AGATA PISZKO SYSTEM INFORMACJI OŚWIATOWEJ OBOWIĄZKI SZKÓŁ I ORGANÓW PROWADZĄCYCH
Spis treści System informacji oświatowej obowiązki szkół i organów prowadzących 1. Zasady gromadzenia danych w zmodernizowanym SIO... 3 2. Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych dane identyfikacyjne szkół i placówek oświatowych... 8 3. Dane dziedzinowe... 12 3.1. Zbiory danych szkół i placówek oświatowych... 12 3.2. Zbiory danych jednostek... 16 3.3. Zbiory danych uczniów... 17 4. Przekazywanie danych do bazy danych SIO... 36 5. Pozyskiwanie danych dziedzinowych z bazy danych SIO... 47 6. Dostęp do bazy danych SIO... 54 7. Nadzór nad bezpieczeństwem danych... 60 8. Odzyskiwanie utraconych danych... 64 9. Korygowanie nieprawidłowości oraz przechowywanie danych w bazie danych SIO i w lokalnych bazach danych SIO... 64 10. Uregulowania przejściowe... 67 11. Przepisy karne... 68 12. Wyciąg z instrukcji merytorycznej do instrukcji użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej. Moduł: Uczeń... 69 1
System informacji oświatowej obowiązki szkół i organów prowadzących Agata Piszko WSTĘP Funkcjonujący od 1 stycznia 2005 r. System Informacji Oświatowej (dalej: SIO) umożliwia gromadzenie danych o uczniach, nauczycielach i innych pracownikach oświaty. Gromadzenie danych w postaci elektronicznej, zastępującej dotychczasowe sprawozdania oznaczone jako S oraz EN zostało wprowadzone przepisami ustawy z 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej. Struktura, organizacja i zasady działania dotychczasowego SIO zostały zastąpione nową ustawą. Mowa tu o ustawie z 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (dalej: ustawa o SIO). Ustawa ta w zasadniczej części weszła w życie 30 kwietnia 2012 r. W okresie przejściowym tj. do 1 marca 2017 r. funkcjonuje również system informacji oświatowej, o którym mowa w ustawie z 2004 r. Poniższe opracowanie jest przeznaczone przede wszystkim dla osób zobowiązanych do sporządzania danych SIO, a także ich nadzorowania. Publikacja w przejrzysty i czytelny sposób przedstawia przede wszystkim zasady wprowadzania danych SIO, a także harmonogram i zakres wprowadzanych danych. Zaletą opracowania jest zwrócenie szczególnej uwagi na praktyczne aspekty związane z gromadzeniem danych, a także najczęściej występującymi problemami. 2
1. Zasady gromadzenia danych w zmodernizowanym SIO Na podstawie przepisów ustawy o SIO szkoły i placówki oświatowe zobowiązane są do prowadzenia bazy danych oświatowych. Dane gromadzone w systemie SIO są niezbędne do: 1) prowadzenia polityki oświatowej państwa na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, w tym wspomagania zarządzania oświatą, 2) efektywnego funkcjonowania systemu finansowania zadań oświatowych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, 3) analizy efektywności wykorzystania środków publicznych przeznaczonych na finansowanie zadań oświatowych, 4) nadzorowania i koordynowania wykonywania nadzoru pedagogicznego na terenie kraju oraz podnoszenia jakości edukacji. Zgodnie z unormowaniem ustawowym, przez system informacji oświatowej zapewnia się powszechny dostęp do informacji z zakresu oświaty. System informacji oświatowej stanowią baza danych systemu informacji oświatowej i lokalne bazy danych systemu informacji oświatowej oraz system teleinformatyczny art. 2 ustawy o SIO. Struktura nowego SIO obejmuje bazę danych SIO przez którą należy rozumieć centralny zbiór danych prowadzony przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, w skład którego wchodzą następujące zbiory danych: z zbiór danych o szkołach i placówkach oświatowych oraz ich zespołach Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, zwany RSPO, z zbiory innych niż objęte RSPO danych o szkołach i placówkach oświatowych, z zbiory danych o innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu oświaty, z zbiory danych o uczniach, z zbiory danych o nauczycielach. Z kolei lokalne bazy danych SIO są to lokalne zbiory danych tworzone i prowadzone w celu: z przekazywania danych do bazy danych SIO, z pozyskiwania danych z bazy danych SIO, 3
z pozyskiwania za pośrednictwem bazy danych SIO danych ze zbioru danych osobowych PESEL. W skład lokalnych baz danych SIO wchodzą następujące zbiory danych: z zbiór danych o szkole lub placówce oświatowej w przypadku lokalnej bazy danych SIO prowadzonej przez szkołę i placówkę oświatową, z zbiór danych o innej jednostce wykonującej zadania z zakresu oświaty w przypadku lokalnej bazy danych SIO prowadzonej przez inną jednostkę wykonującą zadania z zakresu oświaty, z zbiory danych o uczniach w przypadku lokalnej bazy danych SIO prowadzonej przez podmiot zobowiązany do przekazywania danych uczniów do bazy danych SIO oraz podmiot uprawniony do pozyskiwania danych uczniów z bazy danych SIO i danych uczniów ze zbioru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO, a także w przypadku lokalnej bazy danych SIO prowadzonej przez podmiot zobowiązany do przekazywania do bazy danych SIO danych powstających z przetworzenia odpowiednich danych uczniów, z zbiory danych o nauczycielach w przypadku lokalnej bazy danych SIO prowadzonej przez podmiot zobowiązany do przekazywania danych nauczycieli do bazy danych SIO oraz podmiot uprawniony do pozyskiwania danych nauczycieli z bazy danych SIO i danych nauczycieli ze zbioru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO. Lokalne bazy danych SIO prowadzą podmioty zobowiązane do przekazywania następujących danych do zbiorów w bazie danych SIO: z zbiory innych niż RSPO danych o szkołach i placówkach oświatowych, z zbiory danych o innych jednostkach wykonujących zadania z zakresu danych oświaty, z zbiory danych o uczniach, z zbiory danych o nauczycielach oraz z podmioty uprawnione do pozyskiwania danych z bazy danych SIO i danych ze zbioru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO. Mocą przepisów ustawy o SIO w systemie informacji oświatowej są gromadzone i przetwarzane dane dotyczące: z przedszkoli, szkół i placówek oświatowych publicznych i niepublicznych, a także innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, z jednostek obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek, z gmin, powiatów, samorządów województw, 4
z ministrów będących organami prowadzącymi szkoły, z Centralnej Komisji Egzaminacyjnej i okręgowych komisji egzaminacyjnych, z zakładów poprawczych, schronisk dla nieletnich oraz rodzinnych ośrodków diagnostyczno-konsultacyjnych, z kuratoriów oświaty i specjalistycznych jednostek nadzoru, z organów sprawujących nadzór pedagogiczny nad zakładami poprawczymi, schroniskami dla nieletnich, rodzinnymi ośrodkami diagnostyczno- -konsultacyjnymi oraz szkołami przy zakładach karnych, z izb rzemieślniczych. Z uzasadnienia projektu ustawy o SIO z 2011 r. wynika, że nowy sposób zbierania danych polega na odejściu z dotychczasowej formuły gromadzenia przez SIO danych zbiorczych na rzecz danych jednostkowych, będących danymi osobowymi. W celu szczegółowego przybliżenia zasad posługiwania się nowym narzędziem, Ministerstwo Edukacji Narodowej przedstawiło m.in. instrukcje merytoryczne użytkownika programu, których zapisy zostały wykorzystane w dalszej części opracowania. Z instrukcji merytorycznej do instrukcji użytkownika aplikacji modernizowanego Systemu Informacji Oświatowej (moduł: Podmiot) wynika, że dane w zakładce Podmiot są przekazywane przez: z przedszkola, z inne formy wychowania przedszkolnego, z szkoły, z zakłady kształcenia nauczycieli, z kolegia pracowników służb społecznych, z specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze, z specjalne ośrodki wychowawcze, z ośrodki rewalidacyjno-wychowawcze, z młodzieżowe ośrodki wychowawcze, z młodzieżowe ośrodki socjoterapii, z placówki kształcenia ustawicznego, z placówki kształcenia praktycznego, z ośrodki dokształcenia i doskonalenia zawodowego, z poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, z placówki doskonalenia nauczycieli. 5
Dane dotyczące podmiotu obejmują: z opis szkoły/placówki oświatowej, z rejestrację oddziałów, z uzupełnienie danych o oddziałach, z listę oddziałów. W przypadku: z szkół i placówek oświatowych posiadających filie, z specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych, młodzieżowych ośrodków wychowawczych, młodzieżowych ośrodków socjoterapii i centrów kształcenia ustawicznego, w skład którego wchodzą szkoły, z szkół i placówek oświatowych połączonych w zespół, z szkół w zakładach poprawczych i schroniskach dla nieletnich jest prowadzona jedna lokalna baza danych SIO odpowiednio szkoły, placówki oświatowej, zespołu, zakładu poprawczego albo schroniska dla nieletnich. W takiej sytuacji lokalna baza danych zawiera wyodrębnione zbiory dotyczące odpowiednio: z szkoły i placówki oświatowej oraz jej filii, z specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego, z młodzieżowego ośrodka wychowawczego, z młodzieżowego ośrodka socjoterapii, z centrum kształcenia ustawicznego, i szkoły wchodzącej w skład placówki, z poszczególnych szkół i placówek oświatowych wchodzących w skład zespołu, z zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich oraz szkół w tych zakładach i schroniskach, oraz zbiór danych wspólnych dla odpowiednio szkoły i placówki oświatowej oraz jej filii, specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego, młodzieżowego ośrodka wychowawczego, młodzieżowego ośrodka socjoterapii, centrum kształcenia ustawicznego i szkoły wchodzącej w skład placówki, szkół i placówek oświatowych wchodzących w skład zespołu oraz zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich oraz szkół w tych zakładach i schroniskach. Administratorem bazy danych SIO jest minister właściwy do spraw oświaty i wychowania. Natomiast administratorem lokalnej bazy danych SIO jest kierownik podmiotu prowadzącego lokalną bazę danych SIO. 6