4. Zasady potwierdzania spełnienia wymagań przez podmiot szkolący. 4.1. Schemat postępowania przy realizacji potwierdzania jw. 4.1.1 Wniosek podmiotu ubiegającego się o wydanie potwierdzenia 4.1.2 Rejestracja wniosku (IMBiGS Centrum) 4.1.3 Podpisanie umowy dot. przeprowadzenia oceny oraz wniesienie opłaty (IMBiGS Podmiot) 4.1.7 Uzupełnienie wniosku (Podmiot) 4.1.4 Ocena merytoryczna wniosku ubiegającego się o wydanie potwierdzenia (IMBiGS Centrum) 4.1.6 Wniosek wymagający uzupełnienia (Podmiot) 4.1.5 Wniosek kompletny i poprawny merytorycznie 4.1.8 Audyt podmiotu (IMBiGS Centrum) 4.1.9 Ocena negatywna audytu 4.1.10 Ocena pozytywna audytu 4.1.11 Decyzja dotycząca wydania Potwierdzenia (Dyrektor Centrum) 4.1.12 Decyzja negatywna 4.1.13 Decyzja pozytywna 4.1.16 Rezygnacja podmiotu z dalszego postępowania 4.1.17 Odwołanie do Dyrektora IMBiGS 4.1.14 Podpisanie umowy o współpracy (IMBiGS Podmiot) 4.1.18 Decyzja 4.1.15 Wydanie Dyrektora Instytutu Potwierdzenia 4.1.19 Wprowadzenie podmiotu do internetowej bazy danych (IMBiGS Centrum)
Wyjaśnienia do schematu potwierdzania spełnienia wymagań 4.1.1. Wniosek podmiotu ubiegającego się o wydanie Potwierdzenia W cele uzyskania Potwierdzenia Instytutu, umożliwiającego świadczenie usług szkoleniowych, podmiot składa wniosek dokumentujący faktyczne i formalne spełnianie przesłanek, o których mowa w 25 rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 20 września 2001r. (Dz. U. Nr 118, poz. 1263)- wzór wniosku stanowi załącznik nr 1. Wniosek winien zawierać określenie zakresu przedmiotowego przewidywanych szkoleń oraz komplet dokumentów i informacji potwierdzających posiadanie: 1) odpowiednio przygotowanej kadry wykładowców i instruktorów, 2) warunków lokalowych umożliwiających właściwe prowadzenie wykładów i ćwiczeń, 3) wyposażenia dydaktycznego, 4) odpowiedniego zaplecza socjalnego, 5) parku maszynowego wraz z placem manewrowym. Dla zapewnienia wymaganego poziomu szkolenia: ad.1 - wykładowcy zajęć teoretycznych winni legitymować się wyższym wykształceniem technicznym, doświadczeniem zawodowym przy eksploatacji maszyn określonych specjalności, przygotowaniem do realizacji zadań dydaktycznych, - instruktorzy do realizacji zajęć praktycznych winni posiadać wykształcenie średnie oraz przygotowanie pedagogiczne dla instruktorów praktycznej nauki zawodu jak również uprawnienia operatora najwyższej klasy przewidzianej dla danego rodzaju maszyn i/lub montażysty rusztowań budowlano-montażowych metalowych. Wykaz imienny ocenianej kadry nauczającej (wykładowców i instruktorów), zawarty jest we wniosku zgłoszeniowym podmiotu ubiegającego się o uzyskanie Potwierdzenia.... Kwalifikacje wykładowców i instruktorów należy potwierdzić kopiami dokumentów, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. ad.2 i 3 sale do realizacji zajęć dydaktycznych winny być wyposażone w pomoce dydaktyczne do określonych specjalności oraz wyposażenie techniczne do prezentacji multimedialnych, ponadto powinny posiadać pomoce dydaktycznych dla każdej specjalności i przedmiotu, np.: zespoły maszyn, ich przekroje, modele, plansze, przezrocza, filmy, prezentacje multimedialne, literaturę techniczną, w tym instrukcje obsługi i użytkowania (DTR) maszyn i inne, - cenną pomoc dydaktyczną, może stanowić trenażer, który umożliwiałby symulację pracy maszyną, jak również symulację reakcji maszyny w konkretnych sytuacjach zagrożenia, ad. 4 - zarówno sale wykładowe jak i place manewrowe winny posiadać stosowne zaplecze socjalne i sanitarne, ad. 5 - maszyn do zajęć praktycznych winny odpowiadać charakterystyce prowadzonych szkoleń i zabezpieczać przestrzeganie zasad bhp podczas realizacji zajęć dydaktycznych. W przypadku specjalności montażysta rusztowań budowlano-montażowych metalowych - zestawów co najmniej dwóch różnych rodzajów rusztowań spośród rusztowań: rurowo-złączkowych, ramowych, modułowych oraz ściany do montażu rusztowań z możliwością wykonywania kotwień, o wymiarach nie mniejszych niż: długość 10m, wysokość 8m. Prawo do dysponowania lokalami, placem manewrowym, maszynami i innymi urządzeniami technicznymi, należy udokumentować aktami lub umowami cywilnoprawnymi (np.: aktem własności, umową: najmu, dzierżawy, lub deklaracją).
Procedura Potwierdzania jest wykonywana jednorazowo dla miejsca szkolenia. Rozszerzenie zakresu szkolenia wymaga uzyskania kolejnego Potwierdzania. W celu uzyskania Potwierdzenia rozszerzającego posiadany zakres szkolenia należy złożyć wniosek uzupełniający. Omówione wyżej zasady obowiązują również w przypadku ubiegania się o Potwierdzenie dla bazy zamiejscowej. Każdorazowa zmiana danych zawartych we wniosku o uzyskanie Potwierdzenia wymaga bezzwłocznego zawiadomienia Centrum. W przypadku podzlecenia realizacji części szkolenia innemu podmiotowi, wówczas podmiot ten podlega pełnej procedurze potwierdzania dla zakresu określonego zleceniem. Podmiot zlecający odpowiada za cały zakres szkolenia. 4.1.2. Rejestracja wniosku Każdy wniosek, jak również jego uzupełnienia i inne pisma, w tym wniosek dotyczący bazy zamiejscowej, jest rejestrowany w Centrum. Zgodnie z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, wnioskowi nadawany jest numer identyfikacyjny. 4.1.3. Podpisanie umowy dot. przeprowadzenia oceny oraz wniesienie opłaty Podmiot otrzymuje za pośrednictwem poczty umowę dotyczącą finansowania kosztów oceny. Koszt umowny ustalony jest zgodnie z cennikiem jak w pkt. 3.2. Przesłanie podpisanej umowy, następnie dokonanie na podstawie wystawionej przez Instytut faktury wpłaty kwoty określonej w umowie, będzie warunkiem kontynuowania procedury. Podmiot może przysłać podpisaną umowę wraz z wnioskiem, korzystając z zamieszczonego na stronie internetowej Instytutu wzoru umowy - załącznik nr 2. W przypadku ubiegania się podmiotu o dokonanie zmiany zakresu szkolenia w ramach posiadanego potwierdzenia..., jeżeli ocena ta wymaga audytu, tzn.: gdy przedmiotem oceny jest baza do realizacji zajęć praktycznych, lub teoretycznych i z powodów określonych w punkcie 6.1.7 oraz 6.1.10, wówczas warunkiem przystąpienia do oceny jest dokonanie odpowiedniej opłaty wynikającej z umowy (zał. nr 2), na podstawie faktury wystawionej przez Instytut. 4.1.4. Ocena merytoryczna wniosku Wyznaczony przez Dyrektora Centrum specjalista ocenia kompletność wniosku oraz przedstawione w załączonych dokumentach (potwierdzonych kopiach) i informacjach warunki do realizacji deklarowanego szkolenia. W przypadku oceny negatywnej wyznaczony specjalista przedstawia informację Dyrektorowi Centrum oraz przygotowuje pismo do wnioskodawcy, w którym informuje o ocenie jak również o koniecznych zmianach i uzupełnieniach, dla ponownego rozpatrzenia wniosku. W przypadku oceny pozytywnej wyznaczony specjalista przedstawia informację Dyrektorowi Centrum.
4.1.5. Wniosek kompletny i poprawny merytorycznie W przypadku pozytywnej oceny wniosku, Dyrektor Centrum wyznacza specjalistę do przeprowadzenia wizytacji bazy przedstawionej we wniosku oraz wyposażenia pod względem jej przydatności do deklarowanego szkolenia. Termin audytu uzgadniany jest z wnioskującym telefonicznie: 22 853 81 14, następnie potwierdzany korespondencyjnie, faksem : 22 843 59 41 lub e-mail: cksom@imbigs.pl. 4.1.6. Wniosek wymagający uzupełnienia W przypadku oceny negatywnej, specjalista oceniający kompletność wniosku przygotowuje pismo informujące kierownika jednostki ocenianej o zakresie niezbędnych do przeprowadzenia zmian i uzupełnień, które powinny być zrealizowane w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania pisma. 4.1.7. Uzupełnienie wniosku Podmiot przygotowuje brakujące informacje oraz dokumenty i przesyła na adres Centrum. 4.1.8. Audyt podmiotu Audytor, w obecności przedstawiciela ocenianego podmiotu upoważnionego do podpisywania protokołu, ocenia zgodność posiadanych warunków do szkolenia z deklarowanymi, zwracając również uwagę na ich faktyczną przydatność do szkolenia oraz zapisując zastany stan w formie protokołu ( w 2. egz.). Po przeprowadzonej ocenie audytor sporządza protokół w dwóch egzemplarzach - jeden egzemplarz otrzymuje wizytowany podmiot. W przypadku odmowy podpisania protokołu - audytor sporządza adnotację o tej odmowie. Po powrocie audytor dokonuje analizy audytu i przedkłada Dyrektorowi Centrum protokół końcowy (wzór protokołu stanowi zał. nr 3). 4.1.9. Ocena negatywna audytu Kierownik podmiotu otrzymuje egzemplarz protokołu końcowego z audytu wraz z informacjami o zakresie niezbędnych zmian i uzupełnień, warunkujących ponowne rozpatrywanie wniosku. Zalecenia wykazane w protokole muszą zostać wykonane w terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy. Przekroczenie tego terminu skutkuje zamknięciem realizacji procedury. Po spełnieniu zaleceń oraz dokonaniu wpłaty zgodnie z 4 umowy (wzór umowy stanowi załącznik nr 2), na podstawie faktury wystawionej przez Instytut, przeprowadzany jest ponowny audyt. 4.1.10. Ocena pozytywna audytu Kierownik wizytowanego podmiotu otrzymuje egzemplarz protokołu końcowego z audytu wraz z informacją o pozytywnym wyniku oceny oraz o dalszej procedurze finalizującej proces Potwierdzania.
4.1.11. Decyzja dotycząca wydania Potwierdzenia Na podstawie opinii przedstawiciela Centrum przeprowadzającego audyt ocenę warunków podmiotu pod kątem ich przydatności do realizacji szkolenia, Dyrektor Centrum podejmuje decyzję o udzieleniu bądź nie udzieleniu ocenianemu podmiotowi Potwierdzenia, upoważniającego do prowadzenia szkolenia w deklarowanym zakresie oraz we wskazanych do oceny bazach do realizacji zajęć teoretycznych oraz praktycznych. 4.1.12. Decyzja negatywna Decyzję negatywną podejmuje Dyrektor Centrum na podstawie negatywnego wyniku audytu bazy podmiotu. O negatywnej decyzji kierownik podmiotu zostaje poinformowany na piśmie z merytorycznym uzasadnieniem odmowy wydania Potwierdzenia oraz informacją o środkach i procedurze odwoławczej. 4.1.13. Decyzja pozytywna W przypadku pozytywnej oceny warunków posiadanych przez wnioskujący Podmiot, Dyrektor Centrum podejmuje decyzję o udzieleniu ocenianemu Podmiotowi Potwierdzenia we wnioskowanym zakresie. O podjętej decyzji informowany jest kierownik omawianej jednostki jak również ustalany jest termin spotkania w siedzibie Instytutu w celu podpisania umowy o współpracy, wręczenia Potwierdzenia oraz omówienia zasad współpracy. 4.1.14 Podpisanie umowy o współpracy Na podstawie podjętej decyzji, o której mowa w pkt. 4.1.13. podpisywana jest pomiędzy Instytutem i Podmiotem dwustronna umowa o współpracy wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do Procedury. 4.1.15 Wydanie Potwierdzenia Po podpisaniu umowy o współpracy, o której mowa w pkt. 4.1.14, Dyrektor Centrum wręcza przedstawicielowi Podmiotu dokument Potwierdzenie, przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do Procedury oraz omawia warunki współpracy, zwracając przy tym uwagę na fakt, że udzielone Potwierdzenie nie może być cedowane w części lub w całości na inne podmioty oraz, że wszelkie zmiany podmiotowości formalno-prawnej Podmiotu wymagają nowego Potwierdzenia. Potwierdzenie określa zakres szkolenia oraz bazę, w której może być ono realizowane. Jednocześnie przedstawiciel Podmiotu otrzymuje zgodnie z zakresem Potwierdzenia : programy szkolenia, formularz wniosku zgłoszenia kursu, którego wzór stanowi zał. nr 8 do Procedury oraz formularz wniosku o przeprowadzenie sprawdzianu, który jest również wnioskiem o przyjęcie na szkolenie wzór stanowi zał. nr 6 do Procedury.
4.1.16. Rezygnacja podmiotu z dalszego postępowania na dowolnym etapie W przypadku rezygnacji podmiotu z dalszego postępowania na dowolnym etapie jest ono zamykane decyzją, a fakt ten zostaje odnotowany w rejestrze wniosków. Rezygnującemu podmiotowi nie przysługuje zwrot kosztów poniesionych z tytułu ubiegania się o Potwierdzenie. 4.1.17. Odwołanie do Dyrektora Instytutu W przypadku decyzji Dyrektora Centrum, niezgodnej z oczekiwaniami wnioskodawcy, ma on prawo odwołać się do Dyrektora Instytutu. Odwołanie musi być sformułowane na piśmie oraz musi zawierać uzasadnienie merytoryczne i prawne. Musi ono być przesłane do Dyrektora Instytutu w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od otrzymania decyzji negatywnej. Odwołanie będzie rozpatrzone w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia jego wpłynięcia. W przypadku wymagającym dłuższego czasu rozpatrywania odwołania -termin ten będzie przekazywany, wraz z uzasadnieniem jego wydłużenia, do wiadomości podmiotowi odwołującemu się. 4.1.18 Decyzja Dyrektora Instytutu Dyrektor Instytutu podejmuje Decyzję w trybie określonym w pkt. 4.1.17. Decyzja Dyrektora Instytutu jest decyzją ostateczną. O treści podjętej przez Dyrektora Instytutu Decyzji, Podmiot informowany jest na piśmie. 4.1.19 Wprowadzenie podmiotu do internetowej bazy danych Informacje o podmiotach, które uzyskały Potwierdzenie wprowadzane są niezwłocznie do bazy danych Centrum Koordynacji Szkolenia Operatorów Maszyn oraz do internetowej bazy na stronę Instytutu http://www.imbigs.pl oraz http://www.cksom.imbigs.pl.