REGULAMIN PRZESYŁANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ W SPÓŁCE IKEA RETAIL SP. Z O.O. Informacje ogólne: 1 1. Podstawą prawną przesyłania faktur w formie elektronicznej jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku (Dz.U. 2010r, nr 249, poz. 1661) w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwane dalej Rozporządzeniem. 2. Zgodnie z wymogami ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. Nr 144 poz. 1204, z późn. zm.) tworzy się niniejszy regulamin wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną, zwany dalej Regulaminem. 3. Regulamin określa zasady wykonywania czynności wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. 4. IKEA Retail Sp. z o.o. (w dalszej części zwana IKEA) jest administratorem danych osobowych Klienta, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Dane osobowe Klienta będą przetwarzane przez IKEA w celu realizacji usługi, o której mowa w niniejszym Regulaminie. Klientowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich poprawiania. 5. Fakturowanie elektroniczne ma zastosowanie wyłącznie do sprzedaży mebli i artykułów wyposażenia wnętrz zrealizowanej w sklepach IKEA, nie dotyczy sprzedaży zrealizowanej w Restauracjach IKEA oraz sklepiku szwedzkim. 6. Integralną częścią niniejszego Regulaminu jest dokument Procedura zapewniania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych stanowiący załącznik do Regulaminu. Akceptacja warunków Regulaminu oznacza jednocześnie akceptację postanowień Procedury.
2 Definicje: Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają: a) Klient odbiorca faktury w formie elektronicznej, b) IKEA IKEA Retail Sp. z o.o. - wystawca faktury w formie elektronicznej, c) Akceptacja zgoda udzielona przez Klienta IKEA na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. d) Adresy sklepów IKEA: IKEA JANKI Pl. Szwedzki 1, 05-090 Raszyn IKEA WROCŁAW ul. Czekoladowa 7, 55-040 Kobierzyce IKEA GDAŃSK ul. Złota Karczma 26, 80-298 Gdańsk IKEA KRAKÓW ul. J.Conrada 66, 31-357 Kraków IKEA POZNAŃ ul. Szwedzka 10, 61-285 Poznań IKEA KATOWICE Al. Roździeńskiego 95, 40-203 Katowice IKEA TARGÓWEK ul. Malborska 51, 03-286 Warszawa IKEA ŁÓDŹ ul. Pabianicka 255, 93-457 Łódź 3 Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej: 1. IKEA wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej, gwarantując integralność ich treści w szczególności poprzez zapisanie ich w formacie pliku PDF (Portable Document Format). 2. Klient zainteresowany otrzymaniem faktury elektronicznej wystawionej do paragonu dokumentującego zakup w sklepie IKEA powinien poza uprzednim złożeniem pisemnej Akceptacji na otrzymywanie faktur elektronicznych, złożyć w specjalnej skrzynce e-faktury w sklepie IKEA, albo w Centrum Obsługi Klienta sklepu IKEA paragon z zapisanym na odwrocie numerem NIP lub ID Klienta, nadanym przez IKEA przy rejestracji Akceptacji o której mowa w 4 niżej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, paragon zostanie zachowany do archiwizacji przez IKEA. 3. W celu spełnienia obowiązku zapewnienia czytelności faktur przez okres jej przechowywania w formacie i treści jednokładnej z przesłaną do klienta, faktury
archiwizowane są przez IKEA na nośnikach optycznych jednokrotnego zapisu, skatalogowane według okresów księgowych przez okres 6 lat. 4. Faktura elektroniczna zostanie wysłana w ciągu 24 godzin a w przypadku dni wolnych od pracy, w następnym dniu pracy sklepu. 5. Faktura korygująca i/lub duplikat do faktur elektronicznych przesyłane będą także w formie elektronicznej. 6. Klient zobowiązany jest do przechowywania otrzymanych faktur w formie elektronicznej, w sposób dowolny ale zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur, łatwości ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. 4 Akceptacja i cofnięcie akceptacji na otrzymywanie faktur elektronicznych: 1. Faktury mogą być przesyłane, w formie elektronicznej pod warunkiem akceptacji tego sposobu przesyłania przez Klienta. 2. Akceptacji Klient może dokonać wypełniając i własnoręcznie podpisując wniosek Zgoda na przesyłanie faktur, który może być przesłany listownie na adres jednego ze sklepów IKEA, elektronicznie na adres e-faktura@ikea.com, przekazana pracownikowi CS lub pozostawiona w skrzynce odpowiednio w tym celu wyznaczonej znajdującej sie w CS. W przypadku wyboru doręczenia Akceptacji na adres e-mail wskazany powyżej, Klient powinien podpisać własnoręcznie dokument Akceptacji i przesłać jego czytelny skan, albo podpisać ten dokument za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym. 3. Podając we wniosku adres poczty elektronicznej, Klient oświadcza, że jest posiadaczem tego adresu. IKEA nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych. Faktury elektroniczne będą wysyłane na adres e-mail Klienta podany w Akceptacji, ze skrzynki e-faktura@ikea.com co stanowi jedną z gwarancji autentyczności pochodzenia e-faktury.
4. Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane faktury w formie elektronicznej, poprzez wypełnienie i pozostawienie w sklepie lub przesłanie na adres IKEA wniosku Powiadominie o zmianie adresu poczty elektronicznej. 5. Akceptacja nie wyłącza prawa IKEA do wystawiania i przesyłania faktur w formie papierowej, określonego w 5. 6. Klient jest uprawniony do wycofania Akceptacji zgodnie z 3 ust 3 Rozporządzenia. 7. Wycofanie Akceptacji wymaga podania w formie pisemnej danych identyfikacyjnych Klienta zgodnie ze wzorem wniosku Wycofanie zgody na elektroniczne przesyłanie faktur. Wniosek może być przesłany listownie na adres jednego ze skepów IKEA, elektronicznie na adres e-faktura@ikea.com, przekazany pracownikowi CS lub pozostawiony w skrzynce odpowiednio w tym celu wyznaczonej znajdującej się w CS. W przypadku wyboru doręczenia Wycofania Akceptacji na adres e-mail wskazany powyżej, Klient powinien podpisać własnoręcznie dokument Akceptacji i przesłać jego czytelny skan, albo podpisać ten dokument za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym. 8. W przypadku wycofania Akceptacji przez Klienta, IKEA traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia od Klienta o cofnięciu Akceptacji. 5 IKEA będzie przesyłać faktury w formie papierowej w szczególności w następujących wypadkach: 1. W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z uwagi na jego przepełnioną skrzynkę poczty elektronicznej, IKEA w pierwszej kolejności skontaktuje się telefonicznie z Klientem i wyjaśni zaistniałą sytuację. W przypadku braku kontaktu, IKEA wystawi duplikat faktury w formie papierowej i prześle drogą pocztową na adres Klienta będący w ewidencji IKEA. Kolejna faktura będzie wysyłana w formie elektronicznej na podany adres e-mail Klienta.
2. W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z uwagi na błędny adres poczty elektronicznej Klienta, IKEA podejmie próbę skontaktowania się z Klientem pod wskazanym w Akceptacji przez Klienta numerem telefonu. W sytuacji braku kontaktu telefonicznego, IKEA wystawi duplikat faktury w formie papierowej i przesyła drogą pocztową na adres Klienta będący w ewidencji IKEA. 6 Postanowienia końcowe 1. IKEA zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych przesłanek, o czym IKEA poinformuje Klienta w formie elektronicznej. 2. IKEA zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie oraz zakończenia świadczenia usług przesyłania faktur elektronicznych w każdym czasie bez potrzeby podania przyczyny. O powyższym Klient niezwłocznie zostanie poinformowany w formie elektronicznej. Zmienione warunki Regulaminu zostaną udostępnione na stronie internetowej www.ikea.com oraz w sklepach IKEA. Zmiana warunków Regulaminu pozostanie bez wpływu na prawa i obowiązki Klienta nabyte przez Klienta przed wejściem w życie zmian Regulaminu. 3. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej www.ikea.com 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy szczególne. 5. Regulamin obowiązuje od dnia 1.09.2012 r.