45 min Ergonomia pracy umysłowej prof. dr hab. inż. Marcin Sikorski Analiza i mapowanie procesów 5 Data wykładu:............. Razem slajdów: 30
Procesy informacyjne (informacyjno-decyzyjne) procesy, w których ma miejsce pozyskiwanie i przekształcanie informacji dla uzyskania określonego wyniku (poprzez podjęcie decyzji) Pozyskiwanie nowej wiedzy w oparciu o zdobyte doświadczenie na podstawie: http://www.uci.agh.edu.pl/uczelnia/tad/ 2
Procesy, ich opis i wizualizacja Proces = Ciąg celowych działań, ukierunkowanych na uzyskanie zamierzonych rezultatów Proces biznesowy = Ciąg celowych działań, mających na celu w kolejnych operacjach dodanie wartości do przetwarzanych elementów (produktów, usług) proces składa się z kolejnych operacji, operacje składają się z kolejnych czynności Schematy blokowe - mapy procesów stosowane: w systemach zarządzania jakością w opisie procesów biznesowych w zapisie algorytmów stanowiących podstawę analizy i informatyzacji procesów biznesowych Diagramy czynności - podają opis procesu (lub jego części) z podziałem na role >> Podstawa opisu i zrozumienia działań w systemie 3
System informacyjny realizuje dany proces informacyjny Decyzja Działanie Wyniki sprzężenia zwrotne są podstawą doskonalenia na podstawie: http://www.uci.agh.edu.pl/uczelnia/tad/?? Ocena 4
System informacyjny informatyczny System informacyjny można usprawnić nasycając go narzędziami i środkami informatycznymi ang. information system < > IT system System informatyczny (IT) na podstawie: http://www.uci.agh.edu.pl/uczelnia/tad/ System informatyczny jest coraz częściej ważnym składnikiem systemu informacyjnego System informacyjny może istnieć (i zwykle wcześniej istnieje) bez techniki informatycznej, natomiast systemy IT nie mogą sprawnie działać bez dobrze zorganizowanego systemu informacyjnego 5
Systemy IT w zarządzaniu systemy IT (oprogramowanie) przekształcają dane w informacje nadające się do wykorzystania w podejmowaniu decyzji wiedza powstaje jako wynik kumulacji doświadczeń związanych z wynikami podjętych decyzji wiedza książkowa i wiedza praktyczna http://www.e-mentor.edu.pl/artykul/index/numer/15/id/309 6
Wybrane metod opisu procesów techniki kartowania karty przebiegu czynności, karty obiegu dokumentów, notacja BPMN (Business Process Modelling Notation) mapy procesów (flowcharting) schematy blokowe, schematy przepływu diagramy czynności diagramy przepływu danych schematy IDEF inne metody UML, Rich Picture, scenariusze, 7
Schematy blokowe (mapy procesów) 8
Schematy blokowe tworzy się aby: w czytelny sposób przedstawić przebieg procesu zdokumentować aktualny proces (obecnie wykonywane czynności) określić wejścia/wyjścia systemu (procesu) określić punkty kontaktu z klientem i ich formy poprawić efektywność procesu: uporządkować lub usprawnić proces określić miejsca powstawania reklamacji (błędów, usterek) przygotować proces do informatyzacji przygotować firmę do certyfikacji systemu zarządzania jakością opracowywanie map procesu = "mapowanie procesów" 9
Budowa schematu blokowego (ang. flowchart) utrzymaj kierunek przepływu schematu góra dół lewo prawo START Operacja A operacje oznacz prostokątami Operacja B symbole połącz strzałkami znak rombu zastosuj do wskazania punktu decyzyjnego warunek logiczny podaj jako pytanie z jednego rombu tylko dwa wyjścia Warunek spełniony? N T Operacja X oznakuj wyjścia z rombu Operacja Y A W schematach blokowych (mapach procesów) niekiedy pomija się Start i Koniec Operacja Z KONIEC literą w kółku oznacz ciąg dalszy na innym arkuszu 10
Zasady podstawowe Nazwy wejść i wyjść oraz nazwy operacji zapisywane są wewnątrz symboli Wejście Nazwy przepływów materiałowych i informacyjnych umieszcza się nad strzałką lub w legendzie Proces weryfikacji Puste opakowania Operacja (a) Wpisanie danych pracownika (a) dokument magazynowy 11
Pętle i iteracje Pętle i iteracje: wielokrotne wykonywanie danej operacji aż do spełnienia warunku logicznego (n=64?) wykonywanie danej operacji zadaną ilość razy (n=64) punkt decyzyjny wysterowuje przepływ procesu w zadanym kierunku 12
Sekwencje operacji Operacje szeregowe X Y Z Operacje równoległe X Y S T Z X Y Z Sekwencje szeregowo-równoległe 13
Schemat blokowy - przykład schemat etapy procesu Understand Analyze Improve Key Process Identified No Data Collection Strategy Causes Identified? P YES Propose Improvement Plan ID Customer Expectations Process Flow Analysis Histogram Scatter Diagram Run Chart Control Chart No Objectives Met? Implement Plan Collect & Analyze Data D Root Cause Analysis (Cause & Effect, Pareto) Baseline Measures YES A Compare with Previous Results C Document & Standardize Monitor 14
Mama procesu z torami pływackimi Tory pływackie (ang. swimlane) służą do dzielenia stanów czynności na grupy, z których każda reprezentuje jednostkę odpowiedzialną za przydzielone czynności część systemu odpowiedzialną za konkretne czynności każdy tor ma swoją nazwę każda czynność należy dokładnie do jednego toru 15
Schemat procesu - przykład 16
Przykład - schemat procesu http://www.conceptdraw.com/how-to-guide/picture/swim-lane-diagram-payroll-process-sample.png 17
Interpretowanie schematów blokowych Analiza schematów blokowych pozwala wykryć: błędy i defekty miejsca występowania typowych błędów miejsca powstawania typowych błędów zakłócenia (np. pętle) powodujące rozregulowanie systemu załamania i opóźnienia wiele przepływów przechodzi przez ten sam punkt prace nie dodające wartości operacje/czynności nie powiększające wartości produktu finalnego zmienność wyniku procesu i jej przyczyny różne osoby realizują ten sam proces w inny sposób wpływ czynników technicznych i środowiskowych 18
Warunki budowy poprawnego schematu Poprawnie skonstruowany schemat procesu powinien: posiadać czytelne wejście i wyjście do/z procesu być uniwersalny i poprawnie działać dla wszystkich możliwych zestawów danych czytelnie pokazywać: kolejność czynności, równoczesność, alternatywne wykonanie z wykorzystaniem warunków logicznych kierunek przepływów materiałowych/informacyjnych występowanie zapasów materiałowych, składowanie wyrobów gotowych nadawać się do wielokrotnego użycia i do zaprogramowania przy pomocy wybranego języka 19
Metoda opracowania schematu blokowego 1. Przeprowadź obserwacje wybranego procesu 2. Zidentyfikuj wszystkie wykonywane czynności, operacje, punkty decyzyjne i warunki logiczne 3. Oznacz punkty charakterystyczne: punkty decyzyjne, operacje składowania, dokumenty komunikowanie się z klientem itp. 4. Wprowadź powiązania pomiędzy czynnościami uwzględnij obsługę wyjątków zachowaj ten sam poziom szczegółowości w całym schemacie w razie potrzeby podziel schemat procesu na części 5. Opracuj mapę procesu "stan obecny" 6. Przeanalizuj reklamacje, błędy i opóźnienia: na mapie wskaż ich rodzaj i miejsca ich powstawania 7. Opracuj mapę procesu "stan proponowany" (po zmianach) 20
Diagramy czynności 21
Diagram czynności (ang. activity diagram) Diagram czynności: prezentuje przepływ sterowania w systemie związany z wykonywaniem pewnych funkcji (działań) od czynności do czynności uwypukla operacje, które są wywoływane między obiektami reprezentuje procesy biznesowe w ujęciu postrzeganym przez uczestników zewnętrznych Diagram czynności: ukazuje cały system z punktu widzenia czynności wykonywanych w systemie ( co jest wykonywane ) nie obrazuje stanu poszczególnych obiektów ( jak jest wykonywane ) 22
Elementy diagramów czynności Stan początkowy Stan końcowy rozpoczęcie diagramu zakończenie diagramu Czynność czynność zachowanie realizowane w zadanym celu czynności mogą być dekomponowane na akcje Wystaw fakturę Przejście przekazanie sterowania od jednej czynności do drugiej Sprawdź status klienta Określ termin płatności 23
Elementy diagramów czynności Węzeł rozgałęzienia (decyzja) musi zawierać warunek sterowania przepływem rozgałęzienie alternatywne ścieżki postępowania Węzeł łączący łączy kilka przepływów wejścia nie są synchronizowane jeśli jeden przepływ wejdzie do wejścia, przechodzi do wyjścia niezależnie czy dotarły do niego inne przepływy 24
Elementy diagramów czynności Sztabka synchronizująca: rozwidlenie (ang. fork) dzieli przepływ wejściowy na min. dwa przepływy wynikowe rozpoczyna współbieżne wykonywanie czynności w systemie scalanie (ang. join) przekazuje sterowanie z wielu współbieżnych wejściowych przepływów sterowanie do jednego wynikowego Stan czynności Rezerwacja potwierdzona 25
Elementy diagramów czynności tory Klient Dział Sprzedaży Magazyn Zamów towary Zrealizuj zamówienie Skompletuj zamówienie Płać Wyślij towary Odbierz zamówienie Zakończ zamówienie 26
Elementy diagramów czynności Synchronizowany przepływ obiektów pozwala na powiązanie obiektu z akcją lub czynnością 27
Diagram czynności przykład BANKOMAT Stworzyć diagram aktywności (z podziałem na tory) dla obsługi bankomatu. Założenia: - aby dostać się do menu opcji, należy wprowadzić kod PIN. W przypadku 3-krotnego błędnego PIN u, koniec transakcji. - opcje menu: sprawdzenie stanu konta, wypłata gotówki, wyloguj 28
Diagram czynności przykład BANKOMAT 29
Kiedy stosować diagramy czynności gdy jest istotne jak płyną informacje i obiekty (perspektywa organizacyjno-biznesowa), a nie w jaki dokładnie sposób są przekształcane od strony technicznej (informatycznej) gdy celem analizy jest modelowanie przepływu pracy (dokumentów) modelowanie sposobu wykonywania działań (np. osbługi klienta) ogólne spojrzenie na organizację procesu z punktu widzenia organizacji pracy (biznesu) wstępne określenie wymagań dla organizacji procesu i zakresu działania rozwiązań informatycznych, które mają ten proces wspomagać 30