BO-96-06/17 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA postępowania prowadzonego bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579) na zadanie pt.: usługa badania opinii publicznej w ramach projektu badawczego ENABLE.EU - Enabling the Energy Union through understanding the drivers of individual and collective energy choices in Europe wraz ze sporządzeniem raportu z badań. Zamawiający: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych ul. Warecka 1A 00-950 Warszawa Wspólny Słownik Zamówień Publicznych CPV: 79315000-5 Usługi badań społecznych Warszawa, dnia 23 października 2017 r. 1
I. ZAMAWIAJĄCY: 1. Zamawiającym jest: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, NIP: PL 5252167765, REGON: 016274699 Telefon: 22 556 80 00 Fax: 22 556 80 99 Strona internetowa : www.pism.pl 2. Adres, na który należy kierować korespondencję: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych ul. Warecka 1 A 00-950 Warszawa Zamawiający wyznacza do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami niżej wymienione osoby: Aleksandra Gawlikowska-Fyk kierownik programu Międzynarodowe Stosunki Gospodarcze i Polityka Energetyczna w sprawach dotyczących opisu przedmiotu zamówienia tel. 22 566 80 56, e-mail: gawlikowska-fyk@pism.pl Małgorzata Goździk główny specjalista w Biurze Organizacyjnym, w sprawach proceduralnych tel. 22 566 80 50, e-mail: gozdzik@pism.pl Wszelkie pisma i pytania Wykonawcy powinni kierować na adresy wskazany w pkt I ust. 2. II. OZNACZENIE POSTĘPOWANIA 1. Postępowanie, którego dotyczy niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (zwana w dalszej treści w skrócie SIWZ), oznaczone zostało przez Zamawiającego numerem referencyjnym sprawy: BO-96-06/17 2. Wykonawcy powinni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na ww. oznaczenie. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest usługa badania opinii publicznej w ramach projektu badawczego ENABLE.EU - Enabling the Energy Union through understanding the drivers of individual and collective energy choices in Europe wraz ze sporządzeniem raportu z badań. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 1 do SIWZ. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Termin realizacji zamówienia do 60 dni od dnia podpisania umowy. 2
V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: a) posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. wykażą się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, tj. w przypadku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia w ciągu 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie zrealizowali lub realizują: i. co najmniej 3 naukowe badania ilościowe opinii publicznej zrealizowane na reprezentatywnej ogólnopolskiej próbie minimum 1000-osobowej techniką PAPI lub CAPI, b) dysponowania potencjałem technicznym pozwalającym na realizację tego przedsięwzięcia badawczego, c) osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. wykażą, że dysponują lub będą dysponować kierownikiem badania posiadającym co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji i koordynacji badań ilościowych wykonywanych techniką PAPI lub CAPI. 2. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, ocena spełnienia opisanych wyżej warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie łącznie w stosunku do Wykonawców występujących wspólnie Konsorcjum, Spółka Cywilna. 3. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń. Wykonawcy niespełniający warunków zostaną przez Zamawiającego wykluczeni z postępowania, a ich oferta zostanie odrzucona. VI. WYKAZ DOKUMENTÓW, JAKIE WYKONAWCY MAJĄ DOSTARCZYĆ W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. 1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt V SIWZ, Wykonawcy są zobowiązani przedstawić następujące dokumenty: a) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, również wykonywanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu do składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, (Załącznik nr 3 do SIWZ), b) dowodami potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie, są: poświadczenia Zamawiających, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie te powinny być wydane nie wcześniej, niż na 3 miesiące przed upływem terminu do składania ofert, oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia od 3
Zamawiających, o którym wyżej mowa, c) Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym pozwalającym na realizację tego przedsięwzięcia badawczego (Załącznik nr 4 do SIWZ), d) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, z których przynajmniej jedna to osoba o której mowa w części V, pkt 1, ust. c) (Załącznik nr 5 do SIWZ), e) koncepcja merytoryczna: 1) opis doboru próby 2) przygotowany od strony technicznej kwestionariusz wywiadu w odniesieniu do przykładowych pytań (Załącznik nr 6 do SIWZ), f) koncepcja organizacyjna. VII. TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ 1. Termin związania ofertą wynosi 60 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZAWARTOŚĆ OFERTY 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na cały przedmiot zamówienia. Jeżeli Wykonawca złoży więcej niż jedną ofertę, samodzielnie lub wspólnie z innymi Wykonawcami, wszystkie złożone przez niego oferty zostaną odrzucone. 2. Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie Wykonawcę i nie będą podlegały zwrotowi. 3. Oferta powinna być napisana w języku polskim, oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 4. Oferta, w tym oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników (formularzy) do niniejszej SIWZ, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami co do treści oraz opisu kolumn i wierszy. 5. Oferta oraz wszystkie wymagane oświadczenia Wykonawcy, muszą być podpisane przez osobę reprezentującą Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli osoba/osoby podpisująca/e ofertę działa/ją na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to powinno być złożone w oryginale lub w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę lub notariusza. IX. ZAWARTOŚĆ OFERT. 1. Oferta zawiera wypełniony Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 2 do SIWZ oraz niżej wymienione dokumenty: 4
1) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, 2) pozostałe dokumenty określone w zapisie pkt VI niniejszej SIWZ. X. WSKAZANIE MIEJSCA I TERMINU SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERT. 1. Oferty winny być złożone w siedzibie Zamawiającego na adres: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych ul. Warecka 1 A 00-950 Warszawa lub elektronicznie na adres: gozdzik@pism.pl w terminie do dnia 27 października 2017 r. do godz. 16:00 2. Oferta złożona po terminie składania ofert, zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy bez otwierania. XI. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY 1. Cenę ofertową wykonania zamówienia Wykonawca przedstawi w Formularzu Ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ. 2. Ceny ofertowa zawierać musi wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia i obejmować zakres usług określony w opisie przedmiotu zamówienia. 3. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do 1 grosza. 4. Zamawiający nie przewiduje dokonywania rozliczeń z Wykonawcą w walutach obcych. XII. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY I SPOSÓB OCENY OFERT 1. Wszystkie oferty nie podlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następujących kryteriów. 1) Cena (C) = 50% = do 50 pkt. 2) Koncepcja merytoryczna badania (KM) = 40% = do 40 pkt. 3) Koncepcja organizacyjna badania (KO) = 10% = do 10 pkt. Końcowa liczba punktów (P) będzie liczona według wzoru: P = C + KM + KO Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów. 1) Kryterium 1. - Cena (C) do 50 pkt. Zamawiający przyzna każdej ofercie punkty w kryterium Cena do 50 pkt. wg wzoru: Cn Pc = ------------- x 50 Cb 5
gdzie: Pc Cn Cb - punkty uzyskane w kryterium ceny - cena brutto z oferty o najniższej cenie - cena z oferty badanej 2) Kryterium 2. - Koncepcja merytoryczna badania (KM) łącznie do 40 pkt.: Zamawiający przyzna każdej ofercie punkty w kryterium Koncepcja merytoryczna badania w wysokości do 40 pkt., w tym za: 2.1. Przygotowanie i uzasadnienie metodyki doboru respondentów do badania - do 30 punktów, gdzie: a) 0 punktów - brak poprawnej metodyki doboru respondentów, b) 15 punktów - dostateczny poziom metodyki doboru respondentów i jego uzasadnienia, c) 30 punktów - poprawna, szczegółowa i czytelna metodyka doboru respondentów wraz z zadowalającym uzasadnieniem. 2.2. Przygotowanie kwestionariusza wywiadu od strony technicznej, w odniesieniu do przykładowych pytań (załącznik nr 6) w formie ułatwiającej przeprowadzenie wywiadu do 10 punktów, gdzie: a) 0 punktów kwestionariusz mało czytelny, b) 5 punktów kwestionariusz czytelny, c) 10 punktów kwestionariusz przemyślany od strony technicznej, układ przyjazny dla ankietera, wyraźnie wydzielone pytania i kategorie odpowiedzi w poszczególnych pytaniach. Kryterium 3. - Koncepcja organizacyjna badania (KO) - łącznie do 10 pkt. Zamawiający przyzna każdej ofercie punkty w kryterium Koncepcja organizacyjna badania w wysokości do 10 pkt., w tym za: 1) Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych zadań i uzasadnienie kolejności ich realizacji - do 5 punktów gdzie: a) 0 punktów - brak harmonogramu realizacji poszczególnych zadań i brak uzasadnienia kolejności realizacji zadań, b) 2 punkty 60-dniowy termin realizacji zamówienia i przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych zadań, c) 3 punkty - krótszy niż 50-dniowy termin realizacji Zamówienia i przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych zadań, d) 5 punktów - krótszy niż 50-dniowy termin realizacji Zamówienia i przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych zadań z czytelnym, logicznym i spójnym uzasadnieniem kolejności ich realizacji. 2) Przygotowanie koncepcji organizacji badania w podziale na zadania - do 5 punktów, gdzie: 6
a) 0 punktów - brak przedstawienia opisu wyodrębnionych zadań, b) 3 punkty - dostateczny poziom opisu wyodrębnionych zadań i dostateczny opis podziału zadań w ramach zespołu realizującego badanie, c) 5 punktów - szczegółowy poziom przedstawienia opisu wyodrębnionych zadań oraz czytelny i spójny logicznie podział zadań w ramach zespołu realizującego badanie. Załączniki: 1) Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2) Załącznik nr 2 Formularz Ofertowy 3) Załącznik nr 3 Wykaz usług 4) Załącznik nr 4 Oświadczenie o dysponowaniu potencjałem technicznym 5) Załącznik nr 5 Wykaz osób 6) Załącznik nr 6 Przykładowe pytania z kwestionariusza wywiadu wymagane do przygotowania oferty od strony technicznej w celu dokonania jej oceny merytorycznej 7