ZAMAWIAJĄCY: GMINA WĄSEWO ul. Zastawska 13, 07-311 Wąsewo NIP: 7591630959, REGON: 550667899 tel. 29 645 80 00, fax. 29 645 80 01 e-mail: wasewo@pro.onet.pl, strona internetowa: www.wasewo.pl Wąsewo, dnia 8 lipca 2013 ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 2/PROW/2013 dotyczy wynajmu sceny oraz nagłośnienia i oświetlenia sceny wraz z obsługą techniczną podczas Dożynek Gminno-Parafialnych organizowanych w dniu 15 sierpnia w 2013 roku w Wąsewie. Gmina Wąsewo (Zamawiający) zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 14 000 euro Prosimy o złożenie pisemnej oferty na załączonym formularzu ofertowym. I. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot zamówienia: 1.Usługa wynajęcia i obsługi sceny, sprzętu nagłaśniającego oraz oświetleniowego podczas uroczystości plenarnej Dożynki Gminno-Parafialne, współfinansowanej z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013 w ramach działania 4.1 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju z zakresu małych projektów wdrażania Lokalnej Strategii Rozwoju Lokalnej Grupy Działania ZIELONE SIOŁO. 2. Szczegółowy opis zamówienia: 2.1. Scena: 2.1.1. scena o wymiarach minimum 10x12 metrów, posiadająca zadaszenie, wysłonienie z trzech stron kotarami, wysokość sceny minimum 120 centymetrów, 2.1.2. scena wyposażona w blaty antypoślizgowe, 2.1.3. podest perkusyjny o minimalnych wymiarach powierzchni 3x2,5 metra, 2.1.4. konstrukcja sceny umożliwiająca instalację oświetlenia scenicznego oraz nagłośnienia, 2.1.5. transport konstrukcji sceny na miejsce i z miejsca imprezy, 2.1.6. instalacja-montaż sceny na dziedzińcu przy Zespole Placówek Oświatowych w Wąsewie, 2.1.7. demontaż sceny po zakończeniu wydarzenia (najpóźniej 16 sierpnia 2013 r.), 2.2. Nagłośnienie i oświetlenie: 2.2.1. wynajem oraz instalacja i deinstalacja po zakończeniu wydarzenia nagłośnienia, moc sprzętu dostosowana do potrzeb imprezy, która odbędzie się na dziedzińcu przy Zespole Placówek Oświatowych w Wąsewie, (wraz z obsługą), 2.2.2 oświetlenie sceny, to jest zapewnienie odpowiedniej jakości i natężenia oświetlenia powierzchni sceny, podczas występów dożynkowych. Usługa obejmuje transport urządzeń oświetleniowych na oraz z imprezy, instalację na miejscu, użycie adekwatnej do powierzchni wydarzenia liczby punktów świetlnych o odpowiedniej mocy oraz obsługę techniczną podczas trwania imprezy.
Wymagane jest posiadanie wystarczającej ilości reflektorów, pulpitu sterującego światłami, oraz okablowania zasilającego, 2.2.3. dodatkowe nagłośnienie (instalacja aparatury nagłaśniającej w tym: wzmacniacza, mixera bądź powermixera, minimum dwóch kolumn głośnikowych o mocy minimalnej 2x200 W, odtwarzacza CD bądź laptopa umożliwiającego odtwarzanie płyt CD z nagraną muzyką, dwóch mikrofonów bezprzewodowych, obsługę nagłośnienia podczas trwania imprezy) (wraz z obsługą), 2.2.4. wykonawca musi zapewnić zasilanie elektryczne (wraz z instalacją) odpowiednie do zastosowanego sprzętu i wyposażenia podczas trwania imprezy (w godzinach od 12.00 do 24.00 w dniu 15 sierpnia 2013 r.) 2.3. wykonanie montażu i instalacji sceny oraz sprzętu nagłaśniającego na terenie imprezy plenerowej najpóźniej do godziny 10.00, 15 sierpnia 2013 roku. 3. Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych. 4. Nie wymaga się złożenia wadium. 5. Nie przewiduje się udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 6. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 7. Płatność za wykonanie usługi zostanie zrealizowana na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po realizacji przedmiotu zamówienia, przelewem w terminie do 7 dni od daty wpłynięcia faktury do siedziby Zamawiającego. 7.1. Na fakturze zostaną wyszczególnione ceny brutto oraz kwoty netto za poszczególne elementy zamówienia, wyszczególnione w punkcie II.2 Zapytania: - cena wynajęcia i montażu sceny (wraz z obsługą) - cena wynajęcia nagłośnienia i oświetlenia (wraz z obsługą) II. Opis przygotowania oferty 1. Oferent powinien stworzyć ofertę zawierającą następujące elementy: a/ data sporządzenia oferty, b/ adres siedziby firmy, nr telefonu, NIP, c/ cenę za poszczególne elementy zamówienia, wyszczególnione w punkcie II.2 Zapytania: - cenę wynajęcia i montażu sceny - cenę wynajęcia nagłośnienia i oświetlenia oraz cenę całościową. 2. Zalecane jest sporządzenie oferty na formularzu, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego zapytania. III. Miejsce i czas składania ofert 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: aneta.michalska@wasewo.pl, faksem nr 29 645 80 81, pocztą lub osobiście w siedzibie Urzędu Gminy Wąsewo, ul. Zastawska 13, 07-311 Wąsewo. Termin złożenia oferty 15.07.2013 r., godz. 12.00 (w wypadku przesłania oferty pocztą decyduje data wpływu do siedziby Urzędu Gminy Wąsewo). 2. Ocena ofert zostanie dokonana do dniu 19.07.2013 r. a wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony za pomocą poczty e-mail oraz na stronie internetowej www.wasewo.pl 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Po upływie terminu składania ofert Oferent nie ma prawa zmieniać ani wycofywać złożonej oferty. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IV. Ocena ofert Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następującego kryterium: 1. Cena 100 % (cena całościowa)
V. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty e-mail oraz na stronie internetowej www.wasewo.pl VI. Dodatkowe informacje 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od terminu składania ofert wskazanego w pkt III.1. 2. Dodatkowych informacji dotyczących natury zamówienia udzieli Aneta Michalska, tel. 29 645 80 00 wew. 25, email: aneta.michalska@wasewo.pl Załącznikami do zapytania są: Zał. 1. Zapytanie ofertowe, Zał. 2. Projekt umowy Zgodnie z art. 4 pkt. 8 Ustawy z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j.dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) wobec zamówienia nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W związku z powyższym niniejsze zaproszenie do składania ofert nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa ofert nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Nr 2/PROW/2013 (Nazwa, adres, NIP Wykonawcy) O FET R A usługi wynajęcia i obsługi sceny, sprzętu nagłaśniającego oraz oświetleniowego podczas uroczystości plenerowej Dożynki Gminno-Parafialne 2013 W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/PROW/2013 z dnia 8 lipca 2013 r., którego przedmiotem jest zapewnienie sceny oraz nagłośnienia i oświetlenia sceny wraz z obsługą techniczną podczas uroczystości Dożynki Gminno-Parafialne 2013 organizowanego na dziedzińcu przy Zespole Placówek Oświatowych w Wąsewie, 1. Oferuję/emy realizację zamówienia w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym za, cenę brutto w kwocie.. zł (słownie:..... zł), w tym podatek VAT. zł (.%), cena netto w kwocie..... w tym: a) cena brutto za wynajęcie i montaż sceny (usługa opisana w punkcie I 2.1 Zapytania) w kwocie. zł (słownie:. zł), w tym podatek VAT.. zł (...%), cena netto w kwocie... b) cena brutto za wynajęcie i montaż nagłośnienia i oświetlenia (usługa opisana w punkcie I 2.2 Zapytania) w kwocie. zł (słownie: zł), w tym podatek VAT zł (..%), cena netto w kwocie.. 2. Oświadczam/y, że cena podana w pkt.1 zawiera wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, zgodnie z wymogami zapytania ofertowego i jest ceną ostateczną. 3. Oświadczam/y, że w przypadku powierzenia nam realizacji zamówienia dołożymy wszelkich starań, aby wykonać przedmiotowe zamówienie należycie oraz przystąpimy do jego realizacji odpowiednio wcześnie tak, aby Dożynki Gminno-Parafialne odbyły się w planowanym terminie.
4. Oświadczam/y, że posiadamy wiedzę i doświadczenie, dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do prawidłowego wykonania zamówienia oraz, że znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej właściwe wykonanie zamówienia. 5. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego, nie wnosimy do niego zastrzeżeń, uzyskaliśmy konieczne informacje potrzebne do przygotowania oferty. W przypadku wyboru naszej oferty, 6. Oświadczam/y, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 7. Osobą upoważnioną do kontaktów z zamawiającym jest:.. tel..... (miejscowość, data). (Podpis/y osoby/ osób upoważnionej/ych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy)