Załącznik nr 7 do SIWZ /Załącznik nr 2 do umowy / INSTRUKCJA BEZPIECZEŃSTWA PRZEMYSŁOWEGO 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejsza instrukcja bezpieczeństwa przemysłowego zwana dalej,,instrukcją stanowi integralną część umowy na usługę budowy archiwum cyfrowego dla Centralnego Archiwum Wojskowego Wojskowego Biura Historycznego i określa szczegółowe wymagania dotyczące ochrony informacji niejawnych, z którymi pracownicy Wykonawcy mogą się zapoznać w trakcie realizacji usługi. 2. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228) zwanej dalej ustawą. 3. Jednostką organizacyjną, która w rozumieniu ustawy zleca realizację usług, których wykonanie może wiązać się z dostępem do informacji niejawnych, jest Jednostka Wojskowa Nr 3964 z siedzibą przy ul. Bystrej 1 w Warszawie, REGON 017172392 zwana dalej Zamawiającym. 4. Wykonawcą, który w rozumieniu ww. ustawy będzie realizował usługi, których wykonanie będzie wiązało się z dostępem do informacji niejawnych, jest ------------------------- - z siedzibą w --------- przy -------------- kod pocztowy ---------------, KRS: ----------, REGON: ---------, NIP: --- --- -- --. Zdolność Wykonawcy do ochrony informacji niejawnych o klauzuli tajne potwierdza Świadectwo Bezpieczeństwa Przemysłowego --- stopnia, nr ---- ------- z dn. --.--.---- r. wydane przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego / Służbę Kontrwywiadu Wojskowego ważne nie krócej niż do zakończenia realizacji umowy. 5. Usługa realizowana jest na rzecz Wojskowego Biura Historycznego z siedzibą przy ul. Pontonierów 2A w Warszawie, zwanego dalej WBH. 6. Dokumentacja techniczna, opracowana przez Wykonawcę w ramach realizacji umowy, opisująca sposób połączenia i przesyłania danych pomiędzy systemem a posiadanym przez WBH repozytorium danych musi posiadać klauzulę nie mniejszą niż poufne. Pozostała część dokumentacji technicznej powinna być jawna; 7. Dokumentacja techniczna o klauzuli poufne powinna zostać wytworzona w kancelarii tajnej Wykonawcy. 8. Za nadzór, kontrolę i doradztwo w zakresie wykonywania obowiązku ochrony informacji niejawnych przetwarzanych w związku z realizacją umowy odpowiadają: 1) Pełnomocnik WBH ds. Ochrony Informacji ppłk Jacek PRADELOK (tel. 261 813 259), 2) Pełnomocnik Wykonawcy ds. Ochrony Informacji 2 PRZEDMIOT OCHRONY 1. 1) Informacje, materiały, dokumenty niejawne oznaczone klauzulą tajne, z którymi pracownicy Wykonawcy mogą zapoznać się w związku z realizacją usługi: a) dostęp do pomieszczeń oznaczonych jako I i II strefa bezpieczeństwa; Strona 1 z 8
b) dokumentacja techniczna zawierająca opis systemu, sposób przesyłania i szyfrowania informacji; c) system ochrony obiektu, w tym jego lokalizacja, d) inne wiadomości związane z bezpieczeństwem obiektu, uzyskane w związku z realizacją umowy i w czasie jej trwania. 2) Informacje, materiały, dokumenty niejawne oznaczone klauzulą poufne, z którymi pracownicy Wykonawcy mogą zapoznać się w związku z realizacją usługi: a) system ochrony obiektu, w tym jego lokalizacja, b) istniejąca dokumentacja systemu teleinformatycznego o klauzuli poufne, c) inne dokumenty przekazane przez WBH. 3) Informacje, materiały, dokumenty niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone, z którymi pracownicy Wykonawcy mogą zapoznać się w związku z realizacją usługi, przetwarzane na terenie siedziby WBH: a) dokumentacja techniczna sieci strukturalnej LAN; b) inne dokumenty przekazane przez WBH. 2. Inne ustalenia: 1) W zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli tajne : a) WBH nie przewiduje możliwości przekazywania Wykonawcy, informacji niejawnych o klauzuli tajne w celu ich przetwarzania w użytkowanych przez Wykonawcę obiektach; 2) W zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli poufne : a) WBH przewiduje możliwość przekazywanie Wykonawcy, informacji niejawnych o klauzuli poufne w celu ich przetwarzania, także w niejawnych systemach teleinformatycznych, w użytkowanych przez Wykonawcę obiektach, b) WBH informuje, że Wykonawca zobowiązany jest przetwarzać, w sposób określony w ustawie oraz niniejszej instrukcji, wytworzone przez siebie informacje niejawne, a w szczególności dokumenty i materiały (np. notatki służbowe, informacje, itp.). 3) W zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone : a) WBH przewiduje możliwość przekazywanie Wykonawcy, informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone w celu ich przetwarzania, także w niejawnych systemach teleinformatycznych, w użytkowanych przez Wykonawcę obiektach, b) WBH informuje, że Wykonawca zobowiązany jest przetwarzać, w sposób określony w ustawie oraz niniejszej instrukcji, wytworzone przez siebie informacje niejawne, a w szczególności dokumenty i materiały (np. notatki służbowe, informacje, itp.). 3 WYMAGANIA OGÓLNE 1. W celu zapewnienia właściwej ochrony informacji niejawnych, danych osobowych, z którymi w trakcie realizacji usługi Wykonawca oraz jego pracownicy mogą się zapoznać, Wykonawca zobowiązany jest: 1) przestrzegać wymagań zawartych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167), aktów wykonawczych wydanych do tej ustawy oraz niniejszej instrukcji; Strona 2 z 8
2) posiadać w trakcie całego okresu realizacji przedmiotu usługi świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego minimum I stopnia jako dokumentu potwierdzającego zdolność do ochrony informacji niejawnych o klauzuli tajne lub wyższej wydanego przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Służbę Kontrwywiadu Wojskowego (art. 54 ust. 9,10); 3) zapoznać pracowników realizujących przedmiot umowy z obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa i ochrony informacji, dokumentów, materiałów niejawnych, a także zobowiązać ich do ścisłego przestrzegania postanowień instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego i obowiązujących procedur pod rygorem rozwiązania umowy z winy Wykonawcy, a w szczególności dotyczących: a) przetwarzania informacji niejawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) przestrzegania zasad i sposobów postępowania określonych przepisami o ochronie informacji niejawnych, c) nie ujawniania osobom nieupoważnionym informacji prawnie chronionych związanych z realizacją usługi, 4) przestrzegać obowiązujących na terenie chronionego obiektu, poszczególnych budynków, stref przepisów i ustaleń dotyczących ochrony fizycznej, danych osobowych, przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. 2. Korespondencja związana z realizacją usługi będzie realizowana w następujący sposób: 1) Korespondencja jawna: a) Zamawiający: ul. Bystra 1, 03-700 Warszawa, fax: 261 892 320, b) WBH: ul. Pontonierów 2A, 00-910 Warszawa fax: 261 813 749, c) Wykonawca: ul. ----------, ------ --------, fax: -- --- -- --, 2) Korespondencja niejawna: a) Zamawiający: nie przewiduje przekazywać informacji niejawnych, b) WBH: ul. Pontonierów 2A, 00-910 Warszawa, c) Wykonawca: ul. ---------------, ------ --------, 3) Korespondencja niejawna przekazywana będzie na zasadach określonych przez Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz.U.2011.217.1603). 4 WYMAGANIA W ZAKRESIE DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. W celu zminimalizowania ryzyka dostępu do informacji niejawnych nieupoważnionych osób w trakcie całego okresu obowiązywania umowy Wykonawca będzie realizował usługę poprzez pracowników, którzy: 1) posiadają polskie obywatelstwo - wszyscy pracownicy Wykonawcy realizujący przedmiot umowy na terenie chronionego obiektu; 2) zostali przez Wykonawcę wyznaczeni i zgłoszeni, jako stały wydzielony zespół pracowników Wykonawcy, do realizacji usługi i wpisani do Wykazu pracowników Wykonawcy realizujących przedmiot umowy ; 3) posiadają, przed przystąpieniem do realizacji usługi na terenie obiektu: a) aktualne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli minimum tajne - pracownicy realizujący przedmiot Strona 3 z 8
umowy na terenie chronionego obiektu - koordynator projektu, inżynier wdrożenia, architekt systemowy; b) aktualne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli minimum poufne - pracownicy realizujący przedmiot umowy na terenie chronionego obiektu - inżynier wdrożenia w zakresie instalacji, uruchomienia oraz serwisu rozwiązania macierzowego realizującego funkcję cyfrowego archiwum; b) aktualne poświadczenie bezpieczeństwa lub wydane przez Wykonawcę, upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych inne osoby, które zapoznają się z informacjami niejawnymi wymienianymi pomiędzy stronami, c) oraz aktualne zaświadczenie stwierdzające odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych (art. 19 i art. 20 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych). 2. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji przedmiotu umowy oraz w przypadku zmian personalnych przekaże Zamawiającemu oraz WBH: 1) Szczegółowy Wykaz pracowników Wykonawcy realizujących przedmiot umowy, którzy będą wykonywali usługi stanowiące przedmiot umowy. Wykaz winien być podpisany przez pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych i w szczególności zawierać: a) dane Wykonawcy usługi i umowy: (1) nazwa własna, adres korespondencyjny, numer, KRS i NIP (jeśli nadano), (2) numer umowy i data jej obowiązywania, b) dane pracowników Wykonawcy (także pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, kierownika punktu ewidencyjnego, administratora niejawnego systemu teleinformatycznego, inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego): (1) nr PESEL, imię i nazwisko, imię ojca, miejsce urodzenia, (2) adres zamieszkania, (3) data zatrudnienia (okres zatrudnienia: data początkowa, data końcowa), (4) dane dotyczące poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych - numer, datę wydania, klauzulę, datę ważności, (5) dane dotyczące zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych: numer, datę wydania, zakres, datę ważności, (6) określenie zakresu obowiązków poprzez wskazanie nazwy zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji (np. pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, itp.). 2) Oryginały dokumentów w celu wykonania kopii lub ich uwierzytelnione kopie. 3. Wykonawca w przypadku zmian personalnych pracowników wykonujących przedmiot usługi, zobowiązany jest: 1) powiadomić WBH w formie pisemnej, najpóźniej 7 (siedem) dni przed podjęciem pracy przez nowych pracowników; 2) przedstawić Zamawiającemu oraz WBH lub przesłać na adres korespondencyjny w ciągu 7 (siedmiu) dni od daty wprowadzenia nowego pracownika Wykonawcy zaktualizowany Wykaz pracowników Wykonawcy realizujących przedmiot umowy, o którym mowa w 5 ust. 2 pkt. 1 wraz z dokumentami, o których mowa w 5 ust.1 pkt. 4 (jeśli wcześniej nie przekazano). Strona 4 z 8
4. W przypadku wniesienia sprzeciwu do zaproponowanych zmian personalnych WBH informuje o tym Wykonawcę oraz Zamawiającego. 5. Postępowania sprawdzające wobec pracowników Wykonawcy przewidzianych do realizacji zadania, prowadzi Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Wykonawcy. 6. Szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych wobec osób przewidzianych do realizacji usługi, prowadzi Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Wykonawcy lub WBH, każdy w zakresie swojego działania. 7. Wykaz osób zatrudnionych w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadając uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, o którym mowa w art. 15 ustawy o ochronie informacji niejawnych prowadzi pełnomocnik ochrony Wykonawcy oraz WBH. 5 WYMAGANIA W ZAKRESIE ZABEZPIECZENIA MIEJSCA PRZECHOWYWANIA I PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. Wykonawca w trakcie realizacji usługi zobowiązany jest zorganizować i zapewnić ochronę informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone, które WBH w trakcie realizacji przedmiotu umowy przekaże Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest przetwarzać i przechowywać informacje, materiały, dokumenty niejawne: 1) W obiektach, strefach, pomieszczeniach, w których zorganizowano system kontroli dostępu postaci systemu elektronicznego lub rozwiązań organizacyjnych, stosowanych w celu zagwarantowania uzyskiwania dostępu do pomieszczeń, obszarów, rejonów, stref, w których są przetwarzane informacje niejawne, wyłącznie przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia; 2) W pomieszczeniach objętych co najmniej strefą ochronną III ustanowioną i oznaczoną zgodnie z rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowych zadań pełnomocników ochrony w zakresie ochrony informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz.U.2013.1660); 3) W urządzeniach do przechowywania informacji niejawnych posiadających aktualne certyfikaty określone odrębnymi przepisami. W przypadku informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone dopuszcza się przechowywanie w urządzeniach w postaci szaf stalowych na akta lub kontenerów stalowych, wyposażonych zamek mechaniczny. Urządzenia są chronione przed osobami postronnymi w trakcie pracy przez personel Wykonawcy, natomiast po zakończeniu pracy powinny zostać zamknięte i zabezpieczone poprzez założenie jednorazowej plomby lub odciśnięcie pieczęci do teczki pracy, a klucz do zamka powinien być przechowywany w warunkach uniemożliwiających dostęp osób nieuprawnionych; 4) Zabezpieczone przez personel Wykonawcy w sposób uniemożliwiający przypadkowe ujawnienie ich treści osobom nieuprawnionym. 6 WYMAGANIA W ZAKRESIE ZABEZPIECZENIA INFORMACJI NIEJAWNYCH W TRAKCIE REALIZACJI USŁUGI Strona 5 z 8
1. W trakcie realizacji usługi informacje, dokumenty, materiały niejawne o których mowa w 2 będą w szczególności: 1) przetwarzane wyłącznie w oznaczonej strefie ochronnej; 2) wytwarzane w niejawnych systemach teleinformatycznych posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego lub metodą pisma odręcznego; 3) oznaczane zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz.U.2011.288.1692); 4) przekazywane Wykonawcy wyłącznie za pośrednictwem Kancelarii Tajnej WBH po podpisaniu oraz w trakcie obowiązywania umowy na realizację przedmiotowej usługi. Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu wszystkich udostępnionych dokumentów, materiałów niejawnych, najpóźniej 7 (siedem) dni od dnia zakończenia realizacji usługi; 5) udostępniane Wykonawcy na jego wniosek lub jeśli WBH uzna, że są one niezbędne do realizacji usługi. 2. Wykonawca, w czasie realizacji umowy, ma obowiązek niezwłocznego informowania Pełnomocnika WBH ds. Ochrony Informacji Niejawnych o: 1) pojawiających się zagrożeniach; 2) zmianach w systemie ochrony informacji niejawnych; 3) zmianach osób wykonujących umowę; 4) potrzebie zawarcia z podwykonawcą umowy związanej z dostępem do informacji niejawnych. 7 WYMAGANIA W ZAKRESIE SPOSOBU REALIZACJI PRZEDMIOTU UMOWY 1. Wykonawca bez wiedzy Zamawiającego oraz WBH nie może powierzyć wykonania usługi podwykonawcom, za wyjątkiem firm członków konsorcjum lub innych firm wskazanych w treści umowy lub zgłoszonych Zamawiającemu oraz WBH. Zgłoszenie podwykonawcy powinno, z zachowaniem formy pisemnej, zawierać zakres i termin zlecanych prac oraz dane podwykonawcy analogiczne jak 5 ust. 2 pkt. 1. 2. WBH zabrania: 1) niszczenia materiałów niejawnych WBH pozyskanych przez pracowników Wykonawcy, wszystkie materiały i dokumenty podlegają zwrotowi do WBH; 2) kopiowania materiałów niejawnych; 3) wykorzystania materiałów oraz informacji pozyskanych w trakcie realizacji usługi, także jawnych, w materiałach propagandowych lub promocyjnych, prezentowanych w prasie, radiu, telewizji lub innych środkach przekazu. 3. Wykonawca, w czasie realizacji umowy, ma obowiązek niezwłocznego informowania Pełnomocnika WBH ds. Ochrony Informacji Niejawnych o: 1) stwierdzonych zagrożeniach dla informacji niejawnych; 2) zmianach osób wykonujących umowę; 3) potrzebie zawarcia z podwykonawcą umowy związanej z dostępem do informacji niejawnych. Strona 6 z 8
4. Wykonawca, w czasie realizacji umowy, ma obowiązek przestrzegać zasad użytkowania, na terenie chronionego obiektu WBH, telefonów komórkowych i innych urządzeń do przetwarzania obrazu i dźwięku zwanych dalej urządzeniami w strefach ochronnych 1 : 1) I, II - WBH zabrania używania, urządzeń do przetwarzania obrazu i dźwięku, przedmiotowe urządzenia należy deponować w urządzeniach do ich przechowywania zainstalowanych przy wejściach do tych stref; 2) III - WBH zezwala pracownikom Wykonawcy wskazanym w Wykazie pracowników Wykonawcy realizujących przedmiot umowy na używanie, w oznaczonych strefach ochronnych III, urządzeń do przetwarzania obrazu i dźwięku; 3) Informacje o zakazie wnoszenia, używania i obowiązku deponowania urządzeń umieszcza się odpowiednio w widocznym miejscu na drzwiach wejściowych (przy wejściach) do stref ochronnych (pomieszczeń); 4) Osoby nie posiadające uprawnień do wnoszenia urządzeń do strefy ochronnej I, II lub III są zobowiązane do zdeponowania urządzeń w punkcie depozytowym. 8 SPRAWOWANIE NADZORU ORAZ NARUSZENIE BEZPIECZEŃSTWA OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH 1. W celu zapewnienia przestrzegania, w czasie realizacji przedmiotu umowy, przepisów z zakresu ochrony informacji niejawnych strony ustalają następujący podział kompetencji w zakresie sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem przedmiotowych przepisów: 1) WBH sprawuje nadzór i kontrolę poprzez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych; 2) Wykonawca sprawuje nadzór i kontrolę poprzez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych Wykonawcy. 2. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez Wykonawcę przepisów o ochronie informacji niejawnych, systemu ochrony pomieszczeń WBH lub nieprzestrzegania zapisów niniejszej instrukcji Pełnomocnik WBH ds. Ochrony Informacji Niejawnych niezwłocznie powiadomi Wykonawcę. 9 ODPOWIEDZIALNOŚĆ WYKONAWCY 1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność karną określoną w rozdziale XVII (przestępstwa przeciwko Rzeczypospolitej Polskiej) oraz rozdziale XXXIII (przestępstwa przeciwko ochronie informacji) ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks Karny (Dz.U.1997.88. 553 z późniejszymi zmianami), dyscyplinarną oraz służbową z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych, a także nieprzestrzegania wymagań określonych w niniejszej Instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego. 1 ustanowionych i oznaczonych zgodnie z decyzją nr 221/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 lipca 2012 r. w sprawie zasad używania urządzeń do przetwarzania obrazu i dźwięku oraz organizacji ochrony informacji niejawnych podczas odpraw, narad i szkoleń w komórkach i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz.Urz.MON.2012.287 z późniejszymi zmianami). Strona 7 z 8
2. W przypadku ujawnienia informacji niejawnych oraz ustalenia w trakcie postępowania wyjaśniającego, że Wykonawca nie realizował określonych w niniejszej Instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych: 1) Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym; 2) Zamawiający uznaje te działania za nienależyte wykonanie umowy i Zamawiającemu przysługuje prawo zastosowania kar umownych; 3) Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania z tytułu powstałej szkody na zasadach ogólnych. 3. W przypadku ustalenia, że Wykonawca nie przestrzega określonych w niniejszej Instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych Zamawiającemu przysługuje prawo zastosowania kar umownych. 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wykonawca oświadcza, że: 1) Bez wiedzy Zamawiającego nie powierzy wykonania przedmiotu usługi podwykonawcom, za wyjątkiem firm członków konsorcjum lub innych firm wskazanych w treści umowy lub zgłoszonych pisemnie w trakcie realizacji przedmiotu umowy; 2) Przyjmuje do realizacji zadania wynikające z przedmiotu umowy i zapisów niniejszej Instrukcji bezpieczeństwa przemysłowego oraz będzie je ściśle realizował co potwierdza poprzez podpisanie niniejszej instrukcji. 2. Instrukcja została wykonana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 3. Wszelkie zmiany treści instrukcji wymagają zachowania formy pisemnej. WBH WYKONAWCA Wyk. w 3 egz. Egz. nr 1 Zamawiający JW 3964 Warszawa Egz. nr 2 Wykonawca Egz. nr 3 WBH Strona 8 z 8