WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl RIO.I.092.26.1.2015 Zielona Góra, 2015.11.30 Pan Piotr Iwanus Burmistrz Czerwieńska WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz.. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 15.09.2015 r. do 16.10.2015 r. kontrolę problemową w zakresie inwentaryzacji składników mienia Gminy Czerwieńsk w latach 2011-2014. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 16.10.2015 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji aktywów i pasywów, przyjęte metody, terminy i częstotliwość jej przeprowadzania oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację w jednostce. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie uregulowań wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów kontrola wykazała brak w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem Nr 18/2008 Burmistrz Czerwieńska z dnia 13 lutego 2008 r określonych zasad opisujących techniki przeprowadzenia inwentaryzacji i jej dokumentowania w zakresie

nieruchomości zaliczonych do inwestycji, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, papierów wartościowych w postaci materialnej, papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów, znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Ponadto w Instrukcji inwentaryzacyjnej nie opisano czynności, które należy wykonać przy przeprowadzaniu inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald oraz weryfikacji sald; nie określono poszczególnych etapów przeprowadzania inwentaryzacji w przypadku metody uzgadniania sald; nie wskazano dokumentów źródłowych niezbędnych do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji; nie określono zasad ustalania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych powstałych w wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald. W Instrukcji inwentaryzacyjnej nie został wskazany sposób udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej rozliczenia przeprowadzanej metodą uzgadniania sald oraz weryfikacji sald. Powyższe uregulowania powinny być włączone do dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości, którą w formie pisemnej ustala kierownik jednostki zobowiązany do tego na podstawie art. 10 ust. 2 w związku z art. 4 ust. 1 oraz ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowości był Burmistrz. W zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury kontrolujące ustaliły, że w 4 zarządzenia Nr 71/12 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie określił termin jej przeprowadzenia według stanu na dzień 31 października 2012 r. zamiast na ostatni dzień roku, co było niezgodne art. 26 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowości był Burmistrz. Zespół spisowy powołany do przeprowadzenia inwentaryzacji mienia komunalnego w 2012 r. dokonał likwidacji dwóch środków trwałych o wartości 350 zł, niezgodnie z postanowieniami Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 18/2008 Burmistrza Czerwieńska z dnia 13 lutego 2008 r., które nie daje zespołom spisowym uprawnień do dokonywania likwidacji, a także niezgodnie z postanowieniami Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącej załącznik nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Czerwieńska Nr 105/2013 z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia procedur związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania 2

mieniem, zasad wykonywania kontroli i obiegu dokumentów finansowych oraz gospodarki kasowej w Urzędzie. Nie przestrzegano przepisów wewnętrznych Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzania i aktualizowania spisów inwentarza, które zgodnie z 6 ust. 29 powołanej Instrukcji winny być przypisane do każdego pomieszczenia w Urzędzie. Kontrola prawidłowości wypełnienia arkuszy spisu z natury wykazała następujące nieprawidłowości: w jednym z arkuszy nie ustalono rzeczywistej ilości spisanych składników majątku, które stosownie do 6 ust. 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej zespoły spisowe zobowiązane były do naniesienia na arkusz spisu z natury, w 21 arkuszach nie wskazano imion i nazwisk osób materialnie odpowiedzialnych, a osoby odpowiedzialne za spisane składniki nie złożyły swoich podpisów na tych arkuszach, co jest niezgodne z 6 ust. 6 lit. f Instrukcji inwentaryzacyjnej, w 33 arkuszach dokonano korygowania błędnych zapisów przez zamazywanie i przerabianie, skreślanie niezgodnie z 6 ust. 9 lit. a oraz z 6 ust. 10 Instrukcji inwentaryzacyjnej oraz art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, 5 arkuszy nie zawierało daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia spisu, co było niezgodne z 6 ust. 6 lit. d Instrukcji inwentaryzacyjnej, 33 arkusze spisu z natury nie posiadają wypełnionych wszystkich wierszy, co było niezgodne z 6 ust. 9 lit. a. Instrukcji inwentaryzacyjnej, w 2 arkuszach spisu z natury stwierdzono przypadki dopisania do już wpisanych ilości pozycji w arkuszach dodatkowo ujawnionych składników wyposażenia, które powinny zostać spisane na oddzielnym arkuszu spisowym, co było niezgodne z 6 ust. 6 pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Osobami odpowiedzialnymi za powyższe nieprawidłowości była E. K. pełniącą wówczas funkcję Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz B. C. Inspektor ds. księgowości Urzędu Gminy. W zakresie ustalania różnic inwentaryzacyjnych kontrolujące ustaliły w wyniku inwentaryzacji, przeprowadzonej na podstawie zarządzenia Burmistrza Nr 71/12 w drodze spisu z natury stwierdzono niedobory środków trwałych w kwocie 43.398,40 zł (konto 011) oraz środków trwałych w użytkowaniu 350,80 zł (konto 013). Różnice inwentaryzacyjne zostały ujęte w księgach w roku obrotowego, na jaki przypadał termin inwentaryzacji na podstawie polecenia księgowania PK nr 94/12 z dnia 31.12.2012 r. o treści: 800 Wn i 011 Ma w kwocie 43.398,40 zł w zakresie środków trwałych, 3

072 Wn i 013 Ma w kwocie 350,80 zł w zakresie środków trwałych w użytkowaniu, 071 Wn i 800 Ma w kwocie 43.398,40 zł w zakresie rozliczenia inwentaryzacji umorzenia środków trwałych. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w kwocie 43.398,40 zł zostało ujęte na koncie 800 Fundusz jednostki, po stronie Wn i Ma, co było niezgodne z opisem tego konta zawartym w załączniku nr 1 do Zarządzenia Nr 56/12 Burmistrza Czerwieńska z dnia 14 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia zmian do zarządzenia w sprawie polityki rachunkowości w Organie i Urzędzie Gminy i Miasta w Czerwieńsku. Nieprawidłowe było także ujęcie przeksięgowania tej wartości na stronę Ma konta 800 w korespondencją z kontem 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ opis do konta 800 nie przewiduje takiego rodzaju księgowania. Ponadto zaksięgowania ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych dokonano z pominięciem konta 240 Pozostałe rozrachunki, co było niezgodne z opisem tego konta zawartym w polityce rachunkowości. W związku z powyższym dokonanie księgowania różnic inwentaryzacyjnych na koncie 800 oraz z pominięciem księgowania na koncie 240, tj. w sposób niezgodny z postanowieniami polityki rachunkowości, stanowi naruszenia art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Osobę, która sporządziła wskazane polecenie księgowania oraz zaksięgowała ww. dokument księgowy był U. Ł. - Inspektor w Referacie Finansowo-Budżetowym. Kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej przeprowadzona przez kontrolujące wykazała nieprawidłowe zaksięgowanie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych na koncie 800 po obu stronach tego konta spowodowało zwiększenie obrotów za podany okres oraz obrotów narastająco tego konta po stronie Wn i stronie Ma o powyższą wartość 43.398,40 zł, co wynika z zestawienia obrotów i sald konta 800 za 2012 r. Zatem nie zachowano należytej staranności w udokumentowaniu inwentaryzacji i powiązaniu wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, co stanowi naruszenie art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Osobami odpowiedzialnymi za powyższą nieprawidłowość byli Inspektor ds. księgowości Urzędu Gminy B. C i Skarbnik. W zakresie inwentaryzacją drogą spisu z natury wg. stanu na dzień 31.12.2014 r. kontrolujące ustaliły, że nie została przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych stanowiących wyposażenie budynków świetlic wiejskich i wszystkich rzeczowych składników aktywów obrotowych tj. paliwa znajdującego się w samochodzie Ochotniczej Straży Pożarnej, co narusza 4

art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. nie objęto inwentaryzacją składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych Gminie do używania na realizacje zadań w zakresie obrony cywilnej, na realizacje zadań zleconych z zakresu administracji rządowej dotyczących wydawania, wymiany i unieważnienia dowodów osobistych oraz w celu zaopatrzenia w wodę pitną oraz nie powiadomiono ich właścicieli o wynikach spisu. Było to niezgodne z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto kontrolujące ustaliły, iż powierzone Gminie składniki majątku obce środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe nie są ujmowane w prowadzonej przez jednostkę ewidencji bilansowej oraz ewidencji pozabilansowej. Obowiązek objęcia ewidencją pomocniczą tych składników majątku wynika z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości w zw. z 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 189). Burmistrz w polityce rachunkowości Urzędu nie wskazał urządzeń księgowych niezbędnych do prowadzenia pozabilansowej ewidencji składników majątku stanowiących własność innych podmiotów i przekazanych Gminie w używanie, co jest niezgodne z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. Osobami odpowiedzialnymi za powyższe nieprawidłowość był Skarbnik oraz Burmistrz. Nie przeprowadzono inwentaryzacji własnych składników majątkowych wg stanu na dzień 31.12.2014 r., oddanych w trwały zarząd oraz użyczonych innym jednostkom, drogą uzyskania potwierdzenia prawidłowości wskazanego w księgach stanu aktywów. Było to niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, w świetle którego, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W trakcie kontroli uzyskano informacje świadczące o posiadaniu przez obce jednostki wyżej wymienionych środków trwałych. Do kontrahenta spółki komunalnej prowadzącej księgi rachunkowe, wysłano potwierdzenie salda na dzień 31.12.2014 r. należności z tytułu czynszów pobieranych na podstawie umowy o administrowanie budynkami i lokalami stanowiącymi własność Gminy w wysokości 148.089,22 zł. Kwota ta nie wynika z ewidencji księgowej, stanowi różnicę pomiędzy wpłatami 5

z tytułu czynszów lokatorów, a kwotą przekazaną do Urzędu. W związku z powyższym objęcie inwentaryzacją tych należności w kwocie 148.089,22 zł stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowość ponosi Burmistrz i Skarbnik. W zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników kontrolujące stwierdziły, że wg stanu na dzień 31.12.2012 r przeprowadzono inwentaryzację wiaty przystankowej oraz tablicy informacyjnej, jako środków do których dostęp jest znacznie utrudniony w drodze weryfikacji, a zatem przy zastosowaniu niewłaściwej metody, zamiast w drodze spisu z natury zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Kontrola prawidłowości udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami wykazała, że z weryfikacji składników aktywów i pasywów przeprowadzonej wg stanu na dzień 31.12.2014 r. nie został sporządzony protokół, co narusza 8 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Brak udokumentowania wyników przeprowadzonej wg stanu na dzień 31.12.2014 r. inwentaryzacji w zakresie należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, należności spornych i wątpliwych, wartości niematerialnych i prawnych, należności i zobowiązań wobec pracowników, udziałów w spółce komunalnej stanowi naruszeni przepisów art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Burmistrz. W toku kontroli inwentaryzacji gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości kontrolujące ustaliły, że Gmina nie prowadzi ewidencji gminnego zasobu nieruchomości, co stanowi naruszenie art. 23 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 782 z późn. zm.). Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Burmistrz. Z ustaleń kontroli oraz wyjaśnień osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości wynika, że ich przyczynami były przeoczenia, omyłki lub nadmiar pracy przy wykonywaniu zadań określonych w zakresie obowiązków, a także niewłaściwa interpretacja przepisów prawa. Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych, a w pozostałym zakresie kontroli wymienionym we wstępie wystąpienia nie stwierdzono nieprawidłowości. 6

Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnoszę o: 1. Dokonanie aktualizacji polityki rachunkowości w zakresie ustalenia procedur oraz dokumentacji niezbędnej do przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia wyników inwentaryzacji, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 2. Określanie w przepisach wewnętrznych terminu przeprowadzania inwentaryzacji składników majątku stosownie do art. 26 ust. 1 w związku z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 3. Przestrzeganie przepisów wewnętrznych w zakresie: a) likwidacji środków trwałych, b) sporządzenia i aktualizowania spisów inwentarzowych w pomieszczeniach Urzędu c) prawidłowego sporządzania arkuszy spisu z natury. 4. Poprawianie błędów w dowodach księgowych w sposób wskazany w art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. 5. Ujmowanie w księgach rachunkowych operacji w zakresie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości, stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 6. Inwentaryzację drogą spisu z natury środków trwałych oraz rzeczowych składników aktywów obrotowych zgodnie z obowiązkiem, wynikającym z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. 7. Przeprowadzanie inwentaryzacji znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, a także wycenę objętych spisem z natury obcych środków trwałych, porównanie tych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic oraz powiadamianie właścicieli aktywów o wynikach spisu, stosownie do art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 8. Ujmowanie w ewidencji kont ksiąg pomocniczej środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości w związku z 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami 7

Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r., poz. 189). 9. Wprowadzenie do obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości kont na których księgowane będą operacje dotyczące składników majątku stanowiących własność innych podmiotów i przekazanych Gminie w używanie, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości. 10. Przeprowadzanie inwentaryzacji należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. 11. Przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych, w tym budowli z zastosowaniem właściwej metody stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 ustawy o rachunkowości. 12. Dokumentowanie dokonanej weryfikacji składników aktywów i pasywów poprzez sporządzenie protokołu, stosownie do 8 ust. 4 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej. 13. Prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości, stosownie do obowiązku, wynikającego art. 23 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 782 z późn. zm.). 14. Przeprowadzanie inwentaryzacji i dokumentowanie jej wyników stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Miejska w Czerwieńsku. 8