WYJAŚNIENIA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nazwa zamówienia publicznego: Promocja projektu Poprawa opieki perinatalnej gwarancją zdrowia społeczności subregionu olsztyńskiego dofinansowanego ze środków funduszy Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu (DZZ-382-9/15) Miejski Szpital Zespolony w Olsztynie, działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz.907 ze zm.) dokonuje wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia zgodnie z otrzymanymi pytaniami: Wykonawca wniósł o następujące zmiany do projektu umowy w zakresie części nr 6: Pytanie nr 1: Przedmiot umowy może zostać wykonany przez Oddział Terenowym TVP S.A. w Olsztynie tylko w sytuacji, gdy emisja spotów, o których mowa w przedmiocie umowy nastąpi w czasie reklamowym - w innym przypadku będzie to sprzeczne z art. 13 ust.1 ustawy o radiofonii i telewizji, Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe zapisy Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 2 TVP S.A. jako strona umowy musi zostać oznaczona w sposób zgodny z art. 374 ustawy Kodeks spółek handlowych; jeżeli tak się nie stanie TVP może zostać ukarana przez sąd rejestrowy grzywną w wysokości do 5.000 zł; poniżej prawidłowy sposób oznaczenia TVP jako strony umowy: Telewizją Polską S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. J. P. Woronicza 17, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym; Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000100679, o numerze identyfikacji podatkowej NIP 521-04-12-987 i kapitale zakładowym wpłaconym całkowicie w wysokości 266 596 500,00 zł. Oddział w Olsztynie, ul. Radiowa 24a, 10-206 Olsztyn, zwaną dalej Wykonawcą, reprezentowaną przez: -, -.. 1
Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy powyższego zapisu w przypadku uzyskania zamówienia przez Wykonawcę, o którym mowa w pytaniu. Pytanie nr 3: Do umowy należy wprowadzić następujący zapis: "Wykonawca zastrzega sobie prawo do niewyemitowania spotów w uzgodnionych przez strony terminach, z przyczyn programowych lub technicznych. W takim przypadku spoty zostaną wyemitowane w najbliższym terminie, uzgodnionym przez strony, na co Zamawiający wyraża zgodę." - taki zapis bezwzględnie musi znaleźć się w umowie, gdyż wymagają tego od nas przepisy ustawy Prawo prasowe; Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy powyższego zapisu. Pytanie nr 4: W związku z tym, że w opisie przedmiotu zamówienia pojawia się informacja o tym, że Zamawiający przekaże swoje materiały do wykonania przedmiotu umowy (realizacji spotów), konieczne jest wprowadzenie do umowy zapisów, w których Zamawiający oświadczy, że przysługują mu prawa do tych materiałów oraz, że udziela licencji do nich TVP w celu wykonania przedmiotu umowy; takie zapisy są konieczne, aby uchronić TVP przed zarzutem niezgodnego z prawem wykorzystania materiałów, których pochodzenia nie możemy sprawdzić (oraz przed konsekwencjami finansowymi za naruszenie praw autorskich); poniżej propozycje zapisów:... 1. Spoty zostaną opatrzone logotypami (logotypami funduszy OEG i funduszy norweskich oraz logotypem Miejskiego Szpitala Zespolonego), zdjęciami, utworami i informacjami, zwanymi dalej łącznie materiałami, przekazanymi Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały, o których mowa w zdaniu poprzednim, najpóźniej w dniu... r., to jest w terminie, pozwalającym Wykonawcy na wywiązanie się ze zobowiązań, wynikających z niniejszej umowy. 2. Zamawiający oświadcza, że: a) przysługują mu prawa do eksploatacji, rozpowszechniania i wykorzystywania wszystkich materiałów, przekazanych Wykonawcy w ramach niniejszej umowy, b) uprawniony jest do eksploatacji, rozpowszechniania i wykorzystywania materiałów w zakresie, objętym niniejszą umową, c) na mocy odrębnych przepisów uprawniony jest do udzielania licencji, dotyczących materiałów. 3. Zamawiający oświadcza, że jego prawo do materiałów, o których mowa w ust.1 niniejszego paragrafu, nie jest obciążone prawami osób trzecich, nie stanowi przedmiotu zastawu oraz, że 2
powstrzyma się w czasie trwania umowy od wszelkich działań, skutkujących ewentualną utratą posiadanych praw, bądź ich ograniczeniem. 4. Zamawiający udziela Wykonawcy niewyłącznej licencji do materiałów, o których mowa w ust.1, która upoważnia Wykonawcę do wykorzystania i rozporządzania materiałami, w celu realizacji przedmiotu niniejszej umowy, na następujących polach eksploatacji: a) utrwalenie na jakimkolwiek nośniku, a w szczególności utrwalenie audiowizualne (w tym analogowe i cyfrowe), na nośnikach audiowizualnych, taśmach video, taśmie światłoczułej, magnetycznej, dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników, przeznaczonych do zapisu cyfrowego, w sieci multimedialnej (w tym Internet), a także utrwalenie drukiem, b) zwielokrotnienie materiałów jakąkolwiek techniką, w tym zwielokrotnienie analogowe i cyfrowe, techniką magnetyczną na kasetach video, dyskach audiowizualnych, techniką światłoczułą i cyfrową, techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, w sieci multimedialnej (w tym Internet), oraz zwielokrotnienie drukiem w dowolnym czasie i nakładzie, c) wykorzystanie materiałów przy realizacji i produkcji spotów reklamowych, d) rozpowszechnianie i publikowanie, w tym nadawanie (w tym emisja telewizyjna oraz tzw. simulcasting lub webcasting) w całości lub we fragmentach dowolnie wybranych - za pomocą wizji albo fonii przewodowej i bezprzewodowej przez stację naziemną i nadawanie kablowe, e) nadawanie za pośrednictwem satelity, f) umieszczenie i wykorzystywanie materiałów na stronach internetowych, g) wykorzystywanie w utworach multimedialnych, h) wykorzystywanie całości lub fragmentów materiałów do celów informacyjnych, dokumentacyjnych, promocyjnych i reklamowych. 5. Zamawiający oświadcza, że materiały, o których mowa w ust.1 niniejszego paragrafu, wolne są od wad prawnych, nie naruszają praw osób trzecich, a prawa do nich zostały nabyte prawidłowo, w sposób umożliwiający eksploatację w zakresie objętym niniejszą umową oraz realizację przedmiotu niniejszej umowy. 6. Z tytułu oświadczeń, zawartych w niniejszym paragrafie, Zamawiający przyjmuje wyłączną odpowiedzialność, a w przypadku zgłoszenia roszczeń osób uprawnionych autorsko lub z tytułu praw pokrewnych, lub innych osób, dochodzących praw do materiałów, Zamawiający zwalnia Wykonawcę z odpowiedzialności, zobowiązując się do zaspokojenia ich słusznych roszczeń. 7. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za szkody poniesione przez Wykonawcę wskutek utraty lub ograniczenia praw, udzielonych niniejszą umową, zgodnie z oświadczeniem Zamawiającego zwalnia Wykonawcę z obowiązku naprawienia szkód i wypłaty odszkodowań na rzecz osób trzecich, zobowiązując się jednocześnie do pełnego uregulowania tych należności zamiast Wykonawcy. 3
8. Licencja obejmuje terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i cały świat. 9. Czas trwania licencji: od dnia zawarcia niniejszej umowy do dnia... r. Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy powyższego zapisu. Pytanie nr 5: W umowie należy dodać postanowienie, o udzieleniu licencji do wyprodukowanych spotów, które da nam tytuł prawny do wykonania ich emisji - bez tego (tzn. bez udzielenia TVP licencji nie będziemy mogli zgodnie z prawem wykonać umowy w części dotyczącej emisji spotów) - proponuję następujący zapis:... 1. Emisja spotów na antenie. nastąpi po dokonaniu ich odbioru przez Zamawiającego. 2. Po przeniesieniu na Zamawiającego praw autorskich i pokrewnych do spotów, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia, w celu zrealizowania emisji spotów na antenie., Zamawiający udziela Wykonawcy nieodpłatnie niewyłącznej licencji do korzystania ze spotów w zakresie wielokrotnych emisji telewizyjnych, za pomocą wizji i fonii przewodowej i bezprzewodowej ze stacji naziemnej oraz za pośrednictwem satelity, w okresie trwania niniejszej umowy, w ilościach nadań, określonych w niniejszej umowie oraz w Harmonogramie, stanowiącym załącznik do umowy. Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy powyższego zapisu. Pytanie nr 6: Uwagi dotyczące płatności Paragraf 4 pkt 4 4. Zapłata należności za wykonany przedmiot umowy nastąpi przelewem w ciągu 60 dni na rachunek bankowy Wykonawcy na podstawie wystawionej faktury VAT. - według obowiązujących w TVP przepisów termin płatności dla kontrahentów wynosi 14 dni kalendarzowych od dnia wystawienia faktury VAT. Istnieje możliwość wydłużenia terminu płatności po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektor Biura Rachunkowości.( ale ta procedura trwa, nie wiem czy otrzymam odpowiedź do czasu złożenia oferty Zamawiający wyraża zgodę na 14 dniowy termin płatności w zakresie realizacji części nr 6 Pytanie nr 7: Paragraf 4 pkt 2 2. Należności będą rozliczane według harmonogramu, określonego w załączniku nr 3 do umowy, na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych. - Ten harmonogram jest określony, czy tworzymy go przy podpisywaniu umowy? 4
Harmonogram jest określony, jednakże zamawiający przewiduje zmiany, przesunięcia. Pytanie nr 8: Na fakturze musi wystąpić oddzielnie wartość za produkcję spotów i oddzielnie wartość za emisje spotów. Nazewnictwo na fakturze musi być zgodne z formularzem cenowym, stanowiącym załącznik do umowy. Pytanie nr 9: W umowie powinno znaleźć się także następujące oświadczenia Zamawiającego:... Zamawiający oświadcza, że: a) znana jest mu ustawa z dnia 29 grudnia 1992 r. o radiofonii i telewizji (tekst jednolity - Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 226 z późn. zm.), akty wykonawcze wydane do tej ustawy, i, że będzie przestrzegać tych zasad w wykonaniu niniejszej umowy, b) posiada wszelkie prawa do materiałów, zdjęć, informacji, logotypów i utworów, wykorzystanych w spotach oraz, że ponosić będzie całkowitą odpowiedzialność z tytułu ewentualnych roszczeń osób trzecich, związanych z naruszeniem praw własności intelektualnej i przemysłowej oraz dóbr osobistych, c) telewizyjna emisja spotów nie spowoduje konieczności ponoszenia przez TVP S.A. jakichkolwiek opłat na rzecz jakichkolwiek osób lub zrzeszeń ich reprezentujących. Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy oświadczenia o podanej w pytaniu treści. Pytanie nr 10: W umowie brak zapisów, mocą których prawa autorskie majątkowe do spotów zostałyby przeniesione na Zamawiającego; zapisy, które znajdują sie w umowie oraz w opisie przedmiotu zamówienia są niewystarczające (nie przenoszą praw do spotów na Zamawiającego) w związku z tym należy uzupełnić umowę o te zapisy:... 1. Wykonawca przenosi, z zastrzeżeniem postanowień..., na Zamawiającego wszelkie prawa autorskie majątkowe do nieograniczonego w czasie i przestrzeni korzystania i rozporządzania spotami w całości i we fragmentach, w kraju i za granicą. 2. Przeniesienie praw, o których mowa w ust.1, następuje na cały czas ich trwania i obejmuje następujące pola eksploatacji: 5
a) utrwalenie na jakimkolwiek nośniku, a w szczególności utrwalenie audiowizualne (w tym analogowe i cyfrowe), utrwalenie na nośnikach video, taśmie światłoczułej, magnetycznej, dyskach komputerowych oraz wszystkich typach nośników przeznaczonych do zapisu cyfrowego, w sieci multimedialnej (w tym Internet), b) zwielokrotnienie jakąkolwiek techniką, w tym zwielokrotnienie analogowe i cyfrowe, zwielokrotnienie techniką magnetyczną na kasetach video, dyskach audiowizualnych, techniką światłoczułą i cyfrową, techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, w sieci multimedialnej (w tym Internet), c) wyświetlanie, publiczne odtwarzanie, reemitowanie, d) nadawanie (w tym emisja telewizyjna oraz tzw. simulcasting lub webcasting) w całości lub we fragmentach dowolnie wybranych; za pomocą wizji albo fonii przewodowej i bezprzewodowej przez stację naziemną i nadawanie kablowe, e) nadawanie za pośrednictwem satelity, f) wykorzystanie na stronach internetowych. 3. Przeniesienie praw, o których mowa w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu, następuje na cały czas ich trwania. 4. Autorskie prawa majątkowe do spotów przechodzą na Zamawiającego z chwilą dokonania odbioru poszczególnych spotów. Pytanie nr 11: Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie do umowy paragrafu o podanej w pytaniu treści. Konieczne jest uzupełnienie umowy o zapisy, dotyczące odbioru wykonanego przedmiotu umowy - te zapisy musi jednak sformułować Zamawiający i dostosować je do potrzeb umowy. Zamawiający określił, że należności będą rozliczane według harmonogramu, określonego w załączniku nr 3 do umowy, na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych. Pytanie nr 12: W zapisach dotyczących wynagrodzenia powinien pojawić się zapis określający wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za przeniesienie autorskich praw majątkowych do spotów, gdyż tego wymagają przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Zamawiający w formularzu cenowym wyszczególni wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za przeniesienie autorskich praw majątkowych do spotów. Pytanie nr 13: 6 Czy może brzmieć? 6
Wykonawca gwarantuje, że czynności związane z realizacją niniejszej umowy będą wykonywać przez pracowników i współpracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną w pytaniu zmianę umowy. Zatwierdził dnia 09.03.2015 r. Z-ca Dyrektora ds. Administracyjno-Eksploatacyjnych Jacek Zachariasz 7