadczenie musi wynosić co najmniej 3 lata (36 miesięcy). Jednocześnie informujemy, że w przypadku nowopowstałych podmiotów w formie spółki cywilnej uznawane jest doświadczenie osób fizycznych tworzących tą spółkę. 1
3) W przypadku gdy Podmiot zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych, skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będę finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 wówczas jest zobowiązany do zadeklarowania spełnienia kryteriów wiarygodności (III część Karty Podmiotu). Komentarz : A jeśli na razie podmiot nie spełnia kryteriów wiarygodności, a z powodzeniem cały czas realizuje projekty EFS jednak nie o takich wartościach jak napisane w kryteriach? 55 punktów w III części to bardzo dużo dla mniejszych firm. Odpowiedź: Podmiot, który zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych skierowanych do przedsiębiorców i ich pracowników, które będą finansowane ze środków EFS, będzie musiał uzyskać wpis do rejestru, czyli min. będzie musiał spełniać kryteria wiarygodności. Karta Podmiotu ( w tym jej III część kryteria wiarygodności) nie jest jeszcze ostateczna i w toku prac nad nią wymagania w niej określone mogą uleć zmianie. 4) Informacje podane przez Podmiot w metryczce oraz oświadczenia złożone w kryteriach podmiotowych będę podlegały aktualizacji przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi). Komentarz: Nie jest jasne, co to znaczy, że będą podlegały aktualizacji przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru. Czy to znaczy, że będzie można dobrowolnie - je aktualizować, czy że będzie obowiązek ich aktualizacji przy każdym wpisie usługi rozwojowej do rejestru. To bardzo ważne, gdyż aktualizacja oświadczeń złożonych w kryteriach podmiotowych, wg aktualnej propozycji Karty Podmiotu wymaga składania dodatkowych dokumentów, np. zaświadczenia z KRK, ZUS, US, etc. Jeśli takie dokumenty byłyby obowiązkowe do aktualizacji przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru to mamy mega biurokrację. Proponuję, aby aktualizacja przy wpisie każdej usługi do rejestru była możliwa do zrobienia (technicznie), ale niewymagana czy obowiązkowa (głównie ze względu na wymagane dokumenty). Ponadto w przypadku dużych firm, które wpisywać mogą po kilkadziesiąt razy w miesiącu, wymóg każdorazowej aktualizacji to de facto wymóg 2-3 dodatkowych etatów System powinien mieć możliwość rejestrowania daty wprowadzenia zmiany, wtedy Zespół Weryfikujący będzie mógł to skontrolować Odpowiedź: Zapis w Karcie Podmiotu powinien brzmieć: Podmiot przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi) będzie zobowiązany do potwierdzenia, że informacje przez niego oświadczone w metryczce i kryteriach podmiotowych są aktualne na dzień wpisu tej usługi do rejestru. Jeżeli Podmiot będzie wpisywał kilka usług rozwojowych dziennie ww. oświadczenie składa tylko przy wpisie pierwszej usług danego dnia. 2
5) Podmiot będzie zobowiązany do aktualizacji złożonego w Karcie Podmiotu oświadczenia w stosunku do kryteriów wiarygodności co 6 miesięcy, licząc od dnia wpisu do rejestru. Jednocześnie przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi) Podmiot będzie zobowiązany do potwierdzenia, że na dzień zgłoszenia usługi do rejestru spełnia minimalne wymagania określone w kryteriach wiarygodności. Komentarz: W punkcie 5 mowa jest o obowiązku oświadczenia w stosunku do kryteriów wiarygodności (co 6 miesięcy). Gdzie jest w dokumencie określone, jaki jest wymagany czas uaktualniania metryczki i Karty Podmiotu? Odpowiedź: W Karcie Podmiotu został doprecyzowany termin na uaktualnianie informacji w metryczce. 6) Jeżeli Podmiot wpisany do rejestru przestał spełniać którekolwiek z kryteriów warunkujących wpis do rejestru, określonych w Karcie Podmiotu, jest zobowiązany do poinformowania Administratora rejestru w celu zmiany statusu Podmiotu w rejestrze. Informacja taka powinna być zamieszczona także na etapie wpisywania usługi do rejestru. 7) Jeżeli informacje podane przez Podmiot w metryczce (część I Karty Podmiotu) uległy zmianie, Podmiot wpisany do rejestru jest zobowiązany do aktualizacji tych informacji w terminie maksymalnie 7 dni kalendarzowych od zaistnienia zmiany. 8) Klienci korzystający z rejestru usług rozwojowych będą widzieli jedynie informacje podane przez Podmiot w metryczce. 9) W przypadku, gdy Podmiot zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 wówczas informacje podane przez Podmiot w Karcie Podmiotu (kryteria podmiotowe, kryteria wiarygodności) mogą podlegać weryfikacji. Weryfikacja jest przeprowadzana przez Administratora rejestru i/lub instytucję/firmę upoważnioną przez Administratora rejestru. Weryfikacja prawdziwości złożonych przez Podmiot oświadczeń w Karcie Podmiotu jest przeprowadzana po dokonaniu wpisu do rejestru. - Jeżeli w wyniku weryfikacji Zespół Weryfikujący stwierdzi uchybienia wówczas Podmiot zostanie zobowiązany do ustosunkowania się do wyników weryfikacji i dokonania korekt w określonym terminie. Do czasu wdrożenia przez Podmiot zaleceń Zespołu Weryfikującego i ich akceptacji, Podmiot będzie posiadał status zawieszonego w rejestrze, co oznacza, że nie będzie mógł wpisywać nowych usług rozwojowych. - Jeżeli w wyniku weryfikacji Zespół Weryfikujący stwierdzi wystąpienie nieprawidłowości wówczas Podmiot zostanie usunięty z rejestru na okres 3 lat kalendarzowych. 3
Podmiotowi będzie przysługiwało prawo odwołania się od decyzji Zespołu Weryfikującego. Komentarz 1: Brakuje określenia terminu, w którym Zespół Weryfikujący jest zobowiązany do rozpatrzenia dokonanych korekt i odwieszenia podmiotu w rejestrze. Proponuję, aby akceptacja dokonania korekt i wdrożenia zaleceń przez Zespół Weryfikujący następowała w ciągu 7 dni od daty dokonania korekt i wdrożenia zaleceń przez Podmiot. Odpowiedź: Element ten zostanie doprecyzowany w osobnym dokumencie opracowanym przez PARP. Komentarz 2: Czy intencją jest rzeczywiście usunięcie z rejestru, raczej chodzi o wykluczenie z możliwości realizacji usług rozwojowych EFS, czyli jest się w rejestrze, ale nie ma możliwości realizacji usług rozwojowych ze środków EFS. To duża różnica i nie mam jasności czy celowo kara ma być tak surowa, czy to nieprawidłowo zapisane intencje? Odpowiedź: Intencją Administratora rejestru jest, aby Podmiot u którego Zespół Weryfikujący stwierdził nieprawidłowość został usunięty z rejestru, co oznacza wykluczenie z możliwości realizacji usług rozwojowych EFS. Komentarz 3: Potrzeba doprecyzowania jakie nieprawidłowości i z której części karty podmiotu powodują usunięcie z rejestru. Odpowiedź: Element ten zostanie doprecyzowany w osobnym dokumencie opracowanym przez PARP. Komentarz 4: Proponujemy, aby w zależności od nieprawidłowości, okres wykluczenia z możliwości świadczenia usług ze środków EFS wynosił od 1 roku do 3 lat. Powinien być przedział (jak to zwykle w karach i wyrokach bywa), bo skala i siła nieprawidłowości może być znacząco różna u różnych podmiotów. Odpowiedź: Kwesta ta zostanie rozważona w trakcie prac nad osobnym dokumentem dotyczącym weryfikacji prawdziwości składanych przez Podmiot oświadczeń w rejestrze. Komentarz 5: Odwołania do kogo? Do Prezes PARP? Do MMR? W jakim trybie? Odpowiedź: Element ten zostanie doprecyzowany w osobnym dokumencie opracowanym przez PARP. Komentarz 6: Proponowałabym podanie terminów w jakich będzie rozpatrywane odwołanie, żeby procedura nie przeciągała się miesiącami. Odpowiedź: Element ten zostanie doprecyzowany w osobnym dokumencie opracowanym przez PARP. 10) Dane osobowe personelu Podmiotu, z którym współpracę deklaruje Podmiot podczas wpisu do rejestru, przetwarzane są w celu weryfikacji zgodności danych z deklaracją Podmiotu. Podmiot zobowiązany jest poinformować osoby współpracujące, na które powołuje się w Karcie Podmiotu, kto jest administratorem ich danych osobowych oraz w jakim zakresie i celu dane 4
osobowe są przetwarzane. Dowodem na wypełnienie przez Podmiot obowiązku informacyjnego są oświadczenia podpisane przez osoby z personelu Podmiotu na wzorze przekazanym przez Administratora rejestru. Słowniczek pojęć: Podmiot każda firma/instytucja, która świadczy usługi rozwojowe bez względu na jej formę prawną; Podmiot terminowo reguluje należności Podmiot reguluje należności zgodnie z zapisami umów/terminami na fakturach i rachunkach/przepisami prawa; Komentarz 1: Warto określić o jakie zobowiązania (nie należności oczywiście), chodzi. Ktoś to ocenia i jak np. brak przeterminowanych zobowiązań. czy nie więcej niż o 1 miesiąc? Losowo zawsze mogą wystąpić jakieś niewielkie opóźnienia w regulowaniu zobowiązań. Nawet prawo je dopuszcza aktualnie do 30 oraz 90 dni (vide ustawa, która weszła w życie od 1 stycznia 2013 r.) Odpowiedź: W poprawionej Karcie Podmiotu zapis brzmi: Podmiot terminowo reguluje zobowiązania wynikające z realizowanych usług rozwojowych Podmiot reguluje zobowiązania wobec osób/podmiotów zgodnie z zapisami umów/terminami określonymi na fakturach i rachunkach oraz zgodnie z zapisami prawa w tym zakresie., co oznacza, że Podmiot może kierować się zapisami ustawy, o której mowa w komentarzu. Komentarz 2: Po raz kolejny pojawia się ten błąd. Usługodawca nie może regulować należności, tylko zobowiązania. Usługobiorca ma należności, usługodawca ma zobowiązania. Odpowiedź : W Karcie Podmiotu dokonano poprawki. Klient pracownik lub firma/instytucja bezpośrednio korzystająca z usługi rozwojowej świadczonej przez Podmiot; Usługa rozwojowa wszelkie działania, które mają pozwolić na nabycie/uzyskanie/utrzymanie/wzrost wiedzy/umiejętności/kompetencji/kwalifikacji klientów. Może to być np. szkolenie, doradztwo, mentoring, coaching, on the job training, staże, wyjazdy studyjne, studia podyplomowe, active learning, projekt zmiany, training, seminarium, intermentoring, mediacja, facylitacja, superwizja, tutoring, e-learning, m-learning, blended learning, asysta, doradztwo biznesowe, gry strategiczne, grupy problemowe, AC, DC, out door, in door, kursy zawodowe, venty, integracja, negocjacje, arbitraż, studium, prelekcja, wykład, konferencja, webinaria, gry symulacyjne. Są to także działania mające na celu rozwój klienta poprzez świadczenie m.in. działań diagnostycznych (np. analiza potrzeb) lub wspierających wdrożenie konkretnych rozwiązań. Nie odnosi się to jednak do działań inwestycyjnych. 5
Komentarz 3: Dlaczego realizacja studiów I i II stopnia nie jest uznawana za usługę rozwojową skoro pozwala na nabycie/uzyskanie wiedzy, umiejętności, kompetencji? Odpowiedź : Katalog usług rozwojowych został wypracowany przez środowisko podczas konsultacji społecznych, które odbyły się w styczniu 2013 r. Jednakże nie jest to katalog zamknięty i jeżeli ze środków EFS będą dofinansowywane studia I i II stopnia dla pracowników przedsiębiorstw to taki rodzaj usług będzie dodany do katalogu usług rozwojowych z rejestrze. Ponadto katalog usług rozwojowych będzie uaktualniany o nowe formy usług, które w przyszłości pojawią się na rynku. Obrót - suma przychodów uzyskanych przez Podmiot na poziomie ustalania wyniku na działalności gospodarczej tzn. jest to suma przychodów ze sprzedaży netto, pozostałych przychodów operacyjnych oraz przychodów finansowych. W przypadku Podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej i jednocześnie niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów), a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych (jsfp) wartość wydatków poniesionych w (poprzednim) roku przez Podmiot będący jsfp. W przypadku Podmiotu będącego (publiczną) uczelnią wyższą jako obroty należy rozumieć sumy poniesionych przez nią kosztów operacyjnych oraz kosztów finansowych za poprzedni rok/lata. Rozpoczęcie realizacji usługi rozwojowej początek świadczenia usługi rozwojowej np. pierwszy dzień szkolenia, pierwsze spotkanie z doradcą, pierwsze uruchomienie szkolenia e-learning; Komentarz 1: Dobrze, że Rozpoczęcie jest zdefiniowane, przy czym w dokumencie odwołuje się do tego terminu w sposób sprzeczny do terminu Realizacji 3 usług rozwojowych w ciągu 3 lat - zakończenie, stwierdzając w części II pkt 3.1. i 3.2. dokumentu, że realizacja 3 usług rozwojowych to rozpoczęcie realizacji. Odpowiedź 1: Podczas konsultacji społecznych ustalono, że 3 letnie doświadczenie Podmiotu w realizacji usług rozwojowych będzie weryfikowane poprzez przedstawienie przez Podmiot dokumentów potwierdzających realizację 3 usług rozwojowych, z których co najmniej jedna usługa była realizowana w okresie co najmniej 36 miesięcy od dnia wpisu Podmiotu do rejestru. Jednocześnie, wszystkie 3 przedstawione przez Podmiot usługi muszą być zakończone przed dniem wpisu do rejestru. Projekt przedsięwzięcie o charakterze jednorazowym, składające się z zestawu powiązanych ze sobą zadań, w tym usług rozwojowych, podejmowane dla osiągnięcia z góry określonych celów (definicja ma zastosowanie w szczególności do projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej ale też do projektów komercyjnych). 6
Dokument potwierdzający doświadczenie Podmiotu w realizacji usług rozwojowych dokument od klienta potwierdzający realizację usługi rozwojowej i/lub projektu, np. referencje, oświadczenia klienta potwierdzające zrealizowanie usługi, akceptacja końcowego rozliczenia projektu (np. informacja o akceptacji końcowego wniosku o płatność), dokument potwierdzający zapłatę za zrealizowanie usługi rozwojowej; Komentarz 1: Już sam fakt zapłaty za fakturę świadczy iż usługa została zrealizowana gdyby była zrealizowana źle to nikt by nie zapłacił za nią Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. Doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej realizacja projektów jako beneficjent, bezpośredni wykonawca, Podmiot wsparcia, partner; Kadra, którą Podmiot dysponuje osoby z personelu Podmiotu (dot. personelu zarządzającego, operacyjnego i merytorycznego), z którymi Podmiot podpisał dwustronnie akceptowaną deklarację/porozumienie współpracy oraz osoby, którym Podmiot zleca/gwarantuje przeprowadzenie/świadczenie min. 80 godzin usług rozwojowych rocznie (w przypadku personelu merytorycznego i dydaktycznego) oraz min. 380 godzin w przeciągu roku w sposób powtarzalny (w przypadku personelu zarządzającego i/lub operacyjnego); Komentarz 1: Ograniczenie godzinowe nie wiem czemu ma służyć, w przypadku projektów 9.5 o wartości do 50 000, koordynator czy inna osoba ma mniej godzin, szczególnie gdy dany projekt jest podzielony na dwa lata (odbywa się na przełomie lat). Czy wtedy nie jest kadrą projektu? Komentarz 2: Czy można to rozumieć, iż do kadry wlicza się osobę z którą Podmiot ma podpisane porozumienie o współpracy. Czy w przypadku posiadania ww. porozumienia nie jest wymagane świadczenie tych min. liczb godzin przez osobę na rzecz podmiotu. Co jest ostatecznym miernikiem posiadania kadry: porozumienie czy liczba godzin? Komentarz 3: Każda firma szkoleniowa musi zatrudnić minimum 50 trenerów na pełne etaty i wtedy dysponuje potencjałem w zakresie może 1% ogólnej oferty szkoleniowej a może nie, no ale wtedy jest wiarygodna ;-). Odpowiedź: Jeżeli Podmiot ma podpisane z jakąś osobą porozumienie o współpracy to znaczy, że osoba ta jest w dyspozycji Podmiotu. Jednakże nie zwalnia to osoby z posiadania min. liczby godzin doświadczenia określonych w Karcie Podmiotu. 7
Podmiot za kadrę merytoryczną może otrzymać maksymalnie 40 pkt. w kryteriach wiarygodności, co w praktyce oznacza posiadanie 9 trenerów spełniających określone tam wymogi godzinowe. Aby otrzymać maksymalną liczbę punktów Podmiot może posiadać mniejszą niż 9 liczbę trenerów, jeżeli posiadają oni osobiste certyfikaty. Komentarz 4: Czyli osoby, które mają mniej niż 380 godzin to już nie kadra? Jest to niezrozumiałe ograniczenie. A jak traktować przypadki umów zlecenia ryczałtowych (stawka miesięczna), umów o dzieło, czy też nawet umów o pracę z zadaniowym czasem pracy? Nie można na siłę narzucać rozwiązań jeżeli dozwolone są różne formy zatrudnienie/zaangażowania, a tak by z tego wynikało. Komentarz 5: A jak nie ma potrzeby podpisywania umowy na tak dużo godzin, to wtedy nie zaliczamy danej osoby do kadry? Odpowiedź: Def. kadry, którą dysponuje Podmiot ma zastosowanie tylko do wypełnienia metryczki, tak aby dane podawane przez wszystkie Podmioty były porównywalne i czytelne dla odbiorców rejestru. Dlatego też nie należy wykazywać w metryczce personelu, który nie spełnia kryteriów określonych w ww. definicji. Dzień złożenia oświadczenia dzień rejestracji w rejestrze oraz dzień rejestracji poszczególnych usług rozwojowych. Uprawniona osoba oświadcza, że Podmiot, który reprezentuje spełnia poniżej określone warunki niezbędne do wpisania go do rejestru i jest świadoma odpowiedzialności za składanie nieprawdziwych oświadczeń w Karcie Podmiotu. I. METRYCZKA PODMIOTU W momencie wpisu do rejestru Podmiot podaje informacje określone w metryczce oraz załącza scany następujących dokumentów: Dokument rejestrowy Podmiotu (nie starszy niż 6 miesięcy od dnia wypełnienia metryczki); Komentarz 1:Dokumenty rejestrowe większości podmiotów funkcjonujących na rynku szkoleniowym są dostępne online (KRS, CEIDG) i właśnie taki dokument elektroniczny Państwo otrzymają. Powyższy zapis powinien to uwzględniać, gdyż jest niezgodny w tej chwili z przepisami prawa. Zapis powinien brzmieć mniej więcej: Dokument rejestrowy Podmiotu, chyba, że 8
jest ogólnie dostępny w odpowiedniej ewidencji elektronicznej. Odpowiedź: W Karcie Podmiotu usunięty zostanie wymóg załączania przez Podmioty dokumentów rejestrowych. Dokumenty potwierdzające informacje wpisane przez Podmiot w pkt. 3, 4, 5. Komentarz 1: Występuje sprzeczność pomiędzy tym zdaniem, a tym co jest napisane w pkt 3, część Dokumenty Potwierdzające. Tam jest napisane, że dokumenty te przedstawia się cyt. (gdy PARP wzywa Podmiot do przedłożenia tych dokumentów do weryfikacji). Tutaj pisze się, że załącza się skany Odpowiedź: W Karcie Podmiotu poprawiono pkt. 3 metryczki. Dokument potwierdzający umocowanie prawne osoby składającej oświadczenie w imieniu Podmiotu w pkt. 13 Dokument potwierdzający umocowanie prawne osoby składającej oświadczenie w imieniu Podmiotu w pkt. 14. Skany dokumentów będą widoczne tylko dla Administratora rejestru. UWAGA Administrator rejestru może prosić o przesłanie dodatkowych dokumentów celem dokonania akceptacji wpisu Podmiotu do rejestru. 1. Nazwa Podmiotu Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola tekstowego do 300 znaków ze spacjami. Załączenie/podwieszenie dokumentu rejestrowego w formacie PDF o łącznej wielkości nie przekraczającej 3 MB. Dokument potwierdzający: Załączony dokument rejestrowy Komentarz 1: 3 MB. Skany dokumentów mogą być większe. Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. 9
Odpowiedź: W poprawionej Karcie Podmiotu nie wprowadzono limitów Komentarz 2: Jaki dokument maja załączyć podmioty będące placówkami publicznymi np. Centrum Kształcenia Praktycznego prowadzone przez powiat lub miasto, które nie podlegają rejestracji a powoływane są na mocy uchwały rady powiatu lub miasta? Odpowiedź: Podmiot powinien załączyć dokumenty, na podstawie których został powołany. Komentarz 3: Czy Państwo sprawdzali ile ma np. plik z CEIDG, albo KRS, które są przecież obowiązującymi dokumentami? Odpowiedź: W poprawionej Karcie Podmiotu odstąpiono od obowiązku załączania przez Podmiot dokumentów rejestrowych. Informacje o Podmiocie 2. Rodzaje świadczonych usług rozwojowych (def. w słowniczku) 3. Kadra, którą Podmiot dysponuje ( def. w słowniczku) Akcja w rejestrze: Wybór z kafeterii + nowe usługi (pole tekstowe) Akcja w rejestrze: 1) Wypełnienie pola tekstowego do max. 10 000 znaków. Informacje obligatoryjne podawane przez Podmiot: liczba osób/osoba z przypisaną funkcją i/lub liczba osób/osoba świadczących/a dany rodzaj usługi rozwojowej i/lub liczba osób/ osoba specjalizujących/ ca się w danej tematyce usługi rozwojowej 2) Załączenie/podwieszenie dokumentów potwierdzających informacje, o których mowa w pkt. 1 Dokument potwierdzający: Umowy o pracę/ umowy ramowe/porozumienia/inne pisemne potwierdzenia 10
współpracy, podpisane przez 2 strony, zawierające przedmiot i okres współpracy (gdy PARP wzywa Podmiot do przedłożenia tych dokumentów do weryfikacji) oraz Dodatkowo na prośbę Administratora rejestru: CV, umowy zlecenie/o dzieło i/lub faktury/rachunki uwiarygodniające zapisy zawartych porozumień/deklaracji/umów oraz fakt współpracy. Komentarz 1: W innych częściach dokumentu pisze się o ograniczeniu skanu do 1czy 3 MB. A jak jest w tym przypadku? Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostały wprowadzone do Karty Podmiotu. Komentarz 2: Dokumenty potwierdzające informację powinny być przechowywane przez podmioty i udostępnianie Zespołowi Weryfikującemu. Załączanie do wszystkich punktów Informacji o podmiocie (pkt 2.-5) skanów dokumentów będzie powodowało niepotrzebne obciążenie systemu. Odpowiedź: Administrator rejestru, który odpowiedzialny będzie za wiarygodność danych zawartych w rejestrze przed dokonaniem wpisu Podmiotu do rejestru będzie prosił o potwierdzenie przez Podmiot prawdziwości informacji wpisanych w metryczce poprzez załączenie skanów ww. dokumentów Komentarz 3: Uważam, że wymaganie przesłania umów o pracę, czy umów ramowych jako automat (vide sprzeczność) to przesada. Po pierwsze w przypadku kilkudziesięciu trenerów i umów, które mają po kilkanaście stron, to oznacza skanowanie kilkuset stron. Czy na pewno PARP chce mieć to wszystko u siebie na serwerze? Po drugie, umowy tego rodzaju zawierają kwestie poufne dla obu stron warunki wynagrodzenia, kary umowne, etc. Po trzecie warunki, na jakich dana instytucja szkoleniowa współpracuje z osobami są często elementem przewagi konkurencyjnej na rynku pracy. Jakie gwarancje poufności i zabezpieczenia tych danych daje PARP? Proponuję, aby jako dokument potwierdzający wystarczyło zestawienie (tabelka) osób i funkcji wraz z podpisem kierownika jednostki oraz każdego z osób wymienionych w tabeli (przy nazwisku). Można by przygotować wzór takiego oświadczenia / tabelki. Odpowiedź 3: Administrator rejestru, który odpowiedzialny będzie za wiarygodność danych zawartych w rejestrze przed dokonaniem wpisu Podmiotu do rejestru będzie prosił o potwierdzenie przez Podmiot prawdziwości informacji wpisanych w metryczce poprzez załączenie w rejestrze skanów dokumentów wymienionych w katalogu. Podmiot decyduje co chce wpisać w 11
metryczce mając świadomość, że będzie to musiał potwierdzić poprzez załączenie stosowanych dokumentów. Komentarz 4: Sprzeczność z tiretem drugim w część szarej na poprzedniej stronie. Te dokumenty należy podłączać w momencie wpisu do rejestru wg tego co jest napisane w tirecie drugim części szarej I. A jak często należy je uaktualniać? Odpowiedź 4: W Karcie Podmiotu dokonano poprawek w tym zakresie. Komentarz 5: Zapisy wątpliwe z punktu widzenia ochrony danych osobowych (czy były konsultowane z GIODO?), czy też jak wyżej wspomniano chociażby tajemnicy handlowej. Czy istnieje podstawa prawna przetwarzania takich danych osobowych przez Administratora rejestru? Odpowiedź 4: W Karcie Podmiotu dokonano poprawek w tym zakresie. Administrator rejestru zgłosi do GIODO zbiór danych dotyczący wszystkich danych osobowych, które będę przetwarzane w ramach rejestru usług rozwojowych. Osoby mające dostęp do rejestru będę posiadały stosowne upoważnienia oraz zgodnie z przepisami prawa zostaną pouczone o obowiązku zachowania tych danych w tajemnicy. Zapisy zostaną skonsultowane z GIODO. Komentarz 6: W pełni zgadzam się z powyższym wpisem. Wymóg narusza też prawa podmiotu do ochrony informacji handlowych. Należy zastąpić ten wymóg oświadczeniem podmiotu. Odpowiedź: Administrator nie wymaga naruszania tajemnicy przedsiębiorstwa. To Podmiot decyduje jakie umowy może załączyć jako dowód. 4. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych. Akcja w rejestrze: 1) Wypełnienie pola tekstowego opisem dotychczas zrealizowanych usług rozwojowych, do max. 10 000 znaków ze spacjami. 2) Załączenie/podwieszenie dokumentów potwierdzających informacje, o których mowa w pkt. 1 12
Dokument potwierdzający: Dokumenty poświadczające realizację usług rozwojowych (def. w słowniczku) Komentarz 1: Jakie dokumenty poświadczające? Faktury, umowy? Odpowiedź Dokumenty potwierdzające realizację usług rozwojowych zostały zdefiniowane w słowniczku. Dowód księgowy nie jest wystarczającym potwierdzeniem prawidłowo zrealizowanej usługi. Komentarz 2: W innych częściach dokumentu pisze się o ograniczeniu skanu do 1czy 3 MB. A jak jest w tym przypadku? Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. Komentarz 3: Te dokumenty należy podłączać w momencie wpisu do rejestru wg tego co jest napisane w tirecie drugim części szarej I. A jak często należy je uaktualniać? Odpowiedź: W Karcie Podmiotu dokonano poprawek w tym zakresie. 5. Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty Akcja w rejestrze: 1) Wypełnienie pola tekstowego opisem innych osiągnięć do max. 10 000 znaków ze spacjami. 2) Załączenie/podwieszenie dokumentów potwierdzających informacje, o których mowa w pkt. 1 Dokument potwierdzający: Certyfikaty, licencje, akredytacje zaświadczenia, tytuły, nagrody, dyplomy, inne. Komentarz 1: Te dokumenty należy podłączać w momencie wpisu do rejestru wg tego co jest napisane w tirecie drugim części szarej I. A jak często należy je uaktualniać? Odpowiedź: W Karcie Podmiotu dokonano poprawek w tym zakresie. Komentarz 2: Umowy licencyjne są poufne pomiędzy stronami, zawierają tajemnicę handlową oraz są elementem tworzenia przewagi konkurencyjnej na rynku. Rozumiem, że wystarczy zaświadczenie licencjodawcy o posiadanej licencji, a nie cała umowa licencyjna? 13
Odpowiedź 2: TAK Komentarz 3: W innych częściach dokumentu pisze się o ograniczeniu skanu do 1czy 3 MB. A jak jest w tym przypadku? Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. Informacje formalne o Podmiocie 6. Adres (siedziba) Podmiotu Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola tekstowego do 300 znaków ze spacjami. Dokument potwierdzający: Dokument rejestrowy 7. Telefon Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola tekstowego z nałożoną maską nr telefonu. Dokument potwierdzający: Ogólnodostępne dane o firmie Komentarz 1: Powinna być możliwość podania kilku numerów telefonicznych w systemie. Np. do 10. Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. 8. Fax Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola z nałożoną maską nr fax. Dokument potwierdzający: 14
Ogólnodostępne dane o firmie 9. Adres e-mail Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola adres e mail Dokument potwierdzający: Ogólnodostępne dane o firmie Komentarz 1: Powinna być możliwość podania kilku adresów mailowych w systemie. Np. do 10. Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. 10. Adres strony internetowej Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola adres www. Dokument potwierdzający: Ogólnodostępne dane o firmie Komentarz 1: Bardzo często większe firmy mają kilka stron internetowych. Powinna być możliwość podania kilku adresów stron internetowych, Np. do 10 Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. 11. Numer identyfikacyjny REGON (o ile instytucja posiada numer REGON) Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola tekstowego 9 znaków. 15
Dokument potwierdzający: Dokument rejestrowy 12. Numer identyfikacji podatkowej Wypełnienie pola tekstowego 10 znaków. Dokument potwierdzający: Dokument rejestrowy 13. Imię i nazwisko osoby, która może składać oświadczenia w imieniu Podmiotu Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola tekstowego do 200 znaków ze spacjami. Jeśli uprawnienia nie wynikają z dokumentów rejestrowych: załączenie dokumentu potwierdzającego uprawnienia osoby w formacie PDF o łącznej wielkości nie przekraczającej 1 MB. Dokument potwierdzający: Pełnomocnictwo, dokument rejestrowy, umowa spółki itp. Komentarz 1: Postuluje się możliwość podania wielu takich osób uprawnionych. Skoro zgodnie z prawem może to być wiele osób (tak mamy wpisane np. w KRS ie) to czemu w tym rejestrze miałaby to być jedna osoba? Oczywiście ograniczenie do 200 znaków ze spacjami winno być w tym przypadku zdjęte. Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. 14. Imię i nazwisko osoby uprawnionej w imieniu Podmiotu do wpisywania danych do rejestru usług rozwojowych wraz z adresem e-mail Akcja w rejestrze: Wypełnienie pola tekstowego do 200 znaków ze spacjami. Jeśli uprawnienia nie wynikają z dokumentów rejestrowych: załączenie 16
i numerem telefonu dokumentu potwierdzającego uprawnienia osoby w formacie PDF o łącznej wielkości nie przekraczającej 1 MB. Dokument potwierdzający: Pełnomocnictwo, dokument rejestrowy, umowa spółki itp. Komentarz 1: Postuluje się możliwość podania kilku takich osób uprawnionych. Są sytuacje chorób, urlopów, dłuższych nieobecności zawodowych. Proponuję od 1 do 3 osób wpisać. Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. 15. Oświadczenie, że Podmiot prowadzi aktywną działalność gospodarczą/rozwojową. Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. Dokument potwierdzający: Aktualny KRS, wyciąg z CEIDG. Komentarz 1: Są to dokumenty ogólnodostępne w bazach elektronicznych i właśnie po to je tworzono, żeby takich rzeczy nie żądać. Odpowiedź: Poprawki w tym zakresie zostaną wprowadzone do Karty Podmiotu. II. KRYTERIA PODMIOTOWE W momencie wpisu do rejestru Podmiot oświadcza spełnienie wszystkich poniżej określonych kryteriów oraz załącza scany następujących dokumentów: 1. Zaświadczenie z ZUS i US (nie starsze niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia) kryterium nr 1; 17
2. Zaświadczenia potwierdzające spełnienie kryterium nr 4. Po dokonaniu wpisu Podmiotu do rejestru weryfikacja prawdziwości złożonych oświadczeń może zostać przeprowadzona jedynie wśród Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług rozwojowych skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020. Informacja, o działaniach weryfikacyjnych zostanie przekazania Podmiotowi z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem. Weryfikacja kryteriów podmiotowych prowadzona będzie na próbie podmiotów, które złożą oświadczenia w rejestrze. Kryterium Sposób potwierdzenia prawdziwości oświadczeń Akcja w rejestrze i dokumenty potwierdzające prawdziwość oświadczeń 1. Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych (podatki i ZUS). Podmiot musi posiadać zaświadczenia od ZUS i US aktualne (ważność 6 miesięcy) na dzień składania oświadczeń i podczas weryfikacji Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. Podwieszenie zaświadczenia potwierdzającego niezaleganie z zapłatą należności publicznoprawnych w formacie PDF o łącznej wielkości nie przekraczającej 1 MB. Dokument potwierdzający: Zaświadczenia z ZUS i US Komentarz 1: Ze względu na ważność 6 miesięcy, czy należy rozumieć, że kryteria podmiotowe należy uaktualniać również co 6 miesięcy? W punkcie 5 informacji wstępnej jest mowa tylko o wymogu aktualizacji co 6 miesięcy tylko kryteriów wiarygodności Odpowiedź: Podmiot przy wpisywaniu każdej usługi rozwojowej do rejestru będzie zobowiązany do potwierdzenia aktualności 18
złożonych przez niego oświadczeń w ramach kryteriów podmiotowych. Komentarz 1: Jak ma się wymaganie posiadania zaświadczenia do możliwości składania oświadczeń. Dodatkowo twórca systemu wymaga posiadania niemal na bieżąco występowania do ZUS i US o zaświadczenia, na okoliczność planowanych kontroli, weryfikacji i monitoringów Komentarz 2: W pełni podzielam powyższy zapis. Dodam, że PZP w wielu przypadkach stosuje tryb oświadczeń, a nie zaświadczeń. Ponadto domniemanie ciągłości wcześniej złożonego oświadczenia np. US w odniesieniu do sposobu opodatkowania. Raz złożone oświadczenie trwa do czasu jego wycofania i zastąpienia innym. RPO i programy centralne również posługują się oświadczeniami, a wymagają dowodu dopiero na etapie podpisywania umowy. Nie zmuszajmy MŚP do biurokracji. Już na nią płacimy. W przeciwnym razie z narzędzia wsparcia systemu, ktoś nam zafunduje narzędzie ciągłego tłumaczenia się z niewinności. Odpowiedź 1: Podmiot, który chce zostać wpisany do rejestru jest zobowiązany załączyć zaświadczenie, o którym mowa w tym kryterium tylko raz: na dzień składania oświadczeń. Podmioty wytypowane do sprawdzenia będą musiały przedstawić Zespołowi Weryfikującemu zaświadczenia z ZUS i US aktualne na dzień kontroli 2. Obroty Podmiotu z tytułu świadczenia usług rozwojowych w każdym z ostatnich 3 zamkniętych lat obrotowych były nie niższe niż 60 000 PLN. Podczas weryfikacji Podmiot będzie zobowiązany wykazać, że oświadczenie złożone w dniu wpisu do rejestru oraz ostatnio aktualizowane oświadczenie jest prawdziwe. Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. Wprowadzenie do rejestru zestawienia zawierającego zestawienie pozycji i wartości pozycji dot. przychodów z tytułu świadczenia usług rozwojowych z podziałem na ostatnie 3 lata obrotowe Dokumenty do weryfikacji:. Wybrane przez Weryfikatora dokumenty z 19
zestawienia wykazanego w ww. oświadczeniu. Dokumenty pomocnicze: książka przychodów i rozchodów, PIT (liniowy, karta podatkowa, ryczałt), sprawozdanie finansowe, umowy, faktury, rachunki. Komentarz 1: Podmiot powinien posiadać oświadczenia w siedzibie firmy do wglądu przez Zespół Weryfikujący. Załączanie kolejnych skanów powoduję zbyt dużą biurokrację i może powodować duże obciążenie dla systemu. Odpowiedź: Administrator rejestru, który odpowiedzialny będzie za wiarygodność danych zawartych w rejestrze przed dokonaniem wpisu Podmiotu do rejestru będzie prosił o potwierdzenie przez Podmiot kilku informacji wpisanych w kryteriach podmiotowych. Komentarz 2: Wysokość obrotów w przypadku działalności szkoleniowej ma drugorzędne znaczenie, obroty na 2-dniowym szkoleniu mogą mieć rozpiętość od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy (np. dla szkoleń wyjazdowych z elementami integracji) Komentarz 3: powinno byś minimum 500-600 tyś aby wyeliminować firmy krzaki to zapewni wyższy poziom świadczonych usług a nie ilość godzin przepracowanych w firmie przez konkretnego trenera Komentarz 4: Czy pomysłodawca mógłby uzasadnić w oparciu o obiektywne i możliwe do zweryfikowania analizy podaną kwotę? Odpowiedź: Zarówno założenie, że wielkość obrotów Podmiotu zwiększa wiarygodność Podmiotu jak i minimalny próg obrotów zostały wypracowane podczas konsultacji społecznych. Określona wartość obrotów została ustalona w oparciu o wyniki badania Bilans Kapitału Ludzkiego ( www.bkl.parp.gov.pl) Komentarz 5: w KPIR nie są uwzględniane przychody w postaci dotacji rozwojowej przyznawane na poczet realizowanych projektów dofinansowanych z EFS, więc jak udowodnić ten obrót? jak będą zabezpieczane te dokumenty w trakcie przesyłu i gromadzenia w systemie Wielkiego Brata? Odpowiedź: Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczonych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku to każdy Podmiot musi we własnym zakresie ustalić i jeśli dotacja ma wpływ na cenę, jaką oferuje 20
nabywcy wówczas włącza tę dotację do obrotu. 3.1 Podmiot posiada co najmniej 1 rok (12 miesięcy) doświadczenia na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych, gdy Podmiot oferował będzie wyłącznie usługi komercyjne. 1. Doświadczenia Podmiotu na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych należy traktować jako rozpoczęcie realizacji usług rozwojowych ( def. słowniczek). 2. Przykład: Jeżeli Podmiot wpisuje się do rejestru w styczniu 2014 musi posiadać doświadczenie w realizacji usług rozwojowych nie późniejsze niż z grudnia 2012 r. Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. Komentarz 1: Nieprecyzyjne zapisy. W słowniczku pod pojęciem realizacji rozumie się zakończenie A tu twierdzi się, że realizacja to rozpoczęcie. Odpowiedz: W Karcie Podmiotu dokonano poprawki. Komentarz 2: Czemu w punkcie 3.1. używa się terminu w liczbie mnogiej realizacja usług rozwojowych a w punkcie 3.2. w liczbie pojedynczej realizacji co najmniej 1 usługi? Odpowiedz: W Karcie Podmiotu dokonano poprawki. Komentarz 3: Co to znaczy, w realizacji co najmniej 1 usługi rozwojowej nie późniejszej niż z grudnia 2010? Czy chodzi zgodnie ze słownikiem o to, że ona się musi zakończyć do grudnia 2010? To w praktyce oznacza, że doświadczenie jest dłuższe niż 3 lata. Odpowiedź: Przykład: Podmiot wypełnił Kartę Podmiotu 1.01.2015 r. i został wpisany do rejestru. W 2016 r. Zespół Weryfikujący prosi go o przedstawienie dokumentów potwierdzających co najmniej 3 letnie doświadczenie w realizacji usług rozwojowych, które zadeklarował przy wpisie do rejestru. Wówczas Podmiot jest zobowiązany przedstawić dokumenty dot. 21
realizacji 3 usług rozwojowych, które zakończyły się w okresie 1.01.2012 r. 31.12.2014 r., i w co najmniej jednej z nich realizacja usług rozwojowych rozpoczęła się przed 2.01.2012 r. Komentarz 4: 5-6 lat gwarantuje większe doświadczenie a tym samym wyższy poziom świadczonych usług, ten okres powinien być zwiększony do min.3 lat. Rok to śmiech nie można w rok stworzyć know how, które da gwarancję wysokiego poziomu świadczonych usług przy jednoczesnym zredukowaniu kosztów operacyjnych, do tego dochodzi się latami Odpowiedź: Do rejestru może wpisać się każdy podmiot, który posiada co najmniej 1 rok (12 miesięcy) doświadczenia na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych ale wówczas będzie on mógł realizować jedynie usługi komercyjne. Jeżeli, tak jak wskazano w komentarzu roczne doświadczenie podmiotu jest niewystarczające, aby świadczyć usługi dobrej jakości to te podmioty nie powinny posiadać klientów, a jeżeli posiadają klientów, którzy z własnych środków płacą za ich usługi to znaczy że jest zapotrzebowanie na ich usługi. Administrator rejestru rekomenduje, aby również usługi komercyjne były oceniane w rejestrze, aby odbiorcy tego rejestru mieli porównanie co do jakości realizowanych usług. W przypadku podmiotów, które będą chciały realizować usługi skierowane do przedsiębiorców i ich pracowników dofinansowywane ze środków EFS ww. doświadczenie musi wynosić co najmniej 3 lata (36 miesięcy). Wszystkie te usługi będą musiały być ocenione przez ich uczestników w rejestrze. Komentarz 5: Zapis ten i tak nie przewiduje sytuacji, w których osoby posiadające wieloletnie doświadczenie decydują się na założenie nowej firmy, w tej branży liczy się w największym stopniu wiedza i doświadczenie osób. Odpowiedź: W przypadku nowopowstałych podmiotów w formie spółki cywilnej uznawane jest doświadczenie osób fizycznych tworzących tę spółkę. 3.2 Podmiot posiada co najmniej 3 lata (36 miesięcy) doświadczenia na rynku w realizacji usług rozwojowych gdy planuje, że będzie realizował usługi 1. Doświadczenia Podmiotu na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych należy traktować jako rozpoczęcie realizacji usług rozwojowych ( def. słowniczek). 2. Przykład: Jeżeli Podmiot wpisuje się do rejestru w 2 stycznia 2014 r. musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej 1 usługi rozwojowej, która rozpoczęła się Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. 22
rozwojowe skierowane do pracowników i przedsiębiorców dofinansowywane ze środków EFS. przed 2 stycznia 2011 r. 3. Podczas weryfikacji Podmiot zobowiązany jest przedstawić dokumenty potwierdzające realizację 3 usług rozwojowych, z których co najmniej jedna usługa była realizowana w okresie co najmniej 36 miesięcy od dnia wpisu Podmiotu do rejestru. Dokumenty do weryfikacji: Umowy z klientami oraz dokumenty towarzyszące: np. rachunki/faktury i lub referencje klienta wskazujące jednoznacznie termin realizacji usługi, lista obecności. Komentarz 1: Nieprecyzyjne zapisy. W słowniczku pod pojęciem realizacji rozumie się zakończenie A tu twierdzi się, że realizacja to rozpoczęcie Odpowiedz: W Karcie Podmiotu dokonano poprawki. Komentarz 2: Czemu w punkcie 3.1. używa się terminu w liczbie mnogiej realizacja usług rozwojowych a w punkcie 3.2. w liczbie pojedynczej realizacji co najmniej 1 usługi? Odpowiedz: W Karcie Podmiotu dokonano poprawki. Komentarz 3: Co to znaczy, w realizacji co najmniej 1 usługi rozwojowej nie późniejszej niż z grudnia 2010? Czy chodzi zgodnie ze słownikiem o to, że ona się musi zakończyć do grudnia 2010? To w praktyce oznacza, że doświadczenie jest dłuższe niż 3 lata. Po co definiuje się w słowniku termin Rozpoczęcia usługi rozwojowej, skoro go się nie używa? Odpowiedź: Przykład: Podmiot wypełnił Kartę Podmiotu 1.01.2015 r. i został wpisany do rejestru. W 2016 r. Zespół Weryfikujący prosi go o przedstawienie dokumentów potwierdzających co najmniej 3 letnie doświadczenie w realizacji usług rozwojowych, które zadeklarował przy wpisie do rejestru. Wówczas Podmiot jest zobowiązany przedstawić dokumenty dot. realizacji 3 usług rozwojowych, które zakończyły się w okresie 1.01.2012 r. 31.12.2014 r., i w co najmniej jednej z nich 23
realizacja usług rozwojowych rozpoczęła się przed 1.01.2012 r. Komentarz 4: Doświadczenie powinno odnosić się nie do podmiotu, ale osób fizycznie świadczących usługi. Wide sytuacja nowo powstałej firmy. Komentarz 5: Popieram! Jeśli kilka osób z dużym doświadczeniem tworzy nową firmę i samodzielnie przeprowadza usługi, to dlaczego na starcie zostaną oni odrzuceni. Firma ta może mieć już doświadczenie w realizacji usług ze środków EFS, a mimo wszystko ponieważ jest nowo powstałą, nie będzie miała szansy zaistnieć w rejestrze Odpowiedź: W przypadku nowo powstałych podmiotów w formie spółki cywilnej uznawane jest doświadczenie osób fizycznych tworzących tą spółkę. Komentarz 5: Nie wiem, co stoi za ustalaniem takich a nie innych wartości min. doświadczenia. Czy są jakieś badania, które potwierdzają, że firma, która działa 5 lat oferuje lepsze bądź bardziej innowacyjne usługi niż ta z 3 letnim stażem? Moje doświadczenia tego nie potwierdzają. Chętnie zapoznam się więc z podstawą, na jakiej opiera się ustalanie tych wartości. Odpowiedź: Wymagania dot. wymaganego doświadczenia Podmiotu w realizacji usług rozwojowych zostały wypracowane podczas konsultacji społecznych. Komentarz 6: raczej nikt kto nie chce mieć procesu z klientem nie udostępni treści umowy handlowej Komentarz 7: Ochrona danych osobowych i tajemnica handlowa nie pozwala ujawniać takich danych Odpowiedź To Podmiot decyduje dokumentację jakich 3 usług rozwojowych, spełniających kryteria określone w Karcie Podmiotu, chce/może przedstawić Zespołowi Weryfikującemu, kierując się min. ww. ograniczeniami. 4. Podmiot będący osobą fizyczną lub osobą prawną, nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, Podczas weryfikacji Podmiot musi posiadać zaświadczenia wydane przez KRK aktualne na dzień składania oświadczenia przy wpisie do rejestru oraz aktualne na dzień weryfikacji. Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. Podwieszenie zaświadczenia wydanego przez właściwy organ (KRK) w formacie PDF o łącznej wielkości nie przekraczającej 1 MB. 24
przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Podmiot będący osobą prawną, w których osoba będąca członkiem jego organów zarządzających lub wspólnikiem nie została skazana prawomocnym 25
wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej. Dokumenty do weryfikacji: Zaświadczenie wydane przez właściwy organ lub zapytanie wysłane przez Podmiot o udzielnie/wystawienie informacji/zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Komentarz 1: Jak często wymagane jest składanie / uaktualnianie oświadczenia? Komentarz 2: Sytuacja jak z zaświadczeniami ZUS i US, kiedy należałoby zapewnić ciągły dopływ zaświadczeń z KRK Odpowiedź: W celu wpisania do rejestru Podmiot jest zobowiązany umieścić w rejestrze scany dokumentów, o których mowa w Karcie Podmiotu. Później, jeżeli Podmiot zostanie wybrany do próby, Zespól Weryfikujący poprosi go o przedstawienie dokumentów aktualnych na dzień weryfikacji. 5. Podmiot nie został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich Lista prowadzona przez Ministra Finansów; Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. 26
Dokumenty do weryfikacji: Informacja udostępniona z rejestru MF. III. KRYTERIA WIARYGODNOŚCI Ta część Karty Podmiotu składa się z 4 kryteriów wiarygodności, z czego 3 pierwsze kryteria są obowiązkowe natomiast ostatnie kryterium jest nieobowiązkowe. Za kryteria wiarygodności każdy Podmiot może otrzymać od 0 do 100 punktów. W momencie wpisu do rejestru Podmiot oświadcza spełnienie poniżej określonych kryteriów wiarygodności. Do świadczenia usług rozwojowych skierowanych do pracowników i pracodawców, które będą finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 dopuszczone będą tylko te Podmioty, które uzyskają: 1. co najmniej 5 punktów w każdym z 3 obowiązkowych kryteriów wiarygodności. oraz 2. łącznie co najmniej 55 punktów we wszystkich 4 kryteriach wiarygodności. Oznacza to, że nie wystarczy osiągnąć minimum punktów w każdym z 3 obowiązkowych kryteriów. Podmiot jest zobowiązany wykazać się spełnieniem dodatkowych elementów, jednak dodatkowe punkty ponad minimum mogą pochodzić z tych obszarów, które ze względu na charakter działalności Podmiotu, formę i treść świadczonych usług rozwojowych są dla danego Podmiotu najbardziej odpowiednie. Po dokonaniu wpisu Podmiotu do rejestru może zostać przeprowadzona weryfikacja prawdziwości złożonych oświadczeń. Informacja o działaniach weryfikacyjnych zostanie przekazania Podmiotowi z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem. Kryteria obowiązkowe 27
Kryterium Sposób potwierdzenia prawdziwości oświadczeń Akcja w rejestrze i dokumenty potwierdzające prawdziwość oświadczeń 1. Doświadczenie rynkowe Podmiotu w realizacji usług rozwojowych. Całkowite obroty w ciągu ostatnich 3 lat zamkniętych (łącznie) z usług rozwojowych wynosiły: powyżej 180.000 PLN 5 punktów powyżej 900.000 PLN 10 punktów powyżej 1.500.000 PLN 15 punktów powyżej 5.000.000 PLN 20 punktów Progi kwotowe zostały określone w oparciu o wyniki Bilansu Kapitału Ludzkiego i mogą zostać zmienione w zależność od wyników kolejnych edycji BKL. Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. Wprowadzenie do rejestru zestawienia zawierającego zestawienie pozycji i wartości pozycji dot. przychodów z tytułu świadczenia usług rozwojowych z podziałem na ostatnie 3 lata obrotowe. v Wymagane minimum 5 punktów w tym obszarze. v Maksymalnie 20 punktów w tym obszarze. 28
Dokumenty do weryfikacji: Wybrane przez Weryfikatora dokumenty z zestawienia wykazanego w ww. oświadczeniu. Dokumenty pomocnicze: książka przychodów i rozchodów, PIT (liniowy, karta podatkowa, ryczałt), sprawozdanie finansowe, umowy, faktury, rachunki. Komentarz 1: A jeśli firma działa krócej, ale łącznie z ostatnim (niezamkniętym rokiem) spełnia pierwszy próg? Odpowiedź 1: Podmiot, które chce realizować usługi dofinansowane z EFS musi posiadać co najmniej 3 lata doświadczenia na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych (pkt. 3.2 kryteria podmiotowe). Ponadto obroty Podmiotu z tytułu świadczenia usług rozwojowych w każdym z ostatnich 3 zamkniętych lat obrotowych muszą być nie mniejsze niż 60 tys. PLN (pkt. 2.1 kryteriów podmiotowych). A więc firma, która działa krócej niż 3 lata nie spełnia powyższego kryterium wiarygodności. 2. Opinie klientów instytucjonalnyc h. Dokumenty poświadczające zrealizowanie usług rozwojowych wystawione przez klientów instytucjonalnych (firm i instytucji) nie starsze niż 3 lata (liczone od dnia wpisu do rejestru), zawierające następujące elementy: - nazwę / markę Podmiotu świadczącego usługi; - zakres świadczonych usług; - termin świadczonych usług; - grupa odbiorców usługi; - wyrażenie pozytywnej opinii o świadczonej Akcja w rejestrze: Zaznaczenie opcji w rejestrze. 29
usłudze; - podpis przedstawiciela usługobiorcy, odpowiedzialnego za odbiór usługi; - kontakt do osoby, która wystawiła dokument poświadczający zrealizowanie usługi. 1. Jeżeli Podmiot realizował od 3 do 5 usług rozwojowych, które może potwierdzić dokumentami spełniającymi ww. wymagania otrzymuje 5 pkt. Za każdy dodatkową usługę, potwierdzoną ww. dokumentami (powyżej 5 usług) Podmiot otrzymuje 1 pkt. 2. Przy dokumentowaniu realizacji usług rozwojowych obowiązują następujące zasady: - Podmiot może przedstawić od 1 klienta nie więcej niż 1 dokument poświadczający realizację usługi rozwojowej; - Podmiot może przedstawić w odniesieniu do 1 usługi tylko 1 dokument poświadczający realizację usługi rozwojowej. v Wymagane minimum 5 punktów w tym obszarze. v Maksymalnie 20 punktów w tym obszarze 30